Sau khi có quyết định 1141QĐ- CĐKT ban hành về việc đổi mới Công ty đã áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ. Đây là một bớc cải cách quan trọng trong kế toán của Công ty, hình thức sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế
hạch toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lợng công tác kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Công ty nên áp dụng kế toán máy vào hạch toán giúp cho việc tính toán ghi chép đợc chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý.
Nội dung kế toán máy theo hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm:
♦ Cập nhất số liệu: - Vào chứng từ .
- Xem, hiệu chỉnh chứng từ. - Hệ thống danh mục tài khoản.
- Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục ngời bán. - Kết chuyển, phân bổ.
- Khóa sổ, chuyển số d sang năm sau.
♦ Tổng hợp số liệu:
- In, xem các loại sổ sách: Sổ chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK . . . - Xem số liệu phát sinh, số d TK.
- In bảng cân đối TK. - Tổng hợp các số liệu. . .
♦ Các nhu cầu khác: - Đặt lại hệ thống. - Lu trữ số liệu.
Sơ đồ 5- Sơ đồ kế toán bằng máy vi tính
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Xử lý nghiệp vụ
(*) (*) (*) Do máy tự động thực hiện.
Với việc sử dụng kế toán máy công việc của các nhân viên kế toán đợc giảm nhẹ. Nhân viên kế toán vật liệu cũng nh các phần hành kế toán khác chỉ việc đa dữ liệu vào máy theo các chứng từ gốc hợp lệ theo chơng trình đã cài đặt rồi máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ có liên quan và tập hợp số liệu cân đối một cách nhanh chóng và chính xác. ở đây ngoài việc in ra sổ sách lu giữ theo tháng, quý, năm, ngời ta có thể xem xét chi tiết vào số d của các TK bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên để có đợc những thông tin chính xác việc đòi hỏi đối với nhân viên kế toán trong xử lý các chứng từ ban đầu phải thật chính xác và phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh.