3.4 - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I Công ty Dụng cụ số I
Với t cách là một sinh viên thực tập em mạnh dạn đa ra một số ý kiến nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I nh sau:
3.4.1 - Xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật t thống nhất trong Công ty
Để đảm bảo cho công tác đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho đợc tiến hành dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và có thể phát hiện nhanh khi có sai sót, Công ty cần xây dựng “Sổ danh điểm vật t”. Danh điểm vật t xây dựng cho từng loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu Sổ danh điểm vật t… tạo nên một bộ mã về các loại nguyên vật liệu, giúp cho Công ty áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán đợc thuận lợi.
Sổ danh điểm vật t có thể xây dựng theo mẫu sau:
Biểu số 13
Đơn vị:
Sổ danh điểm vật t
STT Danh điểm vật t (ký hiệu) Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất nguyên vật liệu Đơn vị tính Ghi chú V.15,5 S35C Thép tròn 15,5 S35C Kg V.15,6 S35C Thép tròn 15,6 S35C Kg ……. V.17,5 Q215 Thép tròn 17,5 Q215 Kg V.17,5 SCM415 Thép tròn 17,5 SCM415 Kg ……. V.TAM 25 Thép tấm 25 ly Kg V.TAM 40 Thép tấm 40 ly Kg ……. V.VQH1 Que hàn VQH1 Kg V.VQH2 Que hàn VQH2 Kg
3.4.2 - Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất
Về giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán: Vì nguyên vật liệu của Công ty phải nhập xuất làm nhiều lần nên số lợng chứng từ về nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty tơng đối nhiều, để nâng cao chất lợng bảo quản
chứng từ, có cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất, Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể lập nh sau:
Biểu số 14
Phiếu giao nhận chứng từ
Từ ngày đến ngày … …
STT Mã vật t Tên vật t chứng từSố lợng chứng từSố hiệu Ghi chú
Ngời giao Ngời nhận
3.4.3 - Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu
Do đặc điểm chủng loại nguyên vật liệu của Công ty rất nhiều, nguyên vật liệu phải xuất làm nhiều lần do vậy khả năng sai sót nhầm lẫn dễ xẩy ra. Có những trờng hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, hoặc có trờng hợp chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu không trùng khớp nhau hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu cũng không thống nhất, lúc đó rà soát rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Kế toán nguyên vật liệu nên lập các bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất để nâng cao tính đối chiếu. Các bảng kê chứng từ nhập, xuất có thể xây dựng nh sau:
Ví dụ: Lập bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất tháng 1/2004.
Biểu số 15
Đơn vị:
Bảng kê chứng từ nhập nguyên vật liệu
Tháng 1 năm 2004 Kho: Vật t kim khí
Chứng từ
Diễn giải vị tínhĐơn TK đối ứng
Số l-
ợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 4.1 Thép tròn 15,6 S35C Kg 111 584,4 27619 16140543 Thép tròn 15,6 S35C Kg 111 240,2 24286 5833497 02 4.1 Cái 331 7500 1018 7653000 Cái 331 2500 2666 6665000 …….. ….. ….. ….. ….. ….. Tổng cộng 712666018 Ngời lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 16 Đơn vị: Bảng kê chứng từ xuất Tháng 1 năm 2004 Kho: Vật t kim khí 59
Chứng từ Diễn giải Đơn
vị tính TK đối Số l-ợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 2.1 Thép U200 (V.U200) Kg 621 156 29557,85 4611024 02 2.1 Bu lông M8*60 – PX2 Cái 621 50 2580 129000 03 2.1 Que hàn – PX 3 Kg 627 20 66666 1333320 ….. ….. ….. ….. ….. ….. Tổng cộng 653561798 Ngời lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)
Số liệu tổng cộng trên Bảng kê chứng từ nhập và Bảng kê chứng từ xuất đợc dùng để đối chiếu với số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Trên các bảng kê này các số hiệu chứng từ đ- ợc liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất nên nếu xẩy ra tình trạng thất lạc chứng từ sẽ phát hiện đợc ngay. Nếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng kê này sẽ nhanh hơn rà soát với từng sổ chi tiết.
3.4.4 - Việc mở sổ chi tiết Phải trả cho ng“ ời bán”
Mua hàng với hình thức thanh toán trả chậm đợc kế toán vật liệu theo dõi trên báo cáo chi tiết tài khoản 331 và mở sổ chi tiết số 2, theo dõi trên Nhật ký chứng từ số 5. Tuy nhiên ở Công ty kế toán nguyên vật liệu mở Báo cáo chi tiết
tài khoản 331, mẫu này còn sơ sài không có phần theo dõi thời gian của hoá đơn, các phiếu nhập kho trong trờng hợp một tính tổng cộng số tiền ghi vào một dòng trên báo cáo chi tiết tài khoản 331 nên ở cột hoá đơn rất khó ghi, có trờng hợp còn gây ra thiếu sót hoặc trùng lắp. Sổ chi tiết vừa đợc kế toán chi tiết nguyên vật liệu làm bằng tay, sau đó tổng hợp lại cho kế toán tổng hợp nguyên vật liệu làm trên máy, nh vậy sẽ gây ra sự trùng lặp. Công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán theo mẫu sau:
Biểu số 17
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
TK 331 Đối tợng Loại tiền Ngày
tháng Chứng từ Diễn giải TK đối Thời hạn Số phát sinh Số d Số
hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
3.4.5 - Công tác hạch toán Hàng đang đi đ“ ờng”
Việc hạch toán hàng đi đờng cha đúng với chế độ kế toán hiện hành, Công ty cần mở tài khoản 151 để theo dõi. Khi nhận đợc hoá đơn của ngời bán nhng hàng cha về đến Công ty, kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng đi đ- ờng”. Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho nh bình thờng. Đến cuối tháng hàng vẫn cha về, kế toán căn cứ hoá đơn, hợp đồng mua hàng ghi: Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có TK 331
Và ghi chép trên Nhật ký chứng từ số 6. Tháng sau khi hàng về nhập kho ghi:
Nợ TK 152
Có TK 151
Ví dụ: Ngày 26/2/2004 Công ty mua dầu của cửa hàng Vinh Vợng nhận đợc hoá đơn sau:
Biểu số 18
Hoá đơn (gtgt) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CĐ/00 B
Ngày 26 tháng 2 năm 2004
N0: 092227 Đơn vị bán: Cửa hàng dầu Vinh Vợng
Địa chỉ: 38 Thuốc Bắc – Hà Nội Số tài khoản: 710A- 00360908 Ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm Điện thoại:………… MST:
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Toàn Thắng. Đơn vị: Công ty Dụng cụ số I.
Địa chỉ: Số TK: 710A-00130
Sở giao dịch NHPTNT-TL Hình thức thanh toán: Trả chậm
Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng)
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Dầu APPCS46 x BL Kg 394,4 270.620 10.893.328 2 Dầu APPCS32 x BL Kg 429,2 28.730 12.330.916 Cộng tiền hàng 23.224.244 Thuế suất thuế GTGT 10%: Tiền thuế GTGT 2.322.424,4 Tổng cộng tiền thanh toán 25.546.668 Số tiền bằng chữ: Hai mơi lăm triệu năm trăm bốn sáu nghìn sáu trăm sáu tám đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Nhng do xe vận chuyển của cửa hàng bị tai nạn nên cả xe bị giữ chờ giải quyết. Vì vậy đến ngày 28/2 số hàng trên vẫn cha về đến Công ty. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 151: 23.224.244đ Nợ TK 151: 2.322.424,4đ
CóTK 331: 25.546.668đ Và ghi vào NKCT số 6
Đến ngày 6/3 số hàng trên đã về đến Công ty, phòng Kế hoạch Vật t viết phiếu nhập kho số 42 ngày 6/3/2004. Kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 152: 23.224.244đ
Nợ TK 151: 23.224.244đ
Biểu số 19
Công ty Dụng cụ số I. Nhật ký chứng từ số 6
Ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đờng Tháng 3 năm 2004
St
t Diễn giải Số d đầu tháng Hóa đơn PN Ghi có TK 151, ghi Nợ các TK Số d CT SH NT S H NT 152 153 … Cộn g 1 Mua dầu 23.224.244 92227 26/2 42 6/3 23.224.244 0 Cộn g
Đã ghi sổ cái ngày tháng năm … … …
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Số liệu ở dòng tổng cộng cột TK 152 của NKCT số 6 đợc dùng để ghi sổ cái TK 152.
3.4.6 - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì Công ty phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Xét về phơng diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà bảng Cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản.
Việc trích lập dự phòng đợc thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có các điều kiện sau:
Nguyên vật liệu là những vật t tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán.
Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
Có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn tồn kho.
Phơng pháp xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Tài khoản đợc sử dụng để hạch toán là TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên Nợ - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hoàn nhập vào giá vốn hàng bán.
Bên Có - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã đợc lập tính vào giá vốn hàng bán.
D Nợ - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Phơng pháp hạch toán:
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện của chúng.
Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
64 Mức dự phòng giảm giá Số lợng hàng Giá đơn vị thực Giá đơn vị thực cần lập cho từng = tồn kho cuối niên x tế ghi sổ của - tế trên thị trờng loại hàng tồn kho i độ kế toán i hàng i của hàng i
Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
kết luận
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, chúng ta đã xoá bỏ cơ chế quan liêu bao cấp dựa dẫm vào sự hỗ trợ của Nhà nớc vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải bằng chính nội lực của mình để hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu là rất quan trọng. Để phát huy mọi chức năng của kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải đợc giám sát chặt chẽ, luôn đợc hoàn thiện nhằm quản lý đợc tốt tình hình biến động nguyên vật liệu cả về số l- ợng và chất lợng, chủng loại và giá trị.
Công tác hạch toán nguyên vật liệu chiếm một thời gian lớn trong công tác kế toán, đồng thời việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Do vậy cần có những biện pháp tốt nhất để hạch toán cũng nh để sử dụng và quản lý nguyên vật liệu đợc đảm bảo, duy trì hoạt động kinh doanh và để phát triển doanh nghiệp.
Em đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I ” trong đề án môn học chuyên ngành Quản trị kinh doanh của trờng Đại học Công Đoàn. Với sự cố gắng của bản thân trong việc tiếp thu bài giảng và nghiên cứu tài liệu tham khảo bài viết của em sẽ góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện lý luận, đánh giá thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại doanh sản xuất.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Tiến sĩ Lê Thị Hoà và các các cô chú trong ban lãnh đạo Công ty Dụng cụ số I đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em mong có sự góp ý nhiệt tình của thầy cô giáo và các bạn để bài viết đợc hoàn thiện hơn.
danh mục tài liệu tham khảo
1 - Lịch sử phát triển của Công ty Dụng cụ số I.
2 - Lý thuyết hạch toán kế toán – Trờng Đại học Kinh tế quốc dân. 3 - Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – T.S Đặng Thị Loan. 4 - Phân tích hoạt động kinh doanh – T.S Nguyễn Năng Phúc. 5 - Hệ thống kế toán doanh nghiệp – Vụ chế độ kế toán.
* Hớng dẫn về chứng từ kế toán. * Hớng dẫn về sổ kế toán.
(NXB Tài chính – Hà Nội năm 1995). 6 - Hớng dẫn thực hành kế toán tài chính – T.S Lê Thị Hoà.
7 - Chuẩn mực kế toán đợt 2.
(NXB Tài chính – Hà Nội năm 2004). 8 - Một số quy định, văn bản, chứng từ kế toán khác.
Nhận xét của các cô chú trong ban lãnh đạo Công ty Dụng cụ số I ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 67
Nhận xét của cô giáo Tiến sĩ Lê Thị Hoà ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 68
Mục lục
Trang Lời mở đầu...1
Phần I - Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất...3
1.1 - Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất...3
1.1.1 - Khái niệm về nguyên vật liệu...3
1.1.2 - Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất...3
1.1.3 - Yêu cầu và nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu...4
1.1.4 - Nhiệm vụ và nội dung của kế toán nguyên vật liệu...5
1.2 - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu...6
1.2.1 - Phân loại nguyên vật liệu...6
1.2.2 - Tính giá nguyên vật liệu...8
1.3 - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu...11
1.3.1 - Tổ chức chứng từ...11
1.3.2 - Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu...12
1.4 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu...16
1.4.1 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên...16
1.4.2 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ...25
1.4.3 - Hệ thống sổ kế toán tổng hợp trong các doanh nghiệp sản xuất...28
Phần II - Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I...32