II/ Đặc điểm tổ chức kế toỏn ở Cụng ty giầy Thăng Long
2.4.Hệ thống sổ kế toỏn
2. Chế độ kế toỏn ỏp dụng ở Cụng ty
2.4.Hệ thống sổ kế toỏn
1.Hạch toỏn vốn bằng tiền : Cụng ty sử dụng cỏc nhật ký chứng từ và cỏc bảng kờ sau NKCT số 1 : ghi Cú tài khoản 111
NKCT số 2 : ghi Cú tài khoản 112 NKCT số 4 : ghi Cú tài khoản 311, 341 Bảng kờ số 1 : ghi Nợ tài khoản 111 Bảng kờ số 2 : ghi Nợ tài khoản 112 2.Hạch toỏn Thanh toỏn với nhà cung cấp : Cụng ty sử dụng
Nhật ký chứng từ số 5 : ghi Cú tài khoản 331 3.Hạch toỏn Chi phớ sản xuất kinh doanh
NKCT số 7 : ghi Cú tài khoản 1421, 334, 338, 621, 622, 627
Bảng kờ số 3 : Bảng tớnh giỏ thành thực tế Nguyờn vật liệu, Cụng cụ dụng cụ
Bảng kờ số 4 : Tập hợp chi phớ sản xuất theo phõn xưởng TK154, 621, 622, 627
Bảng kờ số 5 : Tập hợp chi phớ TK 641, 642, 241 Bảng kờ số 6 ; Chi phớ trả trước TK 142, 335 4.Hạch toỏn Hàng hoỏ, Thành phẩm, Doanh thu và Kết quả
NKCT số 8 ; ghi Cú TK 155, 131, 33311, 511, 632, 641, 642, 711,721, 811, 911
Bảng kờ số 8; Bảng kờ Nhập, xuất, tồn kho Thành phẩm (TK 155) Bảng kờ số 11 : Bảng kờ Thanh toỏn với người mua ( TK 131 ) 5.Hạch toỏn Tài sản cố định NKCT số 9 ; ghi Cú TK 211 6.Hạch toỏn cỏc nghiệp vụ khỏc NKCT số 10 : ghi Cú TK 141, 138, 338… 7.Sổ cỏi 2.5. Hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng trong Cụng ty
Cụng ty sử dụng trỡnh tự ghi sổ kế toỏn và mẫu sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ
Kế toán ghi sổ nh sau: Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các NKCT đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán để vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào NKCT
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các dổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập Báo cáo Tài chính.
Công ty Giầy Thăng Long là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp của nhà nớc nên, công ty phải lập các báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán quy định bao gồm các báo cáo bắt buộc sau:
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) - Thuyết minh báo cáo tài chínhMẫu số (B09-DN)
Riêng báo lu chuyển tiền tệ kế toán không lập vì quy định hiện nay của nhà nớc hiện nay cha bắt buộc đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Vì vậy Công ty không lập báo cáo này.
Những báo cáo này cung cấp thông tin cho cấp trên, yêu cầu quản lý tài chính cho lãnh đạo đơn vị và đợc lập định kỳ theo
3.Nội dung tổ chức kế toỏn từng phần hành kế toỏn của đơn vị
Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ NKCT Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ và sổ kế
toỏn chi tiết Bảng kờ
Bỏo cỏo tài chớnh
3.1 Hạch toỏn Vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hỡnh thức tiền tệ, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngõn hàng và tiền đang chuyển tại Cụng ty giầy Thăng Long. Hoạt động tiờu thụ diễn ra thường xuyờn và chủ yếu là với cỏc đối tỏc nước ngoài nờn việc quản lý vốn dưới hỡnh thức tiền gửi ngõn hàng là chủ yếu, quy mụ tiền gửi dưới dạng ngoại tệ là tương đối lớn. Do đú, trong việc hạch toỏn vốn bằng tiền cú sự tỏch biệt giữa kế toỏn ngõn hàng và kế toỏn tiền mặt, kế toỏn giữa tiền mặt và thủ quỹ. Điều này giỳp Cụng ty quản lý tốt vốn bằng tiền của mỡnh.
3.1.1 Hạch toỏn tiền tại quỹ của Cụng ty3.1.1.1 Cỏc chứng từ sử dụng : 3.1.1.1 Cỏc chứng từ sử dụng :
Đối với cỏc nghiệp vụ chi tiền mặt, kế toỏn tiền mặt sử dụng cỏc chứng từ : -Hoỏ đơn bỏn hàng của nhà cung cấp
-Giấy đề nghị tạm ứng -Giấy đề nghị thanh toỏn
-Phiếu nhập kho, lệnh nhập vật tư -Bảng tổng hợp tiền lương
-Phiếu chi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với nghiệp vụ thu tiền, kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ : -Hoỏ đơn bỏn hàng ( liờn 3)
-Phiếu thanh toỏn tạm ứng -Phiếu thu
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ chi tiền
Nghiệp vụ chi tiền Người được thanh toỏn Giỏm đốc, kế toỏn trưởng Kế toỏn tiền mặt Giấy đề nghị thanh toỏn kốm hoỏ đơn bỏn hàng hoặc giấy thanh toỏn tạm ứng, phiếu nhập kho, lệnh nhập vật tư … Lập phiếu chi Duyệt chi Giỏm đốc, kế toỏn trưởng Kế toỏn tiền mặt Thủ quỹ Ký duyệt phiếu chi Ghi sổ kế toỏn Xuất quỹ Bảo quản và lưu 1 2 3 4 5 6
Vớ dụ : Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toỏn của anh Nguyễn Văn An ngày 27/3/2004, đó được trưởng phũng kế hoạch vật tư, kế toỏn trưởng ký duyệt, căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng số 033138 của đại lý vải bũ Hanosimex lệnh nhập vật tư ngày 02/03/2004 và phiếu nhập kho ngày 26/03/2004
Kế toỏn tiền mặt lập phiếu chi ( số 0134, quyển số 2 theo mẫu 02 VT ) thành 3 liờn, liờn 1 lưu, liờn 2 thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ, liờn 3 giao cho người nhận tiền
CễNG TY GIẦY THĂNG LONG
Số 411-Nguyễn Tam Trinh
PHIẾU CHI
Ngày 27/2/2004 Họ tờn người nhận tiền : Vũ Minh Dũng
Địa chỉ : Phũng kế hoạch vật tư
Lý do chi : Thanh toỏn tiền hàng cho hoỏ đơn số 033138
Số tiền : 9.945.000 ( Chớn triệu chớn trăm bốn mươi lăm nghỡn ) Kốm theo ; Hoỏ đơn số 033138
Lệnh nhập vật tư ngày 2/3/2004
Phiếu nhập kho số 416 ngày 26/3/2004
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Kế toỏn tiền mặt
Đó nhận đủ số tiền : 9.945.000 d
Ngày 27/0/2004
Thủ quỹ Người nhận tiền
Người được thanh toỏn mang phiếu chi tới thủ quỹ lĩnh tiền, thủ quỹ ký, ghi số tiền và chuyển phiếu chi cựng cỏc chứng từ liờn quan cho kế toỏn tiền mặt định khoản ghi sổ.
Định kỳ, kế toỏn tiền mặt trỡnh phiếu chi cho Kế toỏn trưởng, Giỏm đốc ký duyệt và lưu phiếu chi
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thu tiền :
Vớ dụ : Căn cứ vào hoỏ đơn số 2661 của Cụng ty dệt 8/3, căn cứ vào giầy đề nghị tạm ứng số 1721 ngày 10/03/2004 anh Lờ Văn Hoàng lập giấy thanh toỏn tiền tạm ứng ( mẫu 04-TT ) và chuyển cho kế toỏn tiền mặt lập phiếu thu , thu lại số tiền tạm ứng thừa. Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng phải cú sự ký duyệt kế toỏn trưởng, người nộp lại tiền tạm ứng và kế toỏn tiền mặt. Phiếu thu lập theo mẫu 01-TT
Nghiệp vụ thu tiền Kế toỏn tiền mặt Thủ quỹ Hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu thanh toỏn tạm ứng Lập phiếu thu Thu tiền Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn trưởng
Ghi sổ Duyệt phiếu thu
Bảo quản và Lưu Người nộp
CễNG TY GIẦY THĂNG LONG
Số 411-Nguyễn Tam Trinh
PHIẾU THU
Ngày 21/3/2004 Họ tờn người nộp tiền : Lờ Văn Hoàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ :
Lý do nộp : Tiền tạm ứng thừa
Số tiền : 2.750.000 ( Hai triệu bảy trăm năm mươi nghỡn ) Kốm theo : Giấy đề nghị tạm ứng số 1720
Hoỏ đơn số 22661
Kế toỏn trưởng Kế toỏn tiền mặt
Đó nhận đủ số tiền : 2.750.000
Ngày 21/3/2004 Thủ quỹ
Phiếu thu được lập 3 liờn và chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền, ghi vào phiếu chi, ký xỏc nhận và chuyển lại 1 liờn cho kế toỏn tiền mặt, 1 liờn lưu tại quyển và 1 liờn giao cho người nộp tiền. Kế toỏn tiền mặt định khoản, ghi sổ. Định kỳ, Kế toỏn trưởng ký duyệt và bảo quản, lưu giữ cỏc chứng từ này
3.1.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toỏn tiền mặt tại quỹ
Cỏc tài khoản được sử dụng trong hạch toỏn tiền mặt TK 111 “Tiền mặt “được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2
TK 1111 “tiền Việt nam “ : Phản ỏnh tỡnh hỡnh thu chi tồn quỹ, thừa thiếu tiền mặt VND tại quỹ tiền mặt bao gồm cả ngõn phiếu
TK 1112 “ Tiền mặt ngoại tệ “ : Phản ỏnh tỡnh hỡnh thu chi thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giỏ, tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi theo VND
TK 1113 “ Vàng, bạc, đỏ quý “ : Phản ỏnh giỏ trị vàng, bạc, đỏ quý nhập, xuất thừa, thiếu, tồn quỹ tiền mặt
Bờn nợ : -Cỏc khoản tiền mặt, ngoại tệ , ngõn phiếu, vàng bạc đỏ quý nhập quỹ -Số tiền thừa khi kiểm kờ quỹ
-Chờnh lệch tỷ giỏ ngoại tệ tăng khi điều chỉnh tỷ giỏ
Bờn cú : -Cỏc khoản xuất quỹ tiền mặt, ngõn phiếu, vàng bạc đỏ quý -Số tiền thiếu khi kiểm kờ
-Chờnh lệch tỷ giỏ ngoại tệ giảm khi điều chỉnh tỷ giỏ
Dư nợ : Cỏc khoản tiền mặt, ngoại tệ, ngõn phiếu vàng bạc đỏ quý tồn quỹ Sơ đồ hạch toỏn :
3.1.1.3 Hạch toỏn chi tiết và tổng hợp tiền mặt
Để hạch toỏn chi tiết tiền mặt, kế toỏn sử dụng sổ quỹ tiền mặt ở Cụng ty giầy Thăng Long, kế toỏn theo dừi ngoại tệ và VND trờn cựng một sổ
TK 241,627 641,642 151,152,153,156,21 TK 111 TK 112 TK 131,133 138,141 TK 334,338 TK 152,153,156 TK 331,333 311,341 TK 331,311,341 TK 413 TK 411,511 711,635 Rỳt TGNH về quỹ tiền mặt
Thu khỏch hàng, thuế VAT được hoàn lại, thu tạm ứng và
thu khỏc bằng tiền
Xuất tiền mặt mua vật tư, tài sản hàng hoỏ, dịch vụ
Xuất TM trả lương, thưởng, cỏc khoản khỏc cho cụng nhõn
Giảm giỏ hàng mua,
hàng mua trả lại Xuất TM trả nợ người bỏn, nộp thiếu nợ vay Vay ngắn hạn, dài hạn
Thu hồi tiền hàng trả thừa Chờnh lệch tỷ giỏ ngoại tệ bất thường
Vốn nhận cấp phỏt, thu tiền bỏn hàng, tiền thu được từ hoạt
động tài chớnh TK 413 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chờnh lệch tỷ giỏ
Căn cứ để ghi sổ chi tiết chớnh là cỏc phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Hàng ngày kế toỏn tập hợp cỏc phiếu thu, phiếu chi để lờn sổ quỹ. Cuối thỏng, kế toỏn tớnh số tiền tồn quỹ, tớnh toỏn chờnh lệch tỷ giỏ và đối chiếu Bảng kờ số 1, NKCT số 1
Để hạch toỏn tổng hợp tiền mặt, kế toỏn sử dụng Bảng kờ số 1, NKCT số 1, Kế toỏn tổng hợp lờn sổ cỏi và cỏc bỏo cỏo tài chớnh cần thiết
Đầu thỏng, kế toỏn xỏc định số dư đầu thỏng trờn Bảng kờ số 1 dựa vào số dư cuối thỏng trước. Định kỳ 5 ngày, kế toỏn tập hợp cỏc phiếu thu và lờn Bảng kờ số 1 phản ỏnh phỏt sinh Nợ của TK 111 đối ứng với cỏc tài khoản liờn quan và dựa vào phỏt sinh Cú trờn NKCT số 1 tớnh số dư TK 111
Cuối mỗi thỏng, kế toỏn tiền mặt khoỏ Bảng kờ số 1, khoỏ sổ quỹ tiền mặt, xỏc định tổng phỏt sinh Nợ TK111 đối ứng Cú cỏc TK liờn quan
Để lờn NKCT số 1 định kỳ 5 ngày, kế toỏn phải căn cứ vào phiếu chi, cỏc chứng từ gốc. Cuối thỏng, kế toỏn khoỏ NKXT số 1, xỏc định số dư bờn Cú TK111 đối ứng Nợ cỏc TK liờn quan]NKCT số 1 và Bảng kờ số 1 được nộp cho Kế toỏn tổng hợp. Kế toỏn tổng hợp sẽ đối chiếu với sổ chi tiết ( sổ quỹ tiền mặt ), đối chiếu với cỏc Bảng kờ, NKCT liờn quan nhằm xem xột tớnh hợp lý, trung thực và lờn sổ cỏi Tk 111
Trỡnh tự hạch toỏn tiền mặt được thể hiện qua mụ hỡnh sau
Chứng từ gốc tiền mặt Sổ chi tiết TK 111 NKCT số 1 Bảng kờ số 1 Sổ cỏi TK 111
3.1.2 Hạch toỏn tiền gửi ngõn hàng ( TGNH ) 3.1.2.1 Cỏc chứng từ sử dụng 3.1.2.1 Cỏc chứng từ sử dụng
Cụng ty sử dụng cỏc chứng từ sau :
-Cỏc chứng từ gốc thanh toỏn : Hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toỏn, hoỏ đơn tiền điện, tiền điện thoại, Fax…
-Cỏc chứng từ ngõn hàng :
Phiếu uỷ nhiệm chi
Phiếu uỷ nhiệm thu ( chỉ dung để thanh toỏn tiền điện thoại ) Thư tớn dụng (L/C)
Giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú của Ngõn hàng Sộc
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ Ngõn hàng
Với cỏc nghiệp vụ thanh toỏn bằng tiền Việt nam, Cụng ty thường sử dụng Sộc, Phiếu uỷ nhiệm chi, Phiếu uỷ nhiệm thu chỉ được sử dụng khi thanh toỏn với bưu điện.Phiếu uỷ nhiệm chi, Sộc trước khi chuyển tới Ngõn hàng hay người sử dụng để thanh toỏn đều do Kế toỏn ngõn hàng lập, sau đú chuyển cho Kế toỏn trưởng và Giỏm đốc ký. Phiếu uỷ nhiệm chi lập thành 4 liờn; 1 liờn lưu, 1 liờn chuyển cho ngõn hàng mà
Duyệt Giấy bỏo
ngõn hàng Ghi sổ Người giao dịch hoặc Ngõn hàng Giỏm đốc, Kế toỏn trưởng Kế toỏn ngõn hàng Đơn đặt hàng, lệnh rỳt tiền, hoỏ đơn, phiếu nhập kho,cỏc chứng từ thanh toỏn
khỏc
Ký duyệt Mở L/C uỷ nhiệm chi, uỷ
nhiệm thu Giỏm đốc, Kế toỏn trưởng Ngõn hàng Kế toỏn ngõn hàng Nghiệp vụ ngõn hàng Bảo quản và Lưu
mỡnh uỷ nhiệm thanh toỏn, 1 liờn gửi cho ngõn hàng nhận tiền thanh toỏn và 1 liờn gửi cho khỏch hàng. Cỏc chứng từ này chỉ được lập dựa trờn cơ sở cỏc chứng từ gốc cú đầy đủ được Giỏm đốc và Kế toỏn trưởng kýđuyệt đầy đủ
UỶ NHIỆM CHI Số :0136
chuyển khoản-chuyển tiền, thư, điện Lập ngày 16/3/2004 Tờn đơn vị trả tiền : Cụng ty giầy Thăng Long Phần do ngõn hàng ghi Số tài khoản L
Tại ngõn hàng : Ngõn hàng Ngoại thương Việt Nam-Hà Nội Tờn đơn vị nhận tiền : Cụng ty dệt 8/3
Số tài khoản :
Tại ngõn hàng : Ngõn hàng Nụng nghiệp Việt Nam-Hà Nội Số tiền : Một trăm ba mươi triệu
Nội dung thanh toỏn : trả tiền hàng theo hoỏ đơn Số 02778 ngày 15/3/2004
Đơn vị trả tiền Ngõn hàng A Ghi sổ ngày (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngõn hàng B Ghi sổ ngày
Kế toỏn Giỏm đốc Kế toỏn Kế toỏn trưởng Kế toỏn Kế toỏn trưởng
Ở Cụng ty giầy Thăng Long , Uỷ nhiệm thu thường rất ớt được sử dụng, chỉ khi thanh toỏn với Bưu điện, Cụng ty mới nhận được Uỷ nhiệm thu của Bưu điện kốm với cỏc húa đơn điện thoại. Trong trường hợp này, do cú sự ký kết tay ba giữa Cụng ty giầy Thăng Long , Bưu điện thành phố Hà Nội và Ngõn hàng Cụng thương khu vực II Hai Bà Trưng nờn khi bưu điện gửi hoỏ đơn điện thoại tới ngõn hàng, ngõn hàng sẽ tự động thanh toỏn cho bưu điện và gửi bản uỷ nhiệm thu cựng cỏc chứng từ gốc về cho Cụng ty
Số tiền bằng số Tài khoản cú
Khi nhận được giấy bỏo của Ngõn hàng, Kế toỏn ngõn hàng ghi sổ và định kỳ gửi cho Kế toỏn trưởng
UỶ NHIỆM THU
Bưu điện Hà Nội Ngày 31thỏng 3 năm 2004 Kh ỏch h àng : C ụng ty gi ầy Th ăng Long
S ố t ài kho ản : 891M-00020
Ng õn h àng : Ng õn h àng C ụng th ư ơng khu v ực II-Hai B à T rưng-H à N ội S ố t ài kho ản : 701I-01129
Ng õn h àng : S ở giao d ịch i-Ng õn h àng C ụng th ư ơng th ành ph ố H à N ội H ợp đ ồng s ố : 93BD ng ày 1/1/1993
S ố l ư ợng t ừng l o ại ch ứng t ừ k ốm theo : 03/2004
S ố ti ền chuy ển b ằng ch ữ : M ư ời m ột t tri ệu, m ột tr ăm t ỏm t ư n ngh ỡn s ỏu tr ăm b ốn t ỏm đ ồng
B ằng s ố : 11.184.648 S ố ng ày ch ậm tr ả : Ti ền ph ạt :
T ổng s ố ti ền chuy ển : 11.184.648
Đ ơn v ị b ỏn Ng õn h àng b ờn mua đ ó thanh to ỏn
(Đ úng d ấu ) Ng ày 12/4/2004
K ế to ỏn tr ư ởng
(k ý t ờn, đ úng d ấu )
Với cỏc nghiệp vụ thanh toỏn bằng ngoại tệ, khi nhận được đơn đặt hàng hoặc