Công ty QL&SCĐB 242 tiền thân là Đoạn quản lý giao thông I thuộc Sở Giao thông vận tải tỉnh Lào Cai. Căn cứ quyết định số : 2261/TCCB-LĐ ngày 07 tháng 12 năm 1994 của Bộ trởng Bộ GTVT về việc thành lập : " Phân khu quản lý và sửa chữa đờng bộ 242 trực thuộc Khu quản lý đờng bộ II Cục đ– ờng bộ ViệtNnam ", có trụ sở đóng tại : Phố Lu huyện Bảo Thắng tỉnh Lào Cai– – . Là tổ chức sự nghiệp kinh tế về giao thông, nhiệm vụ chủ yếu của Phân khu quản lý và sửa chữa đờng bộ 242 gồm :
+ Thừa hành chức năng quản lý Nhà nớc về giao thông đờng bộ, trên các đờng quốc lộ đợc giao.
+ Sửa chữa thờng xuyên, sửa chữa vừa ( trung tu ) đờng bộ trên các đờng quốc lộ quản lý theo kế hoạch đợc Khu QLĐB II giao.
+ Sản xuất vật liệu xây dựng phục vụ cho việc sửa chữa đờng bộ trên các đờng quốc lộ đợc giao.
+ Đảm bảo giao thông trên các đờng quốc lộ do Phân khu quản lý; đồng thời hỗ trợ địa phơng trên địa bàn trong việc đảm bảo giao thông chung.
Phân khu quản lý và sửa chữa đờng bộ 242 đợc giao quản lý trên 2 tuyến quốc lộ : + Quốc lộ 70 bắt đầu từ Km25 thuộc địa phận tỉnh Yên Bái tới Km190 thuộc địa phận tỉnh Lào Cai ( tổng số 166 Km )
+ Quốc lộ 4E thuộc địa phận Tỉnh Lào Cai bắt đầu từ Km0 thuộc địa phận Huyện Bảo Thắng tới Km46 thuộc thị xã Lào Cai ( tổng số 46 Km )
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, hội nhập với nền kinh tế thị trờng, theo Quyết định số : 481/1998/QĐ/TCCB-LĐ ngày 25 tháng 3 năm 1998 của Bộ trởng Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích trên cơ sở chuyển đơn vị sự nghiệp kinh tế : Phân khu quản lý và sửa chữa đờng bộ 242 thành doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích : Công ty quản lý và sửa chữa đờng bộ 242. Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau :
+ Đảm bảo giao thông khi có thiên tai, địch hoạ xẩy ra trên địa bàn quản hạt đợc giao.
+ Sửa chữa lớn và xây dựng cơ bản nhỏ.
Công ty có vốn kinh doanh: 8.378 triệu đồng Trong đó:
- Vốn cố định : 7.943 triệu đồng.
- Vốn lu động : 435 triệu đồng.
Công ty hiện có 287 cán bộ công nhân viên trong đó 125 ngời là nữ đợc tổ chức thành 6 đội sản xuất và một văn phòng Công ty.
Trong thời kỳ mới thành lập sản lợng của Công ty phụ thuộc vào kế hoạch do Nhà nớc giao với nhiệm vụ chính là quản lý và duy tu đảm bảo giao thông trên tuyến đờng đợc giao. Do đó, thu nhập bình quân đầu ngời thấp, đời sống của công nhân trong Công ty gặp nhiều khó khăn. Cùng với quá trình đổi mới của đất nớc và sự chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, Công ty QL&SCĐB 242 đã có những bớc phát triển vợt bậc, Công ty đã mạnh dạn đầu t và đã đạt đợc kết quả khả quan. Mặc dù Công ty là đơn vị có số lao động khá đông, tuy nhiên Công ty đã cố gắng tìm kiếm việc làm, thực hiện tốt các chế độ đối với Cán bộ công nhân viên nh mua bảo hiểm thân thể, BH y tế, BHXH đầy đủ. Cụ thể trong những năm gần đây, kết quả hoạt động đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu ở bảng sau :
Chỉ tiêu đơn vị Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
1. Giá trị sản lợng Tr. đồng 12.052 10.647 18.898 2. Doanh thu thực hiện " 11.479 10.140 17.999
3. Nộp ngân sách " 357 115 344
- Thuế VAT " 249 103 83
- Thuế thu nhập DN " 108 12 261
4. Lao động bình quân Ngời 272 283 287
5. Thu nhập bình quân Đồng 842.128 705.042 870.686 Là một đơn vị với chức năng chủ yếu quản lý, duy tu, đảm bảo giao thông trên tuyến đờng Nhà nớc giao. Ngoài nhiệm vụ đợc giao, Công ty đã mạnh dạn tham gia đấu thầu các công trình lớn nh : Đờng mòn Hồ Chí Minh Km200 - Km201, cải tạo nâng cấp quốc lộ 279 từ Km203 – Km206, cải tạo nâng cấp QL4D từ Km142 đến Km146, nâng cấp quốc lộ 32 ..Trong những năm tới Công ty sẽ thực hiện tốt kế…
hoạch của cấp trên và tích cực dự thầu các dự án lớn, khai thác và sử dụng tốt công suất máy móc, thiết bị, quản lý sử dụng lao động hợp lý. Đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện.
2.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty 242
Công ty QL&SCĐB 242 là doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập vì vậy bộ máy quản lý sản xuất của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng thành các phòng ban thực hiện các chức năng quản lý nhất định, cụ thể là:
♦ Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.
- Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý. Ngoài việc uỷ nhiệm cho các phó giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ huy các trởng phòng.
- Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách về kỹ thuật thi công và an toàn thi công trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật.
- Phó giám đốc phụ trách vật t thiết bị, kỹ thuật xe, máy và nội chính của Công ty trực tiếp phụ trách phòng vật t thiết bị và phòng hành chính.
Nhiệm vụ của 2 phó giám đốc là giúp việc cho giám đốc và trự tiếp chỉ huy các bộ phận đợc phân công uỷ quyền.
♦ Các phòng chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp hoặc gián tiếp của giám đốc bao gồm 6 phòng ban với các chức năng nhiệm vụ:
+ Phòng Quản lý giao thông ( kỹ thuật ): Căn cứ vào kế hoạch của cấp trên giao lập hồ sơ thiết kế , trình cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ cho phòng kế hoạch lập hồ sơ dự toán các công trình đã đợc duyệt. Đối với công trình đấu thầu ngoài căn cứ vào thiết kế, kỹ thuật của bên A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và các chỉ tiêu kế hoạch để vạch ra phơng án thi công tối u nhất vừa đảm bảo thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn trong thi công. Trong khi kiểm tra nếu phát hiện ra các lỗi kỹ thuật phải có trách nhiệm báo cho bên A biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Giám sát thi công và nghiệm thu các công trình về mặt kỹ thuật. Thanh quyết toán về khối lợng và lập hồ sơ hoàn công.
+ Phòng tổ chức lao động: Tổ chức, tuyển chọn lao động theo kế hoạch đợc giao. Giải quyết chế độ chính sách cho ngời lao động theo đúng chế độ Nhà nớc quy định nh lơng, thởng, phúc lợi, đào tạo. . . Lập định mức lao động- tiền lơng, các chế độ bảo hộ lao động, kế hoạch đào tạo. . . Quản lý hồ sơ, nhận xét cán bộ, lập tờ trình để bổ nhiệm, đề bạt. . . ngoài ra phòng tổ chức lao động của Công ty QL&SCĐB 242 còn đảm nhiệm các vấn đề an ninh, trật tự, quân sự, tự vệ.
+ Phòng kế hoạch và vật t thiết bị: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, căn cứ thiết kế kỹ thuật đã đợc các cấp có thẩm quyền duyệt, lập hồ sơ dự toán các công trình và lập kế hoạch đầu t thiết bị cho sản xuất. Đối với công trình đấu thầu
ngoài, căn cứ hồ sơ thiết kế lập hồ sơ dự thầu với các chi phí đảm bảo hợp lý, phù hợp với các định mức và đơn giá của Nhà nớc ban hành. Mua sắm, cung cấp vật t theo yêu cầu cho các công trình, thanh quyết toán về vật t.
+ Phòng hành chính: Chịu trách nhiệm về các vấn đề ăn, ở, làm việc của công nhân viên, văn th lu trữ, tổ chức hội nghị, các cuộc họp, tiếp khách, theo dõi sức khỏe, khám chữa bệnh, BH y tế cho công nhân viên.
+ Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty. Giúp lãnh đạo những thông tin kinh tế cần thiết trong việc ra quyết định quản lý, hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách nh chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Lập kế hoạch về tài chính hàng năm cho đầu t chiều sâu trong quá trình sản xuất. Hạch toán, quyết toán làm báo cáo quyết toán theo chế độ báo cáo kế toán của Nhà nớc.
Sơ đồ 1- Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
2.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty QL&SCĐB 242 tổ chức hoạt động với một số ngành nghề sản xuất kinh doanh trong đó chủ yếu là hoạt động xây dựng, sửa chữa công trình giao thông các loại
Giám đốc Phòng QLGT ( kỹ thuật ) Phòng tổ chức lao động Phòng kế hoạch vật t thiết Phòng hành chính Phòng tài chính kế toán
Các đội công trình 1 Các hạt quản lý Quốc lộ 70, Quốc lộ 4E
và xây dựng công trình công nghiệp dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành giao thông vận tải do cấp trên giao hoặc do Công ty tự tìn kiếm, liên doanh, liên kết. Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng, nó tác động trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý. Quy mô công trình giao thông rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng và đòi hỏi phải có nguồn vốn đầu t lớn. Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị xây dựng là phải xây dựng nên mức giá dự toán thi công. Trong quá trình sản xuất, thi công giá dự toán trở thành thớc đo và đợc so sánh với các khoản chi phí thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thành công trình, giá dự toán lại là cơ sở để nghiệm thu, kiểm tra chất lợng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Đối với các công trình do Nhà nớc giao, căn cứ vào kế hoạch đầu năm do Công ty lập có sự kiểm tra của cơ quan cấp trên ở đây trực tiếp là Khu quản lý đờng bộ II, Cục đờng bộ Việt Nam. Căn cứ kế hoạch đợc cấp trên phê duyệt Công ty tiến hành lập hồ sơ thiết kế trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, căn cứ hồ sơ thiết kế đã đợc phê duyệt, Công ty lập dự toán trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, căn cứ thiết kế và dự toán đã đợc phê duyệt Công ty tiến hành ký kết hợp đồng giao nhận thầu thi công. Trong hợp đồng giao nhận thầu ghi rõ các điều khoản để ràng buộc lẫn nhau nh : nội dung công việc giao, giá trị và phơng thức thanh toán, thời gian thực hiện và bảo hành công trình, trách nhiệm và cam kết của mỗi bên ký hợp đồng, phạt vi phạm hợp đồng .. …
Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty tiến hành thi công trong thòi gian thi công có sự giám sát kỹ thuật của cấp trên. Khi công trình hoàn thành, Công ty làm giấy mời cấp trên xuống nghiệm thu, bàn giao đa công trình vào sử dụng. Căn cứ biên bản nghiệm thu giữa các bên , phòng TCKT Công ty lập phiếu giá thanh toán trình cấp có thẩm quyền kiểm tra và phê duyệt sau đó chuyển tới Kho bạc Nhà nớc thành phố Hà Nội cấp vốn theo hạn mức kinh phí đã đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Công ty chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng các công trình giao thông, với quy trình sản xuất hỗn hợp vừa thi công bằng lao động thủ công vừa thi công bằng máy móc. Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất của Công ty nh sau:
Sơ đồ 2 Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty QL&SCĐB 242
Giải phóng
mặt bằng nền móngThi công Thi công phần thô
Thi công bề mặt và hoànthiện
Đối với các công việc đơn giản nh dọn dẹp giải phóng mặt bằng, đào xúc đất,…
Công ty có thể sử dụng lao động thuê ngoài. Giai đoạn thi công nền móng và phần thô thờng do máy móc đảm nhiệm.
Công ty QL&SCĐB 242 hoạt động với đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có bộ máy kế toán sổ kế toán riêng và đợc phép mở tài khoản tại ngân hàng. Công ty là bộ phận trung tâm đứng đầu chỉ đạo mọi hoạt động diễn ra ở 6 đội trực thuộc. Đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc bộ phận chủ quản, các cơ quan nhà nớc cũng nh các bên liên quan về toàn bộ hoạt động của Công ty. Với t cách pháp nhân Công ty có thể đứng ra vay vốn, đấu thầu công trình, nhận thầu xây dựng. Trên cơ sở hợp đồng thi công đã đợc ký kết Công ty tiến hành giao khoán cho 6 đơn vị sản xuất thi công. Do các công trình có địa điểm thi công khác nhau thời gian thi công lâu dài, mang tính đơn chiếc nên lực lợng lao động của Công ty đợc tổ chức thành 1 đội công trình và 5 Hạt. Mỗi đơn vị lại đợc sắp xếp tổ chức thành các tổ sản xuất đợc phân công nhiệm vụ cụ thể tuỳ thuộc nhu cầu quản lý, sản xuất. ở mỗi đội có 1 đội trởng, đội phó và các nhân viên kinh tế kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về mặt kinh tế, kỹ thuật, phụ trách tổ sản xuất là các tổ trởng.
2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán của Công ty Quản lý và Sửa chữa đ ờng bộ 242 : chữa đ ờng bộ 242 :
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty áp dụng bộ máy kế toán tập trung theo chế độ kế toán mới. Tại các Đội, Hạt bố trí từ 1- 2 nhân viên thống kê, kế toán làm nhiệm vụ nh thu thập, ghi chép sổ sách hạch toán một cách giản đơn, cuối tháng chuyển chứng từ, báo cáo về phòng kế toán tài chính của Công ty để tiến hành công việc ghi sổ kế toán.
ở các Đội, Hạt, việc nhận và cấp phát vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công và kế hoạch cung ứng vật t của Công ty cho từng công trình. Việc nhập, xuất vật liệu phải cân đo đong đếm cụ thể để lập phiếu nhập xuất kho, các phiếu này đợc tập hợp làm cơ sở cho việc kiểm kê cuối kỳ. Các đội trởng, tổ trởng sản xuất quản lý và theo dõi tình hình lao động trong đội, trong tổ lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền công, bảng theo dõi thanh toán chi phí nhân công, chi phí nhân viên quản lý đội.
Các chứng từ ban đầu nói trên ở các Đội, Hạt, sau khi đợc tập hợp, phân loại sẽ đợc tính kèm theo với "Giấy đề nghị thanh toán" do ngời đứng đầu và kế toán đội lập có xác nhận của kỹ thuật Công ty gửi lên phòng kế toán xin thanh toán cho các đối t- ợng đợc thanh toán.
Tại phòng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, kế toán tiến hành kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ, tổng hợp hệ thống hóa số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 6 ngời đợc phân công công việc cụ thể nh sau:
+ Đứng đầu là kế toán trởng có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty theo cơ chế quản lý mới, điều hành các công việc trong phòng đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát tình hình kinh tế tài chính ở Công ty cũng nh dới các Đội, Hạt.