Vật liệu của công ty chủ yếu đợc sử dụng để sản xuất sản phẩm, các loại vật liệu này khi xuất kho phải đợc kiểm tra cẩn thận về số lợng, chất lợng và phải đầy đủ chứng từ cần thiết. Khi có nhu cầu về xuất vật t (trừ vật liệu là giấy) các phân xởng lập giấy xin lĩnh vật t (biểu 6) đa lên phó giám đốc phụ trách sản xuất để duyệt. Nếu xét thấy loại vật liệu đó phù hợp với yêu cầu sản xuất của phân xởng thì phó giám đốc ký duyệt đồng ý cho lĩnh.
Phòng vật t sẽ lập phiếu xuất vật t căn cứ vào phiếu xin lĩnh của các phân xởng, phòng ban ghi yêu cầu về vật liệu vào phiếu, căn cứ vào số lợng vật liệu đợc duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất đủ vật liệu.
Khi xuất kho, thủ kho và ngời lĩnh ký xác nhận vào sổ thực phát trên phiếu lĩnh vật t này.
Tất cả các loại vật t (trừ giấy) khi lập phiếu xuất, xin lĩnh vật t phòng vật t lập thành 1 liên:
- 1 liên lu tại phòng vật t .
- 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t đem xuống thủ kho để lĩnh.
Sau khi hai bên ký nhận số thực xuất, thực lĩnh, thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển phiếu lĩnh vật t (biểu 7) lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu.
Đối với vật liệu là giấy, căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký, căn cứ vào tiến độ sản xuất của từng phân xởng và máy in. Phòng sản xuất lập kế hoạch cho in từng ấn phẩm theo máy in. Sau khi bố trí đợc công việc phòng sản xuất lập phiếu xuất (biểu 8) theo số lợng ấn phẩm cần sản xuất, phiếu lập thành hai liên:
- 1 liên lu tại phòng sản xuất.
- 1 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho.
Sau đó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu.
Ngoài ra, đối với giấy của khách hàng giao cho, công ty chỉ theo dõi về mặt số lợng. Khi bắt đầu sản xuất, phòng sản xuất viết phiếu xuất giấy theo hợp đồng đã ký với khách hàng. Phiếu xuất giấy cũng đợc lập thành 2 liên:
- 1 liên lu tại phòng sản xuất. - 1 liên giao cho thủ kho
mỹ thuật việt Ngày 23 tháng 3 năm 2005 Số phiếu: 468
Tài khoản ghi Nợ:
Đơn vị lĩnh: Phân xởng in
Lý do lĩnh: In giấy ô ly Hải Tiến Khổ: 65,7 x 84. Trang: 467.280 tờ Cơ quan:
Theo hợp đồng số: 29. ấn phẩm số: 173. (Giá đơn vị) ..…
Chủng loại Đơn vị Số lợng xin lĩnh Số lợng thực phát Ký nhận Giá tiền In chính Bù hao máy Bù hao sách Lu chiểu Cộng Bãi Bằng 70g/m1 65,7x84 Tờ 472.000 467.280 4.720 472.000
T/L Giám đốc Cung tiêu Thủ kho Ngời lĩnh Ngời lập phiếu
2.2.Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ: a. Hệ thống chứng từ, sổ sách:
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty đợc tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán. Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà công ty sử dụng là phơng pháp ghi thẻ song song, tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lợng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu. Phơng pháp ghi thẻ song song đợc tiến hành trên cơ sở các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho.
- Từ đó lập thẻ kho cũng nh các sổ chi tiết vật liệu.
Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty in Thống Nhất đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Phiếu Phiếu
nhập kho xuất kho
Thẻ kho nhập, xuất giấy hoặc sổ chi tiết vật liệu
Sổ tổng hợp
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
b. Nội dung công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty:
Thủ kho và các nhân viên trong kho phải bảo quản toàn bộ số lợng và chất lợng nguyên vật liệu, nắm vững ở mọi thời điểm về số lợng, chất lợng vật t, chủng loại của từng nguyên vật liệu để sẵn sàng cung cấp kịp thời cho các phân xởng. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày về mặt số lợng.
Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ rồi ghi chép số lợng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho .Định kỳ 5 đến 7 ngày thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất vật liệu đã đợc phân loại theo từng loại vật liệu cho phòng kế toán.
Công ty cp in và đầu t Thẻ kho Mẫu số 06-VT
Mỹ thuật việt Ban hành theo QĐ số 1141
339Thanh Nhàn-Hànội Ngày lập thẻ: 1/3/2005 TC/QĐ/CĐ ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính
Tên, nhãn hiệu quy cách vật t: Mực đỏ Trung Quốc
Đơn vị tính: kg Mã số:
Số Chứng từ Tên, địa chỉ, nội dung Nhập - Xuất Ngày Số lợng SH NT N X T A B C D E 1 2 3 4 Tồn kỳ đầu 150 1 53 1/3 Phân xởng máy 30 … … … … Tồn cuối kỳ 105 ở phòng kế toán:
Định kỳ khi ở kho gửi lên phòng kế toán các chứng từ nhập - xuất vật liệu, kế toán vật liệu sử dụng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị (dạng tờ rời) của từng thứ
vật liệu, mỗi tờ sổ theo dõi một thứ vật liệu và cuối tháng căn cứ vào giá trị thực tế của vật liệu tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng kế toán tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho trong tháng và tồn kho cuối tháng.
+ Đối với giấy: từ các phiếu nhập - xuất giấy, kế toán ghi vào các thẻ kho xuất nhập giấy.
+ Đối với vật liệu khác (mực, dầu, cồn ) từ các phiếu nhập - xuất vật… liệu, kế toán ghi vào các trang của sổ chi tiết vật liệu (mỗi thứ, loại vật liệu ghi vào một tờ sổ).
Căn cứ vào mục đích việc xuất dùng vật t. Vật t sử dụng cho đối tợng nào thì kế toán ghi giá trị vật t xuất dùng vào cột ghi Nợ tài khoản tơng ứng trên sổ tổng hợp. Các sổ chi tiết vật liệu sẽ đợc tổng hợp trên sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu.
Công ty cổ phần in và đầu t Sổ chi tiết vật liệu Mỹ thuật việt
Kho 1522: Mực đỏ Trung Quốc
Tháng 3/2005
Ngày tháng năm
Chứng từ Tên, địa chỉnội dung nhập xuât Nợ TK 152, Có các TK… Đơn vị tính Giá đơn vị Nhập Xuất Tồn Có TK 152, nợ các TK… N X TK 111 TK 112 TK … SL ST SL ST SL ST TK 621 TK 627 TK … 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Tồn đầu kỳ 150 6.225.000 1/3 53 Phân xởng máy 30 6/3 71 Phân xởng máy 15 Tồn cuối kỳ 45 1.867.500 105 4.357.500 Ngày 31 tháng 3 năm 2005
Kế toán trởng Ngời lập biểu
339Thanh Nhàn - Hà Nội xuất nhập giấy
Tên vật t: Vĩnh Phú 58g/m2 K55x79 Ngày
tháng
Số hiệu chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
Nhập Xuất Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền
Số phiếu nhập Số ấn phẩm Số hợp đồng Số ấn phẩm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1/3 302 263 T/C Xây dựng Đảng số 5/04 13.300
2/3 316 269 NT hiểu thấu tlý ngời khác 9.480
2/3 320 263 T/C Xây dựng Đảng số 3/04 110.700
3/3 325 828 PL các thời đại Việt Nam 9.640
10/3 370 283 XD chơng trình rèn luyện 10.400
15/3 405 296 Chơi và bài tập LT 3.610
16/3 411 299 Âm vang Điện Biên 5.800
18/3 431 310 Điện Biên trong tôi 16.600
18/3 432 311 Khoảng cách tôi và em 2.640
19/3 449 313 VN - 234 chuyện độc đáo 14.280
19/3 452 315 Con nhím Điện Biên 8.150
Nhập CB 273.000 73.367.700 204.600 55.280.874 161.703 43.693.828
Ngày 31 tháng 3 năm 2005
2.3.Phơng pháp tính giá gốc nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ xuất kho tại doanh nghiệp:
Vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thu mua và nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định đợc trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau, theo phơng pháp tính trị giá vốn thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính trị giá vốn thực tế xuất kho của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp theo chuẩn mực kế toán sau:
+ Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này khi xuất kho vật t thì căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho.
Phơng pháp này đợc áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật t ít và nhận diện đợc từng lô hàng.
+ Phơng pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng vật t xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:
= x
Đơn giá Trị giá thực tế vật t tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật t nhập trong kỳ
=
bình quân Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ vật t.
Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đợc gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lợng tính toán giảm nhng chỉ tính đợc trị giá vốn thực tế của vật t vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời.
Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này, xác định đợc trị giá vốn thực tế vật t hàng ngày cung cấp thông tin đợc kịp thời. Tuy nhiên, khối lợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phơng pháp này rất thích hợp đối với doanh nghiệp đã làm kế toán máy.
+ Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc: Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này, thì giá trị hàng tồn kho xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
+ Phơng pháp nhập sau - xuất trớc: Phơng pháp nhập sau , xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
3.Kế toán tổng hợp nhập,xuất kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ:
3.1.Tài khoản kế toán sử dụng:
- Kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản sau:
+ TK 152 nguyên vật liệu“ ”, đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 1 sau: TK 1521: Giấy
TK 1522: Mực
TK 1523: Vật liệu phụ TK 1524: Nhiên liệu
TK 1525: Phụ tùng thay thế TK 1526: Gia công chế biến TK 1527: Phế liệu
- Các nghiệp vụ nhập vật t, kế toán sử dụng các tài khoản: + TK 111: Tiền mặt
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 331: Phải trả ngời bán
- Các nghiệp vụ xuất vật t dùng cho sản xuất kinh doanh sử dụng các tài khoản:
+ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK 3388: Phải trả, phải nộp khác + TK 511: Doanh thu
Phơng pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đợc sử dụng tại công ty là phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Kế toán vật liệu ở công ty chỉ theo dõi, hạch toán vật liệu nhập kho do mua ngoài, còn phần giấy do khách hàng giao cho công ty để in thì kế toán vật liệu hoàn toàn không theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị.
3.2.Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
3.2.1.Kế toán tổng hợp các trờng hợp nhập kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ:
Khi mua vật liệu về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ cần thiết để tiến hành hạch toán.
- Trờng hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về:
Nếu công ty mua vật liệu nhập kho nhng cha thanh toán ngay cho ngời bán kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5:
Nợ TK 152
Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 331
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 41 ngày 31/3/2004, công ty nhập kho giấy offset 110g/m2 khổ 79x109 với số lợng 1.460 tờ, đơn giá 1.900 đồng/tờ, thành tiền 2.774.000 đồng và giấy offset 150 g/m2 khổ 79x109 với số lợng 4.811 tờ, đơn giá 2.050 đồng/tờ, thành tiền 9.826.550 đồng. Vậy tổng số tiền công ty phải trả là 12.636.550 đồng.
Kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 nh sau:
Nợ TK 1331 1.263.655 Có TK 331 13.900.205
- Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về nhập kho, kế toán chỉ lu 1 hoá
đơn lại mà không tiến hành ghi sổ kế toán, do công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đờng”.
- Đối với vật liệu mua ngoài, việc phản ánh giá thực tế còn phản ánh chi
phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ.
Phản ánh số chi phí thu mua do thuê ngoài vận chuyển, bốc dỡ: Nợ TK 152 (vận chuyển)
Có TK 111, 112, 331…
(Kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 1 hoặc Nhật ký chứng từ số 1 nếu trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, nếu cha thanh toán kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5).
Nếu chi phí thu mua nhỏ (dới 10.000 đồng) đợc chi trả bằng tiền mặt thì sẽ đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 1:
Nợ TK 642 Có TK 111
Nếu nguyên vật liệu đợc vận chuyển bằng tổ xe của công ty thì các chi phí sẽ đợc tập hợp riêng vào bên nợ TK 641 đối ứng với TK có liên quan, cuối tháng chi phí này cùng với các chi phí sản xuất khác sẽ đợc chuyển sang TK 154, sau đó vào Nhật ký chứng từ số 7.
BT 1: Nợ TK 641
Có TK liên quan (334, 214, 1524 )…
BT 2: Nợ TK 154
Có TK 641
Giấy của công ty thờng nhập nguyên lô (kg). Do đó trớc khi đa vào sản xuất phải gia công (cắt xén) theo khuôn khổ ghi trong hợp đồng in ấn với khách hàng. Để tính giá thực tế cho một tờ giấy đã gia công, công ty sử dụng công thức sau:
Giá trị thực tế Khổ giấy x định lợng giấy giá đơn vị
của một tờ giấy = x thực nhập
đã gia công Số lợng giấy đem đi gia công loại giấy đó
- Khi nhập giấy gia công kế toán ghi:
Nợ TK 1521 Có TK 1526