II- Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty
Xêri: AA/2003T Hoá đơn (GTGT) Số: 007
Hoá đơn (GTGT) Số: 0079302 (Liên 2: Giao khách hàng)
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Hà - Lào Địa chỉ: 164 Hồng Mai - Hà Nội
Mã TK: 420A- 00423 MST: 0101339596 Họ tên ngời mua hàng: Bùi Minh Lợng
Đơn vị: Công ty vật t tổng hợp Hà Tây
Địa chỉ: 126 - Quang Trung- Hà Đông -Hà Tây Số TK: 710A- 00399 Hình thức thanh toán: TM MST: 0500232288 tt Tên hàng hoá,dịch vụ Mã số Đơn vị Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3=1*2 1- 2- Cớc v/c kẽm thỏi từ Lào Cai về Hà Đông Cớc v/c kẽm đồng Lào Cai- Đông Anh
Tấn Tấn 60 30 120.952,38 142.857,14 7.257.143 4.285.714 Cộng tiền hàng: 11.542.857 Thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 577.143 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.120.000 Số tiền viết bằng chữ:
Mời hai triệu một trăm hai mơi ngàn đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Trờng hợp chi phí mua ngoài nh tiền sa chữa TSCĐ quá lớn thì Công ty sử dụng phơng pháp trả trứơc, sau đó phân bổ vào các kỳ hạch toán sau, kế toán ghi kỳ này:
Nợ TK 641 Nợ TK 642
Có TK 142
Số liệu trong sổ cái TK 641, 642 nh sau: Nợ TK 641: 8.109.000
Nợ TK 642: 15.168.600
Có TK 142: 23.277.600
* Chi phí bằng tiền khác:
Chi phí bằng tiền phát sinh ở các bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp phản ánh toàn bộ các chi phí khác phục vụ cho công tác bán hàng, công tác quản lý doanh nghiệp ngoài các chi phí kể trên nh chi phí tiếp khách, hội nghị, chi phí thanh toán nghỉ phép, chi về độc hại, áp tải tiền mặt, chi phí sử dụng xe Công ty đi công tác, tiền công tác phí, nớc uống, tiền ăn tra của CBCNV, vệ sinh y tế, chữa bệnh phòng cháy chữa cháy chống độc hại và các chi phí khác,... Khi phát sinh bằng tiền khác kế toán ghi:
Nợ TK 641:chi phí bán hàng
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 331... Phiếu chi Nợ 642: 3.701.000 Ngày 19 tháng 6 năm 2004 Nợ 133: 15.900 Có 111: 3.716.900 Họ tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thanh Mai
Địa chỉ: Phòng TCCB - LĐTL
Số tiền: 3.716.900đ (Viết bằng chữ): Ba triệu bảy trăm mời sáu ngàn chín trăm đồng
Kèm theo: 1HĐ GTGT. Chứng từ gốc: 0035210 ...đã nhận đủ số tiền (viết băng chữ):
Thủ trởng Kế toán Ngời lập Thủ quỹ Ngời nhận đơn vị trởng phiếu tiền
(ký,ht,đóng dấu) (ký, ht) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên)
1.5-Các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí:
Để thuận tiện và đơn giản hơn cho công tác kế toán, doanh nghiệp thống nhất triách một lần ( tức là khi nào cơ quan thuế thu thuế thì doanh nghiệp nộp và trích luôn khoản này vào cuối tháng).
Các khoản dự phòng: Năm nay lãnh đạo Công ty họp bàn và thống nhất loại bỏ các khoản trích lập dự phòng nh dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá đâù t NH, DH
1.6-Chi nội bộ khác:
Nội dung của các khoản chi nội bộ khác nh là: chi tạm ứng chi phí cho các CH, các phòng của Công ty, chi phí khi mua hàng,...
Khi các cán bộ quản lý của các CH tạm ứng một khoản tiền để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị, kế toán trên Công ty ghi
Nợ TK 141: Tạm ứng Có TK 111, 112, ...
Khi phân bổ hạch toán các khoản chi phí cảu các cửa hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641: chi phí bán hàng
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 141: Tạm ứng
Khi tạm ứng ngời tạm ứng phải viết giấy xin tạm ứng và phải đợc sự đồng ý của lãnh đạo Công ty thủ quỹ mới cho tạm ứng và viết phiếu chi và kế toán hạch toán nh sau trên.
Lấy số liệu trong sổ chi tiết TK 641 và TK 642 tháng 6/2004 nh sau: Nợ TK 641: 2.000.000
Nợ TK 642: 10.951.000 Có TK 141: 12.951.000
*Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN vào TK 512- "Doanh thu nội bộ"
Khi xe ôtô, xe cẩu... của Công ty trong cả bộ phận bán hàng và bộ phận QLDN lấy xăng dầu của Công ty làm nhiên liệu, hay nói cách khác lấy vật liệu hàng hoá của Công ty lam tiền công tác phí, nhng vì các đơn vị hạch toán doanh thu riêng nên kế toán Công ty ghi nh sau:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN
Có TK 512: Doanh thu nội bộ Thực tế số liệu trong sổ chi tiết TK 512, ta có: Nợ TK 641: 5.860.000
Nợ TK 642: 2.900.000
Có TK 512: 8.760.000
Tơng tự nh trên, khi xuất kho hàng hoá để dùng trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN
Có TK 156: Hàng hoá
Thực tế số liệu trong sổ chi tiết TK 156, ta có: Nợ TK 641: 4.562.000
Có TK 156: 4.562.000
Các đơn vị trực thuộc có thể tự tìm nguồn hàng và tiến hành kinh doanh. Nếu đơn vị không đủ vốn để kinh doanh lô hàng này thì thủ trởng đơn vị có thể đề đơn lên lãnh đạo Công ty xin vay vốn kinh doanh trong đó phải kèm theo cả phơng án kinh doanh để cấp trên duyệt, và sau mỗi lần kinh doanh này đơn vị phải nộp đầy đủ những giấy tờ hợp lệ lên Công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN
Tháng 6 có số liệu sau:
Nợ TK 641: 50.338.000 Có TK 136: 50.338.000
*Chi phí lệ phí giao thông:
Vì xăng dầu là một trong những mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty và mặt hàng này lại có khoản lệ phí giao thông nên khi bán hàng phải thu lệ phí giao thông của khách hàng, kế toán ghi:
Có số liệu tháng 6/2004 trong sổ chi tiết TK 641, TK 642:
Nợ TK 641: 878.000
Nợ TK 642: 265.000
Có TK 138: 1.143.000
1.7-Chi phí tài chính:
Chi phí tài chính của Công ty bao gồm chi phí lãi vay phải trả và lỗ do chênh lệch tỷ giá. Trong tháng này Công ty phải trả chi phí lãi vay là chính, dựa vao giấy thông báo trả lãi tiền vay của các ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 111, 112. 131, ... Nhật ký chứng từ số 7 số liệu nh sau: Nợ TK 635: 81.636.000 Có TK 112(BĐ):53.190.809 Có TK 112(ĐT):28.446.191 1.8- Hạch toán giá vốn hàng bán:
Công ty có những quy định chung về hạch toán giá vốn hàng bán cụ thể nh sau:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 136: CP mua hàng của các đơn vị mà lô hàng đó bán thẳng Có TK 156: Giá mua hàng hoá
Có TK 512: Doanh thu dịch vụ vận tải của lô hàng
Có TK 338: CP phát sinh đầu vào của hàng bán thẳng nhng cha chia
Có TK 331: Hàng bán thẳng tiền còn nợ ngời bán Số liệu trong NKCT số 8, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 15.748.648.000 Có TK 136: 3.288.097 Có TK 156: 10.491.690.237 Có TK 512: 3.116.567 Có TK 111: 3.250.000 Có TK 338: 3.366.666 Có TK 331: 5.243.636.433 1.9- Chi phí khác:
Trong Công ty chi phí khác là những chi phí nh thanh lý, nhợng bán TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hơp đồng kinh tế, bị phạt thuế, truy nộp thuế, chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi ghi sổ kế toán, hàng thiếu ở các đơn vị, hàng thiếu trong kho, v.v...kế toán ghi:
Nợ TK 811-Chi phí khác Có TK 156, 331, ... Số liệu trích nhật ký chứng từ số 8 nh sau: Nợ TK 811: 637.900 Có TK 156: 460.900 Có TK 331: 176.000
Sổ theo dõi chi tiết TK 811
Tháng 6 năm 2004 TT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 811, ghi Có các TK TK 156 TK 331 Cộng Nợ TK 811 1. 13/6/04 Hàng thiếu ở kho hàng 460.900 460.900 2. 19/6/04 Trả tiền thừa cho bên bán 176.000 176.000
3. Cộng 636.900
2-Tổ chức hạch toán doanh thu:
2.1-Doanh thu bán vật t, hàng hoá:
Doanh thu bán hàng đợc kế toán tổng hợp dựa vào bảng sao kê xuất hàng hoá và đợc hạch toán vào TK 511-" Doanh thu bán hàng hoá" và TK 512-" Doanh thu nội bộ"
Nội dung những khoản doanh thu bao gồm: Doanh thu bán xăng dầu, vật t, thiết bị... Hàng ngày kế toán ở các đơn vị trực thuộc bán đợc bao nhiêu hàng hoá viết hoá đơn bán hàng và vao bảng sao kê Nhập- Xuất hàng hoá sau đó vào sổ công nợ và gửi lên Công ty để bộ phận kế toán trên Công ty căn cứ chứng từ hạch toán.
Tài khoản 511- "Doanh thu nội địa" luôn đợc phản ánh đối ứng Nợ với TK 131- "Phải thu của khách" để theo dõi chi tiết công nợ của khách hàng đợc thuận lợi và để công tác hạch toán báo cáo thuế đợc dễ dàng hơn.
Theo bảng kê số 11, có số liệu sau:
Nợ TK 131: 16.629.002.000
Có TK 511: 16.629.002.000
Doanh thu của Công ty đợc tổng hợp từ các đơn vị trực thuộc. Muốn kinh doanh lô hàng nào đó đơn vị phải trình bày phơng án kinh doanh lên Công ty để giám đốc và kế toán trởng duyệt, nếu đồng ý thì Công ty sẽ trích trớc cho đơn vị cơ sở một số tiền tạm ứng để đủ điều kiện kinh doanh lô hàng.
Doanh thu nội bộ của Công ty là những doanh thu từ dịch vụ vận tải, từ tổ cẩu của Công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 156.2: áp giá nhập khẩu hàng nội địa Có TK 512: Doanh thu nội bộ
Số liệu trong sổ cái TK 512 tháng 6/2004 nh sau:
Nợ TK 156.2: 22.297.000
Có TK 512: 22.297.000
Khi mua hàng phải nhận của ngời bán hoá đơn GTGT để về quyết toán với Công ty, mẫu hoá đơn GTGT của hàng mua về nh sau:
hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL
Liên 2: Giao khách hàng BU/2004B
Ngày 8 tháng 6 năm 2004 No:0018573 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp t nhân thép Thịnh Việt
Địa chỉ: 570-Đờng Láng -Hà Nội MST: 0101126601
Họ tên ngời mua hàng: Trần Văn Trụ Đơn vị: Công ty vật t tổng hợp Hà Tây Địa chỉ: 126-Quang Trung- Hà Đông
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0500232088
dịch vụ số ợng A B C D 1 2 3=1*2 1 Thép tròn chế tạo C45 Φ200 kg 6260 7.048 44.120.480 Cộng tiền hàng: 44.120.480 Thuế GTGT: 5% 2.206.024 Tổng cộng tiền thanh toán: 46.326.504 Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đ/vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký đóng dấu, ht)
Sau khi mua hàng về đơn vị có thể bán ngay lô hàng này và có mẫu hoá đơn của Công ty nh sau:
hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL
Liên 3: Lu nội bộ HN/2003B
Ngày 9 tháng 6 năm 2004 No:0055528 Đơn vị bán hàng: Công ty vật t tổng hợp Hà Tây
Địa chỉ: 126- Quang Trung- Hà Đông- Hà Tây MST: 0500232288
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Tuấn Cờng Đơn vị: Công ty cơ điện Đại Dơng
Địa chỉ: La Khê - Hà Đông -Hà Tây
Hình thức thanh toán: TM+ Sec MST: 0500228027 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3=1*2 1 Thép tròn chế tạo C45 Φ200 kg 6260 7.652,4 47.904.024 Cộng tiền hàng: 47.904.024 Thuế GTGT: 5% 2.395.201 Tổng cộng tiền thanh toán: 50.299.225 Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đ/vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký đóng dấu, ht)
Sau khi mua bán hàng hoá kế toán đơn vị phải lập bảng sao kê Nhập - Xuất vật t, hàng hoá để gửi lên Công ty:
Sau khi bán hàng, khách hàng chuyển trả tiền hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua Ngân hàng, nếu đơn vị cơ sở bán hàng thu tiền thì sau đó phải nộp tiền lên Công ty và kế toán viết phiếu thu