may gia công tại Xí nghiệp may Vạn Xuân
Trên cơ sở những nhận xét về tình hình thực tế kế toán CPSX và GTSP may gia công tại Xí nghiệp may Vạn Xuân, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến hoàn thiện kế toán CPSX và GTSP của Xí nghiệp.
Một là, Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ của Xí nghiệp cần thực hiện một cách hoàn chỉnh và đồng bộ.
Kế toán Xí nghiệp nên đưa vào sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cho đúng và đầy đủ với quy định của Nhà nước về hình thức Chứng từ ghi sổ. Đặc điểm của hình thức Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính được tiến hành tách rời giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống (theo từng tài khoản kế toán tổng hợp). Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán ghi theo thứ tự thời gian, cuối tháng kế toán phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu ở Bảng cân đối số phát sinh với số liệu trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Như vậy, việc không đưa vào sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ gây khó khăn cho việc đối chiếu số liệu cuối tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên các tài liệu kế toán khác có liên quan, làm giảm đi tính chính xác của số liệu kế toán. Hơn nữa, tác dụng của Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là để giúp kế toán ghi số hiệu, ngày tháng của các Chứng từ ghi sổ, nếu không sử dụng sổ này có thể sẽ dẫn tới tình trạng ghi trùng lắp số hiệu của các Chứng từ ghi sổ.
Xí nghiệp có thể thay đổi hình thức kế toán, nếu không Xí nghiệp cần phải hoàn chỉnh ghi chép đưa vào Sổ đăng ký chứng từ theo quy định. Bên cạnh đó, hiện nay Xí nghiệp cũng đã sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm kế toán này được thiết kế dựa trên quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Xí nghiệp nên đầu tư trang bị máy tính và đào tạo nhân viên kế toán sử dụng phần mềm góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, hạn chế những nhầm lẫn và sai sót trong quá trình ghi chép và hạch toán.
Mặt khác, hình thức Chứng từ ghi sổ thường được áp dụng tại những đơn vị có quy mô lớn, có nhiều cán bộ nhân viên kê toán và có nhu cầu phân công lao động kế toán cao, trong khi lực lượng cán bộ nhân viên kế toán của Xí nghiệp lại không nhiều. Do vậy, việc nhanh chóng đưa phần mềm kế toán vào sử dụng là giải pháp hiệu quả và mang tính khả thi, nhờ đó sẽ phần nào giảm
bớt được khối lượng công việc kế toán, đảm bảo tính chính xác và kịp thời cho việc cập nhật liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, khi lập xong các Chứng từ ghi sổ, kế toán phải vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo đúng với quy định của hình thức sổ này. Cụ thể: sau khi lập xong các Chứng từ ghi sổ số 46, số 47, số 48 và số 49, kế toán XN phải vào Sổ đăng ký chứng từ (Biểu số 3.1).
Biểu số 3.1:
Xí nghiệp may Vạn Xuân Phòng kế toán tài chính SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ (Trích) Năm 2006 Đơn vị: đồng Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 46 26/10 115.558.330 47 28/10 280.221.708 48 30/10 131.020.363 49 31/10 526.800.401 Ngày 31 tháng 10 năm 2006
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Hai là, về phương pháp tập hợp các khoản mục chi phí sản xuất
− Đối với khoản mục CPNVLTT
XN cần quản lý chặt chẽ hơn các loại nguyên vật liệu chính và phụ về mặt số lượng. Hiện tại, XN chưa chi tiết các loại NVL thành NVL chính và nguyên phụ liệu một cách triệt để, như vậy sẽ khó khăn cho việc xác định mức độ tiêu hao thực tế của từng loại NVL so với định mức đặt ra. Để khắc phục điều này, XN nên chi tiết các loại NVLTT thành NVLC như vải các loại, phụ liệu như cúc, chỉ, khuy…Đối với NVLC và phụ liệu lại được theo dõi riêng mức tiêu hao thực tế so với định mức SX của từng mã hàng. Từ đó sẽ xác định chính xác số lượng nguyên vật liệu tiết kiệm hay hao hụt so với định mức để có biện pháp xử lý.
Mặt khác, Xí nghiệp cần có chế độ khen thưởng để khuyến khích ý thức tiết kiệm NVL của các bộ phận sản xuất. Việc làm này là hoàn toàn mang lại lợi ích cho XN, bởi vì trong hợp đồng gia công khi giao NVL cho XN, bao giờ khách hàng cũng phải giao thêm một số phần trăm nhất định (3,5%) theo số NVL đó để bù đắp vào những mất mát, hao hụt, kém phẩm chất trong quá trình vận chuyển và trong SX. Nếu số NVL dôi ra đó được tiết kiệm tối đa thì XN sẽ thu được thêm một khoản doanh thu tiết kiệm của mình.
− Đối với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp
Về chế độ thưởng cho công nhân sản xuất trực tiếp, Xí nghiệp nên áp dụng thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất. Vì nếu tiết kiệm được nguyên vật liệu thì khoản này sẽ được tính vào doanh thu của Xí nghiệp, tiền thưởng cho công nhân sẽ được lấy từ nguồn tiết kiệm tuỳ theo số lượng tiết kiệm được nguyên vật liệu của từng công nhân nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Để xác định mức thưởng, trước hết phải biết được lượng tiết kiệm nguyên vật liệu của từng đơn hàng. Trong tháng, khi SPHT nhập kho, các tổ trưởng của các tổ sản xuất thuộc các phân xưởng tổng hợp lượng NVL tiết kiệm được của từng công nhân tổ mình rồi gửi bảng tổng hợp lên Phòng kế toán tài chính của Xí nghiệp để tính ra lương thưởng cho công nhân.
Hiện nay Xí nghiệp chỉ thực hiện tính BHXH cho số lao động dài hạn (có hợp đồng từ 3 tháng trở lên). Do vậy, Xí nghiệp nên xem xét lại việc quản lý lao động đặc biệt là đội ngũ lao động ngắn hạn, sau một thời gian làm việc lâu dài Xí nghiệp nên tổ chức ký hợp đồng lao động dài hạn và cho họ hưởng chế độ đóng BHXH. Điều này là hết sức quan trọng với Xí nghiệp vì theo chế độ, tất cả các doanh nghiệp sau khi đã ký hợp đồng lao động ngắn hạn với người lao động sau 2 lần thì phải ký hợp đồng dài hạn với họ và phải tổ chức đóng BHXH cho họ. Khi được hưởng những ưu đãi này chắc chắn người lao động sẽ yên tâm lao động và sẽ cố gắng hết mình cho Xí nghiệp, nâng cao hiệu quả SXKD…
Xí nghiệp nên thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất trực tiếp nói riêng cũng như các bộ phận lao động khác nói chung trong toàn Xí nghiệp.
Hiện tại, Xí nghiệp không thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất. Theo chế độ quy định, một năm người lao động được nghỉ phép 12 ngày, mặt khác, Xí nghiệp có tới trên 287 lao động và trong đó trên 70% là lao động nữ và công nhân sản xuất trực tiếp chiếm tới trên 88,55%. Lương công nhân trực tiếp biến động thường xuyên nhưng Xí nghiệp không trích trước tiền lương nghỉ phép cho CBCNV. Nếu tiền lương nghỉ phép phát sinh tăng đột biến trong khi sản phẩm trong kỳ giảm đi đáng kể thì số tiền lương được phân bổ vào giá thành sản phẩm sẽ làm giảm giá thành bị biến động bất hợp lý.
Kế toán trích trước tiền lương công nhân nghỉ phép như sau:
Hàng tháng, trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 622
Có TK 335
Nợ TK 335
Có TK 334
Trên cơ sở đó, tính giá thành sản phẩm trong tháng không bị biến động do số lao động nghỉ phép nhiều hay ít. Sau khi tính tổng số tiền lương nghỉ phép trong năm nên giao xuống từng phân xưởng, tổ sản xuất. Do đó, trong CPNCTT đã bao gồm cả mức trích trước tiền lương nghỉ phép.
− Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung
Để không ảnh hưởng tới SX và GTSP trong kỳ và để chủ động hơn đối với việc sửa chữa lớn TSCĐ, Xí nghiệp cần trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, và sử dụng TK 335 “Chi phí phải trả” để hạch toán.
Khi trích trước CPSCL TSCĐ theo kế hoạch, kế toán ghi: Nợ TK 627,641,642
Có TK 335
Nếu sửa chữa TSCĐ theo kế hoạch, kế toán ghi: Nợ TK 335
Có TK 2413 - Chi phí SCL TSCĐ Nếu sửa chữa ngoài kế hoạch, kế toán ghi:
Nợ TK 142
Có TK 2413
Cuối tháng phân bổ dần vào CPSXKD, kế toán ghi: Nợ TK 627,641,642
Có TK 142