I. Một số nét khái quát về công ty dịch vụ thơng mạ iD & T
I.6.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Để phục vụ tốt công tác quản lý doanh nghiệp, công ty có phòng kế toán đợc tổ chức với chức năng và nhiệm vụ sau:
I.6.1. Chức năng
Tham mu, giúp việc cho giám đốc quản quản lý, điều hàng tài chính và cơ sỏ vật chất lỹ thuật của công ty, hớng dẫn kiểm tra các phòng ban, các đơn vị trực thuộc trực hiện mọi nhiệm vụ của nhà nớc về hạch toán kết toán, ghi chép, sổ sách, thống kê ban đầu đảm bảo thông tin bằng số liệu cụ thể, đầy đủ trung trực, chính xác, kịp thời thu nhận thông tin và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, vật t, tiền vốn và sự vận động của chúng cho giám đốc. Đồng thời kiểm tra và giám sát, hơng dẫn toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo đúng pháp luật của nhà n- ớc.
I.6.2. Nhiệm vụ
Ghi chép, tính toán , phản ánh chính xác đày đủ trung thực, kịp thời liên tục và có hệ thống tài sản, vật t, vốn hiện có cũng nh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t, vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nớc, kiểm tra việc thực hiện lỷ luật tài chính, việc giã gìn và sử dụng các loại tài sản, vật t tiền vốn, kinh phí.
- Cung cấp số liệu, tài liệu, thông tin, kinh tế cho việc điều hành sản xuấTkinh doanh, tổn hợp phân tích hoạt động kinh tế, tài chính cho côn tác thống kê và thông tin công tác kinh tế các cấp.
- Hớng dẫn đôn đốc kiểm tra và thực hiện kịp thời đầy đủ toàn bộ chứng từ kế toán của công ty. Hớng dẫn các bộ phận phòng ban liên quan thực hiện
tốt chế độ ghi chếp, thông kê, luân chuyển chứng twf và các nghiệp vụ kế toán cấp phát cho các đơn vụ sử dụng hoá đơn đến khi thu hồi, đói chiếu, quyết toán và giao nộp theo quy định của cục thuế.
- Tổ chức toàn bộ công tác hạch toán phù hợp với đặc điểm, tính chất sản xuấTkinh doanh của công ty đáp ứng nhu cầu đổi mới chế độ quản lý trên cơ sở điều lệ tổ chức kế toán của nhà nớc và các quy trình về hạch toán hiện hành của Công ty thơng maịi D&T.
- Giúp giám đốc công tổ chức phân tích hoạt động kinhtế, tham gia nghiên cu cải tiến tổ chức sản xuất, cải tiến quản ls kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả sản xuấTkinh doanh của công ty.
- Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trởng , ngời phụ trách chung chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về công tác kế toán, thống kê chung toàn công ty. Tiếp đến là phó phòng kế toán, là ngời giúp việc cho kế toán trởng có trách nhiệm hớng dẫn các nhân viên kế toán về công tác hạch toán kế toán.
- Cuối cùng là kế toán viên theo dõi phần hàng của công ty.
Công tác hạch toán tại phòng kế toán: do đặc thù của ngành dầu nhớt, tổng cong t Exon mobil Việt Nam đã xây dựng hệ thống kế toná trên cơ sở ché độ kế toná ban hành hiện thời của nhà nớc đợc bộ tài chính chấp nhận bằng văn bản số 3 TC/TĐTK ngày 05/11/1998.
Nhằm phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phản ánh, ghi chứp, lu trữ chứng từ hệ thống sổ sách kế toàn và kệ thóng báo cáo) đều đợc thực hiện ở phòng kế toná, tuy nhiên có sự phân tán nghiệp vụ xuống đơn vị trực thuộc nh đội xe, kho vật t... để thực hiện công tác kế toán bằng máy tính đang tiến hành tại công ty và để phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty về quy mô tổ chức, trình độ khả năng của đội ngũ kế toán, công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng chung”.
Trình tự ghi chép sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiêu thụ Kế toán hàng hoá Kế toán chi phí tính giá thàng và tiền lương
Toàn bộ chơng trình hạch toán đợc ghi chép, tính toán lập báo cáo bằng máy tính đúng các mẫu số hiện hành. Các bộ phân kế toán có nhiệm vụ in sổ nhật ký, sổ chi tiết ... kiểm tra tính chính xác và hợp lý của số liệu, thực hiện mối quan hệ đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan, lu trữ sổ sách đúng chế độ quy định.
Chứng từ gốc Bảng cân đối phát sinh Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung