II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị bu điện Hà nội.
3. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bu điện:
* Tài khoản sử dụng: Kế toán nhà máy sử dụng các tài khoản sau để hạch toán biến động của nguyên vật liệu tại nhà máy:
- TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”.
- Các tài khoản thanh toán nh: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331... - Các tài khoản liên quan khác nh: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642....
Do đặc thù về phơng thức thu mua vật liệu nên nhà máy không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đờng”.
* Nguồn nhập nguyên vật liệu.
- Đối với nguồn nhập trong nớc:
Nguyên vật liệu tại nhà máy chủ yếu nhập từ trong nớc. Những nguyên vật liệu thờng xuyên mua hoặc mua với số lợng lớn nhà máy nhập của các đơn vị cung ứng vật t nhà nớc, các công ty t nhân, công ty TNHH nh: bao bì (nhập của công ty bao bì xuất khẩu Thăng Long, cơ sở sản xuất Đức Thành), nhựa (nhập của công ty cổ phần hoá chất nhựa), bulông êcu (nhập của HTX cơ khí Long Hải) Th… ờng vật liệu đợc giao tận kho nhà máy.
Trờng hợp nguyên vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất do có yêu cầu của phân xởng, những nguyên vật liệu có nhiều nguồn nhập khác nhau hoặc vật liệu phục vụ cho quản lý nh xăng, dầu, giấy viết, bút bi cán bộ vật t… sẽ mua trực tiếp ngoài thị trờng.
- Đối với nguồn nhập từ nớc ngoài: Bên cạnh vật liệu nhập trong nớc nhà máy còn tự khai thác ở thị trờng nớc ngoài. Nguyên vật liệu nhập từ nớc ngoài chủ yếu là những vật liệu trong nớc khan hiếm hoặc đòi hỏi phải có linh kiện của nớc ngoài nh các linh kiện điện tử (nhập của hãng Siemen, Krone Đức), nhựa PP, ABS (nhập của hãng UBE, Clariant Singapo)…
- Ngoài ra nguyên vật liệu nhập kho còn từ sản xuất chủ yếu là nhập thu hồi nh sắt, tôn phế liệu…
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Theo chế độ kế toán qui định, tất cả vật liệu mua về đều phải tiến hành kiểm tra và nhập kho.Nguyên vật liệu nhập kho tại nhà máy chủ yếu là do mua ngoài nên để đảm bảo chất lợng sản phẩm cũng nh đảm bảo tính liên tục của sản xuất, tr- ớc khi nhập kho nguyên vật liệu, Nhà máy tiến hành kiểm tra số lợng và chất lợng và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật t”. Nếu vật liệu đạt yêu cầu, thủ kho ghi vào “ Thẻ kho”, sau đó chuyển chứng từ (hoá đơn) của ngời bán cho cán bộ phòng vật t viết phiếu nhập kho.. Phiếu nhập kho đợc làm thành 4 liên: 1 liên lu tại phòng vật
t, 1 liên thủ kho giữ vào thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán vật t, 1 liên giao cho khách hàng để thanh toán.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán lẻ phiếu nhập kho đợc lập theo từng cột tơng ứng, giá bán ghi trên hoá đơn là giá vật liệu nhập kho cộng (+) với các loại chi phí khác nh chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo thỏa thuận trong hợp đồng nhà máy phải chịu. Nếu đơn vị bán hàng cho nhà máy tính thuế theo phơng pháp trực tiếp thì khi có hoá đơn GTGT nhà máy đợc khấu trừ 3% thuế (theo Nghị định số 78/1999/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20/08/1999). Căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho đa lên, kế toán vào “Sổ chi tiết nhập vật liệu” (Biểu số 1).
Biểu số 1
Sổ chi tiết nhập vật liệu Tháng 07 năm 2003
Chứng từ Diễn giải ĐVT S.lợng ĐGiá Thành tiền Ngời bán TKĐ Ư Số Ngày
... ... ... ... ... ... ... ... ...253 25/7 Thiếc hàn dây Kg 61 95.000 5.795.000 Sinh- Chợ Hàng 253 25/7 Thiếc hàn dây Kg 61 95.000 5.795.000 Sinh- Chợ Hàng
Bè 141 ... ... ... ... ... ... .... Cộng cuối quý III/2003 ... ... ... ... ... ....
Trong tháng 07/2003 căn cứ vào hoá đơn số 097 có phiếu nhập kho số 253 nh sau:
Tổng công ty BC-VT Việt nam
Nhà máy thiết bị Bu điện Phiếu nhập kho Số: 253 Ngày 25 tháng 07 năm 2003
Nhập của :Cửa hàng Sinh- Chợ Hàng Bè. Theo chứng từ :Hoá đơn số 097 . Ngày 25/7/2003 Nhập tại kho : Kim khí Trần Phú
TTT TT
Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực nhập
1 Thiếc hàn dây NTT Kg 61 61 95000 5.795.000
Cộng: 5.795.000
Tổng: 5.795.000 Bằng chữ: Năm triệu bảy trăm chín năm nghìn đồng.
Phụ trách vật t Ngời giao Thủ kho Ngời lập phiếu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên)
* Thủ tục xuất kho vật liệu:
Hiện tại nhà máy có 14 phân xởng, mỗi phân xởng có nhu cầu về mỗi thứ vật liệu lại khác nhau nên đặc điểm nguyên vật liệu ở nhà máy đã đa dạng lại càng phức tạp hơn với kế toán thực hiện việc hạch toán xuất kho vật liệu.Tại nhà máy khi xuất kho vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
+/ Phiếu xuất kho.
+/ Phiếu xuất kho theo hạn mức ( nếu có ). +/ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. +/ Hoá đơn GTGT .
Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch và định mức tiêu hao vật t, cán bộ vật t viết phiếu xuất kho cho các phân xởng theo đúng kế hoạch, sau đó chuyển chứng từ xuất hợp lệ cho thủ kho và thủ kho sẽ cấp vật liệu cho các phân xởng. Phiếu
xuất kho đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu tại phòng vật t, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho kế toán vật t làm căn cứ ghi sổ.
Trờng hợp xuất kho vật liệu luân chuyển nội bộ giữa các kho trong nhà máy, cán bộ phòng vật t sẽ viết “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”, thủ kho căn cứ vào liên 3 – dùng thanh toán nội bộ (liên xanh) xuất vật t.
Trờng hợp xuất bán nguyên vật liệu, phế liệu: với một số loại nguyên vật liệu không còn sử dụng đợc hoặc kém phẩm chất nh sắt phế liệu, giấy vụn nhà… máy có thể bán ra ngoài. Ngời mua phải làm đơn xin mua trình Giám đốc hoặc phó giám đốc ký duyệt, phòng kế toán viết hoá đơn GTGT hoặc phiếu thu. Căn cứ vào hoá đơn, phiếu thu thủ kho xuất vật liệu.
Hoá đơn GTGT đợc viết thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lu lại phòng vật t, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.
Trong tháng 07/2003 phát sinh nghiệp vụ xuất vật liệu dùng vào sản xuất nh sau:
Biểu số 4
Tổng công ty BC-VT Việt nam
Nhà máy thiết bị Bu điện Phiếu xuất kho Số:251 Ngày 26 tháng 7 năm 2003
Họ tên ngời nhận hàng: Phân xởng 7
Lý do xuất : Xuất cho sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : Kim khí
STT Tên hàng, quy cách Đơn vị
Số lợng
Yêu cầu Thực xuất
1 Thiếc hàn thanh Kg 300 300 97.000 29.100.000
2 Thiếc hàn dây Kg 10 10 95.000 950.000
Cộng: 30.050.000
Tổng: 30.050.000
Bằng chữ: Ba mơi triệu không trăm năm mơi ngàn đồng chẵn. Phụ trách vật t Ngời nhận Thủ kho Ngời lập phiếu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Do Nhà máy có nhiều cơ sở nên việc vận chuyển vật t, bán thành phẩm hay nguyên vật liệu từ cơ sở này sang cơ sở khác diễn ra thờng xuyên liên tục, vì vậy,
để đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà nớc, Nhà máy đã sử dụng hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ nh sau:
Biểu số 5
Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bu điện Hà nội Mẫu số 03-VT-3LL Địa chỉ: 61- Trần Phú Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 17 tháng 07 năm 2003
(Liên 3 dùng để thanh toán nội bộ) Số: 065 Căn cứ lệnh điều động số 163 ngày16 tháng 07 năm 2003 của Giám đốc nhà máy về việc: Xuất vật t cho cơ sở Thợng đình.
Họ tên ngời vận chuyển: Nguyễn Văn Quang – Lái xe.
Phơng tiện vận chuyển :Ô tô
Xuất tại kho :Kim khí Nhập tại kho : Thợng Đình STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t. Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Thực
xuất
Thực nhập
1 Thiếc hàn thanh 224 Kg 50 50 97.000 4.850.000
Xuất, ngày17/07 Nhập, ngày17/07 Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thông thờng, đầu tháng khi có giấy xin lĩnh vật t do các phân xởng gửi lên, căn cứ vào kế hoạch và định mức tiêu hao vật t, kế toán làm thủ tục xuất
kho sau đó chuyển chứng từ xuất hợp lệ cho thủ kho và thủ kho sẽ cấp vật liệu cho các phân xởng có nhu cầu.
Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán chi tiết lập sổ Nhật ký luân chuyển kho ( sổ theo dõi thanh toán nội bộ).
Biểu số 6
Nhà máy thiết bị Bu điện
Sổ theo dõi thanh toán nội bộ Mẫu số 08-DN Tên TK: 136 Ngày Ghi Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ SL Đơn giá Số phát sinh Số Ngày Nợ Có ... Tháng 07: ... .... .... ... .... ... ... ... ... 631 9 17/07 Thiếc hàn dây NTT 152 02 574.250 .... .... ... ... .... .... .... ... ... Cộng cuối quý: 4.082.954.252 4.005.332.420
