I. Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức quản
2) Chứng từ và tổ chức kế toán tăng, giảm TSCĐHH trên hệ
2.1 Trờng hợp TSCĐHH tăng
TSCĐHH của công ty chủ yếu tăng lên do công ty tự mua sắm ngoài ra còn do xây dựng mới, nhận điều chuyển. Nguồn vốn chủ yếu đầu t để mua sắm TSCĐ tại công ty là nguồn vốn tự bổ sung. Việc đầu t, mua sắm mới chủ yếu là máy móc thiết bị nh : máy cá thể hoá thẻ viễn thông, máy phủ cào UDA-150-S, máy tạo phoi thẻ...
Phòng kỹ thuật – vật t của Công ty có nhiệm vụ theo dõi và kiểm tra hiện trạng TSCĐ tại Công ty từ đó phát hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, trang bị mới TSCĐ trình lên giám đốc. Sau khi đợc giám đốc phê duyệt (quyết định nguồn vốn đầu t), phòng kỹ thuật – vật t phôí hợp cùng với bộ phận đầu t tiến hành việc mua sắm : lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng.
Mọi trờng hợp tăng TSCĐ đều đợc lập hồ sơ l trữ gồm: Quyết định của giám đốc, hợp đồng mua bán, hoá đơn, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán,va các chứng từ kèm theo khác... Căn cứ vào bộ hồ sơ này kế toán tiến hành ghi sổ.
Trong năm 2003 vừa qua công ty đã quyết định mua một máy ROTAKEK MINIPRINT cho nhà máy in. Căn cứ theo quyết định của giám đốc một hợp đông kinh tế đã đợc lập với công ty Hệ thống Điện tử và Tin học - SEI Co.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hợp đồng kinh tế
(Số: 369/ SEL)
Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của Hội đồng Nhà nớc CHXHCN Việt Nam, công bố ngày 25/09/1989
Căn cứ vào quyết định số 17/HĐBT ngày 16 tháng 01 năm 1990 của HĐBT Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên:
Hôm nay, ngày 22 tháng 08 năm 2003, hai bên gồm có:
Bên mua (gọi tắt bên A): công ty in Bu điện
Địa chỉ : 564 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm - Hà Nội Điện thoại: 04-8772633 Fax: 04-8770975
Do ông: Huỳnh Quang Vinh Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Tài khoản: 710A-00050, mở tại ngân hàng công thơng Chơng Dơng
Bên bán (gọi tắt bên B): Công ty Hệ thống điện tử và tin học(sel.co) Địa chỉ: 42C2 Lý Thờng Kiệt- Hà Nội
Điện thoại: 04-8223888 Fax: 04-8220125 Do ông: Phạm Văn Phơng, chức vụ: Phó Giám đốc làm đại diện
Tài khoản::05381.00.000A mở tại :NHTM cổ phần các doanh nghiệp ngoài Quốc doanh - Hà Nội
Hai bên thống nhất đồng ý ký hợp đồng kinh tế theo các điều khoản sau đây:
Điều I: Nội dung hợp đồng
Bên B cung cấp cho bên A:
+ 01 máy ROTAKEK MINIPRINT + Kèm mực+Senser, từ chân kê, khay giấy
Quy cách chất lợng sản phẩm mới 100% đúng theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất.
Điêu II: Trị giá hợp đồng và phơng thức thanh toán
2.1 Tổng trị giá hợp đồng là: 239.705.538
( Bằng chữ: Hai trăm ba mơi chín triệu bảy trăm lẻ năm nghìn năm trăm ba mơi tám nghìn đồng).
Tổng trị giá hợp đồng trên đã bao gômg các chi phí : Nhập khẩu, bảo hành, vân chuyển (trong nội thành Hà Nội), lắp đặt, thuế nhập khẩu, thế VAT.
2.2 Hình thức thanh toán : Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản châm nhất là 05 ngày kể từ ngày bên B hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.
...
Hợp đồng này đợc lập thành 04 bản bên A giữ 02 bản, bên B giữ 02 bản có giá trị pháp lý nh nhau kể từ ngày ký.
Căn cứ trên hợp đồng đã ký, kế toán làm thủ tục cho cán bộ đi mua. Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều đợc theo dõi và tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ.
Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 5 tháng 9 năm 2003 Mẫu số: 01/GTKT 3LL– KP/01-B N0 : 072313 Đơn vị bán hàng: Công ty Hệ thống Điện tử và tin học.
Địa chỉ : 42 C2 Lý Thờng Kiệt Số tài khoản :………
Điện thoại : 04-8223888 MS : 0100109000-1 Họ tên ngời mua hàng :
Đơn vị : Công ty in Bu điện
Địa chỉ : 564 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm -Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS : 710A-00050
STT Tên hàng hoá - dịch vụ Đơn vị
tính Số l-ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 máy ROTAKEK MINIPRINT Chiếc 01 217.914.126 217.914.126 Cộng tiền hàng 217.914.126 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 21.791.412
Tổng cộng tiền thanh toán 239.705.538
Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm ba mơi chín triệu bảy trăm lẻ năm nghìn năm trăm ba mơi tám nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
biên bản Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Căn cứ vào hợp đồng số 369/ SEL ngày 22/08/2003 giữa công ty in Bu điện và công ty hệ thống điện tử và tin học.
Căn cứ vào biên bản nghiệm thu tài sản giữa 2 bên:
Bên A: Công ty in Bu điện
Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ – Gia Lâm - Hà Nội
Do ông : Huỳnh Quang Vinh- Giám đốc công ty làm đại diện TK số: 710A-00050 tại Ngân hàng công thơng Chơng Dơng
Bên B: Công ty hệ thống điện tử và tin học
Địa chỉ: 24C2 Lý Thờng Kiệt
Do ông: Phạm Văn Phơng - Phó Giám đốc làm đại diện
TK số: 05381.00.000A tại NHTM cổ phần các DN ngoài quốc doanh Hà Nội
Hai bên nhất trí thanh lý hợp đồng số 369/SEL ngày 22/08/2003 với các nội dung sau:
1. Kết quả thực hiện hợp đồng
Bên A đã bán cho bên B 1 máy ROTAKEK MINIPRINT
Giá trị thanh lý hợp đồng
Tổng giá trị: 239.705.538 đồng.
Bên A đã thanh toán hết cho bên B. 2. Phơng thức thanh toán:
Phơng thức thanh toán: bằng tiền gửi ngân hàng.
Biên bản thanh lý hợp đồng đợc lập thành 04 bản có giá trị nh nhau mỗi bên giữ 01 bản.
Căn cứ vào hồ sơ tài sản cố định (gồm chứng từ nêu trên) kế toán tiến hành lập thẻ tài sản cố định. Mỗi tài sản cố định đợc lập lập trên một thẻ.Thẻ tài sản cố định của công ty không có mẫu sẵn ở trên máy mà tự lập bằng tay theo mẫu số 02-TSCĐ của công ty, kế toán chỉ cập nhật thông tin vào mẫu này mà không vào sổ chi tiết. Mẫu thẻ đợc thiết kế nh sau:
Sau khi thanh toán cho bên B bằng chuyển khoản và hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng, kế toán tiến hành ghi sổ tổng hợp.
Công ty in bu điện
thẻ tài sản cố định số 09/2003/TB Mẫu số 2/TSCĐ Lập ngày 8/ 9/ 2003
Tên tài sản : Máy ROTAKEK MINIPRINT Nhãn, ký hiệu: SA- 50
Nớc sản xuất : Tây Ban Nha Công suất thiết kế: ...
Lý do tăng : mua mới Năm sản xuất: ...
Địa điểm đặt: Nhà máy in Năm tháng sử dụng : 1/10/2003 Ngày tính khấu hao : 1/10/2003 Nguyên giá :217.914.126 đồng Nguồn vốn:Tự bổ sung
Đình chỉ sử dụng: Ngày....tháng... năm... Lý do:...
Tỷ lệ khấu hao : 25%
Năm Mức khấu hao Khấu hao luỹ kế Giá trị còn lại 2003
... ... ... ...
Tất các bút toán trên sau khi đợc cập nhật vào Chứng từ ghi sổ trong máy, máy sẽ tự động kết chuyển lên sổ Cái các tài khoản có liên quan.
2.2) Trờng hợp TSCĐ giảm :
Hàng năm công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ vào cuối mỗi niên độ kế toán. Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ công ty tiến hành đánh giá hiện trạng TSCĐ và lên kế hoạch thanh lý nhợng bán. Đối với TSCĐ đã cũ kĩ lạc hậu cần thanh lý, còn đối với TS còn thời gian khấu hao nhng thực sự không có ích cho sản xuất cần nhợng bán. Nhợng bán thanh lý sẽ hạn chế đợc tình trạng ứ đọng vốn, giúp công ty thu hồi vốn nhanh để đầu t mua sắm TSCĐ mới phù hợp với nhu cầu và nâng cao đợc hiệu quả sử dụng vốn cố định.
Tại công ty in Bu điện việc thanh lý nhợng bán do phòng vật t kỹ thuật đảm nhiệm, khi muốn thanh lý một TSCĐ phòng này lập một kế hoạch thanh lý trình
Công ty in bu điện
564-nguyễn văn cừ, Gia lâm, hà nội
Chứng từ ghi sổ
Số : 59/9/TH Ngày:7/9/2003
TK Nợ TK Có Số tiền Diễn giải
2112 112 217.914.126 Hạch toán tăng TSCĐ do mua mới máy ROTAKEK MINIPRINT theo HĐ số 369/SEL
133 112 21.719.412 Hạch toán tiền thuế mua mới TSCĐ theo HĐ369/SEL
Kế toán trởng
giám đốc duyệt. Khi đợc duyệt công ty tiến hành thanh lý TSCĐ để thu hồi. Cuối cùng kế toán huỷ thẻ và vào chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
Trong năm 2003 tại công ty đã diễn ra nghiệp vụ thanh lý xe HUYNDAI với nguyên giá : 83.546.000 ( đồng) do TSCĐ này đã hết thời gian khấu hao lại quá cũ và quá nhỏ. Kế toán đã tiến hành lập hồ sơ thanh lý TSCĐ này gồm:
- Quyết định của Giám đốc : trong quyết định của giám đốc đã định luôn giá thanh lý của tài sản là 30.578.824 đồng, mà không có biên bản thanh lý và văn bản của hội đồng định giá tài sản.
- Sau đó khi giao tài sản cho ngời mua thì tiến hành lập một "Biên bản bàn giao tài sản" và lập một hoá đơn kiêm phiếu xuất kho :
công ty in Bu điện
564- Nguyễn Văn Cù, Gia lâm hà nội
Mẫu số 02 BH
QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 của BTC
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Số: … Họ tên ngời mua: Vũ Hoàng Trung
Xuất tại đơn vị : Công ty in Bu điện Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên HH Đơn vị tính Số l- ợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 1 Xe ôtô 1.25 tấn (huyndai) Chiếc 01 30578824 30578824 Cộng 30578824 30578824 Tổng số tiền: 30578824 (đồng) Trong đó thuế:3057882(đồng)
Theo hoá đơn ngày 10/11/2003 ông Trung đã thanh toán cho công ty toàn bộ số tiền mua TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT. Khi đó kế toán thanh toán đã lập phiếu thu rồi chuyển cho thủ quỹ nhập quỹ.
Căn cứ vào hồ sơ thanh lý TSCĐ kế toán ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ. Khi nhận đợc các phiếu thanh toán kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ, sổ Cái các tài khoản liên quan;
Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt , kế toán ghi sổ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình thanh lý:
Nợ TK821: 850.000 Nợ TK 1331: 85.000
Có TK 111: 935.000
Từ biên bản thanh lý TSCĐ kế toán ghi giảm TSCĐ: Tổng CTY Bu chính viễn thông
Công ty in Bu điện Mẫu số: 01- TT
QĐ số 1411 –TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/01/1995 của BTC phiếu thu Quyển số: 13 Số: 529 Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Nợ TK 111 Có TK 721,3331 Họ tên ngời nộp tiền: Vũ Hoàng Trung
Địa chỉ: Thôn Đổng Xuyên - Đặng Xá - Gia Lâm
Lý do nộp: mua xe ô tô 1,25 tấn Huyndai
Số tiền: 33.636.706
Kèm theo chứng từ gốc
Đã nộp đủ số tiền bằng chữ: (Ba mơi ba triệu sáu trăm ba mơi sáu nghìn bảy trăm linh sáu nghìn đồng chẵn)
Ngày 10 tháng 11 năm 2003
Nợ TK 821 41.329.628 Nợ TK 2141 42.216.372
Có TK 2114 83.546.000
Căn cứ vào phiếu thu, các chứng từ khác kế toán ghi thu nhập từ hoạt động thanh lý:
Nợ TK 111: 33.636.706 Có TK 721: 30.578.824 Có TK 3331: 3.057.882
Trên cơ sở các Chứng từ ghi sổ đợc lập để ghi các định khoản này, số liệu đ- ợc kết chuyển lên sổ Cái các TK tơng ứng.
Các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ trên đợc diễn giải trên sổ Cái TK 211 nh sau:
Công ty in b điện
564- Nguyễn văn cừ - Gia Lâm -Hà Nội
Sổ cái
Tài khoản 211 " Tài sản cố định hữu hình "
Từ ngày : 01/01/2003 Đến ngày :31/12/2003
Số CT Ngày
CT Diễn giải đối TK
ứng Nợ Có Số d đầu kỳ 22.738.673.759 ... ... ... ... ... 59/9/ MH 7/9/2003 HT tăng TSCĐ do mua mới máy ROTAKEK MINIPRINT theo HĐ số 369/SEL
112 217.914.126
... ... ... ... ... …
10/11/2003 HT giảm nguyên giá TSCĐ-ô tô tải Huyndai 1,25 tấn theo QĐ số 64/QĐ ngày 19/10/2003
2141 42.216.372
10/11/2003 HT chi bất thờng số cha khấu hao hết ô tô tải Huyndai 1,25 tấn 821 41.329.628 ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh Số d cuối kỳ 10.099.660.489 32.191.852.862 646.481.386
Từ sổ Cái tài khoản 211, cuối năm kế toán sẽ lên “Báo cáo tăng giảm TSCĐ và vốn kinh doanh” để cung cấp những thông tin về tình hình biến động tăng giảm TSCĐ tại công ty. Đây là báo cáo nội bộ đợc lập ra để giúp giám đốc ra các quyết định liên quan đến TSCĐ. Báo cáo này đợc thiết kế sẵn theo mẫu sau :
(Bảng phụ lục)
3) Trình tự kế toán khấu hao TSCĐ :
Công ty in Bu điện là một doanh nghiệp sản xuất, chi phí khấu hao là yếu tố cấu thành giá thành sản phẩm. Do đó việc tính khấu hao đợc công ty tiến hành thờng xuyên, đều đặn vào hàng tháng. Hiện nay việc trích khấu hao đợc công ty tiến hành dựa trên QĐ số 166/1999/QĐ- BTC ban hành ngày 30/12/1999 và sử dụng phơng pháp khấu hao đờng thẳng. Theo quy định này công ty đã chủ động xác định thời gian sử dụng cho từng lọai tài sản cho phù hợp với đặc tính của TSCĐ đó.
Khi TSCĐ đợc đa vào sử dụng công ty tiến hành xác định thời gian khấu hao choTSCĐ đó để tính ra tỉ lệ khấu hao.
Có thể minh hoạ việc tính mức khấu hao năm 2003 cho máy ROTAKEK MINIPRINT đợc minh hoạ ở phần ghi tăng tài sản ở trên nh sau:
Theo thẻ TSCĐ tỷ lệ khấu hao đợc xác định là: Tỉ lệ khấu hao : 25%
Mức khấu hao bình quân tháng = 54.478.531,5 / 12 = 4.539.877,625
Việc trích khấu hao đợc bắt đầu từ tháng 10, vì thế mức khấu hao của năm 2003 sẽ là:
4.539.877,625 x 3 = 13.619.632,875
Công việc này nhân viên kế toán tự tính thủ công căn cứ vào thẻ TSCĐ. Sau đó kế toán tiến hành phân bổ cho các TK liên quan và lập Chứng từ ghi sổ để ghi định khoản (tháng 10):
Nợ TK 6274 4.539.877,625
Có TK 2141
và phần mềm sẽ tự động kết chuyển lên sổ Cái các TK liên quan.
(Trích dẫn sổ Cái TK 2141 về nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐHH)
Công ty in b điện
564- Nguyễn văn cừ Gia Lâm Hà Nội
Sổ cái
Tài khoản 2141 " Hao mòn Tài sản cố định hữu hình"
Từ ngày : 01/01/2003 Đến ngày :31/12/2003
Số CT Ngày
CT Diễn giải đối TK
ứng Nợ Có Số d đầu kỳ 15.391.742.256 ... ... ... ... ... 66/10TH 31/10/03 Trích KHTSCĐ máy ROTAKEK MINIPRINT HĐ số 369/Sel 6274 4.539.877,625 59/11TH 10/11/03 Hạch toán giảm TSCĐ- xe ô tô Huyndai1.25T 2114 42.216.372 ... ... ... ... ... … Cộng số phát sinh Số d cuối kỳ 585.526.162 22.985.306.8668.179.090.772 Ngày tháng năm… … …
Cuối kỳ kế toán in ra bảng trích khấu hao TSCĐHH, thực chất bảng này chỉ có tính chất liệt kê mức khấu hao trích trong năm mà thôi.
Tổng công ty
Bu chính viễn thông Việt Nam Công ty in B u điện
Bảng tRích khấu hao TSCĐHH năm 2003
STT Tên tài sản Nguyên Giá Khấu hao 2003 Kh luỹ Kế 2003
1 Máy in ROTAKEK MINIPRINT 217.914.126 13.619.632,875 13.619.632,875 2 Nhà 3 tầng khu C 721.417.948 24.565.000 580.159.823 3 .. Tổng cộng 32.191.185.862 8.179.090.772 22.985.306.866
4) Trình tự kế toán sửa chữa TSCĐ :
Với một số lợng lớn TSCĐ, trong quá tình sản xuất TSCĐ thờng hao mòn và h hỏng. Do đó tại DN thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ. Công việc sửa chữa lớn tại công ty chủ yếu đợc thuê ngoài, một số nghiệp vụ sửa chữa nhỏ mang tính bảo dỡng đợc thực hiện bởi đội ngũ công nhân kĩ thuật của công ty.
Đối với nghiệp vụ sửa chữa nhỏ mang tính bảo dỡng: công ty không có kế hoạch sửa chữa hàng năm mà khi TSCĐ bị hỏng hóc sễ tiến hành