II. Thực trạng công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở Công ty Xuất
a. Quá trình luân chuyển chứng từ
Qua trình luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào phờng thức thanh toán đợc quy định trong hợp đồng kinh tế. Công ty thờng sử dụng các phơng thức: thanh toán bằng th tín dụng (L/C), thanh toán bằng th bảo đảm trả tiền (L/G), thanh toán bằng phơng thức chuyển tiền, thanh toán bằng phơng thức nhờ thu. Trong dố, th tín dụng là phơng thức thờng đợc sử dụng nhất.
Theo hợp đồng trên, công ty IMS phải thanh toán tiền cho công ty SCHMIDP Co. LTD bằng th tín dụng trả ngay. Quá trình luân chuyển chứng từ nh sau:
Căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng, kế toán ngoại hối và ngân hàng tiến hành làm thủ tục mở L/C gồm có: giấy xin mở tín dụng hàng hoá nhập khẩu, bản sao hợp đồng, giấy phép nhập khẩu, uỷ nhiệm chi để ký quỹ và trả phí ngân hàng. Ngân hàng xem xét và thoả thuận với công ty bằng một hợp đồng tín dụng.
Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài về đến ngân hàng, Công ty phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ trả tiền cho ngân hàng, để thanh toán cho nhà xuất khẩu. Bộ chứng từ gốc gồm có: hoá đơn thơng mại, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy bảo hiểm, giấy chứng nhận số lợng và chất lựng. Có nh vậy, Công ty mới nhận đợc bộ chứng từ này để đi nhận hàng.
Khi nhận đợc giấy báo hàng đả về càng hoặc sân bay, cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm nhận bộ chứng từ gốc đến địa điểm để nhận hàng .sau khi xuất trình giấy tờ hợp lệ, cán bộ kinh doanh làm thủ tục hải quan, giám định hàng hoá và nhận hàng sau đó phải tổ chức vận chuyển
Về kho hàng của Công ty. Nếu có khiếu nại, Công ty phải Fax hoặc Telex hoặc Cable cho đơn vị xuất khẩu để thống nhất giải quyết. Bộ chứng từ trong khâu này gồm có: giấy thông báo thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, tờ khai hàng hoá xuất khẩu và nhập khẩu (phụ lục kèm theo nếu có), chứng từ giám định về chất lợng Vinacontrol, ....
Khi bán hàng hoá, dựa vào những điều khoản đã đợc ký kết trong hợp đồng nội, kế toán tiêu thụ viết phiếu xuất kho gồm 3 liên, liên 1 lu tại nơi lập phiếu, liên 2 giao cho khách hàng làm chứng từ đi đờng, liên 3 thu kho giữ lại để ghi vào thẻ kho và viết hoá đơn trong đó phải ghi rõ :
+ Giá bán cha có thuế GTGT
+ Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán + Thuế GTGT.
+ Tổng giá thanh toán.
Toàn bộ chứng từ trên đợc chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Trên cơ sở bộ chứng từ nhận đợc, kế toán tiến hành ghi sổ và phản ánh toán bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu, sau đó lu trữ, bảo quản chứng từ.