Hiện nay, cụng ty Cổ phần DHG sử dụng phần mềm kế toỏn “SYTERM DHG ACCOUNTING” – SAS để ghi sổ, phần mềm kế toỏn này giỳp cho đơn vị hạch toỏn một cỏch chớnh xỏc, cụ thể và rỳt ngắn được cỏc bước lập trong bỏo cỏo tài chớnh, giỳp doanh nghiệp đưa ra bỏo cỏo một cỏch nhanh nhất.
Trờn cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản, việc xõy dựng nờn hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn thớch hợp cho quỏ trỡnh thực hiện cụng tỏc kế toỏn là điều kiện vụ cựng quan trọng trong cụng tỏc tổ chức hạch toỏn. Do đặc điểm sản xuất – kinh doanh của cụng ty quy mụ vừa đồng thời cú nhu cầu phõn cụng lao động kế toỏn, vỡ vậy cụng ty sử dụng hỡnh thức kế toỏn “Nhật kớ chung”. Theo hỡnh thức kế toỏn này, số lượng sổ sỏch sử dụng tại cụng ty bao gồm đầy đủ cỏc loại sổ tổng hợp, chi tiết đỳng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chớnh và một số mẫu chi tiết do Cụng ty tự lập theo quy định của Ban lónh đạo toàn Cụng ty.
Hệ thống sổ sỏch sử dụng của Cụng ty bao gồm:
+ Sổ cỏi cỏc tài khoản: được mở riờng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang tựy theo số lượng ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhiều hay ớt của từng tài khoản.
+ Sổ chi tiết cỏc tài khoản: dựng để phản ỏnh chi tiết cỏc nghệp vụ kinh tế phỏt sinh theo từng đối tượng kế toỏn riờng biệt mà trờn sổ kế toỏn tổng hợp chưa phản ỏnh được. số tiền trờn sổ kế toỏn chi tiết cung cấp cỏc chỉ tiờu chi tiết về tỡnh hỡnh tài sản, vật tư, tiền vốn, tỡnh hỡnh hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Cụng ty và là căn cứ để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Sổ theo dừi tài sản cố định
Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng húa
Thẻ kho
Sổ chi tiết chi phớ sản xuất
Bảng tớnh giỏ thành sản phẩm
Sổ chi tiết chi phớ trả trước, chi phớ phải trả
Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn, người mua, thanh toỏn nội bộ…
Cỏc bảng kờ, bảng phõn bổ
Cỏc bỏo cỏo tài chớnh lập ở cụng ty gồm:
Bảng cõn đối kế toỏn; Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo thực hiện nghĩa vụ đối với cấp trờn…
Sơ đồ 2.3. Trỡnh tự ghi kế toỏn tại Cụng ty Cổ phần DHG Ghi hàng ngày Ghi hàng thỏng Đối chiếu 2.1.3.3. Cỏc chế độ và phương phỏp kế toỏn ỏp dụng + Chế độ kế toỏn ỏp dụng:
Cụng ty DHG ỏp dụng chế độ kế toỏn Việt Nam ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh và cỏc văn bản hướng dẫn
Nhật kớ chung Chứng từ kế toỏn
Chứng từ được mó húa và nhập vào mỏy vi tớnh
Sổ cỏi tài khoản Sổ chi tiết tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết số phỏt sinh
Chứng từ mó húa cỏc bỳt toỏn kết chuyển, điều chỉnh
Bảng cõn đối tài khoản Bảng cõn đối kế toỏn và cỏc bỏo cỏo
kốm theo.
Cỏc chứng từ, tài khoản và hệ thống bỏo cỏo của cụng ty được lập theo hệ thống
kế toỏn Việt Nam và hệ thống chuẩn mực kế toỏn Việt Nam do Bộ tài chớnh ban
hành.
+ Niờn độ kế toỏn:
Áp dụng theo năm, năm kế toỏn trựng với năm dương lịch bắt đầu từ ngày 1/1 đến
31/12 hàng năm.
+ Kỳ kế toỏn: Áp dụng kỡ kế toỏn theo thỏng, bờn cạnh đú cũn ỏp dụng kỳ kế toỏn
theo quý.
+ Đơn vị tiền tệ: VNĐ
+ Phương phỏp tớnh thuế GTGT: thuế GTGT tớnh theo phương phỏp khấu trừ. + Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho: Cụng ty ỏp dụng kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
+ Phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đỏnh giỏ theo giỏ gốc.
+ Phương phỏp tớnh khấu hao tài sản cố định: Gớa trị khấu hao Tài sản cố định của cụng ty được tớnh theo phương phỏp đường thẳng. Thời gian khấu hao ỏp dụng theo thời gian quy định tại quyết định số 206/QĐ – BTC của Bộ tài chớnh.
2.2. THỰC TẾ KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG
2.2.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ NGUYấN, VẬT LIỆU SỬ DỤNG
2.2.1.1. Phõn loại nguyờn, vật liệu
Cụng ty Cổ phần đầu tư DHG là một đơn vị xõy dựng cơ bản nờn nguyờn vật liệu là những đối tượng do Cụng ty mua ngoài dựng cho mục đớch kinh doanh xõy lắp. Cũng như những ngành kinh doanh khỏc, nguyờn vật liệu là đối tượng lao động đó được vật húa dưới dạng như sắt, thộp, xi măng, gạch, cỏt,… Nguyờn vật liệu chỉ tham gia vào sản xuất nhất định và khi tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất, dưới tỏc động của lao động và được cỏc đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để chế tạo sản phẩm mới.
Nguyờn vật liệu sử dụng trong cụng ty cú nhiều chủng loại, nhiều thứ và mỗi loại cú vai trũ cụng dụng khỏc nhau trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Cụng ty đó phõn loại cỏc loại nguyờn vật liệu theo những nhúm chớnh như sau: - Nguyờn liệu, vật liệu chớnh: Là những nguyờn vật liệu mà sau quỏ trỡnh gia cụng, chế biến sẽ cấu thành hỡnh thỏi vật chất của sản phẩm như: Xi măng, sắt, thộp, gạch, cỏt,…
- Nguyờn liệu, vật liệu phụ: Là những loại nguyờn vật liệu cú tỏc dụng phụ trong quỏ trỡnh sản xuất, kinh doanh và được sử dụng để kết hợp với nguyờn vật liệu chớnh để hoàn thiện và nõng cao tớnh năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho cụng cụ lao động hoạt động bỡnh thường, hoặc được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý như: Đinh, que hàn, sika,…
- Nhiờn liệu: là cỏc loại năng lượng được Cụng ty sử dụng trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, chủ yếu làm nguyờn liệu phục vụ cho quỏ trỡnh hoạt động của TSCĐ như: Xăng, điezen, Mazut, dầu chỡ, dầu bảo ụn…
Do khối lượng và chủng loại vật tư của cụng ty là rất nhiều và đa dạng nờn kế toỏn cụng ty lập sổ danh mục điểm nguyờn vật liệu để việc phõn loại và hạch toỏn nguyờn vật liệu được dễ dàng và khoa học.
Sổ danh mục điểm nguyờn, vật liệu của cụng ty rất dài vỡ thế trong đõy chỉ trỡnh bày túm tắt mẫu sổ của một số ớt nguyờn, vật liệu, dụng cụ chớnh.
Bảng 2.1: Sổ danh mục điểm nguyờn, vật liệu
SỔ DANH MỤC ĐIỂM NGUYấN, VẬT LIỆU
Ký hiệu Tờn nhón hiệu Đơn vị tớnh
Nhúm Danh điểm NVL 1520 Nguyờn, vật liệu chớnh 15201 Xi măng kg 15202 Sắt thộp kg 15203 Cỏt cỏc loại m3 15204 Đỏ cỏc loại m3 1521 15211 Gạch ngúi Viờn
152106 Vụi, ve, sơn kg
152107 Bờ tụng thương phẩm m3
…. …. …. ….
1522 Vật liệu phụ
152220/20 Vật liệu điện Cỏi
152242 Phụ gia Lớt
…. ….. ……. ……..
1531 Cụng cụ-dụng cụ
153190 Cụng cụ-dụng cụ lao động Chiếc
153191 Bảo hộ lao động Bộ (chiếc)
Theo sổ danh mục điểm trờn thỡ mỗi loại vật tư khi hạch toỏn cú một số hiệu riờng: vớ dụ, xi măng cú số hiệu tài khoản 15201, sắt thộp cú số hiệu 15202. Cũn đối với mỗi chủng loại vật tư của cỏc nhà cung cấp khỏc nhau thỡ mang số hiệu tài khoản chi tiết riờng, chẳng hạn: xi măng hokim: 15201001; xi măng Hoàng Mai PC30: 15201002....
2.2.1.2. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu
a, Tớnh giỏ nhập kho nguyờn vật liệu:
Do đặc thự của Cụng ty là doanh nghiệp thi cụng, xõy dựng cơ bản nờn cụng ty khụng tự sản xuất, chế biến vật tư. Nguyờn vật liệu Cụng ty sử dụng chủ yếu được mua trờn thị trường tự do, Cụng ty ỏp dụng tớnh giỏ vật liệu theo điều 04 chuẩn mực kế toỏn Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết
liệu nhập kho được tớnh theo giỏ gốc, cho nờn Giỏ nhập kho nguyờn vật liệu của cụng ty được tớnh theo cụng thức:
Giỏ thực Giỏ mua Cỏc khoản Chi phớ tế nhập = ghi trờn - giảm giỏ, + thu kho húa đơn chiết khấu TM,... mua
Trong đú:
- Cỏc khoản làm giảm giỏ thực tế nhập kho nguyờn vật liệu bao gồm: Chiết khấu thương mại, đú là số tiền mà cụng ty được nhà cung cấp giảm trừ vào giỏ trị phải trả của số vật tư mua vào khi chỳng cú số lượng lớn; Giảm giỏ hàng bỏn, là số tiền mà người bỏn trừ cho cụng ty khi số vật liệu của họ khụng đỳng chất lượng như trong hợp đồng hoặc sai quy cỏch, lạc hậu so với thị hiếu…
- Chi phớ thu mua bao gồm chi phi vận chuyển, bốc dỡ; chi phớ thuờ kho bói; tiền cụng tỏc phớ của cỏn bộ thu mua; chi phớ của bộ phận thu mua độc lập; hao hụt định mức phỏt sinh từ nơi mua đến kho cụng ty.
Vớ dụ: Ngày 24/12/2009, để phục vụ dự ỏn Sài Gũn Pearl, Cụng ty tiến hành
mua nhập kho 10.000kg xi măng HOKIM của cụng ty TNHH Linh Thành theo húa đơn GTGT số 0016753 ngày 24, thỏng 12, năm 2009 với giỏ 952 đồng/kg. Ngoài ra cụng ty cũn phải trả chi phớ thuờ ngoài vận chuyển, bục dỡ vật tư đến kho của cụng trỡnh là 515.000 đồng. Vậy giỏ thực tế nhập kho của lượng xi măng mua ngoài trờn là:
10.000*952 + 515.000 = 10.034.500 đồng
Số xi măng trờn được nhập kho cựng ngày theo PNKSGV746 ngày 24, thỏng 12, năm 2009 với giỏ thực tế là: 10.034.500 đồng.
b, Tớnh giỏ xuất kho nguyờn vật liệu:
Khi xuất kho nguyờn vật liệu, Cụng ty sử dụng phương phỏp giỏ thực tế đớch danh nghĩa là khi xuất kho lụ hàng nào thỡ tớnh giỏ xuất kho theo giỏ thực tế nhập kho của lụ hàng đú.
Vớ dụ: Ngày 24/12/2009, Cụng ty nhập kho 6000 viờn gạch lỗ Saigon với đơn giỏ 873 đồng/viờn của Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc với tổng giỏ thanh toỏn theo húa đơn GTGT số 0016755 ngày 23 thỏng 12 năm 2009 là 5.238.000 đồng, số vật tư này được nhập kho theo phiếu nhập kho SGV747 ngày 24, thỏng 12, năm 2009 tại kho Saigon Villas. Cựng ngày, do yờu cầu của tổ nhõn cụng số 1, cụng ty xuất kho một nửa số gạch đú phục vụ thi cụng phần thụ. Và đơn giỏ xuất kho được xỏc định bằng giỏ mua của số gạch đú là 873 đồng/viờn. Do đú, tổng giỏ trị xuất kho số vật liệu đú là: 3000*873 = 2.619.000 đồng theo PXKSGV3469 ngày 24, thỏng 12, năm 2009 (kho Saigon Villas).
2.2.2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỬ DỤNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU
2.2.2.1. Chứng từ kế toỏn tăng nguyờn, vật liệu
Để đảm bảo cho cụng việc quản lý, sử dụng vật tư, cụng cụ, dụng cụ trong cụng tỏc sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, Cụng ty đó sử dụng những chứng từ cú tớnh chất đặc thự như sau:
Giấy yờu cầu mua vật tư cú sự phờ duyệt của giỏm đốc.
Biờn bản duyệt giỏ
Hợp đồng mua bỏn vật tư
Biờn bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ
Biờn bản bàn giao hàng húa
Húa đơn tài chớnh (ghi rừ tờn, chủng loại, quy cỏch, xuất xứ)
Chứng chỉ chất lượng hàng húa
Là đơn vị chuyờn sản xuất kinh doanh xõy lắp với mục tiờu chất lượng là hàng đầu, vỡ thế khi nhập một lượng vật tư để sử dụng thi cụng cụng trỡnh bao
số lượng là bao nhiờu và khi số vật tư đú cú đỳng chủng loại và chất lượng yờu cầu hay khụng. Tại Cụng ty: cỏc đội thi cụng, cỏc ban chỉ huy căn cứ vào nhiệm vụ thi cụng tại hiện trường để tớnh toỏn lượng vật tư cần thiết để phục vụ thi cụng và lập phiếu yờu cầu mua vật tư gửi về phũng kinh tế - kế hoạch.
Bảng 2.2. Mẫu phiếu yờu cầu mua vật tư:
CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH XÂY DỰNG CễNG NGHIỆP Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
……….. Hà Nội, ngày 20 thỏng 12 năm 2009
GIẤY YấU CẦU MUA VẬT TƯ Kớnh gửi: ễNG GIÁM ĐỐC CễNG TY DHG
Cụng trỡnh: Sài Gũn Pearl Villas Hạng mục: Phần thụ
BCH cụng trỡnh đề nghị ễng duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tờn vật tư,quy cỏch, chất lượng Mục đớch sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chỳ 1 Thộp 1 ly Phục vụ thi cụng Kg 10
2 Xi măng Hokim Phục vụ thi cụng Kg 2500
3 Gạch lỗ SG 8ì8ì18 Phục vụ thi cụng Viờn 3000
Rất mong ụng quan tõm giải quyết!
Ghi chỳ: - Phải ghi rừ thụng số kỹ thuật chủ yếu của cỏc loại vật tư yờu cầu, tiến độ yờu cầu. - Gửi phiếu yờu cầu vật tư trước 03 ngày kể từ ngày sử dụng (đối với vật tư thụng thường) hoặc tối thiểu trước 1 ngày đối với loại vật tư cần đặt hàng.
GIÁM ĐỐC BCH CễNG TRèNH CÁN BỘ Kí THUẬT NGƯỜI YấU CẦU
Sau khi được xỏc nhận của tổng giỏm đốc và cỏc phũng ban, nhõn viờn phũng kinh tế - kế hoạch tiến hành đi mua vật tư. Khi mua vật tư thỡ nhõn viờn thu mua vật liệu cần xem xột về chất lượng vật tư và giỏ cả với nhà cung cấp, sau khi cú sự nhất trớ của hai bờn thỡ lập Biờn bản duyệt giỏ và hợp đồng mua bỏn. Khi vật tư về, cỏn bộ vật tư và ban chỉ huy cụng trường cựng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, chủng loại và quy cỏch của vật tư.
Bảng 2.3. Mẫu biờn bản kiểm nghiệm vật tư
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CễNG TY ĐẦU TƯ XD&TM DHG ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC Hà Nội ngày 4, thỏng 12, năm 2009 BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Cụng trỡnh SaigonPearl Villas Hạng mục: Phần thụ
Căn cứ theo yờu cầu ngày 2, thỏng 12, năm 2009 của ụng Đỗ Văn Minh Ban kiểm nghiệm gồm:
1. ễng Đỗ Văn Minh Chức vụ: CHT Cụng trỡnh 2. ễng Nguyễn Tuấn Anh Chức vụ: CB Vật tư 3. ễng: Trần Duy Nam Chức vụ: Thủ kho
TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư Mó số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng bỏn hàng theo húa đơn
Thực tế kiểm nghiệm Ghi chỳ Đỳng quy cỏch Khụng đỳng quy cỏch 1 Gạch Saigon 8ì8ì18 viờn 6000
í kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo chất lượng theo yờu cầu 2
BCH CễNG TRƯỜNG CB VẬT TƯ THỦ KHO
lượng vật tư theo yờu cầu đó về đủ hay chưa, cũng như giỳp thủ kho theo dừi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đú làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giỏ trị thanh toỏn (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần: như thộp, xi măng, cỏt, đỏ,...) và cũn giỳp cho một số phũng quyết toỏn được lượng vật tư.
Bảng 2.4. Mẫu biờn bản bàn giao vật tư:
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DHG ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
Hà Nội ngày 04, thỏng 12, năm 2009 BIấN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ
Ngày 04, thỏng 12, năm 2009
Tại: Kho Cụng trỡnh Saigon pearl Villas
Chỳng tụi gồm:
Bờn giao: Cụng ty TNHH Tuấn Quốc
1. ễng (Bà): Huỳnh Vũ Linh Chức vụ: CB Vật tư
Bờn nhận: Cụng ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG
1. ễng (Bà): Trần Duy Nam Chức vụ: Thủ kho Cựng nhau tiến hành bàn giao thiết bị, vật tư theo số lượng sau:
STT Tờn nhón hiệu, vật tư ĐVT Số lượng Ghi chỳ
1 Gạch lỗ Saigon 8ì8ì18 Viờn 6000
NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN
Cựng với biờn bản bàn giao vật tư thỡ hoỏ đơn giỏ trị gia tăng là một căn cứ khụng thể thiếu để lập phiếu nhập kho vật liệu.
HểA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT – 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG EU/2009B
Ngày 04 thỏng 12 năm 2009
Đơn vị bỏn hàng:…Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc..……… Địa chỉ:………