I. Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức quản
4) Trình tự kế toán sửa chữa TSCĐ
Với một số lợng lớn TSCĐ, trong quá tình sản xuất TSCĐ thờng hao mòn và h hỏng. Do đó tại DN thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ. Công việc sửa chữa lớn tại công ty chủ yếu đợc thuê ngoài, một số nghiệp vụ sửa chữa nhỏ mang tính bảo dỡng đợc thực hiện bởi đội ngũ công nhân kĩ thuật của công ty.
Đối với nghiệp vụ sửa chữa nhỏ mang tính bảo dỡng: công ty không có kế hoạch sửa chữa hàng năm mà khi TSCĐ bị hỏng hóc sễ tiến hành sửa chữa ngay. Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình sửa chữa này đợc hạch toán vào chi phí của bộ phận có TSCĐ bị hỏng vào kì xảy ra nghiệp vụ.
Trong tháng 10 vừa qua, khi sản xuất một máy sấy bị hỏng, bộ phận kĩ thuật đã tiến hành sửa chữa ngay với chi phí là: 540.000đồng, đã chuyển chứng
từ lên cho phòng kế toán ngay sau khi sửa chữa hoàn thành. Chi phí sửa chữa đ- ợc kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 627: 540.000 Có TK 111: 540.000
Đối với các nghiệp vụ sửa chữa lớn, sửa chữa nâng cấp: Công việc sửa chữa này phải đợc lên kế hoạch trớc và trình giám đốc duyệt. Khi có quyết định của giám đốc, phòng kế hoạch- vật t tiến hành công việc sửa chữa.
Tại công ty, mỗi kỳ kinh doanh công ty không tiến hành việc trích trớc chi phí sửa chữa, cuối kì căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh đều hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
Để hiểu rõ hơn về công việc sửa chữa lớn, sửa chữa nâng cấp tại công ty em đã đi sâu tìm hiểu nghiệp vụ sau: Căn cứ vào nhu cầu hoạt động sản xuất của phân xởng hoàn chỉnh sản phẩm Giám đốc công ty đã quyết định sửa chữa khu hàng rào khu C nhà sản xuất cho phân xởng này.
Ngày 22/3/2003 công ty đã tiến hành kí HĐKT số 819/HĐXD với công ty XNK đầu t xây dựng Thăng Long về việc nhận thầu xây lắp công trình cải tạo hàng rào khu C phân xởng hoàn chỉnh sản phẩm của Công ty In Bu điện.
Hồ sơ về nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ này bao gồm: - Quyết định của Giám đốc,
- Hợp đồng kinh tế, - Biên bản bàn giao
- Các chứng từ kèm theo khác.
Trích dẫn HĐKT (đây là chứng từ ban đầu để kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán thuê ngoài về sửa chữa TSCĐ)
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế , kế toán tiến hành ghi sổ nh sau:
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội ngày 22 tháng 3 năm 2003
hợp đồng kinh tế
về việc: giao nhận thầu xây lắp công trình
Hạng mục: Cải tạo sửa chữa hàng rào khu C phân xởng hoàn chỉnh sản phẩm - Công ty in Bu điện
Căn cứ vào pháp lệnh hợp đòng kinh tế do Hội đồng Nhà nớc Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam công bố ngày 25/09/1989
Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1999 của HĐBT quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
Căn cứ vào điều lệ quản lý đầu t xây dựng cơ bản ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999 NĐ_CP ngày 08/07/1999 của chính phủ.
Chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty in Bu điện
- Đại diện: Ông Huỳnh Quang Vinh – Giám đốc
- Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm- Hà Nội
- Điện thoại: 04-7333647 Fax: 04-9434594
- Tài khoản: 710A- 50319 Tại ngân hàng công thơng Chơng Dơng
Bên B: trung tâm xuất nhập khẩu ĐTXD & LĐ Thăng Long- Tổng công ty xây dựng Thăng Long
- Đại diện: Ông: Phạm Ninh Lộc- Phó giám đốc công ty
- Địa chỉ: 69- Triệu Việt Vơng- Hai Bà Trng- Hà Nội
- Điện thoại: 04-93434622 – 9434624 Fax: 04 9434594
- Tài khoản: 73010101 Tại ngân hàng đầu t và phát triển Thăng Long
Cùng thống nhất hai bên ký kết hợp đồng kinh tế sau:
Điều I: Nội dung công việc Điều II: Thời gian thực hiện
Điều III: Trách nhiệm của các bên Điều IV: Giá trị hợp đồng
Giá trị Công trình: 33.570.000 Thuế GTGT(10%): 3.357.000
Điều V: Phơng thức và các điều kiện thanh toán Điều VI: Điều khoản chung
Hợp đồng này đợc lập thành 04 bản có giá trị pháp lý nh nhau
đại diện bên A
Giám đốc Huỳnh Quang Vinh
Đại diện bên b
Phó Giám đốc Phạm Lộc Ninh
Nợ TK 2413: 33.570.000 Nợ TK 1331: 3.357.000
Có TK 331: 36.927.000
Vào ngày 22/4/2002, khi công trình hoàn thành hai bên tiến hành bàn giao. Khi quá trình giao nhận xong, TSCĐ đã đảm bảo sử dụng đợc 2 bên tiến hành thanh lý hợp đồng
Căn cứ vào hồ sơ bàn giao, kế toán tiến hành hạch toán chi phí: Nợ TK 627: 33.570.000
Có TK 2413: 33.570.000
Cùng ngày kế toán cập nhật vào Chứng từ ghi sổ và phần mềm kết chuyển vào sổ Cái các TK liên quan .
(Trích dẫn Sổ Cái TK 241)
Công ty in b điện
564- Nguyễn văn cừ Gia Lâm Hà Nội
Sổ cái
Tài khoản 241 " XDCB dở dang"
Từ ngày : 01/01/2003 Đến ngày :31/12/2003
Số
CT Ngày Diễn giải đối TK
ứng
PS nợ PS có
Số d đầu kỳ 333.570.000
... ... ... ... ...
22/4 HT chi phí sửa chữa lớn hoàn thành theo HĐ 819/HĐXD 627 33.570.000 ... ... ... ... ... … Cộng số phát sinh Số d cuối kỳ 352.425.00052.425.000 33.570.000 Ngày tháng năm… … …
5) Tổ chức kế toán TSCĐ thuê tài chính :
Hệ thống máy móc thiết bị tại công ty in Bu điện chiếm phần lớn là thuê tài chính, đặc biệt là đối với những tài sản có giá trị lớn nh cả dây chuyền công nghệ. Do đó các nghiệp vụ về hạch toán TSCĐ thuê tài chính diễn ra khá thờng xuyên. Sau khi ký kết hợp đồng thuê, trớc ngày bàn giao tài sản bên cho thuê gửi cho công ty một văn bản điều chỉnh bổ sung hợp đồng kèm theo lịch thanh toán tiền thuê. Hợp đồng thuê tài chính và văn bản điều chỉnh bổ sung hợp đồng đợc lập thành hố sơ TSCĐ thuê tài chính, đặc biệt trong văn bản điều chỉnh hợp đồng có phụ lục kèm theo là Lịch thanh toán tiền thuê là một căn cứ rất quan trọng để kế toán theo dõi tiến hành ghi sổ.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hợp đồng cho thuê tài chính
Số HĐ: 172/2003/CTTC - Căn cứ luật tổ chức tín dụng ban hành ngày 26/12/1997
- Căn cứ pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 25/9/1989 của hội đồng Nhà nớc - Căn cứ ...
- Theo hồ sơ xin thuê tài chính máy móc thiết bị của Công ty in Bu điện.
Hôm nay, ngày 24 tháng 6 năm 2003 tại trụ sở Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng công thơng Việt nam, Số 18 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà Nội. Chúng tôi gồm:
I.Công ty Cho thuê Tài chính-NHCTVN ( Gọi tắt là Bên cho thuê) Địa chỉ :18 Phan Đình Phùng, quận Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: 04-7333647 Fax: 04-8430076
Do ông : Nnguyễn Văn Bình Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Tài khoản: 710A-50139, mở tại ngân hàng công thơng Việt Nam Mã số thuế: 0100108656
II. Công ty in bu điện (G ọi tắt là bên thuê): Địa chỉ: 564, Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội Điện thoại: 04-8223888 Fax:04-9422125
Do ông: Huỳnh Quang Vinh, chức vụ: Giám đốc làm đại diện
Tài khoản: 001.100.0025298, mở tại: Ngân hàng Công Thơng Chơng Dơng - Hà Nội Sau khi bàn bạc thoả thuận, hai bên thống nhất đồng ý ký hợp đồng kinh tế theo các điều khoản sau đây:
Điều 1: Tài sản cho thuê
Bên cho thuê đồng ý cho bên thuê thuê và Bên thuê đồng ý thuê của bên cho thuê tài sản cho thuê sau:
STT Tên hàng Số lợng Đơn giá VNĐ Thành tiền 1 Máy Cá thể hoá thẻ viễn
thông KDA-560 -NVIDIA GeForre2MX Graphies w/32 MG - ... Tổng cộng 01 2.144.609.316 2.144.609.316 (Bằng chữ: ...)
Điêu 2: Thời hạn thuê ...
Điều 7: Giá trị tài sản thuê Điều 8: Lãi suất cho thuê Điều 9: Thanh toán tiền thuê ...
Hợp đồng này đợc lập thành 04 bản bên thuê giữ 02 bản, bên cho thuê giữ 02 bản có giá trị pháp lý nh nhau kể từ ngày ký.
Đại diện bên thuê Giám đốc Huỳnh Quang Vinh
Đại diện bên cho thuê Giám đốc Nguyễn Văn Bình
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Văn bản điều chỉnh bổ sung hợp đồng thuê tài chính
Số HĐ: 172/2003/CTTC - Căn cứ luật tổ chức tín dụng ban hành ngày 26/12/1997
- Căn cứ pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 25/9/1989 của hội đồng Nhà nớc - Căn cứ ...
- Theo hồ sơ xin thuê tài chính máy móc thiết bị của Công ty in Bu điện.
Hôm nay, ngày 24 tháng 6 năm 2003 tại trụ sở Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng công thơng Việt nam, Số 18 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà Nội. Chúng tôi gồm:
I.Công ty Cho thuê Tài chính-NHCTVN ( Gọi tắt là Bên cho thuê) Địa chỉ :18 Phan Đình Phùng, quận Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: 04-7333647 Fax: 04-8430076
Do ông : Nnguyễn Văn Bình Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Tài khoản: 710A-50139, mở tại ngân hàng công thơng Việt Nam Mã số thuế: 0100108656
II. Công ty in bu điện (Gọi tắt là bên thuê): Địa chỉ: 564, Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội Điện thoại: 04-8223888 Fax:04-9422125
Do ông: Huỳnh Quang Vinh, chức vụ: Giám đốc làm đại diện
Tài khoản: 001.100.0025298, mở tại: Ngân hàng cCông Thơng Chơng Dơng - Hà Nội
Sau khi hai bên ký kết hợp đồng thuê tài chính, văn bản điều chỉnh bổ sung hợp đồng bao gồm các nội dung sau:
I. Tài sản thuê: ...
II. Đièu chỉnh bổ sung tổng giá trị tài sản cho thuê:... III. Tiền lãi:...
IV. Thanh toán tiền thuê:...
Lịch thanh toán tiền thuê
Kỳ thanh
toán thanh Ngày Số tiền trả mỗi kỳ Vốn gốc Trong đóTiền lãi Thuế Số d cuối kỳ
1 a a1 a2 a3 x 2 a b1 b2 b3 y ... a ... ... ... n a ... ... ... 0 Tổng cộng A 2.144.609.316 C D
Văn bản này đợc lập thành 04 bản bên thuê giữ 02 bản, bên cho thuê giữ 02 bản có giá trị pháp lý nh nhau kể từ ngày ký.
Đại diện bên thuê Giám đốc Huỳnh Quang Vinh
Đại diện bên cho thuê Giám đốc Nguyễn Văn Bình
Căn cứ lịch thanh toán tiền thuê kèm theo văn bản điều chỉnh hợp đồng thì kế toán Công ty phản ánh giá trị của tài sản và các chi phí nh sau:
Nợ TK 212 Tổng giá trị tiền gốc phải trả theo hợp đồng và Có TK 342 lịch thanh toán tiền thuê ( 2.144.609.316 ).
Nợ TK 1422 Tổng số lãi và thuế phải trả theo lịch thanh Có TK 342 toán tiền thuê ( C+D )
Định kỳ căn cứ vào lịch thanh toán tiền thuê Công ty hạch toán phần lãi thuê trong kỳ vào chi phí tài chính :
Nợ TK 811 Số tiền lãi thuê của kỳ này ( a2) Có TK 1422
Cũng căn cứ vào lịch thanh toán tiền thuê, số thuế đợc khấu trừ trong kỳ đ- ợc hạch toán :
Nợ TK 1332 Số thuế GTGT đợc khấu trừ kỳ này ( a3 ) Có TK 1422
Phần tiền thuê gốc phải trả hàng kỳ Công ty hạch toán vào chi phí khấu hao TSCĐ nh sau:
Nợ TK 6274 Số tiền thuê gốc trong kỳ ( a1) Có TK 2142
Hàng kỳ khi bên cho thuê xuất hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính bao gồm cả gốc, lãi và thuế GTGT cho Công ty. Đây là hoá đơn đặc thù của các công ty cho thuê tài chính.
Cũng căn cứ vào đó Kế toán Công ty hạch toán nghiệp vụ thanh toán tiền thuê nh sau:
Nợ TK 342 Tổng số tiền thuê trong kỳ bao gồm cả Có TK 112 gốc + lãi + thuế ( a = a1+a2+a3 )
Kế toán tiến hành ghi sổ tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ và phần mềm sẽ tự kết chuyển vào sổ Cái các TK tơng ứng .
Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính
Mẫu số 05-TTC- SLL Ký hiệu
Ngày
Bên cho thuê: Công ty Cho thuê Tài chính-NHCTVN Điện thoại:
Hợp đồng cho thuê số :172/2003/CTTC ngày 24/6/2003 Thời gian cho thuê:Từ...đến ... Giá trị tài sản thuê (cha có thuế) : 2.144.609.316 Bên đi thuê :Công ty in bu điện
Địa chỉ: Điện thoại: Số TK: Hình thức thanh toán : ST T Chỉ tiêu Kỳ này(Kỳ I) Luỹ kế 1 Tên dịch vụ 2 Số tiền gốc a1 a1 3 Số tiền lãi a2 a2 4 Thuế a3 a3
5 Tổng cộng tiền thanh toán(2+3+4) a a
Tổng cộng số tiền phải thanh toán kỳ này (ghi bằng chữ):... Bên đi thuê Kế toán trởng bên cho thuê Thủ trởng đơn vị thuê
Ngoài ra trong "Hợp đồng thuê tài chính" còn quy định rõ sau khi tất cả tiền thuê và các khoản tiền khác đã đợc thanh toán đầy đủ và hoàn thành mọi nghĩa vụ theo hợp đồng cho thuê, bên cho thuê bán lại tài sản cho thuê với một giá trị đã đợc định sẵn (E). Mọi phí tổn liên quan đến việc chuyển giao quyền sở hữu tài sản thuê đều do Công ty phải chịu. Lúc này hai bên sẽ ký kết một "Biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê tài chính" . Theo biên bản này, phần nội dung thực hiện hợp đồng ghi lại tất cả các thông tin cần thiết của tài sản thuê, và một nội dung rất quan trọng là tổng hợp lại con số về phần thanh toán nh sau:
Giá gốc đã quy đổi ra VND là : 2.144.609.316
Lãi và thuế : C+ D
Giá chọn mua lại : E
Hết thời hạn thuê bên thuê đã thanh toán đầy đủ tiền thuê gốc và lãi, thuế, giá chọn mua lại cho bên cho thuê theo nội dung Hợp đồng cho thuê tài chính số 172/2003/CTTC và văn bản điều chỉnh bổ sung hợp đồng thuê tài chính có phụ lục kèm theo đã ký. Hai bên không còn vớng mắc gì đối với tài sản thuê trên đây.
Đến khi đó kế toán sẽ phản ánh việc chuyển quyền sở hữu tài sản thuê nh sau:
Kết chuyển nguyên giá :
Nợ TK 211 ( 2.144.609.316 )
Có TK 212
Kết chuyển hao mòn: Vì công ty thực hiện tính khấu hao theo số vốn gốc trả từng kỳ nên khi hết thời hạn thuê, chuyển quyền sở hữu thì cũng coi nh đã khấu hao hết. Hao mòn TSCĐ thuê tài chính chuyển thành hao mòn TSCĐ HH chính bằng nguyên giá hay số vốn gốc của TSCĐ.
Nợ 2142 ( 2.144.609.316 ) Có 2141
Số tiền phải chi trả thêm và các chi phí liên quan khi chuyển quyền sở hữu đợc công ty hạch toán vào ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ:
Nợ 627 Số tiền phải trả thêm để chuyển quyền sở hữu (E) Có 112 và các chi phí liên quan.
(Vì việc thuê tài sản tại công ty thuộc bí mật đầu t nên bài khoá luận của em không đ ợc phép công bố số liệu về lãi và thuế từng kỳ và giá mua lại của một hợp đồng cụ thể. Em chỉ xin trích dẫn con số ví dụ để minh hoạ cho quá trình ghi chép kế toán TSCĐ thuê tài chính tại phòng kế toán công ty)
III hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty –
in bu điện
1) Tình hình trang bị và sử dụng TSCĐ :
Để quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả, mỗi doanh nghiệp phải sử dụng cân đối hài hoà các yếu tố sản xuất. Tài sản cố định là một yếu tố cơ bản, quyết định năng lực sản xuất, phản ánh trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cũng nh áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật của doanh nghiệp. Đầu t và sử dụng tài sản cố định hợp lý là cần thiết giúp giảm nhẹ sức lao động và nâng cao năng lực sản xuất, chất lợng sản phẩm là cần thiết, quyết định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng. Nhận thức đợc tầm quan trọng này, trong năm vừa qua Công ty in Bu điện đã không ngừng cố gắng để công việc trang bị, quản lý và sử dụng TSCĐ có hiệu quả cao.