Để đảm bảo việc kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao, yêu cầu đặt ra cho công ty là phải có một cơ cấu hợp lý, có thể khai thác tối đa năng lực của các phòng ban và cá nhân. Nó phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh, phải đảm bảo sự phân quyền rã ràng, cụ thể chính xác, vừa đảm bảo duy trì sự phối hợp hoạt động giữa các cá nhân trong công ty vừa phải đảm bảo tính cân đối hiệu quả. Đây cũng chính là yêu cầu mà lãnh đạo công ty đề ra nhằm vượt qua thử thách khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường đang diễn ra gay gắt.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Tồng số nhân viên của công ty T&C là 16 người trong đó:
- 1 giám đốc nguyên là giáo viên giảng dạy tại trường trung học du lịch Việt Nam.
- 1 kế toán. - 1 thủ quỹ.
- Phòng Marketing: 4 người. - 3 lái xe.
- 5 hướng dẫn viên (trong đó 3 người có thẻ HDV) Giám đốc
Phòng kế toán Phòng điều hành BP Hỗ trợ
- Số cán bộ nhân viên có nghiệp vụ lữ hành là 9 người, chiếm 60% tổng số CBCNV.
Chức năng của từng bộ phận:
Công ty T&C với phương thức quản lý trực tuyến gồm các phòng: Giám đốc, kế toán, kinh doanh tổng hợp(bộ phận inbound, bộ phận outbound), phòng dịch vụ ( bộ phận hướng dẫn viên, vận chuyển, lễ tân.).
Giám đốc:
Có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước pháp luật, đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng. Mặt khác, giám đốc doanh nghiệp thường xuyên được các phòng chức năng tham khảo, xin ý kiến để chuẩn bị ra các quyết định, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quyết định.
Phòng kế toán:
Có vai trò quản trị tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Phòng kế toán có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây :
- Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty như theo dõi ghi chép chi tiêu của công ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời.
- Theo dõi thị trường, thu thập thông tin, báo cáo và đề xuất kịp thời với lãnh đạo của công
Phòng điều hành:
Phòng điều hành đóng vai trò tổ chức SX của công ty, tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty:
- Triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách hàng do phòng thị trường gửi tới.
- Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc hoàn thiện các chương trình du lịch.
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan như bộ ngoại giao, bộ nội vụ, tổng cục hải quan.
- Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ du lịch.
- Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động với khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ du lịch.
- Nhanh chóng xử lý các trường hợp xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
Nhiệm vụ chính của phòng bao gồm điều hành và tổ chức các bộ phận trong phòng thực hiện tốt các chức năng của mình.
Bộ phận INBOUND và nội địa: Xây dựng và tổ chức các Tuor trọn gói hoặc từng phần, cho khách du lịch trong nước và theo yêu cầu của khách đến Việt Nam, nhận ủy thác để thực hiện các chương trình Du lịch cho khách nước ngoài đã được các doanh nghiệp đưa vào Việt Nam
Bộ phận OUTBOUND: Có chức năng xây dựng, tổ chức các chương trình đưa công dân Việt Nam, người nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam đi du lịch nước ngoài theo yêu cầu của du khách.
Phòng hướng dẫn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đóng vai trò sản xuất trực tiếp, nhiệm vụ chính bao gồm:
- Căn cứ vào kế hoạch, tổ chức điều động, bố trí hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận để tiến hành công việc một cách có hiệu quả nhất.Hướng dẫn viên phải thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ theo đúng các quy định mà công ty đề ra
- Là đại diện trực tiếp của doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp.Tiến hành các hoạt động quảng cáo, tiếp thị thông qua hướng dẫn viên
- Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên và cộng tác viên.Đào tạo bồi dưỡng để đội ngũ hướng dẫn có trình độ chuyên mon nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng nhu cầu về hướng dẫn của công ty.
Phòng Marketting:
Là chiếc cầu nối giữa thị trường với công ty
- Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu, xúc tiến, thu hút các nguồn khách du lịch trong và ngoài nước đến với công ty.
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ của công ty với khách hàng.
- Đề xuất và xây dựng phương án phát triển thị trường mới và sản phẩm mới.
Tất cả các phòng kinh doanh này đều thực hiện kế hoạch mà công ty giao cho căn cứ vào tình hình kinh doanh và đặc thù của từng phòng để có những kế hoạch hợp lý, ngược lại, các phòng này phải thực hiện nghiêm túc các kế hoạch của công ty với phương châm là: “sự hài lòng của khách hàng chính là phương châm phục vụ của công ty”. Việc phân công, phân nhiệm vụ công việc được đặt ra cụ thể tới từng nhân viên ở các bộ phận, từ đó phát huy được năng lực trình độ của từng nhân viên, góp phần vào thực hiện nhiệm vụ chung của công ty.
Bộ phận hỗ trợ:
Bộ phận này được xác định là tạo ra các nguồn lực để phát triển của doanh nghiệp lữ hành, chủ động bảo đảm các dịch vụ đầu vào vừa đảm bảo mở rộng phạm vi lĩnh vực kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm của doanh nghiệp
Bộ phận vận chuyển cung cấp cho khách hàng các dịch vụ về vận chuỷên như:vé tàu, máy bay…các dich vụ đưa đón khách trong suốt cuộc hành trình.