Để tiến hành cụng tỏc kế toỏn thuận lợi và đầy đủ chớnh xỏc trước hết cần tuõn thủ theo cỏc thủ tục nhập kho của NVL, CCDC. NVL, CCDC nhập xuất kho phải được thực hiện theo những thủ tục này để đảm bảo được tớnh đỳng đắn, thống nhất, hợp phỏp và đối với yờu cầu quản lý theo một trỡnh tự nhất định giỳp trỏnh được những sai sút, sai phạm trong quỏ trỡnh nhập xuất vật tư.
2.2.4.1. Thủ tục nhập xuất kho NVL, CCDC
2.2.4.1.1. Thủ tục nhập kho NVL, CCCC
Khi cú nhu cầu về NVL, CCDC cho kỳ tới, phũng vật tư sẽ đề nghị phờ duyệt trong “Tờ trỡnh mua vật tư”. Sau khi được giỏm đốc duyệt, phũng vật tư đi tham khảo giỏ thị trường sẽ cú 1 hoặc 1 số nhà cung cấp đồng ý cung cấp, phũng vật tư lập “Bảng đề nghị mức giỏ mua vật tư hàng hoỏ”. Khi bảng đề nghị này được Giỏm đốc Cụng ty, Hội đồng tư vấn giỏ và phũng kế toỏn thống kờ tài chớnh duyệt thỡ giỏ của cỏc loại vật tư hàng hoỏ trờn Hoỏ đơn phải giống như trong bảng đề nghị mức giỏ đú.
Theo quy định chung tất cỏc cỏc loại NVL, CCDC mua ngoài khi về đến Cụng ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Cụng ty. Tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn, khi NVL, CCDC được vận chuyển đến thỡ cỏn bộ phũng Thớ nghiệm KCS, phũng Kỹ thuật kiểm tra về số lượng, quy cỏch, chất lượng của cỏc loại NVL, CCDC, lập biờn bản kiểm nghiệm xỏc định kết quả đạt tiờu chuẩn nhập kho và khụng đủ tiờu chuẩn.
Đối với cỏc loại NVL như thạch cao, quặng, xỷ Pirit, đỏ bazan, phiến silic… thỡ cần lập “Phiếu phõn tớch kết quả sử dụng”. Phiếu phõn tớch này được dựng để phõn tớch chất lượng của cỏc nguyờn vật liệu chớnh là cấu tạo nờn sản phẩm của Cụng ty, nờn cỏc nguyờn vật liệu này phải được quy định chặt chẽ về chất lượng thể hiện bằng hàm lượng cỏc chất trong NVL đú phải phự hợp với yờu cầu kỹ thuật. Do vậy Cụng ty phải tiến hành phõn tớch cỏc thành phần cấu tạo hoỏ học một cỏch chặt chẽ, tỉ mỉ trước khi tiến hành nhập kho. Cũn đối với cỏc loại NVL, CCDC khỏc khụng ảnh hưởng đến thành phần cấu thành nờn thực thể sản phẩm thỡ cỏn bộ phũng vật tư và phũng kỹ thuật cú thể xỏc định chất lượng sản phẩm bằng trực quan. Cụng ty chỉ tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho ngay sau khi cú sự đồng ý của hội đồng kiểm nghiệm.
Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm:
- Một nhõn viờn của phũng chức năng cú liờn quan đến việc sử dụng NVL, CCDC
- Một nhõn viờn phũng kỹ thuật hoặc phũng KCS
- Một nhõn viờn phũng kế toỏn đại diện cho phũng Kế toỏn thống kờ tài chớnh - Một thủ kho của kho vật tư
Những căn cứ phỏp lý để Hội đồng kiểm nghiệm căn cứ vào đú đưa ra kết luận kiểm nghiệm
- Hợp đồng kinh tế - Hoỏ đơn GTGT
- Phiếu bỏo kết quả phõn tớch chất lượng
Nhiệm vụ của Hội đồng kiểm nghiệm là kiểm tra lại cỏc chứng từ gốc. Tiến hành cỏc phương phỏp như cõn, đong, đo… để xỏc định chớnh xỏc lại số lượng NVL, CCDC thực tế. Và tiến hành đối chiếu số liệu này với cỏc chứng từ. Nếu khụng cú sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thỡ viết “Biờn bản kiểm nghiệm”, cỏc bờn tham gia kiểm nghiệm ký tờn vào biờn bản.
Sau khi lập biờn bản kiểm nghiệm, tiến hành làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng NVL, CCDC thực nhập, hợp đồng kinh tế, hoỏ đơn GTGT và biờn bản kiểm nghiệm. Bộ phận thống kờ của tổng kho kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ, hợp lý của cỏc chứng từ, sau đú viết phiếu nhập kho theo đỳng quy định về biểu mẫu, nội dụng, phương phỏp… và cú đầy đủ chữ ký của người cú liờn quan.
Sau đõy là cỏc VD thụng qua cỏc biểu mẫu thể hiện thủ tục nhập kho NVL, CCDC
Thủ tục nhập kho NVL chớnh là Đỏ bazan
Trước hết, phũng cung ứng VTTB căn cứ vào tỡnh hỡnh thực hiện sản và kế hoạch lập “Tờ trỡnh mua vật tư” để Giỏm đốc duyệt:
Sau khi được sự phờ duyệt của giỏm đốc về trỡnh mua vật tư. Phũng CUVTTB gửi “Bảng đề nghị mức giỏ mua vật tư hàng hoỏ” cho GĐ, hội đồng tư vấn giỏ của Cụng ty, phũng KTTKTC:
Căn cứ vào “Tờ trỡnh mua” và “Bảng duyệt giỏ” thỡ cỏn bộ phũng cung ứng tiến hành mua vật tư theo đỳng thụng tin mà đó được Giỏm đốc và cỏc cỏn bộ chức năng đó phờ duyệt . Khi tiến hành thu mua, thỡ người bỏn giao cho Cụng ty Hoỏ dơn thuế GTGT
Biểu số 2.3
Đơn vị bỏn hàng: C.Ty CP khoỏng sản XD phụ gia xi măng Địa chỉ: 306 Bà Triệu,TP Thanh Hoỏ
Số tài khoản: Điện thoại
Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đỡnh, Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ Số tài khoản: 710 A 00002
Hỡnh thức thanh toỏn:...Chuyển khoản. MS
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Hoá đơn
Giá trị gia tăng
Ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL GQ/2006B 0006476 2 8 0 0 2 2 4 4 0 4 1 2 8 0 0 2 3 2 6 2 0
tớnh
A B C 1 2 3 = 1 x 2
Đỏ bazan Hà bỡnh Tấn 3069,38 47188 144.837.903
Cộng tiền hàng: 144.837.903 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 7.240.668 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 152.078.571 Số viết bằng chữ: (Một trăm năm hai triệu khụng trăm bảy tỏm nghỡn năm trăm bảy mươi mốt đồng) Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
Trước khi kiểm nghiệm để nhập kho số NVL này vào kho. Sẽ tiến hành lập “Phiếu phõn tớch kết quả sử dụng”, phũng TN – KCS sẽ ghi nhận kết quả bằng “Giấy chứng nhận chất lượng phụ gia khoỏng”. Giấy chứng nhận này được sử dụng cho cỏc loại NVL chớnh. Đối với NVL là Đỏ bazan thỡ trong giấy chứng nhận cú ghi một số chỉ tiờu như sau:
TỔNG CễNG TY X.M VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CễNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
Số: 222 B/XMBS-KCS
QT.10.01.BM04-1 ngày 01/5/2006 Bỉm sơn, ngày 28 thỏng 2 năm 2007
Giấy chứng nhận chất lợng phụ gia khoáng
Loại phụ gia: Đỏ phụ gia Hà Bỡnh
Đơn vị cú hàng : Cụng ty CP VL phụ gia xi măng Thanh Hoỏ
STT Cỏc chỉ tiờu chất lượng theo TCVN 6882:2001 ĐVT Tiờu chuẩn quy định P.phỏp thử theo TCVN Kết quả thực hiện I. Cỏc chỉ tiờu cơ lý 1 Chỉ số hoạt tớnh cường độ % 75 TCVN 6016:1995 75,91 2 Thời gian kết thỳc đụng kết của vữa vụi khụng muộn hơn Giờ 96 TCVN 3735-82 30,30 3 Độ bền nước của vữa vụi Ngày Đạt yờu cầu 3735-82 bt
II. Cỏc chỉ tiờu hoỏ học
4 Hàm lượng SO3
khụng lơn hơn
% 4 TCVN
141:1998
0,48
Kết luận: Chất lượng đạt tiờu chuẩn quy định của hợp đồng.
Người viết phiếu Trưởng phũng TN – KCS
Đó ký Đó ký
Khi lụ hàng đó đạt tiờu chuẩn về chất lượng theo đỳng quy định chung của TCT thỡ tiến hành cho lụ hàng nhập kho. Và trước khi nhập kho ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm lụ hàng và lập “Biờn bản kiểm nghiệm”:
Biểu số 2.5
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, thiết bị, hàng hoá)
(Ngày 28 thỏng 2 năm 2007)
Căn cứ: HĐ 11B Nhập đỏ bazan Hà Bỡnh số L7011B ngày 4 thỏng 1 năm 2007 Căn cứ hoỏ đơn số: 6476 ngày 28 thỏng 2 năm 2007
Của Cụng ty CP thạch cao xi măng Biờn bản kiểm nghiệm gồm cú:
ễng (Bà): Lờ Thị Cụng ... Đại diện kỹ thuật
ễng (Bà): Hà Văn Lõn...Cụng ty CP KS XD phụ gia xi măng TH ễng (Bà): Phạm Thị Xuyến...Thống kờ tổng kho
ễng (Bà): Nguyễn Văn Quỏt ...Thủ Kho
ễng (Bà): Lờ Hữu Phăng... ..Phũng KT-TK-TC. Đó kiểm kờ cỏc loại vật tư hàng hoỏ sau:
TT Tờn vật tư, hàng hoỏ ĐVT Nơi
SX Số lượng Ghi chỳ Theo chứng từ Đỳng chất lượng Khụng đỳng chất lượng 1 Đỏ bazan Hà Bỡnh Tấn VN 3069,38 3069,38 Tổng cộng 3069,38 3069,38
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đỳng chủng loại yờu cầu, đồng ý nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kờ
Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và khụng đủ tiờu chuẩn, tiến hành nhập kho với lượng hàng đủ tiờu chuẩn. Lập “Phiếu nhập kho”.
Công ty CP xi măng bỉm sơn
Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT
Biểu số 2.6 Mẫu số 01-VT Phiếu nhập kho Ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Số chứng từ: 26 Nhập của : Anh Lõn - Cụng ty CP KS XD và phụ gia xi măng TH
Theo HĐ 11B - Nhập đỏ bazan số L7011B ngày 4 thỏng 1 năm 2007 Hoỏ đơn mua hàng: số 6476 ngày 28 thỏng 2 năm 2007
Biờm bản kiểm nghiệm số: 298 ngày 28 thỏng 2 năm 2007
Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12
STT Tờn nhón
hiệu, quy ĐVT Mó vật tư Số lượngTheo Gớa Thành tiền Ghi chỳ chứng từ Thực nhập Đỏ bazan Hà Bỡnh 2116.060501.001 3069,38 Tổng cộng: Nhập ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Phụ trách tổng kho Ngời Giao Thủ Kho Viết phiếu
Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký
Thủ tục nhập kho của NVL chớnh Thạch cao:
Cũng như trong vớ dụ trờn về thủ tục nhập kho đỏ Bazan trước hết phũng Cung ứng VTTB cần lập “Tờ trỡnh mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giỏ mua vật tư, hàng hoỏ”. Khi GĐ và cỏc phũng ban cú trỏch nhiệm thụng qua thỡ mưúi tiến hành mua vật tư. Giỏ trờn hoỏ đơn phải giống như mức giỏ mà GĐ đó phờ duyệt.
Công ty cổ phần xi măng bỉm sơn
Biểu số 2.7
Đơn vị bỏn hàng: C.Ty CP thạch cao xi măng
Địa chỉ: Khu phố 7, Ba Đỡnh, TX Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ Số tài khoản:
Điện thoại
Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đỡnh, Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ Số tài khoản: 710 A 00002
Hỡnh thức thanh toỏn:.... MS STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
Thạch cao Lào Tấn 2703,90 459.000 1.241.090.100
Cộng tiền hàng: 1.241.090.100 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 124.109.010 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.365.199.110
Số viết bằng chữ: (Một tỷ ba trăm sỏu lăm triệu một trăm chớn chớn nghỡn một trăm mười đồng)
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
Sau khi tiến hành phõn tớch cỏc thành phần của NVL thạch cao, kết quả được ghi trong “Phiếu phõn tớch kết quả sử dụng” là đạt yờu cầu. Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm và kết quả được thể hiện ở “Biờn bản kiểm nghiệm”
Biểu số 2.8
Hoá đơn
Giá trị gia tăng
Ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL HY/2006B 0086342 2 8 0 0 2 3 2 6 2 0 1 3 3 0 0 1 0 1 3 0 0 0 0 2
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, thiết bị, hàng hoá)
(Ngày 28 thỏng 2 năm 2007)
Căn cứ: Hợp đồng 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 thỏng 1 năm 2007 Căn cứ hoỏ đơn số: 86342 ngày 28 thỏng 2 năm 2007
Của Cụng ty CP thạch cao xi măng Biờn bản kiểm nghiệm gồm cú:
ễng (Bà): Lờ Thị Cụng ... Đại diện kỹ thuật
ễng (Bà): Trần Thu Hà...Cụng ty CP thạch cao xi măng ễng (Bà): Phạm Thị Xuyến...Thống kờ tổng kho
ễng (Bà): Nguyễn Văn Quỏt ...Thủ Kho
ễng (Bà): Hoàng Minh Tõm... ..Phũng KT-TK-TC. Đó kiểm kờ cỏc loại vật tư hàng hoỏ sau:
Số lượng Theo chứng từ Đỳng chất lượng Khụng đỳng chất lượng 1 Thạch cao Tấn Lào 2703,90 2703,90 Tổng cộng 2703,90 2703,90
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đỳng chủng loại yờu cầu, đồng ý nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kờ
Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Căn cứ vào cỏc chứng từ trờn sau khi lập “Biờn bản kiểm nghiờm” đồng ý nhập kho khối lượng vật tư thỡ tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho
Công ty CP xi măng bỉm sơn
Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT
Biểu số 2.9
Mẫu số 01-VT
Phiếu nhập kho
Ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Số chứng từ: P208 Nhập của : Chị Hà - Cụng ty CP thạch cao xi măng
Theo HĐ 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 thỏng 1 năm 2007 Hoỏ đơn mua hàng: số 86342 ngày 28 thỏng 2 năm 2007
Biờm bản kiểm nghiệm số: 254 ngày 28 thỏng 2 năm 2007
Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12
STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư,
ĐVT Mó vật tư Số lượng Gớa Thành
tiền Ghi chỳ Theo chứng từ Thực nhập Thạch cao 2115.060501.001 2703,90 Tổng cộng: Nhập ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Phụ trách tổng kho Ngời Giao Thủ Kho Viết phiếu
Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký
Đối với CCDC thủ tục nhập kho được diễn ra hoàn toàn tương tự. Bao gồm đầy đủ cỏc chứng từ và cỏc biểu mẫu như đối với NVL. “Tờ trỡnh mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giỏ mua vật tư hàng hoỏ” được phờ duyệt trước khi tiến hành mua. Mẫu của 2 loại này hoàn toàn tương tự.
Công ty cổ phần xi măng bỉm sơn
Trờn phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng mà chưa ghi đơn giỏ và thành tiền. Chỉ khi nào kế toỏn thanh toỏn nhận được phiếu nhập và dựa vào bảng duyệt giỏ thỡ mới ghi vào cột đơn giỏ và thành tiền. Phiếu nhập kho được lập làm 4 liờn trong đú:
- Liờn 1: Lưu tại kho
- Liờn 2: Giao cho thủ kho để vào thể kho sau đú giao cho kế toỏn vật tư
- Liờn 3: Giao cho kế toỏn thanh toỏn làm căn cứ ghi sổ và thanh toỏn cho nhà cung cấp.
- Liờn 4: Giao cho người cung cấp. 2.2.1.1.2. Thủ tục xuất kho NVL, CCDC
Tại cỏc phõn xưởng sản xuất, phụ trỏch kỹ thuật xỏc định nhu cầu NVL, CCDC cần thiết cho quỏ trỡnh sản xuất tại đơn vị mỡnh và tập hợp lại đưa cho quản đốc phõn xưởng ký nhận. Sau đú gửi bản yờu cầu này lờn phũng kỹ thuật hoặc Giỏm đốc phờ duyệt. Cụng việc này đũi hỏi nếu giỏ trị nhu cầu về NVL, CCDC là lớn. Cũn đối với nhu cầu về NVL, CCDC cú giỏ trị khụng quỏ lớn cú thể gửi ngay yờu cầu tới bộ phận tổng kho quản lý cỏc loại NVL, CCDC đú.
Riờng đối với NVL, căn cứ vào định mức tiờu hao NVL và lệnh sản xuất của ban lónh đạo, căn cứ vào yờu cầu, quy định đó được cỏc bộ phận chức năng phờ duyệt. Sau đú bộ phận của tổng kho viết phiếu xuất kho cho cỏc loại NVL, CCDC mà mỡnh phụ trỏch.
Biểu số 2.10
Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/TC3
Phiếu xuất kho
Ngày 28 thỏng 2 năm 2007
Họ tờn người nhận hàng: ễng Chõu Lý do xuất: Sản xuất xi măng bột Xuất tại kho: K12 – Kho phụ gia
STT Tờn vật tư Mó vật tư ĐVT Số lượng Giỏ
Thành tiền
Ghi chỳ Yờu cầu Thực xuất
1 Thạch cao 2115.060501.001 2903,9 2903,9
2 Đỏ bazan 2116.060501.001 17.927,02 17.927,02
Tổng cộng
Xuất ngày 28 thỏng2 năm2007
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU
Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký
Phiếu xuất này chỉ ghi chỉ tiờu về số lượng, sau khi cập nhật phiếu xuất này vào mỏy, đến cuối thỏng khi mỏy tớnh được giỏ bỡnh quõn trong thỏng sẽ tự động cập nhật vào cột giỏ trị và thành tiền.
Phiếu xuất CCDC
Công ty cổ phần xi măng bỉm sơn
Biểu số 2.11
Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/QT4
Phiếu xuất kho
Ngày 21 thỏng 2 năm 2007
Họ tờn người nhận hàng: ễng Hà Lý do xuất: xuất cỏc phũng ban
Xuất tại kho: K07 – Kho văn phũng phẩm
STT Tờn vật tư Mó vật tư ĐVT Số lượng Giỏ
Thành tiền
Ghi chỳ
Yờu cầu Thực xuất
1 Ghim vũng 311.080201.050 Hộp 2000 2000
2 Giấy Fax 311.080201.014 Cuộn 200 200
Tổng cộng
Xuất ngày 21 thỏng2 năm2007
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU
Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký
Cụng ty cú 2 loại phiếu xuất : phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển. Phiếu xuất điều chuyển sử dụng để xuất vật tư giữa cỏc kho với nhau.