III. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả ở Công ty phát hành sách Hà Nộ
2.Các nghiệp vụ bán hàng
2.1. Bán buôn qua kho.
Qui trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phơng thức này nh sau:
Cụ thể, khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, Phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT và viết phiếu xuất kho.
Hoá đơn GTGT là chứng từ Công ty xác nhận số lợng, đơn giá và số tiền bán hàng hoá cho ngời mua, đồng thời đây cũng là chứng từ gốc đế kế toán vào Chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết doanh thu. Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): liên 1 lu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để luân chuyển giao cho phòng kế toán.
Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lợng hàng hoá xuất kho bán hoặc cho các cửa hàng và đợc viết thành 4 liên: liên 1 lu ở sổ, 1 liên giao thủ kho, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên gửi phòng kế toán. Khi thủ kho xuất hàng sẽ ghi số lợng thực xuất vào phiếu xuất kho, phiếu xuất kho còn là căn cứ để thủ kho vào thẻ kho. Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để vào sổ giá vốn.
Ví dụ: Ngày 21/3/2003, công ty xuất bán buôn cho công ty TNHH Minh Anh tổng số tiền thanh toán là 3 078 000đ. Công ty chấp nhận thanh toán bằng séc chuyển khoản.
Phòng nghiệp vụ kinh doanh viết Hoá đơn GTGT nh sau: Phòng nghiệp vụ kinh doanh Ghi sổ Vào thẻ kho, xuất hàng Lập HĐGTGT, PXK
Biểu số 1:
Hoá đơn (GTGT) MS 01 GTKT- 3LL Liên 1 (Lu)
Ngày 20 tháng 3 năm 2003
Số: 032869 Đơn vị bán hàng: Công ty phát hành sách Hà Nội.
Địa chỉ: 34 Tràng Tiền- Hoàn Kiếm- Hà Nội Số tài khoản Điện thoại: 8241616 MS
Họ tên ngời mua hàng: Công ty Minh Anh.
Địa chỉ: Đông Anh- Hà Nội. Số tài khoản
Hình thức thanh toán: TGNH MS T T Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
1 Tìm kiếm ngời và thông tin trên mạng Cuốn 30 30 000 - 25% 675 000 2 Hớng dẫn và sử dụng PageMaker. Cuốn 20 65 000 - 25% 975 000 3 Phần cứng máy tính Cuốn 10 105 000 - 20% 840 000 4 Vẽ và thiết kế mạch in. Cuốn 20 42 000 - 30% 588 000
Cộng tiền hàng: 2 932 000 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tổng tiền thuế GTGT: 146 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 3 078 000 Số tiền viết bàng chữ: Ba triệu không trăm bẩy mơi tám nghìn.
Ngời mua Ngời viết hoá đơn Kế toán trởng Giám đốc
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên, dấu)
Biểu số 2:
Đơn vị: Công ty phát hành sách Hà Nội Mẫu số 02- VT
Địa chỉ: 34 Tràng Tiền. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ tài chính.
Phiếu xuất kho.
Ngày 20 tháng 3 năm 2003 . Số: 003/VHP Nợ: TK 632
Có: TK 1561 Họ tên ngời nhận hàng: Công ty Minh Anh.
Lí do xuất kho: Xuất bán. Xuất tại kho: H 1.
T T
Tên nhãn hiệu,
hàng hoá Đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lợng
Đơn giá Thành tiền
Y/C Thực
1 Tìm kiếm ngời và
thông tin trên mạng Cuốn 30 30 30 000- 25% 900 000675 000 2 Hớng dẫn và sử dụng PageMaker. Cuốn 20 20 65 000- 25% 1 300 000975 000 3 Phần cứng máy tính Cuốn 10 10 105 000 - 20% 1 050 000 840 000 4 Vẽ và thiết kế mạch in. Cuốn 20 20 42 000- 30% 840 000588 000 Cộng Gb: Gn: CK: 4 090 000 3 078 000 1 012 000
Giám đốc Kế toán trởng Phòng NVKD Ngời nhận Thủ kho
(Kí,dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ở kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để vào Thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập sau đó giao cho thủ kho ghi chép hàng ngày. Đó là những tờ rời lập riêng cho từng loại sách, mỗi chứng từ nhập xuất đợc phản ánh trên một dòng của thẻ kho
Biểu số 3:
Đơn vị: Công ty phát hành sách Hà Nội Mẫu số 02- VT
Địa chỉ: 34 Tràng Tiền. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ tài chính. Thẻ kho Ngày lập thẻ: 1/3/2003 Tờ số 02
Tên hàng hoá: Vẽ và thiết kế mạch in Đơn vị tính: Cuốn
Mã số: (42 000, -30%)
T T
Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lợng Kí xác nhận SH Ngày Nhập Xuất Tồn 1 1/3 Tồn kho đầu kì 10 2 132 18/3 Nhập kho hàng mua 18/3 50 60 3 003 21/3 Xuất bán Công ty Minh Anh 21/3 20 40 ... ...
ở phòng kế toán, kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT viết phiếu thu nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, phiếu thu đợc viết làm 3 liên: 1 liên lu tại quyển, 1 liên giao ngời nộp tiền, và một liên dùng để đính vơi phiếu xuất.
Trờng hợp khách hàng thanh toán bằng séc, kế toán sẽ lập bảng kê nộp sec, sec thu đợc sẽ nộp vào ngân hàng nơi công ty mở tài khoản. Bảng kê lập thành 2 liên: 1 liên ngân hàng giữ, 1 liên công ty giữ. Khi ngân hàng nhận đợc séc sẽ chuyển vào tài khoản của công ty và gửi séc cùng sổ phụ về công ty.
Ví dụ: Ngày 24/3, công ty nhận đợc séc của công ty Minh Anh, kế toán công nợ lập Bảng kê nộp séc nh sau:
Biểu số 4:
Bảng kê nộp sec
Ngày 24 tháng 3 năm 2003
Tên ngời thụ hởng: Cty PHS HN Phần do NH ghi Tên ngân hàng: NH Ngoại thơng TK ghi Nợ Số hiệu tài khoản tại ngân hàng TK ghi Có
TT Số sec Tên đơn vị phát hành sách Số tiền
1 A001480 Công ty Minh Anh 3 078 000
... ....
Tổng số tiền: 3 078 000
Đơn vị nộp Ngân hàng bên bán Ngân hàng bên mua (Kí, đóng dấu) (Kí, đóng dấu) (Kí, đóng dấu)
2.2. Bán buôn tại quầy.
Tại các quầy của cửa hàng, hiệu sách trực thuộc, có thể bán buôn ngay tại quầy mà không cần qua phòng kế toán hay phòng nghiệp vụ, đảm bảo phục vụ khách hàng nhanh chóng và thuận tiện nhất. Tuỳ vào mức độ, số lợng hàng hoá mà công ty định mức số phần trăm giảm trừ trên tổng số tiền thanh toán của khách.
- Nếu tổng số tiền thanh toán của khách > 1 000 000 thì sẽ đợc giảm 3%.
- Nếu tổng số tiền thanh toán của khách> 7 000 000 thì sẽ đợc giảm 5%. Nói chung hình thức này rất ít khi xảy ra trong công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo hình thức này, Phòng kinh doanh vẫn phải lập Hoá đơn GTGT về l- ợng hàng chuyển thẳng, Hoá đơn GTGT đợc ghi nh trờng hợp trên và tuy hàng hoá không qua kho nhng công ty vẫn viết phiếu nhập kho và xuất kho để tiện theo dõi giá vốn hàng bán. Thủ kho không phải ghi thẻ kho.
Trình tự hạch toán tơng tự nh phơng thức bán buôn qua kho.
2.4. Xuất bán cho các cửa hàng nộp khoán.
Các cửa hàng nộp khoán phải tự kinh doanh chịu mọi trách nhiệm về l- ơng bổng và hàng tháng phải nộp một khoản lợi nhuận cho công ty.
Khi xuất bán cho các cửa hàng nộp khoán, Phòng kinh doanh chỉ ghi phiếu xuất kho giống nh hình thức bán buôn, trên đó cũng ghi rõ số phần trăm chiết khấu mà khách hàng đợc hởng, số chiết khấu này do hai bên thoả thuận.
2.5. Xuất bán cho các cửa hàng trực thuộc công ty quản lí.
Theo phơng thức này, tuỳ theo nhu cầu mua hàng ngày tại các cửa hàng mà phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho hàng hoá. Hình thức xuất kho này nh xuất chuyển từ kho này sang kho khác nên trên các phiếu xuất kho chỉ ghi số l- ợng và giá bìa của từng cuốn sách.
Ví dụ: Ngày 20/3/2003, Công ty xuất cho hiệu sách Ba Đình tổng số sách có giá trị 1 560 000.
Phòng kinh doanh viết Phiếu xuất kho nh sau:
Biểu số 5:
Đơn vị: Công ty phát hành sách Hà Nội Mẫu số 02- VT
Địa chỉ: 34 Tràng Tiền. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ tài chính.
Phiếu xuất kho.
Ngày 20 tháng 3 năm 2003 . Số: 002/VHP Nợ: TK 1561 (giá bìa)- CH Có: TK 1561 (Giá bìa)- Kho Họ tên ngời nhận hàng: Hiệu sách Ba Đình
Lí do xuất kho: Xuất cho các cửa hàng trực thuộc.
T T Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
1 Cuốn theo chiều gió Bộ 5 110 000 550 000
2 Giới thiệu đề thi tuyển sinh vật lí.
Cuốn 10 29 000 290 000
3 Nghệ thuật tặng quà Cuốn 10 20 000 200 000
4 100 ca khúc Cuốn 10 35 000 350 000
5 Mẹo cạnh tranh trong kinh doanh.
Cuốn 10 27 000 270 000
Cộng 1 560 000
Các phiếu xuất kho của tất cả các hình thức bán hàng nói trên đợc tập hợp tại phòng kế toán. ở đây, kế toán kho phải phân loại, sắp xếp theo từng kho và thứ tự ghi trên phiếu xuất, đồng thời kiểm ra lại kết quả tính toán trên mỗi phiếu. Cuối tháng in ra bảng tổng hợp xuất theo kho làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Biểu số 6:
Xuất kho VHP (tháng 3/2003)
TT Số HĐ Diễn giải TK Nợ TK Có TTVNĐ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 3 4 5 6 7 8 9 10 002/VHP 003/VHP 008/VHP 009/VHP 020/VHP 022/VHP 023/VHP 024/VHP 025/VHP Xuất cho HS Ba Đình Xuất bán Cty MA Xuất trả anh Minh. Xuất biếu
Xuất bán chịu Xuất cho HS NVăn Xuất bán NXBQG Xuất bán chịu Xuất bán thẳng ... 1561 632 3311 6428 632 1561 632 632 632 1561 1561 1561 1561 1561 1561 1561 1561 1561 1 560 000 4 090 000 890 000 200 000 2 800 000 3 000 000 3 598 000 6 005 000 3 310 000 Tổng 1 286 321 500 2.6. Bán lẻ hàng hoá.
Các cửa hàng do công ty trực tiếp quản lí thực hiện phơng thức bán lẻ thu tiền trực tiếp, thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt. Tại các cửa hàng, trong từng quầy hàng, nhân viên bán hàng sẽ tự chịu trách nhiệm về hàng hoá.
Khi bán hàng, nếu khách hàng mua hàng có trị giá lớn hơn 100 000 và yêu cầu hoá đơn tài chính thì nhân viên bán hàng sẽ viết háo đơn GTGT, còn nếu khách hàng yêu cầu viết hoá đơn bán lẻ để dễ thanh toán thì nhân viên bán hàng viết hoá đơn bán lẻ làm 3 liên: 1 liên lu tại quyển, 1 liên giao khách hàng và một liên giao phòng kế toán giữ.
Ví dụ : Hoá đơn bán lẻ sau do Hiệu sách Thăng long nộp ngày 24/3/2003.
Biểu số 7:
Hoá đơn bán lẻ
Số 18 Họ tên ngời mua hàng: Chị Phợng
Địa chỉ cơ quan:
TT Tên hàng hoá Đơn vị Số l- ợng
Giá
đơn vị TTVNĐ
1 Băng tiếng Anh Cái 2 12 000 24 000
2 Nghệ thuật tặng quà Cuốn 1 20 000 20 000
3 Nghệ thuật cắm hoa Cuốn 1 15 000 15 000
4 Băng hoạt hình Cuốn 2 28 000 54 000
Tổng 115 000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Một trăm mời lăm nghìn đồng chẵn.
Ngời nhận hàng Ngời viết hoá đơn
Tại quầy bán, khi khách hàng thanh toán tiền hàng, nhân viên bán hàng dựa vào hệ thống máy trang bị cho mỗi cửa hàng đã tách đợc phần thuế cho mỗi loại sách. Cuối ngày, nhân viên bán hàng tổng kết doanh thu bán đợc trong ngày cùng bảng tổng hợp thuế do máy in ra để nộp cho phòng tài vụ. Tại đây, kế toán thanh toán sẽ viết phiếu thu làm 3 liên: 1 liên lu tại quyển,1 liên giao ngời nộp tiền, 1 liên thủ quĩ giữ.
Ví dụ: Ngày 24/3/2003, nhân viên Hiệu sách Thăng Long đem nộp doanh thu trong ngày, kế toán thanh toán viết Phiếu thu nh sau:
Biểu số 8:
Đơn vị: Công ty phát hành sách Hà Nội Mẫu số 01- TT
Địa chỉ: 34 Tràng Tiền. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 1995 Phiếu thu Ngày 24/3/2003 Số: 28Q3 Nợ TK 111: 2 215 000 Có TK 511: 2 031 000 Có TK 3331: 184 000
Họ tên ngời nộp tiền: Hiệu sách Thăng Long. Địa chỉ:
Lí do nộp : Tiền bán hàng.
Số tiền: 2 215 000. Trong đó thuế GTGT là 184 000.
Kèm theo chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm mời lăm nghìn đồng
Kế toán trởng Ngời lập biểu Thủ quĩ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
3. Hạch toán doanh thu bán hàng.
Hàng ngày, kế toán sẽ tập hợp các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nh hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng để vào chứng từ ghi sổ, cứ 5 ngày vào một chứng từ.
Biểu số 9: Chứng từ ghi sổ
Ngày 25 tháng 3 năm 2003 Số 18
Số hiệu TK Nợ Có
Bán hàng cho
Cty Minh Anh 131131 51113331 2 932 000146 000
Xuất bán thẳng cho Công
ty Văn hoá tổng hợp 131131 5111 3331 2 522 000126 000 Tổng doanh thu Tổng thuế 5 454 000 272 000 Kèm theo 01 bộ chứng từ gốc
Các chứng từ ghi sổ đợc sử dụng để vào Sổ cái tài khoản 511. Đây là sổ tổng hợp dùng để ghi nhận các nghiệp vụ tiêu thu hàng hoá, dùng để đối chiếu số liệu với các sổ chi tiết doanh thu bán hàng và lập Báo cáo tài chính.
Biểu số 10:
Công ty phát hành sách Hà Nội
Sổ cái
Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng" Quí I năm 2003
CTGS TK
ĐƯ
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
... 15 20/3 Doanh thu HS TL 111 1 859 000 16 20/3 Doanh thu HS NV 111 3 198 000 17 25/3 Doanh thu HS BĐ 111 2 031 000 19 25/3 Doanh thu BH 131 5 454 000 ... 31/3 Doanh thu HS CN 1368 17 000 000 31/3 Doanh thu HS BM 1368 15 500 000 31/3 Doanh thu HS VH 1368 10 000 000 ... 31/3 K/c HB bị trả lại 531 20 214 120 K/c DTT 911 11 884 270 653 Tổng 11 904 484 773 11 904 484 773
Ngời lập Kế toán trởng Giám đốc
(Kí, họ tên ) (Kí, họ tên ) (Kí, họ tên)
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng đợc lập trên cơ sở các chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Cuối quí, các sổ chi tiết phải tổng hợp số liệu và khoá sổ. Sau đó máy sẽ tự tập hợp để vào sổ tổng hợp doanh thu bán hàng để kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trên sổ cái và để lập Báo cáo tài chính.
Đối với các cửa hàng khoán nộp lợi nhuận, hàng tháng phải nộp bảng kê hoá đơn hàng hoá mua vào, bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra và tờ khai thuế GTGT. Căn cứ vào bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra và tờ khai thuế GTGT (Mẫu A, B) kế toán sẽ phản ánh doanh thu của các cửa hàng khoán nộp lợi nhuận nh sau:
Nợ TK 1368 Có TK 511
Trên thực tế, công ty chỉ phản ánh doanh thu về mặt số liệu trên sổ sách. Các cửa hàng khoán nộp lợi nhuận chỉ nộp số lợi nhuận khoán và số tiền thuế gửi công ty nộp hộ cơ quan thuế. Khi các cửa hàng này nộp lãi, ghi bút toán: Nợ TK 111
Có TK 1368.
Đối với các cửa hàng trực thuộc công ty quản lí, hàng ngày khi nhân viên bán hàng đem nộp doanh thu, kế toán vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng nội bộ trên cơ sở các phiếu thu và các chứng từ có liên quan.
Máy tính sẽ tự tập hợp số liệu để vào sổ tổng hợp doanh thu bán hàng, mỗi tài khoản đối ứng đợc ghi vào một dòng, cuối quí, sau khi đối chiếu số liệu với sổ cái sẽ làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});