2.2.4.1 - Tài khoản sử dụng
Thực tế tại Công ty Dụng cụ số I, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Các tài khoản Công ty sử dụng là: TK 152, TK 133, TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627, TK 154, TK 338, TK 138.
2.2.4.2 - Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
2.2.4.2.1 - Trờng hợp mua ngoài
Hàng và hoá đơn cùng về: Mua hàng trả tiền ngay. Sau khi kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua nh hoá đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập.
* Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt:
Ví dụ: Ngày 03/01/2003 Công ty mua thép của Công ty gang thép Thái Nguyên, tổng số tiền là 13.876.500đ bao gồm cả các chi phí mua hàng nh vận chuyển, bốc xếp, bao gồm cả thuế GTGT. Công ty trả bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 20, hoá đơn GTGT ghi:
Nợ TK 152: 12.615.000 Nợ TK 133: 1.261.500
Có TK 111: 13.876.500
Nghiệp vụ chi tiền mặt tại Công ty để trực tiếp mua hàng rất ít xẩy ra mà chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản và tạm ứng cho nhân viên đi mua.
Biểu 4 Công ty Dụng cụ số I Nhật ký chứng từ số 1 Ghi Có TK 111: Tiền mặt Tháng 1/2003 ĐVT: đồng Stt Ngày Ghi có TK 111, Nợ các TK… TK 133 TK 152 TK 153 … … 01 03/01/2004 1.261.500 12.615.000 02 06/01/2004 1.580.462 31.609.268 7.771.900 … … … … … Cộng 12.841.962 112.968.420 27.771.900
Ngời ghi nhật ký (ký tên)
Cuối tháng hay cuối quý kế toán khoá sổ Nhật ký chứng từ số 1. Xác định tổng số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng bên nợ TK 152 và lấy số liệu ở cột tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 (ghi Có TK 111 – Nợ TK 152)
* Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:
Đối với trờng hợp này kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc viết séc thanh toán tiền mua hàng và vào bảng kê chi tiền. Đến khi nhận đợc sổ phụ của ngân hàng (giấy báo nợ), kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho để định khoản và ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ: Ngày 10/1/2003 sau khi nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản nh sau:
Nợ TK 152: 36.950.000 Nợ TK 133: 1.847.500
Có TK 112(1): 38.797.500
Cuối quý hay cuối tháng kế toán khoá sổ tiền gửi ngân hàng và lấy số liệu ở sổ tiền gửi ngân hàng lên Nhật ký chứng từ số 2. Xác định tổng số phát sinh Có của TK 112 đối ứng phát sinh Nợ TK 152 để ghi sổ cái TK 152.
Biểu 5
Công ty Dụng cụ số I Nhật ký chứng từ số 2
Ghi Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng Tháng1/2003 ĐVT: đồng
Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 Hoá
đơn PN NT … TK 152 TK 133 …
042876 13 10/1 Trả tiền mua thép 36.950.000 1.847.500 38.797.500 036971 17 12/1 Trả tiền mua thép 11.200.000 562.500 11.762.500 Cộng 73.057.32 5 3.652.866 476.710.191 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm… …
Ngời ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
* Mua nguyên vật liệu cha thanh toán tiền cho ngời bán:
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài cha trả tiền Công ty hạch toán vào TK 331, trong đó theo dõi chi tiết cho từng đơn vị bán. Vì nguyên vật liệu mua ngoài rất đa dạng, phong phú và của nhiều đơn vị bán khác nhau nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ kế toán thanh toán mở sổ chi tiết thanh toán theo mẫu sau.
Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán đợc mở thành nhiều quyển, mỗi quyển theo dõi một đơn vị bán hàng, sổ này đợc mở cho cả một năm, bắt đầu từ 01/01/2003 đến hết năm, mỗi tờ hoá đơn đợc ghi trên một dòng theo thứ tự thời gian và đợc theo dõi từ khi bắt đầu phát sinh đến khi thanh toán xong.
Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 5, mỗi đơn vị bán đợc ghi một dòng trong NKCT số 5 nh biểu 15. Sau đó kế toán khoá sổ NKCT số 5, ghi vào sổ cái TK 331, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng bên Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 (Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331).
Biểu 6
Công ty Dụng cụ số I Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tài khoản 331: Phải trả ngời bán Tháng 1/2003
Đối tợng: Công ty gang thép Thái Nguyên Chứng từ Diễn
giải TK đối Số phát sinh Số d Số HĐ Số PN nhậpNT Nợ Có Nợ Có Số d đầu kỳ 70.000.000 09619 18 13/1 Mua thép 152 21.820.851 Thuế 133 1.091.042 44
GTGT 097118 20 21/1 Mua thép 152 6.976.763 Thuế GTGT 133 348.838 23/1 Trả bằng TGNH 80.000.000 ….. Cộng 80.000.000 135.237.494 Số d cuối kỳ 125.237.494 Ngời ghi sổ (ký tên) Kế toán trởng (ký tên)
Biểu 8
Công ty Dụng cụ số I Sổ cái
TK 331 – Phải trả cho ngời bán
Đơn vị tính: đồng Số d đầu năm Nợ Có 218.630.000 Ghi Nợ các TK, đối ứng Có với TK này Tháng 1 Tháng 2 ….. TK 112 120.000.000 TK 311 428.041.326 Tổng số phát sinh Nợ 548.041.326 Tổng số phát sinh Có 492.389.820 Số d cuối tháng Nợ Có 162.978.494 Ngày tháng năm… … … Kế toán trởng (Ký tên)
* Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng:
Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, sổ quỹ tiền mặt kế toán vào Nhật ký chứng từ số I và Nhật ký chứng từ số 10.
Nợ TK 141
Có TK 111
Trong Nhật ký chứng từ số 1 ghi vào cột ghi Nợ TK 141, ghi Có TK 111. Trong cột Nhật ký chứng từ số 10, các đối tợng đợc tạm ứng theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tợng đợc ghi trên một dòng. Phải thanh toán tạm ứng đợt trớc mới đợc tạm ứng đợt sau.
Khi thanh toán, căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, phiếu nhập để định khoản:…
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK141
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có TK 141 đối ứng bên Nợ TK 152 và lấy số liệu này để ghi sổ cái TK 152 (Ghi Có TK 141, ghi Nợ TK 152).
Biểu 9
Công ty Dụng cụ số I Nhật ký chứng từ số 10
Ghi Có TK 141 – Tạm ứng Tháng 1/2003
Đơn vị tính: đồng
Stt Diễn giải đầu kỳSố d Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK Ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK Số d cuối kỳ N C TK 111 .. Cộng TK 152 TK 133 .. N C 1 Nguyễn Toàn Thắng 20.000.000 20.000.000 19.047.600 952.400 2 Nguyễn Xuân Thành 3.400.000 3.400.000 3.238.100 161.900 ….. ….. ….. ….. Cộng 32.000.00 0 32.000.000 26.000.000 1.500.000 4.500.000 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm… … …
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
* Trờng hợp nhập kho hàng đi đờng tháng trớc: Vì nguyên vật liệu của
Công ty chủ yếu mua trên địa bàn Hà Nội nên trờng hợp này thờng không xẩy ra. Hãn hữu có trờng hợp cuối tháng hàng cha về thì Công ty vẫn lu hoá đơn đợi đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ.
2.2.4.2.2 - Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công
Tại Công ty Dụng cụ số I, nguyên vật liệu chủ yếu đợc nhập từ nguồn mua ngoài, trờng hợp thuê ngoài gia công rất ít.
Khi nhập nguyên vật liệu thuê ngoài gia công kế toán căn cứ vào: Hợp đồng gia công, phiếu xuất kho gia công, biên bản kiểm nghiệm vật t, phiếu nhập kho gia công ghi định khoản nh… sau:
Nợ TK 152
Có TK 154
2.2.4.3 - Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu
Tại Công ty Dụng cụ số I, quá trình kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu có một số trờng hợp điển hình sau:
* Trờng hợp xuất vật t cho sản xuất sản phẩm (chi tiết cho từng phân x- ởng):
Nợ TK 621 (chi tiết theo phân xởng)
Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu)
Ví dụ: Ngày 2/1 căn cứ vào phiếu xuất kho số 01 ngày 2/1/2003 về xuất 635 kg thép tấm 25 ly sản xuất máy tiện gien loại 0,8 x 1m kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 621. XCK: 4.611.02đ Có TK152: 4.611.02đ
Định khoản này đợc ghi ngay trên sổ chi tiết vật t.
* Trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung:
Nợ TK 627 (chi tiết theo phân xởng) Có TK 152
Ví dụ: Ngày 2/1/2003 theo phiếu xuất kho số 03 xuất cho phân xởng cơ khí 20kg que hàn để hàn sửa chữa lại một số giá kệ để máy móc thiết bị.
Nợ TK 627 (PX cơ khí): 1.333.320đ Có TK 152: 1.333.32đ
* Trờng hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng:
Nợ TK 641
Có TK 152
Ví dụ: Ngày 4/1/2003 phiếu xuất kho số 08 xuất 10 lít xăng cho nhân viên phòng KH và TT.
Nợ TK 641: 48.570đ
Có TK 152: 48.570đ
* Trờng hợp xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Nợ TK 154
Có TK 152
Ví dụ: Ngày 20/1/2003 phiếu xuất số 22 xuất nguyên vật liệu đi thuê gia công.
Nợ TK 154: 21.393.473đ
Có TK 152: 21.393.473đ
* Trờng hợp xuất nguyên vật liệu đi bán:
Nợ TK 632
Có TK 152
Ví dụ: Công ty bán 1.178,8 thép ống fi 140 cho Nhà máy cơ khí 2129 hoá đơn số 0411897 ngày 19/1/2003.
Nợ TK 632: 30.648.800đ Có TK 152: 30.648.80đ
* Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng:
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích, trên cơ sở đó lập bảng phân bổ số 2.
Biểu 10
Công ty Dụng cụ số I Bảng phân bổ số 2
Bảng phân bổ nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ Tháng 1/2003 Đơn vị tính: đồng STT Các TK ghi Có Ghi Nợ các TK TK 152 TK 153 1 TK 154 100.694.600 2 TK 621 397.680.208 3 TK 622 - 4 TK 627 15.932.800 5 TK 641 12.608.400 6 TK 642 126.645.790 49
Cộng 653.561.798
Bảng phẩn bổ số 2 đợc chuyển cho kế toán tập hợp chi phí để lập bảng kê số 4 và bảng kê số 5: Phần ghi Nợ TK 621, 627, 641 đối ứng Có TK 152.…
Lập bảng kê số 3. Biểu11
Công ty Dụng cụ số I Bảng kê số 3
Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2003 Đơn vị tính: đồng STT Các TK ghi Nợ Các TK ghi Có TK 152 …… 1 I. Số d đầu tháng 115.220.800 2 II. Số phát sinh trong tháng 712.666.018 TK 111 (Từ NKCT số 1) 112.968.420 TK 112 (Từ NKCT số 2) 73.057.325 TK 331 (Từ NKCT số 5) 468.942.686 TK 154 (Từ NKCT số 7) 31.697.587 TK 141 (Từ NKCT số 10) 26.000.000 3 Cộng số d đầu tháng và số phát sinh trong tháng 827.886.818
Cộng xuất trong tháng 653.561.798 Tồn cuối tháng 174.325.020
* Ghi sổ cái TK 152:
Sổ cái tổng hợp TK 152 đợc mở cho cả năm, phản ánh biến động của nguyên vật liệu theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái TK 152:
- Số d đầu năm: Đợc lấy từ sổ cái TK 152 năm trớc. - Số phát sinh Nợ: Đợc lấy từ các NKCT số 1, 2, 5, 7, 10.
Từ NKCT số 1: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Có TK 112.
Từ NKCT số 2: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Có TK 331.
Từ NKCT số 5: Căn cứ số liệu dòng ghi Nợ TK 152 – cột ghi Có TK 154. Từ NKCT số 10: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Có TK 141.
Số phát sinh Có: Đợc lấy từ bảng phân bổ số 2.
Sổ cái TK 152 đợc ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên NKCT.
Biểu12 Công ty Dụng cụ số I Sổ cái TK 152 – Nguyên vật liệu Đơn vị tính: đồng Số d đầu năm Nợ Có 115.220.80 0 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ….. TK 111 (NKCT số 1) 112.968.420 TK 111 (NKCT số 1) 73.057.325 TK 111 (NKCT số 1) 26.000.000 TK 111 (NKCT số 1) 468.942.686 TK 111 (NKCT số 1) 31.697.587 Cộng số phát sinh Nợ 712.666.018 Tổng số phát sinh Có 653.561.798 Số d cuối tháng Nợ Có 174.325.020 Ngày tháng năm… … … Kế toán trởng (Ký tên)