Công ty du lịch và khách sạn Kim Liên được thành lập theo quyết định số 49/TC - CCG, ngày 12 tháng 5 năm 1961, của cục chuyên gia, trên cơ sở hợp nhất khách sạn Bạch Đằng và khách sạn Bạch Mai. Ban đầu khách sạn lấy tên là khách sạn Bạch Mai trực thuộc cục chuyên gia.
Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển công ty đã qua 6 lần đổi tên cho phù hợp với thực tế hoạt động của công ty:
Ngày 12/05/1961: khách sạn Bạch Mai. Năm 1971: Khách sạn chuyên gia Kim Liên. Ngày 19/08/1992: Khách sạn chuyên gia và Du lịch Kim Liên. Ngày 19/07/1993: Công ty du lịch Bông Sen Vàng. Ngày 25/11/1994: Công ty khách sạn Bông Sen Vàng. Ngày 16/10/1996: Công ty khách sạn Du lịch Kim Liên.
Cơ sở vật chất ban đầu của công ty gồm 8 dãy nhà 4 tầng tại làng Kim Liên, phía Nam thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ chính của khách sạn là phục vụ chuyên gia và gia đình chuyên gia các nước xã hội chủ nghĩa sang làm việc tại Việt Nam. Đây là cơ sở phục vụ chuyên gia lớn nhất miền Bắc, có thể phục vụ hàng ngàn chuyên gia. Trong những năm 1981 - 1985: số lượng chuyên gia sang làm việc tại Việt Nam tăng lên do nhu cầu về phòng ở cho chuyên gia cũng tăng lên khách sạn buộc phải mở rộng quy mô và đã xây dựng thêm dãy nhà với 72 phòng.
Tháng 3 năm 1986 khách sạn chuyên gia Kim Liên được chuyển từ Cục chuyên gia sang Tổng cục du lịch Việt Nam .
Đến cuối năm 1990 đầu năm 1991 hàng trăm chuyên gia sang ở khách sạn đã rút về nước làm cho việc kinh doanh của khách sạn Kim Liên bị giảm
sút, đứng trước tình hình đó khách sạn buộc phải xin ý kiến cấp trên để giải quyết tình hình khó khăn trước mắt. Đứng trước tình hình đó một lần nữa khẳng định hướng đầu tư nâng cấp khách sạn và nâng cao chất lượng sản phẩm để thu hút khách không phải là chuyên gia. Trong giai đoạn này khách sạn hướng mục tiêu vào khác trong nước là chủ yếu, chuẩn bị từng bước để đón khách nước ngoài. Cũng trong giai đoạn này khác sạn cũng đã nâng cấp một số dãy nhà và đưa các trang thiết bị mới vào bộ phần bếp, nhà ăn, buồng ngủ, quầy lễ tân, quầy bar thành khu vực khép kín, phục vụ khách có khẳ năng thanh toán cao. Ngoài ra khách sạn còn lắp đặt tổng đài điện thoại 200 số liên lạc nội bộ và phục vụ khách đàm thoại quốc tế, sửa chữa, cải tạo đường đi, điện, nước….
Đầu năm 1992 Cục chuyên gia chính thức giao vốn cho khác sạn, kể từ đó khách sạn bước vào thời kỳ mới, thời kỳ hoạt động theo cơ chế thị trường, thời kỳ hạch toán độc lập. Khách sạn cũng đã tiếp tục cải tạo nâng cấp buồng ngủ, các khu dịch vụ bổ sung như: Nhà hàng, phòng tắm hơi - masage, các kiốt bán hàng phục vụ mọi đối tượng khách, đặc biệt là khách du lịch. Đầu năm 1993 Cục chuyên gia được sát nhập vào Tổng cục du lịch, khách sạn chuyên gia và du lịch Lim Liên sau 32 năm phục vụ chuyên gia, nay đã chuyển sang hoạt động trong ngành duc lịch, trực thuộc Tổng cục du lịch. Năm 1994 Khách sạn tiếp tục nâng cấp cải tạo và được Tổng cục du lịch đánh giá đạt tiêu chuẩn 3 sao, khách sạn có cầu thang máy, hệ thống báo cháy tự động, tổng đài điện thoại 1000 số, hệ thống thông tin liên lạc viễn thông quốc tế, kênh ti vi vệ tinh thu được các kênh quốc tế và đổi tên thành công ty khách sạn Bông Sen Vàng.
Tháng 10 năm 1996 công ty đổi tên thành công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên như hiện nay. Từ 1997 đến nay khách sạn không ngừng đẩy mạnh nâng cấp cải tạo khu nhà ở, cảnh quan môi trường, bể bơi, sân tenis, phòng vật lý trị liệu, hệ thống các nhà hàng…
Trải qua 6 lần đổi tên và có bề dày hoạt động gần 40 năm, công ty cũng đã trải qua thời kỳ bao cấp và bước vào giai đoạn hoạt động theo cơ chế thị trường, những thời kỳ đầy biến động khó khăn và thử thách. Nhờ có sự xác định đúng hướng, đúng mục tiêu kinh doanh từ đó công ty đã có kế hoạch và biện pháp đầu tư đúng trọng điểm trong từng thời điểm nên công ty luôn luôn phát triển về mọi mặt, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng khả năng cạnh tranh, luôn bảo toàn vốn, đạt hiệu quả kinh doanh năm sau cao hơn năm trước, đảm bảo ổn định và nâng cao sức sống và khẳ năng sáng tạo cho cán bộ công nhân viên. Do công suất sử dụng luôn ở mức độ cao năm 2001 doanh thu là 47,5 tỷ đồng, năm 2002 doanh thu là 65,4 tỷ đồng công suất sử dụng đạt 96%, năm 2003 doanh thu đạt 87,92 tỷ đồng.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, quản lý của khách sạn
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức , quản lý của khách sạn :
(Nguồn: Công ty khách sạn Du lịch Kim Liên)
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Giám đốc công ty: là người lãnh đạo cao nhất trong công ty có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và phải chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả đó.
Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Kế toán TC h nh chínhà Kế hoạch Marketing v bán sà ản phẩm Kế toán Marketing v bán sà ản phẩm Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 TT CN TT DV khác Kim Liên 1 Đội giặt là Đội bảo vệ TT du lịch h Kim Liên 2 Kim Liên 3 Nh à h ngà Đội tu sửa Lễ tân Tổ buồng Lễ tân Tổ buồng
- Phó giám đốc công ty: Thay mặt cho giám đốc chịu trách nhiệm về công tác thi đua, khen thưởng kỉ luật. Công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác bảo đảm an toàn, theo dõi mua sắm thay đỏi trang thiết bị, tổ chức kiểm tra thực hiện các nội quy, quy chế dân chủ: kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, nâng bậc… Phụ trách các đơn vị tu sửa, giặt là, bảo vệ nhà hàng, các kiôt… Giúp giám đốc và chịu trách nhiệm về công tác đầu tư liên doanh, liên kết, tiêu chuẩn định mức sản phẩm, vật tư, nguyên liệu, công tác bảo hộ, bảo hiểm, vệ sinh, vui chơi giải trí….
- Phòng tổ chức hành chính: Làm công tác lao động tiền lương, quản lý hành chính, quản lý cán bộ công nhân viên, hồ sơ, đánh giá khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chế độ chính sách, tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban, các bộ phận trong công ty.
- Phòng kế hoạch: Tham mưu cho phó giám đốc công ty về xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, xây dựng chỉ tiêu kế hoạch, cơ cấu doanh số, định mức chi phí, định nức và điều chỉnh giá một cách linh hoạt thực hiện thiết kế xây dựng cơ bản trong công ty.
- Phòng kế toán: Theo dõi ghi chép chi tiêu của công ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán hiện hành của nhà nước, quản lý thống nhất vốn, bảo quản sử dụng và phát triển nguồn vốn đó. Hàng năm tính khấu hao, xem xét lợi nhuận để phân bổ vào các quỹ.
Trung tâm du lịch, chính sách khuyến khích kinh doanh và biện pháp thu hút khách, xây dựng, bán và tổ chức thực hiện các chương trình du lịch cho khách, ký kết các hợp đồng, đưa đón, hướng dẫn khách tham quan các tuyến điểm du lịch.
Nghiên cứu đề xuất với ban giám đốc về chiến lược kinh doanh của công ty. Thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tuyên truyền và quảng bá, giới thiệu sản phẩm của công ty với các đại lý lữ hành trong và ngoài nước nhằm thu hút khách. Nghiên cứu thị hiếu, tâm lý khách hàng, nắm bắt thông tin về
khác du lịch quốc tế vào Việt Nam, mở rộng mối quan hệ bạn hàng, phối hợp với các đơn vị để làm dịch vụ thuê xe ô tô, dịch vụ VISA, bán vé máy bay…
- Trung tâm công nghệ thông tin: Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa và hướng dẫn sử dụng các trang thiết bị điện tử, hệ thống máy vi tính trong khách sạn.
- Trung tâm thương mại: Chịu trách nhiệm các hoạt động thương mại của công ty.
- Đội bảo vệ: Đảm bảo trật tự trong công ty, trông giữ xe cho khách và cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Đội tu sửa: Sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị ở các phòng, bàn, bar, bếp… của khách sạn.
- Đội giặt là: Chịu trách nhiệm giặt đồ vải cho khách sạn, đồng thời phục vụ khách trong và ngoài khách sạn.
- Đội phòng: Có trách nhiệm bảo đảm làm vệ sinh sách sẽ, bảo quản các đồ đạc trong phòng, kiểm tra các thiết bị tiện nghi trong phòng. Nếu có trục trặc phải báo cho lễ tân để được sửa chữa kịp thời.
- Bộ phận lễ tân: Có nhiệm vụ nhận đăng ký đặt phòng của khách, giúp khách lựa chọn phòng sao cho vừa thoả mãn yêu cầu của khách vừa tăng doanh thu lưu trú của khách sạn. Đón tiếp và tiễn khách khi khách đến và dời khách sạn. Có thể nói bộ phận lễ tân là bộ mặt của khách sạn, là người đại diện cho khách sạn trong việc mở rộng các mối quan hệ, liên doanh, liên kết, quan hệ với các đối tác, là cầu nối giữa khách với khách sạn và với bộ phận khác trong khác sạn. Họ là trung tâm phối hợp các hoạt động của các bộ phận như: Buồng, bếp, bàn làm cho các bộ phận hoạt động ăn khớp và có kế hoạch.
Khách sạn Kim Liên có 2 khu lễ tân ở khách sạn Kim Liên 1 và Kim Liên 2. Với tổng số 29 người, họ đều có trình độ đại học và biết ít nhất một ngoại ngữ.
- Giám đốc điều hành khách sạn Kim Liên 1 và Kim Liên 2: chịu trách nhiệm trước ban giám đốc của công ty về hoạt động của 2 khách sạn, quản lý mọi hoạt động của bộ phận lễ tân và bộ phận phòng.
- Giám đốc nhà hàng: Quản lý toàn bộ nhà hàng cùng đội ngũ nhân viên bàn, bar, bếp. Cung cấp các dịch vụ làm thoả mãn tối đa nhu cầu ăn uống, tổ chức các hội nghị, hội thảo… của khách tại công ty cũng như lưu động tại các điểm trong và ngoài thành phố.