III. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN:
b. Theo dõi những tài khoản trả nợ khơng đúng hạn:
Việc theo dõi sát sao các khoản nợ cĩ thể cho ta biết được những tài khỏan nợ khơng đúng hạn, việc khách hàng khơng trả nợ đúng hạn cĩ thểø do các nguyên nhân:
- Thứ nhất: Sự sao lõng từ phía khách hàng, họ khơng quan tâm đến việc thanh tốn đến các khoản nợ.
- Thứ hai: Sự khĩ khăn về tài chính, cĩ thể do trục trặc gặp khĩ khăn về tài chính nên dẫn đến việc chậm thanh tốn các khoản nợ.
Nguyễn Phương Tin_Lớp 23k24 Trang 78 78
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị kinh doanh
- Thứ ba: Sự cố tình khơng thanh tốn nợ, họ cố ý trốn tránh từ chối thanh tốn các khoản nợ.
Trong các nguyên nhân trên trường hợp thứ nhất ta cĩ thể nhắc nhở thúc giục họ thanh tốn các khoản nợ. Trường hợp thứ hai ta cĩ thể thơng cảm tình trạng khĩ khăn về tài chính của khách hàng, ta cĩ thể gia hạn cho họ thu xếp một kế hoạch trả tiền do hai bên thỏa thụận. Nhưng ở tình huống thứ ba rất nguy hiểm dể dẫn đến khả năng mất mát rủi ro về các khoản nợ. Tuy nhiên ta cĩ thể xem xét lý do từ chối thanh tốn của khách hàng cĩ thể là sự khơng hài lịng vêì phía khách hàng, điều này cĩ thể được giải quyết một cách dễ dàng nếu cơng ty cố gắng tìm hiểu và xĩa bỏ những điều khơng hài lịng đĩ.
Khi biết được những lý do của việc thanh tốn nợ khơng đúng hạn, cơng ty cần cĩ một hành động thích hợp, cần đưa ra các biện pháp thu tiền cĩ tính mạnh mẽ nếu cần thiết, tuy nhiên nên trì hỗn để tìm cách cứu vãn bất cứ khi nào cĩ thể.
Cĩ thể sử dụng các dạng mẫu 4,5 để theo dõi những khoản nợÜü khơng đúng hạn:(xem phụ lục biểu số 4,5)
c. Cơng tác thu nợ:
Đối với các doanh nghiệp nhỏ cĩ cấp tín dụng, khả năng thu nợ cĩ thể phản ánh được sự khác biệt giữa thành cơng hay thất bại của doanh nghiệp đĩ. Mặc dù kinh doanh bán chịu cĩ thể mang lại nhiều lợi nhuận, nhưng quá nhiều khoản nợ trả chậm cĩ thể mang lại cho doanh nghiệp đĩ tổn thất nhiều và hạn chế khả năng tạo ra lợi nhuận bởi vì:
- Một khoản nợ càng lâu càng khĩ thu
- Việc cố gắng thu nợ sẽ làm giảm thời gian thực hiện những nhiệm vụ khácï.
-Những khách hàng trước đây khơng muốn đến mua hàng nữa vì họ ngại gặp những người mà họ đang mắc nợ.
-Những khoản nợ trả chậm làm kẹt vốn cần cĩ để điều hành những hoạt động khác của doanh nghiệp, do đĩ hoạt động tín dụng của chính cơng ty sẽ bị tổn hại và doanh nghiệp sẽ khơng cĩ được lợi thế trong việc chiết khấu cho khách hàng mua trả ngay.
Do đĩ hiện nay để giảm thiểu những khỏan nợ khĩ địi, cơng ty cần lập bảng theo dõi những khoản nợ thu được ít nhất một tháng một lần (sử dụng mẫu minh họa phần phụ lục). Bản phân tích này tập trung vào các khoản nợ quá hạn, một khoản nợ được ghi nhiều lần trên sổ sách càng ít cĩ khả năng thu hồi.
Hai biện pháp cơ bản thường được sử dụng để đo lường chiều hướng dẫn đến các khoản nợ bị trả chậm.
-Thứ nhất: So sánh doanh số bán chịu với số tiênư thu được.
Nguyễn Phương Tin_Lớp 23k24 Trang 79 79
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị kinh doanh
-Thứ hai: So sánh doanh số bán chịu với số tiền mà khách hàng cịn nợ.
Cần phải cĩ được một sự liên hệ chặt chẽ giữa những khoản nợ thu được và doanh số bán chịu. Một dấu hiệu nguy hiểm là khi những khoản nợ thu được của khách hàng tụt lại sau những khoản nợ từ tuần này sang tuần khác.
Những thiệt hại do những khoản nợ được trừ khỏi thu nhập trước thuế, vì những khoản nợ này đã mất giá trị hồn tồn hay một phần.
Khi một khoản nợ đã quá hạn, cĩ hai mục tiêu phải hồn thành: -Thứ nhất: Thu lại tiền
-Thứ hai: Duy trì sự lui tới thường xuyên và quan hệ tốt với khách hàng.
Cần phải nhắc nhở họ phải trả tiền khi đã hết hạn mong muốn bằng thư, hoặc bằng điện thoại hay gặp trực tiếp với khách hàng. Tiếp xúc qua điện thoại và gặp trực tiếp cho phép chủ nợ cĩ thể dễ dàng điều chỉnh biện pháp của mình tùy theo phản ứng của người nợ.
Thư địi tiền địi hỏi phải được chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, thư phải ngắn gọn, lời lẽ khéo léo và dễ chịu, sử dụng cách tiếp cận tích cực (tránh dùng những từ ngữ nặng lời) và những thủ thuật khác hiệu quả để thu được những khoản nợ mà vẫn duy trì được quan hệ tốt giữa cơng ty với khách hàng.
Đối với những khoản nợ khĩ địi sẽ liệt vào danh sách khĩ địi, nếu những khoản nợ lớn mà người nợ khơng trả thì biện pháp cuối cùng là nhờ sự can thiệp của pháp luật.
Cơng tác thu nợ cĩ thể được thực hiện theo mơ hình sau:
Nguyễn Phương Tin_Lớp 23k24 Trang 80 80
Gởi thư kèm hĩa đơn và thúc dục trả nợ và khuyến cáo cĩ thể làm giảm uy tín trong yêu cầu
tín dụng 45 ngày sau
khi hĩa đơn đến hạn
Gởi thư kèm hĩa đơn và thơng báo nếu khơng trả nợ trong thời hạn 30 ngày sẽ hủy bỏ các gía trị tín dụng đã thiết lập
75 ngày sau khi hĩa đơn đến hạn
Gởi thư kèm hĩa đơn và yêu cầu trả nợ đúng hạn
quy định 15 ngày sau
khi hĩa đơn đến hạn
Gởi thư thơng báo việc hủy bỏ giá trị tín dụng của khách hàng ngay cả khi đã thanh tốn nợ, và cĩ thể sẽ nhờ pháp luật can thiệp
105 ngày sau khi hĩa đơn đến hạn
Cĩ thể đưa khoản nợ vào nợ khĩ địi, nếu khoản nợ quá lớn cĩ thể nhờ pháp luật can thiệp 135 ngày sau
khi hĩa đơn đến hạn hĩa đơn đến hạn
Gởi thơng báo, gọi điện thoại khẳng định quyết định cuối cùng
80 ngày sau khi hĩa đơn đến hạn
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị kinh doanh
Nguyễn Phương Tin_Lớp 23k24 Trang 81 81
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị kinh doanh