*Tổ chức Chứng từ kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các Chứng từ kế toán. Do thành phẩm sau khi kết thúc quá trình sản xuất hoàn thành, được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng, xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn quy định được nhập trực tiếp vaò kho thành phẩm ở Xí nghiệp sau đó sẽ được giao cho khách hàng; Nghiệp vụ nhập, xuất thường diễn ra trong cùng một ngày nên các Chứng từ chủ yếu bao gồm: lệnh xuất kho (hay gọi là Phiếu xuất kho), hóa đơn GTGT mà không cần dùng Phiếu nhập kho giúp cho việc ghi chép, quản lý chứg từ của kế toán thành phẩm và thủ kho thành phẩm ở Xí nghiệp được đơn giản hơn. Thủ kho sử dụng sổ ghi chép hàng ngày để ghi số lượng thực tế nhập kho hàng ngày.
• Quá trình xuất kho thành phẩm: Lệnh xuất kho phản ánh tình hình xuất kho
thành phẩm bán cho khách hàng. Thủ kho được sự ủy quyền của Giám đốc Xí nghiệpviết lệnh xuất kho. Thông thường số lượng sản phẩm sản xuất thực tế có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn so với yêu cầu của đơn dặt hàng nhưng Xí nghiệp giao cho khách hàng số lượng thực tế sản xuất và vẫn được khách hàng chấp nhận. Khách hàng hoặc người lái xe của xí nghiệp trực tiếp đến kho đẻ nhận Lệnh xuất kho sau đó đưa lên phòng kế toán, kế toán bán hàng và thanh toán công nợ sẽ viết Hóa đơn GTGT cho số hàng đó; đơn giá bán trên hóa đơn do Phó giám đốc phụ trách sản xuất hoặc Giám đốc tính giá sau đó hỏa thuận với khách hàng; công việc tính giá được tiến hành sau khi nhận được fax đặt hàng của khách hàng, Phó giám đốc phụ trách sản xuất hoặc Giám đốc sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn khách hàng đưa ra về mẫu mã, chất lượng thành phẩm; loại bìa 2 lớp, 3 lớp, 4 lớp, 5 lớp toàn nội hay thùng 5 lớp 1 ngoại… để từ đó có giá cả hợp lý nhất. Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên:
+Liên 1(màu tím): lưu lai quyển gốc.
+Liên 2(màu đỏ):giao cho khách hàng làm căn cứ ghi sổ kế toán của đơn vị mua.
+Liên 3(màu xanh):dùng để thanh toán nội bộ giữa đơn vị bán và mua do kế toán công nợ giữ.
Hóa đơn GTGT phải có đày đủ chữ ký, họ tên của những người liên quan và đóng dấu đỏ; lệnh xuất kho phải có chữ ký của Thủ kho và Giám đốc Xí nghiệp. Sau đó, Lệnh xuất kho
và Hóa đơn GTGT sẽ được khách hàng đưa xuống thủ kho và thủ kho ký xác nhận vào hóa đơn, ghi số seri của hóa đơn vào Lệnh xuất kho làm căn cứ ghi số chứng từ trên Thẻ kho; sau đó giao hàng cho khách hàng.
Nếu khách hàng bằng tiền mặt ngay thì thủ quỹ sẽ viết Phiếu thu và thu tiền. Trường hợp thanh toán băng séc hoặc chuyển khoản thì kế toán sẽ ghi hóa đơn là thanh toán sau vá theo dõi trên Thẻ công nợ đối với những khách hàng mua chịu.
Biểu số 2:
Công ty CP sx và xnk bao bì Xí nghiệp Carton sóng
LỆNH XUẤT KHO
Yêu cầu xuất cho: Công ty TNHH PACIFIC TT Tên hàng- Quy cách Đơn vị Số lượng Yêu cầu Thực tế Ghi chú
1 Thùng 5L-in 1 màu+vách 358x250x165 Chiếc 3850 3850 2 Thùng 5L-in 2 màu+ vách 435x 248x174 Chiếc 140 150 3 Vách 5L 243x 152 Chiếc 850 850 4
Ngày 17 tháng 02 năm 2006
Biểu số 03:
Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 1: Lưu HY/2004
0078168
368 Ngày 17 tháng 02 năm 2006
Đơn vị khách hàng: Công ty CP sx và nhk bao bì Địa chỉ: Phường Phú Thượng- Quận Tây Hồ- Hà Nội Số TK: MST 0100106786
Điện thoại:…………..MS
Họ tên người mua hàng: anh Nguyễn Tuấn Hoa nhận hàng Tên đơn vị: Công ty TNHH PACIFIC
Địa chỉ: Phường Chăm Mát- Thị xã Hòa Bình Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK sau MST: 5400105260
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 Thùng 5L-in 1 màu+ vách 385 X250x165 chiếc 3850 2281 8.781.856 Thùng 5L-in 2 màu+ vách 150 4.100 615.000 435x248x152 chiếc Vách 5L 243x152 chiếc 850 140 119.000 Cộng tiền hàng: 9.515.856 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 951.586 Tổng cộng tiền thanh toán 10.467.442 Số tiền viết bằng chữ: (Mười triệu bốn trăm sáu bảy ngàn bốn trăm bốn hai đồng).
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)