Địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng. Tuy nhiên, tại các công trình đều có nhân viên kế toán công trình lập, thu nhập và gửi các chứng từ về phòng kế toán
của Công ty theo từng quý. Tuy nhiên, thực tế việc giao nộp chứng từ của các nhân viên kế toán đội thờng rất chậm trễ gây khó khăn cho công tác hạch toán. Thông thờng việc giao nộp chứng từ thờng kéo dài qua một kỳ. Khi có sự hối thúc của phòng kế toán, các kế toán đội thờng giao nộp tập trung thành đợt vào cuối kỳ làm cho công tác hạch toán rất vất vả. Đôi khi, các kế toán đội cũng không tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc về chế độ tổ chức chứng từ kế toán.
Ví dụ: Đơn xin tạm ứng không có bản hợp đồng kèm theo. Điều này cản trở việc ký duyệt các đơn xin tạm ứng làm chậm trễ quá trình thi công. Ngoài ra, việc lập dự toán tiến độ thi công cũng không đợc các đội tuân thủ đầy đủ dẫn đến kế hoạch tài chính của Công ty luôn bị thay đổi. Kế toán Ngân hàng thờng phải đến Ngân hàng để vay cho các khoản chi bất thờng tại các công trình xây dựng mà kế hoạch tài chính không phản ánh đợc do không có dự toán thi công.
Những tồn tại trên trong công tác tổ chức chứng từ đã gây khó khăn không nhỏ cho công tác hạch toán kế toán tại phòng kế toán của Công ty đôi khi không phản ánh đúng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Để khắc phục những khó khăn này theo em có thể thực hiện một số giải pháp sau:
- Đôn đốc việc giao nộp các chứng từ của các kế toán đội.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, công ty tiến hành tạm ứng cho các đội tự đảm bảo về vật t nhân lực cho thi công công trình. Các đội muốn đợc tạm ứng phải có đơn xin tạm ứng kèm theo các bản hợp đồng. Nh vậy có thể quy định chặt chẽ thời hạn thanh toán các chứng từ bằng cách quy định rõ các đội phải quyết toán xong các lần tạm ứng trớc mới đợc tạm ứng lần tiếp theo.
- Chấn chỉnh hoạt động tài chính của Công ty bằng cách tổ chức một cuộc họp giữa phòng tài vụ, ban giám đốc các đội trởng xây dựng và nhân viên kế toán đội trong đó yêu cầu các đội trởng xây dựng phải tiến hành lập các dự toán tiến độ thi công chuyển cho phòng tài vụ để kế toán trởng có thể lập các kế hoạch tài chính một cách chính xác, hợp lý giảm bớt các chi phí phát sinh không cần thiết. Các kế toán đội và đội trởng xây dựng phải tuân thủ đầy đủ chế độ chứng từ kế toán.