I. Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức quản
2) Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất của công ty gồm các phòng ban chuyên môn và chuyên viên giúp giám đốc về việc quản lý điều hành công việc chịu trách nhiệm trớc giám đốc về nhiệm vụ nội dung đợc giao.
Mô hình tổ chức hoạt động của công ty:
Phòng Tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng Kế hoạch Trung tâm kinh doanh Phòng kỹ thuật vật t Giám đốc Nhà máy in Nhà máy thẻ Phân xởng hoàn chỉnh sản phẩm Phân xởng phong bì
Trong đó :
- Giám đốc công ty do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen th- ởng và kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Giám đốc là đại diện pháp luật về quản lý, điều hành hoạt động của công ty trong phạm vi quyền hạn các văn bản quy định của Tổng công ty. Giám đốc là ngời có quyền quản lý và điều hành cao nhất của công ty. Sự giám sát theo dõi những quyết định của giám đốc dựa trên báo cáo chứng từ của các phòng ban mà đứng đầu là các trởng phòng.
- Phó giám đốc là ngời giúp giám đốc quản lý, điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công.
- Phòng Tổng hợp : Giúp giám đốc trong công tác tổng hợp, đánh gía tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, công tác kiểm toán nội bộ theo quy định của nhà nớc, công tác tổ chức bộ máy hoạt động của công ty nói chung và của các đơn vị nói riêng, công tác lao động, tiền lơng và công tác y tế, an toàn vệ sinh cho ngời lao động.
- Phòng tài chính kế toán : Xây dựng chiến lợc để tổ chức công tác tài chính, kế toán, tín dụng. Giúp giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế, tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn bộ công ty theo chế độ, chính sách, pháp luật của nhà nớc và điều lệ tổ chức hạch toán kế toán, về tổ chức quản lý tài chính của công ty.Phổ biến, h- ớng dẫn và tổ chức thực hiện kịp thời các chế độ, chính sách, pháp luật về tài chính kế toán của nhà nớc và của công ty.Tham mu cho giám đốc công ty dự
thảo các quy định về quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, tín dụng và kiểm tra việc thực hiện quy định đó.
- Phòng kế hoạch sản xuất : Xây dựng kế hoạch xản xuất, chiến lợc kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn cho công tác SXKD và hệ thống giá bán sản phẩm của công ty.Điều hành toàn bộ dây chuyền sản xuất sản phẩm của công ty.
- Trung tâm kinh doanh tiếp thị : tiêu thụ các loại sản phẩm do công ty sản xuất ra, kinh doanh các loại vật t hàng hoá theo giấy phép của công ty. Xúc tiến và tìm kiếm cơ hội kinh doanh trong và ngoài nớc. Nâng cao chất lợng dịch vụ để thúc đẩy sản xuất phát triển, nâng cao uy tín của công ty.
- Phòng kỹ thuật vật t : Thiết kế các khuôn mẫu và chịu trách nhiệm gia công sản xuất và kiểm tra các sản phẩm sản xuất ra.
- Nhà máy in : bình, phơi các loại khuôn in phục vụ cho in offset, in lới. In tất cả các loại ấn phẩm theo lệnh sản xuất của công ty.
- Phân xởng hoàn chỉnh sản phẩm: Nhận vật t từ kho về chế biến theo lệnh để phục vụ sản xuất. Nhận sản phẩm từ nhà máy in để pha cắt theo khuôn khổ cho phân xởng phong bì . Nhận ấn phẩm từ nhà máy in để tổ chức hoàn thiện sản phẩm nhập kho.
- Phân xởng phong bì: Gia công sơ chế giấy, in ấn các loại phong bì và các sản phẩm tờ rời. Gia công sản xuất các loaị sản phẩm phong bì, bao bì dạng túi.
- Phân xởng cơ điện: Thực hiện công tác lắp đặt, sửa chữa, bảo dỡng các loại máy móc thiết bị, phơng tiện vận chuyển của công ty, đảm bảo cho quá trình sản xuất của công ty về mặt thiết bị.
- Nhà máy thẻ: Sản xuất thẻ viễn thông cao cấp phục vụ cho ngành BCVT. Nh vậy, nổi bật lên trong bộ máy quản lý của công ty in bu điện là một đơn vị vừa sản xuất vừa kinh doanh thơng mại đã xây dựng cho mình một tổ
chức điều hành theo phơng thức trực tuyến chức năng. Theo phơng thức này, giám đốc là ngời đa ra quyết định kinh doanh cuối cùng với sự tham mu của các phòng ban chức năng.
Quan hệ giữa các phòng ban trong bộ máy quản lý của công ty chịu sự ảnh hởng của phơng thức quản lý. Với phơng thức trực tuyến chức năng thì trong công ty giám đốc là ngời trực tiếp điều hành các phòng ban thông qua các trởng phòng. Các phòng ban đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau có đặc trng riêng, song vẫn có quan hệ mật thiết với nhau đều tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nh vậy ở công ty in Bu điện đợc chia làm các phòng ban và phân xởng, nhà máy với chức năng và nhiệm vụ rất rõ ràng, chính vì thế công tác quản lý của công ty đã rất có hiệu quả , ngày càng xây dựng đợc công ty lớn mạnh , làm ăn có hiệu quả đóng góp vào công cuộc xây dựng đất nớc , đa nớc ta hội nhập với nền kinh tế thế giới. Một mô hình quản lý tốt giúp cho việc quản lý có hiệu quả hơn, việc phân công công việc hợp lý hơn tránh đợc sự chồng chéo công việc.
3) Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản phẩm.
Công ty in Bu điện là một đơn vị vừa sản xuất kinh doanh vừa kinh doanh thơng mại. Nội dung hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm : in tất cả các loại ấn phẩm phục vụ cho ngành Bu điện nh báo Bu chính, tạp chí Bu chính, thông t bu điện, các loại sách phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập các quy chế văn bản của ngành Bu điện. Các loại giấy tờ quảng cáo, quản lý phục vụ cho công tác kinh doanh của ngành nh danh bạ điện thoại và tất cả các loại ấn phẩm của ngành phục vụ cho công tác kinh doanh khai thác Bu chính viễn thông. Ngoài ra để đảm bảo cho sự phát triển đi lên của công ty, tận dụng hết khả năng công suất thiết bị, không ngừng nâng cao đời sống của cán
bộ công nhân viên trong công ty, công ty còn hợp đồng cả các ấn phẩm ngoài ngành phục vụ cho nhu cầu của xã hội.
Từ năm 2000 trở lại đây, công ty đã đầu t dây chuyền công nghệ và đa vào sản xuất sản phẩm thẻ viễn thông cao cấp, tạo bớc đột phá mới về công nghệ in mã hoá bảo mật.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất là nhân tố cơ bản ảnh hởng trực tiếp đến công tác tổ chức bộ máy quản lý nói chung và công tác tổ chức hạch toán kế toán nói riêng. Việc nghiên cứu đặc điềm quy trình công nghệ sẽ giúp các doanh nghiệp phát hiện những khâu mạnh, khâu yếu trong năng lực sản xuất từ đó có phơng hớng đầu t thích hợp, đồng thời giúp cho doanh nghiệp phát hiện ra các chi phí sản xuất có điểm nào hợp lý, điểm nào cha hợp lý, có góp phần nâng cao chất lợng, hạ giá thành đơn vị sản phẩm hay không. Do vậy cần phải xem xét quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm in của công ty in Bu điện.
Quy trình công nghệ của công ty là một quy trình đơn giản khép kín, sản xuất sản phẩm diễn ra một cách liên tục khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng. Dựa trên nhu cầu thị trờng trong từng thời điểm phòng kế hoạch lập kế hoạch sản xuất và trình giám đốc. Khi có lệnh sản xuất thì phòng kế hoạch chuyển xuống xởng sản xuất tiến hành sản xuất đúng kế hoạch .
Gồm các công đoạn sau: Chế bản - Bình bản - phơi bản - Chuẩn bị giấy - In - Hoàn chỉnh sản phẩm.
Có thể khái quát quy trình công nghệ chung sản xuất sản phẩm : Chế bản Bình bản Phơi bản
Tở giấy Dỗ cắt
Tuy nhiên với mỗi sản phẩm cụ thể tuỳ đặc tính kỹ thuật, khuôn khổ và với các khách hàng khác nhau mà mỗi sản phẩm có trình tự công nghệ sản xuất có khác nhau.
4) Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty in Bu điện
a) Tổ chức bộ máy kế toán
Phơng thức tổ chức : Hiện nay bộ máy kế toán của công ty in Bu điện đợc tổ chức theo mô hình tập trung. Theo mô hình này thì toàn bộ công tác kế toán đợc tiến hành tập trung tại một phòng tài chính kế toán của công ty. Tại các phân x- ởng và nhà máy trực thuộc của công ty có nhân viên của phòng tài chính kế toán đợc cử làm nhiêm vụ hạch toán ban đầu nh thu thập, kiểm tra xử lý số liệu gửi về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm sẽ tiến hành hạch toán dựa trên các số liệu này.
Cơ cấu bộ máy kế toán :
Phòng kế toán của công ty bao gồm 9 ngời trong đó đợc phân công thành công việc cụ thể, cơ cấu phù hợp với công việc, các phần hành kế toán.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc thể hiện ở sơ đồ sau :
Trong đó: Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán nguyên vật liệu Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Thủ quỹ KT ở các phân xởng, nhà máy
- Kế toán trởng :
+ Tham mu giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính kế toán của công ty
+ Tổ chức bộ máy kế toán của công ty phù hợp với khả năng thực tế của từng ngời nhằm nâng cao chất lợng, hiệu qủa công tác kế toán, đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đề ra.
+ Tổ chức việc lập kế hoạch về tài chính tín dụng, kế hoạch về vốn, chỉ tiêu tiền mặt nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Phối hợp cùng các phòng ban liên quan lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch sửa chữa, mua sắm tài sản cố định, kế hoạch đầu t, kế hoạch quý năm .
+ Kế toán trởng còn có nhiêm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến công tác tài chính của công ty và kết hợp với các phòng ban trong công ty xây dựng các định mức về chi phí tiền lơng, kế hoạch sản xuất, sử dụng vật t, kế hoạch thu vốn và xác định giá thành sản phẩm.
+ Có nhiệm vụ thờng xuyên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban lãnh đạo công ty. Cuối kì báo cáo kết hợp phân tích đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị và lập kế hoạch sản xuất kỳ sau.
+ Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về công tác kế toán tài chính của công ty cũng nh số liêụ trên các báo cáo tài chính.
- Thủ quỹ
+ Căn cứ vào phiếu thu, chi đợc giám đốc , kế toán trớng kí duyệt làm thủ tục thu , chi tiền mặt cho khách hàng .
+ Kí các thủ tục vay và nhận tiền mặt vào công ty . + Phát tiền lơng hàng tháng đến ngời lao động
+ Cuối kì nhận chứng từ kế toán để đóng và lu trữ chứng từ theo quy định của nhà nớc
+ Cuối kỳ lập báo cáo quỹ
- Kế toán tổng hợp:
+ Nhiệm vụ tập hợp số liệu của các kế toán viên khác, khóa sổ để lập báo cáo quyết toán.
+ Báo cáo kế toán trởng kịp thời về xử lý số liệu kế toán hàng tháng trớc khi khóa sổ lên báo cáo tài chính.
+ Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ kế toán TSCĐ + Cuối kỳ lập các báo tài chính.
Kế toán tổng hợp còn chịu trách nhiệm trớc kế toán trởng về thời gian nộp báo cáo, chất lợng báo cáo. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp hợp lệ trớc khi trình ký.
- Kế toán thanh toán:
+Kế toán thanh toán đảm nhiệm công tác liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hàng ngày viết phiếu thu, phiếu chi, đối chiếu sổ quỹ với thủ quỹ theo từng ngày, tháng, năm và chuyển chứng từ cho kế toán công nợ để cập nhật chứng từ vào máy (có biên bản giao nhận chứng từ).
+ Thờng xuyên báo cáo số d tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng cho kế toán trởng.
+ Kết hợp cùng các bộ phận, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đợc sử dụng.
+ Hàng tháng kê khai thuế GTGT với cục thuế và quyết toán thuế GTGT với cục thuế theo quy định hiện hành.
+ Các báo cáo phải nộp: Báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
Báo cáo TGNH (có xác nhận số d của NH) và chốt số liệu báo cáo.
+ Cuối kì căn cứ vào bảng lơng thanh toán lơng cho các bộ phận nhân viên.
- Kế toán nguyên vật liệu
Kế toán vật t có nhiệm vụ theo dõi tình hình vật liệu của công ty. + Hàng ngày cập nhật phiếu nhập kho, xuất kho vào máy.
+ Lên báo cáo về tình hình nhập, xuất, tồn vật t cho kế toán trởng. + Đối chiếu số liệu với các bộ phận khác.
+ Các báo cáo phải lập:
Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Bảng giá nguyên vật liệu xuất kho.
- Kế toán bán hàng
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, công tác nhập hàng, xuất kho hàng hoá thành phẩm và hàng hoá tồn kho của công ty. Cập nhật hóa đơn bán hàng và chuyển cho kế toán tổng hợp. Theo dõi tình hình giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
- Kế toán công nợ
+ Có nhiệm vụ theo dõi tình hình công nợ của công ty và báo cáo công nợ cho kế toán trởng.
+ Lập bảng phân tích tình hình công nợ.
* Liên hệ với tổ chức quản lý chung:
Cùng với bộ máy quản lý của toàn công ty, bộ máy kế toán cũng có mô hình tổ chức tập trung có sự quản lý thống nhất từ trên xuống.
Vợt qua thử thách đổi mới cơ chế quản lý chuyển từ hành chính tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc XHCN,
công ty đã có sự phát triển vợt bậc. Cùng với sự phát triển này phòng kế toán cũng từng bớc phát triển hoàn thành tốt chức năng vai trò quan trọng của mình. Sự phát triển của phòng kế toán cũng góp phần không nhỏ trong qúa trình phát triển của cả công ty
b) Tổ chức hạch toán kế toán
- Quản lý và sử dụng chứng từ
Công ty in bu điện là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trong ngành Bu chính viễn thông dới sự quản lý cuả nhà nớc và tuân theo luật doanh nghiệp. Bởi vậy công tác kế toán ở công ty đợc thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành của bộ tài chính. Hầu hết chứng từ do công ty sử dụng đều tuân thủ theo đúng quy định của nhà nớc và đợc lập theo đúng biểu mẫu in sẵn của Bộ Tài chính.
- Tài khoản sử dụng:
Hiện nay công ty đang tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp thống nhất (gồm tài khoản ngoài bảng và tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán).
Song để phù hợp với chế độ quản lý của doanh nghiệp và loại hình doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, cũng nh để cho việc quản lý, hệ thống tài khoản của công ty có một số tài khoản đợc chi tiết theo đặc thù của công ty.
- Tổ chức sổ kế toán.
Công ty in bu điện là một doanh nghiệp lớn có quy mô hoạt động trên