Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối kế toán
Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ gốc
2.3.2.1-Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp :
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621 đợc mở chi tiết cho từng công trình.
Xuất phát từ cơ chế khoán mà Công ty áp dụng, Công ty sau khi ký đợc các hợp đồng mới tiến hành giao khoán cho các đội, hạt thi công. Các đội, hạt thi công, tự tổ chức cung ứng vật t, nhân lực để thi công công trình. Trờng hợp các đội, hạt không thể tự đảm bảo đợc nguồn vật t thì có thể yêu cầu Công ty giúp đỡ nh : nhựa đờng, xi măng, đá các loại Vì vậy, nguồn cung ứng vật t… chủ yếu cho các đội, hạt thi công công trình là nguồn vật liệu mua ngoài. Trong cơ chế thị tr- ờng hiện nay, việc cung cấp vật liệu tơng đối dễ dàng, Công ty áp dụng cách thức tổ chức này cho phép các đội, hạt có thể chủ động nguồn vật liệu, thuận tiện cho hoạt động thi công, tiết kiệm đợc chi phí lu kho, bảo đảm và đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn.
Năm 2003 vừa qua, tổng chi phí nguyên vật liệu tại công ty là 10.111.922.000 đồng trong tổng chi phí tơng đơng 60%. Điều này cho thấy chi phí về vật liệu chiếm phần lớn trong tổng chi phí cũng nh giá thành công trình xây lắp. Do đó quản lý tốt chi phí về vật liệu sẽ góp phần đáng kể vào việc hạ giá thành sản phẩm- đây cũng chính là nhiệm vụ đặt ra cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty.
Trong quá trình thi công công trình, khi phát sinh các nhu cầu, các đội, hạt trởng có thể tự ký các hợp đồng bảo đảm cung ứng vật liệu với các đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng.
Mẫu: Hợp đồng kinh tế.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Nam.ã
Độc Lập-Tự do-Hạnh phúc.
Hợp đồng kinh tế
- Căn cứ... - Căn cứ...
Hôm nay ngày 01 tháng 3 năm 2004, chúng tôi gồm: Bên A: Công ty QL&SCĐB 242
1 Ông : Kiều Văn Chính - Giám đốc 2 Bà : Dơng Thu Hơng - Kế toán trởng Địa chỉ ...
Có tài khoản số... Tại ngân hàng...
Bên B: Doanh nghiệp Bảo Thắng: 1 Ông
Địa chỉ...
Có tài khoản số... Tại ngân hàng...
Hai bên cùng bàn bạc thống nhất
Điều 1: Bên B nhất trí giao cho bên A khối đá các loại đảm bảo chất lợng đề ra .
Tiến độ cung cấp đá theo yêu cầu của bên A Khối lợng và đơn gía :
+ Đá 4x6 : 1.500m3 x 100.000đ/m3 = 150.000.000đ + Đá 1x2 : 300m3 x 130.000đ/m3 = 39.000.000đ + Đá 0.5x1 : 250m3 x 135.000đ/m3 = 33.750.000đ ( giá trên bao gồm cả thuế VAT, vận chuyển đến chân công trình )
Tổng giá trị 222.750.000 đồng( Hai trăm hai hai triệu bẩy trăm năm mơi nghìn đồng chẵn)
Điều 2: ... Điều 3: ...
Đại diện bên A Đại diện bên B
Bản kê nhận hàng
Đơn vị bán: Doanh nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai
Từ ngày 01 tháng 3 đến ngày 15 tháng 3 năm 2004
S t Chứng từ Ngày nhận đvt Mặt hàng Đá 4x6 Đá 1x2 Đá 0.5x1 Cát Đá Nhựa Xăng 1 04/3/04 m3 70 10 8 2 7/3/04 m3 50 8 7 3 8/3/04 m3 65 9 8
4 10/3/04 m3 65 6 8
5 12/3/04 m3 70 9 10
6 14/3/04 m3 65 12 8
7 15/3/04 m3 60 8 8
Tổng 445 62 57
Ngời giao Ngời nhận.
Biên bản nghiệm thu khối lợng
Từ ngày 01 tháng 3 năm 2004 đến ngày 15 tháng 3 năm 2004
Căn cứ hợp đồng kinh tế Số. . .Ngày . . .Tháng . . .Năm giữa Cty QL&SCĐB242 với Doanh Nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai
Về việc mua bán đá.
Cho công trình: Nâng cấp Km 142 - Km 146 QL 4D Hôm nay ngày 15 tháng 3 năm 2004
Tại: Trụ sở làm việc của Doanh nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai I. Đơn vị nhận: Đội Công trình - Cty QL&SCĐB 242 Ông ( bà ) : Nguyễn Thế Dân - Đội trởng
Ông ( bà ) : Nguyễn Văn Định- Thống kê.
I- Đơn vị giao : Doang nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai Ông ( bà ) :
Ông ( bà ) :
Hai bên thống nhất nghiệm thu khối lợng đá các loại ( có bảng kê nhận hàng kèm theo ) nhận từ 01/3/04 đến 15/3/04 đá các loại là : 564 m3 ( Năm trăm sáu t mét khối ).
Hai bên thống nhất nghiệm thu khối lợng trên để làm cơ sở thanh quyết toán.
Biên bản đợc lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản./.
Đại diện bên giao Đại diện bên nhận
(Hai đại diện ký) (Hai đại diện ký)
Phòng vật t thiết bị căn cứ vào "Bản kê nhận hàng" đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào " Hoá đơn GTGT ", để làm thủ tục nhập vật t "Phiếu nhập kho", " Phiếu xuất kho " . Phiếu nhập, xuất kho đợc lập làm ba liên:
Hóa đơn (gtgt) Mẫu số: 01.GTKT -3LL
Liên 2: (Giao khách hàng) DH/01- B
Ngày 15/3/2004 N0- 36283
Đơn vị bán hàng:. . .
Địa chỉ: . . . Sổ tài khoản
Điện thoại:. . . MS:
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thế Dân - Đội Công Trình Đơn vị: Công ty QL&SCĐB 242 - Phố Lu - Bảo Thắng - Lào Cai Hình thức thanh toán: TM/ Séc MS 5300134758 - 1
stt Tên hàng hóa, dịch vụ đvị tính Số lợng đơn giá Thành tiền
1 Đá 4x6 m3 445 95.238 42.380.910
2 Đá 1x2 m3 62 123.809 7.676.158
3 Đá 0.5x1 m3 57 128.571 7.328.547
Cộng tiền hàng 57.385.615
Tiền thuế GTGT ( 5%) 2.869.385
Tổng cộng tiền thanh toán 60.255.000
Số tiền viết bằng chữ : Sáu mơi triệu hai trăm năm năm nghìn đồng chẵn.
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Thế Dân
Theo hóa đơn số 36283 ngày 15 tháng 3 năm 2004. Của Doang nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai
Nhập tại kho : Công trình Nâng cấp Km 142 - Km 146 QL 4D
Số tt
Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật
Mã số
đơn vị
Số lợng đơn giá Thành tiền
Theo Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
Ngời mua hàng
Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tênKế toán trởng
Thủ trởng đơn vị Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên
Phiếu nhập kho Ngày 15 tháng 3 năm 2004 Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141TC/ CĐKT Số 21 Nợ : ..… Có : ..… Đơn vị: Công ty 242
1 Đá 4x6 m3 445 445 95.238 42.380.910
2 Đá 1x2 m3 62 62 123.809 7.676.158
3 Đá 0.5x1 m3 57 57 128.571 7.328.547
Cộng 57.385.615
Nhập Ngày 15 tháng 3 năm 2004 Viết bằng chữ: Năm bẩy triệu ba trăm tám năm nghìn sáu trăm mời năm đồng
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Công ty QL&SCĐB 242 phiếu xuất kho Số 24
Xuất cho : ông Định-Đội Công trình - thi công Nâng cấp Km142-Km146 QL 4D Lĩnh tại kho : Km 142 - Km 146 QL 4D
Số tt
Tên hàng đvị tính
Số lợng Giá Đvị Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Đá 4x6 m3 445 445 95.238 42.380.910 2 Đá 1x2 m3 62 62 123.809 7.676.158 3 Đá 0.5x1 m3 57 57 128.571 7.328.547 Cộng 57.385.615
Viết bằng chữ : Năm bẩy triệu ba trăm tám năm nghìn sáu trăm mời năm đồng
Ngày 15 tháng 3 năm 2004
Ngời nhận Vật t thiết bị Thủ kho Thủ trởng đơn vị
Căn cứ vào hợp đồng này, các đội trởng viết đơn xin tạm ứng. Khi đơn xin tạm ứng đợc duyệt, bộ phận kế toán sẽ xuất quỹ tạm ứng để các đội trởng có thể bảo đảm thanh lý hợp đồng. Kế toán lập các phiếu chi và hạch toán vào TK 141- Tạm ứng (TK 1413- Tạm ứng chi phí xây lắp giao khoán nội bộ). Tài khoản này đ- ợc mở chi tiết cho từng đội trởng xin tạm ứng.
Trờng hợp các đội trởng không thể tự tổ chức cung ứng vật liệu cho thi công thì có thể yêu cầu Công ty giúp đỡ.
Khi bảng quyết toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công trình hoàn thành bàn giao đợc duyệt, căn cứ vào hoá đơn thanh toán giữa các đội trởng xây dựng với các nhà cung cấp hoặc căn cứ vào giá trị vật liệu thực tế xuất kho để kế toán hạch toán vào chi phí (chi tiết cho từng công trình).
Qua hệ thống sổ kế toán, quá trình hạch toán khoản mục CFNVLTT đợc tiến hành nh sau: Định kỳ nhân viên kế toán công trình tiến hành thu thập các chứng từ chi phí phát sinh (các hoá đơn thanh toán tiền mua vật liệu kèm theo các bản hợp đồng, biên bản nghiệm thu vật liệu, bảng kê nhận hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ) gửi lên phòng kế hoạch vật t kiểm tra định mức vật t đa vào sử dụng trong công trình có đúng với tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà nớc ban hành cho các hạng mục công trình không, ký xác nhận và chuyển xuống phòng kế toán. ở
đây kế toán Công ty căn cứ các chứng từ gốc liên quan lập chứng từ ghi sổ.
Kế toán chi phí tại Công ty căn cứ vào các chứng từ này lập chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào Sổ cái TK621 và đợc mở chi tiết cho từng công trình.
Ví dụ :
+ Trờng hợp khi nhận đợc các chứng từ chi phí NVL phát sinh của công trình Nâng cấp Km142 - Km 146 QL4D do đơn vị tự mua, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ theo mẫu sau:
Khu quản lý đờng bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC
Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số : 30
STT Trích yếu TK nợ TK Có Số tiền (đồng)
1 Giảm nợ ông Dân tiền đá CT Nâng cấp K142-K146 QL4D ( Doanh nghiệp Bảo
621 133
141.3
57.385.615 2.869.385
Thắng )
Tổng cộng 60.255.000
Viết bằng chữ: Sáu mơi triệu hai trăm năm năm nghìn đồng chẵn Kế toán trởng Ngời lập biểu
+ Trờng hợp công ty xuất thẳng nguyên vật liệu trực tiếp cho đơn vị :
Việc xuất kho vật liệu đợc tiến hành theo trình tự sau: Căn cứ vào nhu cầu vật t của từng đội, từng công trình phòng vật t có trách nhiệm cung cấp cho các đội đúng theo yêu cầu của tiến độ thi công. Phòng kế hoạch vật t đợc sự đồng ý của Giám đốc sẽ viết phiếu xuất kho. Vật t đợc xác định mức sẵn cho từng công trình, tuy nhiên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật t theo hạn mức mà vẫn sử dụng "Phiếu xuất kho" thông thờng, phòng Kế hoạch vật t thiết bị căn cứ vào các bản khoán của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật t của các đội công trình. Phiếu xuất vật t có thể lập riêng cho từng thứ nguyên vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, sử dụng cho một công trình. Nếu vật liệu xin lĩnh ngoài kế hoạch thì phải đợc Giám đốc ký duyệt.
Phiếu xuất vật t đợc lập thành ba liên: - Liên 1: Lu ở phòng vật t thiết bị.
- Liên 2: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. - Liên 3: Ngời nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Công ty QL&SCĐB 242 phiếu xuất kho Số 37
Xuất cho : Hạt 1 QL 4E để dùng vào việc thi công Rải tăng cờng Km2 - Km5 QL 4E Lĩnh tại kho : Hạt 1 QL 4E Ghi nợ vào TK 621.
Số tt Tên hàng đvị tính Số lợng Giá Đvị Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 2 Nhựa đờng Tấn 20 20 3.830.000 76.600.000 Cộng 76.600.000
Viết bằng chữ : Bẩy sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn
Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Ngời nhận Vật t thiết bị Thủ kho Thủ trởng đơn vị
Căn cứ vào giấy xin cấp nguyên vật liệu do đơn vị lập, có xác nhận của phòng kế hoạch vật t + phiếu xuất kho chuyển qua phòng TCKT, kế toán căn cứ lập chứng từ ghi sổ :
Khu quản lý đờng bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC
Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số : 31
STT Trích yếu TK Nợ TK Có Số tiền (đồng)
1 Xuất nhựa đờng thi công Rải tăng cờng Km 2 - Km 5 QL4E ( Hạt 1 QL 4E )
621 152 76..600.000
Tổng cộng 76.600.000
Viết bằng chữ: Bẩy sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Kế toán trởng Ngời lập biểu
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đợc lập vào sổ “ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ “, Sổ cái TK621 – Chi phí NVL trực tiếp theo chi tiết từng công trình. Cuối kỳ kế toán, kế toán lập chứng từ ghi sổ kết chuyển từ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp sang TK 154 - Chi phí SXKD dở dang theo từng hạng mục công trình.
Khu quản lý đờng bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC
Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số : 32
STT Trích yếu TK Nợ TK Có Số tiền (đồng)
1 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp công trình Nâng cấp K142 - K146 QL 4D
154 621 57.385.615
Tổng cộng 57.385.615
Kế toán trởng Ngời lập biểu
Khu quản lý đờng bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC
Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số : 33
STT Trích yếu TK Nợ TK Có Số tiền (đồng)
1 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp công trình Rải tăng cờng Km2 - Km 5 QL 4E
154 621 76.600.000
Tổng cộng 76.600.000
Viết bằng chữ: Bẩy sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Kế toán trởng Ngời lập biểu
Sổ cái
Năm 2004
Tên tài khoản : Chi phí NVL trực tiếp Số hiệu : 621
Từ ngày 01 tháng 3 năm 2004 đến ngày 31/3/2004
Ngày,
tháng Chứng từ GSSố Diễn giải Số hiệu tài Số tiền Ghi
hiệu Ngày, tháng Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
31/3 30 31/3 Giảm nợ ông Dân tiền đá CT Nâng cấp K142 - K146 QL4D ( Doanh nghiệp Bảo Thắng )
141.3 57.385.615 31/3 31 31/3 Xuất nhựa đờng thi công Rải
tăng cờng Km 2 - Km 5 ( đơn vị thi công : Hạt 1 QL 4E )
152 76.600.000 31/3 32 31/3 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp
công trình Nâng cấp K142 - K146 QL4D
154 57.385.615
31/3 33 31/3 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp công trình Rải tăng cờng Km2 -
Km 5 QL 4E 154 76.600.000
Cộng phát sinh 133.985.615 133.985.615 D
Lập, ngày ……tháng…….năm 2004
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu )
Nh vậy tại Công ty Sổ Cái tài khoản 621 có phân theo chi tiết của từng công trình, hạng mục công trình đợc dùng để kết chuyển sang Tài khoản 154- Chi phí SXKD dở dang.
2.3.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK 622 cũng đợc mở chi tiết cho từng công trình.
Việc tính toán các khoản phải trả cho ngời lao động tại Công ty đợc thực hiện bởi kế toán công trình. Khi Công ty ký kết các hợp đồng giao khoán với các Đội trởng xây dựng, các Đội trởng xây dựng phải căn cứ vào mức giá giao khoán để lập dự toán cho các khoản mục chi phí. Căn cứ trên quỹ lơng dự toán Đội trởng xây dựng tiến hành giao khoán cho các tổ xây dựng thi công. Tại các tổ, tổ trởng căn cứ vào năng lực và trình độ từng ngời lao động để quyết định phơng thức trả l- ơng hợp lý.
Hiện nay, các tổ xây dựng sử dụng hai phơng pháp trả lơng là phơng pháp trả lơng theo thời gian và phơng pháp trả lơng theo khối lợng nhận khoán hoàn thành.
+ Theo phơng pháp trả lơng theo thời gian: tiền lơng phải trả cho ngời lao động đợc tính dựa trên số ngày làm việc thực tế (căn cứ vào bảng chấm công), mức lơng ngày, hệ số lơng. Công thức tính lơng nh sau:
Tiền lơng trả Mức lơng Hệ Số ngày công