- 01 phân xởng cơ khí: có nhiệm vụ chế tạo khuôn mẫu theo đơn đặt hàng đúng với thiết kế khuôn mẫu và các tiêu chuẩn kỹ thuật, sửa chữa bảo dỡng máy
phiếu xuất kho
2.2.5.3 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội A/ Kế toán tổng hợp nhập nguyên, vật liệu:
A/ Kế toán tổng hợp nhập nguyên, vật liệu:
Nguyên, vật liệu do mua ngoài
Tại Công ty nguyên, vật liệu khi mua về phải có hoá đơn và phải qua khâu kiểm tra chất lợng. Nếu thấy đúng, đủ cả về chất lợng và số lợng cũng nh giá trị thì mới làm thủ tục nhập kho. Khi nguyên, vật liệu nhập kho phải kiểm tra chính xác số thực nhập và lần lợt tiến hành các thủ tục nh viết phiếu nhập kho, vào thẻ kho để đảm bảo cho việc ghi sổ của kế toán nguyên, vật liệu.
Nguyên, vật liệu của Công ty phần lớn là mua ngoài và thờng mua của một số nhà cung cấp mang tính chất bạn hàng lâu dài, thờng xuyên, số lợng lớn. Chính vì đặc điểm này mà khi Công ty có nhu cầu mua nguyên, vật liệu thì căn cứ vào báo giá mà các Công ty bạn hàng gửi đến và đã đợc Giám đốc duyệt, Công ty cử ngời đi liên hệ mua hàng về và thờng thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Khi mua đợc nguyên, vật liệu Công ty thờng thuê ngoài vận chuyển và thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc sử dụng ôtô riêng để vận chuyển.
Trong tháng khi nguyên, vật liệu về nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi nh sau.
Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn ngày 1 tháng 12 năm 2002, mua vật liệu của Công ty vật t hoá chất- Bộ thơng mại.
Hạt LLD PE814 Số lợng: 1032kg Đơn giá: 10.700đ/kg Hạt PSGD 150 Số lợng: 432kg Đơn giá: 13.600đ/kg
Giá cha thuế : 16.917.600 Thuế 10% : 1.691.760 Tổng thanh toán : 18.609.360
Giả sử Công ty cha thanh toán, nhập kho ngày 2/12 kế toán ghi : Nợ TK 1521 : 16.917.600
Nợ TK 1331 : 1.691.760 Có TK 331 : 18.609.360
(Công ty vật t hoá chất- Bộ thơng mại)
Thực tế ngày 1/12/ 2002 phòng Tài vụ đã tạm ứng cho anh Hoàng Văn Thông 20.000.000đ để đi mua số hàng trên và thanh toán chi phí vận chuyển số nguyên, vật liệu tren về kho hết 200.000đ. Nghiệp vụ này sẽ minh hoạ cho trìng tự hạch toán dới đây:
Trong quá trình thu mua vật t, các nhân viên cung tiêu khi cần thiết sẽ làm giấy tạm ứng tiền mặt hoặc séc để chi trả. Nếu đợc sự đồng ý của Giám đốc phụ trách khối và Trởng phòng thì nhân viên cung tiêu sẽ đợc giao tạm ứng, kế toán viết phiếu chi.
Nợ TK 141: 20.000.000 Có TK 111: 20.000.000
Khi mua hàng bằng tiền tạm ứng về nhập kho kế toán ghi Nợ TK 152:16.917.600
Nợ TK 133(1331): 1.691.700 Có TK 141: 18.609.360
Chi phí thu mua chủ yếu là chi phí vận chuyển về nhập kho, khoản này kế toán theo dõi riêng để tính vào giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 200.000
Có TK 141: 200.000
Số tạm ứng đợc diễn giải trên phiếu thanh toán tạm ứng Mẫu 04-TT. Nếu chi không hết tạm ứng ngời nhận tạm ứng không nộp lại cho kế toán mà chuyển sang đợt sau. Thực tế cán bộ kế toán thanh toán tại Công ty không sử dụng sổ chi tiết mẫu quy định mà xây dựng một mẫu sổ phù hợp cách quản lý của kế toán và đơn giản hơn. Mỗi đối tợng tạm ứng (thờng là các nhân viên cung ứng nguyên, vật liệu) đợc theo dõi trên một trang sổ dùng cho cả năm với các chỉ tiêu: Ngày tháng, số chứng từ, nội dung tạm ứng, TK đối ứng, Nợ Có. Cuối tháng kế toán mới tính tổng cộng cho từng đối tợng để phản ánh vào NKCT số 10 TK 141, mỗi ngời ghi trên 1 dòng NKCT.
Sổ chi tiết tạm ứng
( Hoàng Văn Thông)
Năm 2002. ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối Số PS Ghi chú (chữ ký) SH NT Nợ Có
… ….01/12 1 1/12 Mua NVL 111 20.000.000 Thông 01/12 1 1/12 Mua NVL 111 20.000.000 Thông 01/12 2 1/12 NVL nhập kho 152 16.917.600 Thông 01/12 3 1/12 Thuế GTGT 1331 1.691.700 Thông 01/12 4 1/12 Cphí vận chuyển 152 200.00 Thông 01/12 5 1/12 Hoàn tạm ứng 111 1.190.640 Thông …. ….. …. 31/12 Cộng 1.230.000 Ngời lập (Ký, họ và tên) Kế toán trởng (Ký, họ và tên)
Để theo dõi quan hệ thanh toán với ngời cung cấp. Công ty sử dụng sổ chi tiết TK 331. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán của Công ty với ngời bán. Trên sổ chi tiết này, phần ghi Có TK 331, ghi nợ TK 152. Kế toán thanh toán với ngời bán sử dụng giá thực tế để theo dõi.
• Kết cấu sổ chi tiết TK 331:
Sổ này đợc mở để theo dõi chi tiết từng ngời bán hàng cho Công ty. Mỗi đối tợng bán hàng đợc mở trên một số trang nhất định, tuỳ theo mức độ mua bán những khách lẻ không thờng xuyên đợc phản ánh chung trên một tờ sổ.
+ Cột phiếu nhập : Ghi số phiếu nhập và ngày tháng;
+ Cột chứng từ thanh toán : Ghi số chứng từ và ngày tháng; + Cột diễn giải : Ghi nghiệp vụ phát sinh và tên vật liệu mua vào; + Cột TK đối ứng : Ghi những tài khoản đối ứng với TK 331; + Cột phần nhập thể hiện về lợng, tiền của vật liệu mua vào;
+ Cột phần thanh toán: Phản ánh số tiền Công ty đã thanh toán cho ngời bán.
• Cơ sở số liệu ghi và cách ghi sổ :
Căn cứ vào hoá đơn các chứng từ mua hàng kế toán phân loại xem đối tợng và tiến hành ghi vào trang sổ của đối tợng đó. Kế toán ghi số phiếu nhập, hoá đơn về nghiệp vụ phát sinh và khối lợng giá trị vật liệu đã thực tế nhập kho vào phần nhập của trang sổ.
Căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán thanh toán phân loại đối tợng thanh toán với đối tợng nào để tiến hành ghi vào trang sổ của đối tợng đó số tiền thực tế đã thanh toán vào phần thanh toán. Kế toán ghi băng bút toán:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
Ví dụ: Ngày 12/12/2002 Công ty trả bằng uỷ nhiệm chi cho Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng. Số tiền là 110.000.000đ tại Ngân hàng Ngoại thơng Hà Nội 43
về số Bột PVC đã nhập từ tháng trớc. Khi có giấy báo nợ của Ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 331: 110.000.000
(Chi tiết: Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng) Có TK 112: 110.000.000
Để theo dõi tình hình công nợ với ngời bán đợc chặt chẽ, cứ cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ theo từng đợt thu mua nguyên, vật liệu, tính ra số d cuối tháng để thấy đợc số nợ cuối tháng là bao nhiêu để từ đó có kế hoạch trả nợ.
Số d cuối tháng phải trả = Số d đầu tháng phải trả + Số tiền phải trả trong kỳ - Số tiền đã thanh toán
Cụ thể ta trích sổ chi tiết thanh toán với ngời bán – Công ty xuất nhập Đà Nẵng để minh hoạ.
Biểu số 4 (xin xem trang sau)
Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ chi tiết TK 331, kế toán ghi vào NKCT số 5. NKCT số 5 đợc mở ra với mục đích tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán với ngời bán của toàn doanh nghiệp làm cơ sở ghi sổ Cái TK 331.
Căn cứ vào số liệu dòng cộng trong Sổ chi tiết TK 331 của từng ngời bán để ghi vào các cột tơng ứng trong NKCT số 5. Sau khi ghi song NKCT số 5, kế toán phải cộng NKCT số 5 để lấy số liệu ghi sổ Cái TK 331.
Ví dụ:
Căn cứ vào số liệu ở Sổ chi tiết TK 331 Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng kế toán ghi vào NKCT số 5 :
- D có đầu tháng : 818.866.255
- Cột ghi có TK 331 (Nợ TK 1521) : 103.013.470 - Cột ghi có TK 331 (Nợ TK 1331): 10.301.347 - Cộng cột có TK 331 số tiền là : 113.314.817
Số tiền Công ty Nhựa Hà Nội phải trả cho Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng là 113.314.817đ.
- Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331 số tiền là 302.645.880 - Cột số d đợc tính nh sau:
Số d cuối tháng = Sd đầu tháng + Số tiền phải thanh toán - Số tiền đã thanh toán = 818.866.255 + 113.314.817 302.645.880–
= 629.526.192
Biểu số 5 (xin xem trang sau)
Đồng thời kế toán tiến hành phản ánh thanh toán cho ngời bán thông qua việc ghi sổ NKCT số 1 hoặc NKCT số 2.
- Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “Tiền mặt” đối ứng với bên Nợ các TK liên quan nh TK 152, TK 112, TK
331 , căn cứ vào các chứng từ gốc nh… phiếu chi, các hoá đơn thanh toán để ghi.… Cuối tháng kế toán thanh toán khoá sổ NKCT số 1 để ghi sổ Cái và đối chiếu số d quỹ tiền mặt với Thủ quỹ.
Biểu số 5.1
Nhật ký chứng từ số 1
Ghi có TK 111 Tiền mặt–
Tháng 12/ 2002
ĐVT: đồng STT Diễn giải Ghi Có TK 111 / Ghi Nợ TK khác
TK 112 TK 1521 TK 331 … Cộng Có TK 111 1 Từ 01- 10/ 12 515.120.310 11.550.880 187.004.500 887.220.689 2 Từ 11- 20/ 12 750.120.000 1.147.000 172.304.507 900.253.044 3 Từ 21- 31/ 12 200.150.000 1.670.000 215.010.000 657.473.000 Cộng 1.465.390.310 15.367.800 574.314.507 2.424.946.733 Ngời lập (Ký, họ và tên) Kế toán trởng (Ký, họ và tên) Giám đốc (Ký, họ và tên) Nhật ký chứng từ số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng với bên Nợ các TK khác nh TK 111, TK 152, TK 331 Kế toán thanh toán căn cứ vào các giấy báo Nợ của Ngân hàng để ghi sổ.… Cuối tháng kế toán khoá sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 112 và các TK đối ứng.Dòng cộng NKCT số 2 dùng để ghi sổ Cái TK 112.
Biểu số 5.2
Nhật ký chứng từ số 2
Ghi có TK 112 Tiền gửi ngân hàng–
Tháng 12/ 2002
ĐVT: đồng STT Diễn giải Ghi Có TK 112 / Ghi Nợ TK khác
TK 112 TK 1521 TK 331 … Cộng Có TK 112 1 Từ 01- 10/ 12 30.705.031 800.000.000 1.159.793.099 2 Từ 11- 20/ 12 200.000.000 120.987.000 1.210.676.000 1.613.222.800 3 Từ 21- 31/ 12 350.000.000 105.700.000 323.019.307 828.485.636 45
Cộng 550.000.000 257.392.031 2.323.695.307 3.699.501.535 Ngời lập (Ký, họ và tên) Kế toán trởng (Ký, họ và tên) Giám đốc (Ký, họ và tên)
Để tổng hợp phản ánh đúng đắn kịp thời, chính xác nguyên, vật liệu nhập kho, kế toán tổng hợp đợc tiến hành trên cơ sở các phiếu nhập kho vật liệu. Căn cứ vào các phiếu nhập kho nguyên, vật liệu kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại nguyên, vật liệu và ghi vào bảng tổng hợp phát sinh Nợ TK 1521, TK1522, TK1523. Bảng tổng hợp phát sinh Nợ TK 152 có kết cấu :
+ Cột số phiếu + Cột ngày tháng
+ Cột TK ghi Có những tài khoản đối ứng với TK 152 + Cột đơn giá: Đơn giá thực tế nhập nguyên, vật liệu + Cột số bao
+ Các cột phản ánh tên các loại vật liệu nhập kho: ở TK1521 cột này bao gồm các cột : Cột thực cân, cột giá trị.
+ Cột tổng cộng: Tổng số tiền trong phiếu nhập đó.
Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ nhập nguyên, vật liệu kế toán phân loại chứng từ của nguyên, vật liệu chính riêng và ghi vào sổ tổng hợp phát sinh Nợ TK 152. Tơng tự nh vậy kế toán ghi sổ tổng hợp vật liệu phụ, sổ tổng hợp nhiên liệu. Mẫu sổ tổng hợp phát sinh Nợ TK 1521 nh sau:
Biểu số 6(Xin xem trang sau)
Sau khi hoàn thành việc lập các bảng tổng hợp PS Nợ TK1521, 1522, 1523, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu lại để ghi vào sổ Tổng hợp TK 152 và Bảng kê số 3.