1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Phát hành sách Hà Nội.
Công ty Phát hành sách Hà Nội từ khi thành lập đến nay đã đợc gần 50 năm là đơn vị trực thuộc Sở văn hoá thông tin Hà Nội, có trụ sở chính tại 34 Tràng Tiền- quận Hoàn Kiếm- Hà Nội.
Công ty đợc thành lập từ năm 1954 có tên là Chi sở phát hành sách Hà Nội thuộc Phát hành sách Trung Ương và sau đó trải qua các quá trình thành lập sau:
♦ Từ năm 1954 đến 1960 công ty có tên là Chi sở phát hành sách Hà Nội.
♦ Từ 14/6/1960 đến 1980 tên là Quốc doanh phát hành sách Hà Nội thuộc Sở văn hoá thông tin Hà Nội.
♦ Từ năm1980 đến nay có tên là Công ty Phát hành sách Hà Nội thuộc Sở văn hoá thông tin Hà Nội.
Thực hiện nghị định 388/HĐBT ban hành qui chế thành lập và giải thể các doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty phát hành sách Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập theo quyết định số 887/QĐUB ngày 02/03/1993 của UBND Thành phố Hà Nội. Công ty là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại trụ sở Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam.
Từ năm 1997, công ty xin phép để tăng ngành nghề kinh doanh nh in ấn, xuất nhập khấu sách, dịch vụ phục vụ vui chơi giải trí ở những lĩnh vực không phù hợp với việc kinh doanh sách để tận dụng hết nguồn nhân lực và phát huy hết khả năng của công ty đồng thời giảm bớt rủi ro và sức ép trong kinh doanh nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất.
2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.1. Chức năng
Công ty Phát hành sách Hà Nội đợc phép tổ chức mua và phát hành các loại sách, văn hoá phẩm, văn phòng phẩm trong nớc và nhập ngoại các loại giấy tờ phục vụ công tác quản lí hành chính, kinh tế xã hội , các mặt hàng thủ công mĩ nghệ, vật phẩm văn hoá thông tin, dụng cụ học tập, các sản phẩm phục vụ thiếu nhi... Công ty đợc phép xuất và nhập khẩu các mặt hàng nói trên theo qui định hiện hành của Nhà nớc, đợc phép liên doanh, liên kết với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nớc để mở rộng khả năng kinh doanh và cho thuê nhà làm văn phòng, hội nghị, hội thảo, nhà khách cho các cá nhân trong và ngoài nớc.
2.2. Nhiệm vụ.
Công ty Phát hành sách Hà Nội kinh doanh xuất bản phẩm là một hoạt động thơng mại đặc thù cho nên việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh đảm bảo mục tiêu kinh tế là một vấn đề hết sức quan trọng trên con đờng hoạt động và phát triển. Song bên cạnh đó, nhiệm vụ chính trị lại không thể xem nhẹ. Công ty luôn bám sát định hớng hoạt động của ngành, đờng lối chủ trơng chính sách của Đảng và Nhà nớc, góp phần tuyên truyền, phổ biến đờng lối chính sách của Đảng và Nhà nớc, nâng cao đời sống văn hoá tinh thần của nhân dân Thủ đô trên khắp địa bàn nội, ngoại thành Hà Nội.
Công ty quản lí trực tiếp toàn diện các đơn vị trực thuộc bao gồm: Các phòng ban; các cửa hàng; các hiệu sách nhân dân nội, ngoại thành theo đúng chế độ nguyên tắc và pháp luật hiện hành của Đảng và Nhà nớc đối với doanh nghiệp nhà nớc kinh doanh trong lĩnh vực thơng mại.
3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ở công ty phát hành sách Hà Nội.3.1. Ngành nghề và mặt hàng kinh doanh của Công ty. 3.1. Ngành nghề và mặt hàng kinh doanh của Công ty.
Ngay từ khi thành lập, Công ty phát hành sách Hà Nội là Công ty chuyên doanh các loại sách báo, ấn bản phẩm, văn hoá phẩm, văn phòng phẩm, đồ thủ công mĩ nghệ thông qua hệ thống 19 cửa hàng nội và ngoại thành Hà Nội.
Các mặt hàng sách bao gồm:
− Sách phục vụ thiếu nhi.
− Sách ngoại ngữ.
− Sách về chính trị- xã hội.
− Sách về lĩnh vực lịch sử, văn hoá.
− Sách tham khảo, giải trí, giáo dục.
− Các loại từ điển do các nhà xuất bản trong và ngoài nớc sản xuất, ấn hành.
Các loại báo chí.
Báo nhân dân, Lao động, An ninh thế giới, Tài chính, An ninh thủ đô, Hà Nội mới và các tờ báo nhập từ ngoài nớc nh tờ Friday, Sunday, Asia Week, Washington daily time, NewYork time...
Các băng đĩa nhạc:
Các loại băng video, băng đài do trong và ngoài nớc sản xuất.
Đồ thủ công mĩ nghệ, dụng cụ học tập.
Dịch vụ phục vụ hoạt động vui chơi, giải trí.
3.3. Qui mô hoạt động và thị trờng kinh doanh.
Công ty phát hành sách ngoài chức năng phát hành sách còn in ấn, tham gia vào nhiều lĩnh vực hoạt động nh phục vụ sách tại các hội nghị, hội thảo, tham gia hội sách triển lãm, tham gia đấu thầu sách, tham gia liên doanh liên kết với nớc ngoài...
Công ty có thị trờng kinh doanh rộng lớn, bao gồm khắp các tỉnh ở nội ngoại thành Hà Nội và một số tỉnh ở vùng sâu, vùng xa: Đông Anh, Sóc Sơn,
Thanh Trì, Gia Lâm, Hà Tây, Vĩnh Phúc,Hải Phòng, Thanh Hoá, Đà Nẵng, Tuyên Quang,... Đồng thời xuất khẩu sang thị trờng nớc ngoài nh Mĩ. Để đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trờng, công ty đang từng bớc phát triển mạng lới phát hành sách của Công ty tại các điểm còn trắng sách, các quận huyện ở xa, các khu dân c mới, các trờng đại học, cao đẳng... Điển hình nh Công ty đang bớc đầu mở một điểm đại lí làm nơi giao dịch bán buôn, bán lẻ tại Thành phố Hồ Chí Minh, mở thêm một số hiệu sách trên địa bàn.
Nh vậy, có thể thấy qui mô hoạt động của Công ty ngày càng phong phú, đang dạng, thị trờng kinh doanh ngày càng rộng khắp nhằm tận dụng tối đa nguồn lực của Công ty, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng giúp Công ty kinh doanh hiệu quả hơn.
4. Tổ chức bộ máy quản lí và tổ chức sản xuất kinh doanh ở Công ty phát hành sách Hà Nội.
4.1. Tổ chức bộ máy quản lí
Công ty tổ chức bộ máy quản lí theo hình thức tập trung, mô hình nh sau:
Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của Công ty phát hành sách Hà Nội
Giám đốc Phó giám đốc giám đốcPhó Phòng nghiệp vụ kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kế
toán tài vụ Phòng kho xuất bản phẩm
Hiệu sách Hiệu sách nội
Chú thích:
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp
Chức năng chủ yếu của bộ máy quản lí trong Công ty đợc thể hiện nh sau:
Ban giám đốc. Ban giám đốc của Công ty bao gồm Giám đốc và hai Phó giám đốc
Phòng tổ chức hành chính: Đây là phòng tham mu giúp việc và tổ chức thực hiện về các mặt nh quản lí hồ sơ nhân viên, các chính sách về nhân viên và quản lí công văn…
Phòng kế toán tài vụ: Đây là phòng tham mu giúp việc cho giám đốc về tình hình hoạt động liên quan đến tài chính của công ty.
− Hớng dẫn tổ chức và kiểm tra thực hiện công tác kế toán, tái chính và thống kê trong Công ty và các đơn vị phụ thuộc theo đúng qui định và pháp luật hiện hành của Nhà Nớc
− Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, qui hoạch dài hạn và ngắn hạn về hoạt động kinh doanh của Công ty. Giúp giám đốc công ty hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra và xét duyệt việc thực hiện kế hoạch đợc giao của các đơn vị, cửa hàng trực thuộc công ty.
− Tổng hợp tình hoạt động kinh doanh của công ty, phản ánh thờng xuyên hoặc định kì cho Giám đốc có phơng hớng, biện pháp chỉ đạo kịp thời, tham gia xét duyệt hoàn thành kế hoạch quyết toán tài chính, phân tích hoạt động kinh tế của công ty và các đơn vị cửa hàng trực thuộc công ty.
− Tham gia xây dựng nội dung các hợp đồng kinh tế của công ty với các chủ cửa hàng, các khách hàng. Có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế đã kí.
Phòng nghiệp vụ kinh doanh: Đây là phòng tham mu giúp việc và tổ chức thực hiện của giám đốc công ty về các mặt nh kí các hợp đồng mua bán, nắm bắt tình hình thị trờng, thực hiện công tác tuyên truyền, quảng cáo .…
Phòng kho xuất bản phẩm: Đây là phòng tham mu giúp việc và tổ chức thực hiện về các mặt nh bảo quản, phân loại xuất bản phẩm, bảo vệ an toàn trong vận chuyển hàng hoá…
Các hiệu sách nhân dân nội, ngoại thành: Là những đơn vị kinh doanh dới sự chỉ đạo và quản lí của giám đốc công ty thông qua các phòng chức năng giúp việc.
4.2. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.
ở Công ty phát hành sách Hà Nội, Giám đốc công ty là ngời có quyền quyết định cao nhất về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Mô hình tổ chức quản lí của công ty theo kiểu trực tuyến, lãnh đạo công ty theo nguyên tắc từ trên xuống.
Hệ thống cửa hàng của công ty rộng khắp gồm 12 cửa hàng nội thành và 7 cửa hàng ngoại thành. Có thể phân chia hệ thống các cửa hàng này thành 3 loại:
* Các hiệu sách do công ty trực tiếp quản lí: Công ty trực tiếp quản lí về mọi hoạt động kinh doanh, trả lơng nhân viên và chịu mọi chi phí cho cửa hàng nh là Hiệu sách Tràng Tiền, Hiệu sách Ngoại văn, Hiệu sách Thăng Long...
* Các hiệu sách khoán nộp lợi nhuận: Các hiệu sách này phải tự kinh doanh, trả lơng nhân viên đồng thời phải nộp một khoản lợi nhuận nhất định do công ty qui định cho từng hiệu sách nh hiệu sách Văn Hiến, Hiệu sách Giảng Võ...
* Các hiệu sách nhân dân ở ngoại thành duy trì và phát triển nhằm nâng cao trình độ văn hoá t tởng chính trị cho nhân trong khu vực.
Bên cạnh việc phát hành sách trong nớc và nhập ngoại công ty còn tổ chức kinh doanh văn hoá phẩm, văn phòng phẩm, đồ dùng học tập, các mặt hàng thủ công mĩ nghệ... Các mặt hàng đợc phân loại và bán theo từng quầy hàng nh quầy văn hoá phẩm, quầy từ điển, quầy khoa học kĩ thuật, quầy ngoại
ngữ... trong từng hiệu sách. Việc phân loại nh vậy rất thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm kê hàng hoá trong công ty và thuận lợi cho khách hàng đến mua sách.
II. Gới thiệu chung về công tác kế toán tại Công ty.
1. Quyền hạn của phòng Kế toán tài vụ.
Phòng kế toàn tài vụ có trách nhiệm tổ chức các mối quan hệ với các cơ quan chức năng, các ngành hữu quan, phối hợp chặt chẽ với Phòng kinh doanh của công ty để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ trên đồng thời phòng kế toán có các quyền hạn chính sau:
− Đợc quyền yêu cầu các phòng nghiệp vụ của công ty và đợc thừa lênh Giám đốc công ty yêu cầu các đơn vị trực thuộc công ty cung cấp đầy đủ tình hình tài liệu có liên quan đến hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của phòng.
− Đợc thừa lệnh Giám đốc kí duyệt thanh toán các chi phí liên quan đến hoạt động quản lí của văn phòng công ty theo qui định.
2. Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty phát hành sách Hà Nội.
2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
Do đặc điểm là có các chi nhánh cửa hàng, hiệu sách trực thuộc trong phạm vi nội ngoại thành Hà Nội nên công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Các kho, cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ là nơi tập trung các chứng từ gốc, lập bảng kê và cuối ngày tổng kết doanh thu nộp về phòng kế toán để kiểm tra và hạch toán. Phòng kế toán trung tâm của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lí thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Công ty không có bộ phận chuyên trách về tài chính mà phòng kế toán tổ chức thực hiện kiêm nhiệm cả công tác kế toán tài chính.
Sơ đồ 14:
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty phát hành sách Hà Nội.
Đào Thị Quỳnh- kế toán 41e
Kế toán trưởng
Kế toán
tổng hợp mặt, ngân hàng,Kế toán tiền thanh toán
Kế toán kho
2.2. Phân công lao động kế toán
Phòng kế toán tài vụ của công ty có 8 ngời. Các công tác kế toán phân công cho từng ngời song toàn bộ công việc đều nằm trong qui trình hạch toán thống nhất, cụ thể nh sau:
* Kế toán tr ởng.
− Chịu trách nhiệm chung trớc Giám đốc công ty về công tác kế toán tài chính toàn công ty.
− Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và h- ớng dẫn việc thực hiện các chính sách, chế độ và các qui định của Nhà nớc và của ngành về công tác kế toán tài chính.
− Bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, đơn vị trực thuộc.
− Tham gia kí và kiểm tra thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty.
− Có nhiệm vụ xác định mức doanh thu cho các quầy thuộc cửa hàng trực thuộc và các cửa hàng khoán.
* Kế toán tổng hợp (Kiêm phó phòng kế toán tài vụ)
− Thay đồng chí kế toán trởng điều hành công tác kế toán tài chính khi đồng chí kế toán trởng đi vắng.
− Chịu trách nhiệm về các khoản phải thanh toán với ngân sách Nhà nớc, theo dõi tăng giảm vốn (Tài khoản 333, 411, 441). Xác định kết quả sản xuất kinh doanh (Tài khoản 911, 421). Trực tiếp làm công tác tổng hợp khối văn phòng công ty (Sổ cái, các báo cáo khối văn phòng công ty), kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kế toán toàn công ty. Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu t xây dựng cơ bản (Tài khoản 2412).
− Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm để bảo vệ với tổng công ty và giao cho các đơn vị trực thuộc.
* Kế toán công nợ.
Kế toán công nợ phụ trách về các mảng nh: Thu chi tiền mặt , tiền lơng , BHXH, KPCĐ (Tài khoản 1111, 334, 3382, 3383), theo dõi các khoản vay Ngân hàng (Tài khoản 331,112), thanh toán với ngời bán trong nớc (Tài khoản 331), công nợ nội bộ công ty về hàng hoá và chuyển tiền bán hàng (Tài khoản 3361, 3362), thanh toán với ngời mua (Tài khoản 131), chi phí nghiệp vụ kinh doanh (Tài khoản 642 ), các khoản tạm ứng và công nợ khác (Tài khoản 141, 1388, 3388), theo dõi tăng giảm quỹ (Tài khoản 414, 431)
* Kế toán kho hàng hoá .
− Kế toán TSCĐ, kiểm kê TSCĐ.
− Kiểm kê hàng hoá, nhập số liệu vào máy vi tính.
* Thủ quĩ.
3. Hình thức sổ sách kế toán
Hình thức sổ kế toán mà Công ty Phát hành sách Hà Nội sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Công ty Phát hành sách Hà Nội vận dụng tổ chức sổ kế toán theo hình thức này cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình, phù hợp áp dụng kế toán máy và một phần ghi chép thủ công. Trình tự hạch toán sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ đợc cụ thể nh sau:
Sơ đồ 15:
Qui trình ghi sổ kế toán ở Công ty phát hành sách Hà Nội
Đào Thị Quỳnh- kế toán 41e
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Sổ cái
Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kì.
Đối chiếu, kiểm tra số liệu.
III. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty phát hành sách Hà Nội.
1. Đặc điểm các nghiệp vụ tiêu thụ ở công ty phát hành sách Hà Nội.