II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ THỰC PHẨM
3. Hạch toán biến động TSCĐ hữu hình 1 Thủ tục và hồ sơ.
3.1. Thủ tục và hồ sơ.
3.1.1.Hạch toán biến động tăng TSCĐ hữu hình.
Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, Công ty phải thành lập Ban nghiệm thu , kiểm nhận TSCĐ, lập Biên bản nghiệm thu, nhận và bàn giao TSCĐ.
Hồ sơ giao nhận gồm:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Các bản sao tài liệu, kỹ thuật đi kèm.
+ Các hoá đơn, giấy tờ vận chuyển và các chứng từ khác liên quan. Phòng tài chính giữ lại để làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ. Căn cứ vào bộ hồ sơ đã lập, kế toán mở thẻ TSCĐ và hạch toán tăng TSCĐ từ thời đIểm đó.
- Thẻ TSCĐ sau khi lập còn được Đăng ký vào sổ theo dõi sử dụng TSCĐ theo đơn vị quản lý sử dụng và được xác nhận của đơn vị quản lý sử dụng TSCĐ.
3.1.2. Hạch toán biến động giảm TSCĐ hữu hình.
TSCĐ của Công ty giảm chủ yếu do thanh lý, nhượng bán. Những TSCĐ này chủ yếu là những TSCĐ đã khấu hao hết , TSCĐ cũ không sử dụng được hoặc Công ty không có nhu cầu sử dụng .
Khi tiến hành thanh lý, nhượng bán TSCĐ, Công ty cũng phải thành lập Ban thanh lý, nhượng bán TSCĐ . Ban thanh lý nhượng bán TSCĐ có nhiệm vụ xác định lại giá trị còn lại của TSCĐ trước khi thanh lý nhượng bán ; ước tính giá trị
thu hồi . Khi thanh lý nhượng bán phảI thành lập Biên bản thanh lý nhượng bán có đầy đủ các nội dung( Tên TSCĐ thanh lý nhượng bán, nước sản xuất, thẻ TSCĐ, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, hiện trạng của TSCĐ tại thời điểm thanh lý nhượng bán , ý kiến của Ban thanh lý, kết quả sau thanh lý, giá trị thu hồi...)và thời điểm ghi giảm TSCĐ.
Biên bản đánh giá lại TSCĐ và Biên bản thanh lý là căn cứ để kế toán ghi giảm TSCĐ tại thời đIểm lập xong Biên bản và xác định kết quả lỗ lãI sau thanh lý nhượng bán, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 9.
Ví dụ: Biến động về TSCĐ tại Công ty cổ phần thiết bị thực phẩm ba tháng đầu năm 2003 như sau:
- TSCĐ tăng
Ngày 3 /3/03 Công ty mua 01 máy Fax Laer đa chức năng của Công ty TNHH Ngọc Linh với giá 20.000.000đ, thuế 5% là 1.000.000đ sau 1 tháng mới phải thanh toán , chi phí vận chuyển 100.000đ Công ty trả bằng tiền mặt, chi phí lắp đặt , chạy thử 50.000đ Công ty trả bằng tiền mặt.
Sau khi mang tài sản về , Công ty tiến hành lập Biên bản giao nhận TSCĐ, sau khi lập Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán tiến hành lập Thẻ TSCĐ cho TSCĐ này và sao các chứng từ liên quan như Hoá đơn, tài liệu kỹ thuật khác( nếu có). Trên cơ sở Thẻ TSCĐ đã lập kế toán ghi vào Sổ theo dõi tăng, giảm TSCĐ làm căn cứ trích khấu hao cho tháng sau, Sổ theo dõi TSCĐ theo đơn vị sử dụng tài sản. Biều số 02 Biên bản giao nhận TSCĐ. Ngày tháng năm 2003 Nợ TK: 211 Có TK: 331:20.000.000 Có TK 111:150.000 Bên giao nhận TSCĐ:
Ông: Nguyễn Minh Hồng- Chức vụ: Giám đốc CN- Đại diện bên giao Ông : Phùng Văn Núp- Chức vụ: Trường phòng HC-NS- Đại diện bên nhận Ông : Nguyễn Mạnh Kha- Chức vụ: Kế toán trưởng- Đại diện
Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:
Tên TSCD Số hiệu Năm sx Năm đưa vào
Tính nguyên giá TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Tỷ kệ hao Tài liệu KT Giá mua Cước
vc Chi phí lắp đặt 1. Máy Fax Laer đa năng 390 2002 3/03 20.000.000 100.000 50.000 20.150.000 0.33 Dụng cụ phụ tùng kèm theo:
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người giao
Biều số 03- Thẻ TSCĐ.
Đơn vị: Công ty CP Cổ phần Thiết bị thực phẩm Địa chỉ: PM-PX-HT
Thẻ Tài sản cố định
Tên tài sản: Máy Fax Laser đa chức năng Số thẻ: 4*28
Ngày 30 tháng 3 lập thẻ Kế toán trưởng( Ký, họ tên)
Căn cứ vào Biên bản giao nhận( Biểu số 02)
Tên TSCĐ: Máy Fax Laser đa chức năng. Số hiệu TSCĐ: 390 Nước sản xuất: Hàn Quốc Năm sản xuất : 2002 Bộ phận quản lý sử dụng: Văn phòng TGĐ Năm đưa vào sử dụng:3/03
Thời gian khấu hao: 3 năm
SHchứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
N T Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn
Cộng dồn