Để theo dõi và tập hợp chi phí nhân công trực tiếp, công ty sử dụng tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp và các loại sổ sách như sổ chi tiết TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp, sổ tổng hợp TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp. Về cơ bản, hai sổ chi tiết và tổng hợp TK 622 có kết cấu và tác dụng giống như sổ chi tiết và tổng hợp TK 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (đã được trình bày ở phần trên).
Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ được tập hợp vào bên Nợ TK 622 vào cuối kỳ, sau đó được kết chuyển hết về TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Cụ thể:
Hàng ngày, người phụ trách nơi sử dụng lao động theo dõi số công thực hiện của từng người trên bảng chấm công và bảng chấm năng suất lao động. Cuối tháng các bảng chấm công này được gửi lên phòng Tổ chức hành chính làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm cho các phòng ban và phân xưởng.
Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành căn cứ vào tài liệu như bảng tổng hợp tiền lương, các bảng tính tiền phụ cấp độc hại, phụ cấp thu hút do phòng Tổ chức hành chính cung cấp, căn cứ vào hệ số tiền lương của cán bộ công nhân viên để tính tiền lương sản phẩm và trích BHXH, BHYT, KPCĐ, phân bổ hợp lý tiền lương và các khoản trích theo lương vào các khoản mục chi phí sản xuất kinh doanh của công ty.
Kết quả của quá trình trên được thể hiện trên “Bảng phân bổ tiền lương” và “trích BHXH, BHYT, KPCĐ”. Trên cơ sở đó để hạch toán vào sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp.
PHÂN BỔ LƯƠNG THÁNG 03 NĂM 2006
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ NỘI
TT ĐƠN VỊ 622 627 641 642 TỔNG SỐ 1 PX Viên 63.067.895 63.067.895 2 PX Mắt ống 41.044.614 41.044.614 3 PX Đông dược 20.472.810 20.472.810 4 Tổ thực nghiệm 0 5 Tổ in phun 5.944.284 5.944.284 6 Lao công, hợp đồng 9.728.221 9.728.221 7 Lương quản lý PX 0
8 Lương kinh doanh 14.695.000 14.695.000
9 Lương văn phòng 99.342.238 99.342.238 10 Khác 2.600.000 5.390.000 1.504.077 9.494.077 Tổng cộng 127.185.319 21.062.505 14.695.000 100.846.315 263.789.139 TRÍCH BHXH, BHYT, KPCĐ THÁNG 03 NĂM 2006 TT KHOẢN MỤC 15% BHXH 2% BHYT 2% KPCĐ TỔNG SỐ 1 622 14.813.207 1.975.093 1.975.093 18.763.393 2 641 2.794.945 372.659 372.6259 3.540.263 3 642 10.341.294 1.378.841 1.378.841 13.098.976 Tổng cộng 27.949.446 3.726.593 3.726.593 35.402.632
Hiện nay tại công ty, chi phí nhân công trực tiếp được chia thành chi phí lương và chi phí khác trên bảng tính giá thành. Chi phí lương của mỗi sản phẩm được tính theo công thức:
Chi phí lương = Sl sản phẩm nhập kho x Đơn giá khoán sản phẩm (8)
Phần chi phí khác là phần còn lại sau khi lấy tổng chi phí nhân công trực tiếp trên TK 622 trừ đi chi phí lương. Chi phí khác bao gồm lương hệ số, các khoản phụ cấp…Chi phí này được phân bổ cho sản phẩm hoàn thành trên cơ sở phân xưởng và định mức tiền lương. Trước hết chi phí này được chia cho các phân xưởng theo tỷ lệ 1:2, đối với các sản phẩm thuộc phân xưởng Đông dược, phân xưởng Mắt chi phí khác chiếm 1/3 trong tổng chi phí khác, còn các sản phẩm thuộc phân xưởng Viên chiếm 2/3. Sau đó dựa trên tiền lương sản phẩm của các sản phẩm tính ra chi phí cho mỗi sản phẩm. Cụ thể:
Tổng chi phí khác = Tổng chi phí phát sinh trên TK 622 - Tổng chi phí lương sp (9) Chi phí khác phân
bổ cho sp i = Tổng chi phí khác x Số lượng sp i nhập kho x đơn giá khoán sp i ∑( Số lượng sp i nhập kho x đơn giá khoán sp i)
(10) Như vậy, toàn bộ chi phí nhân công trực tiếp được phân bổ hết cho sản phẩm hoàn thành, vì công ty tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Ví dụ: Theo cách tính như vậy thì đối với sản phẩm Vitamin B1 06 100v ta có chi phí lương và chi phí khác được phân bổ như sau:
+ Chi phí lương = 7.816.800 x 0.604 = 4.721.347
Trong đó: Số sản phẩm nhập kho là 7.816.800 lấy từ phiếu nhập Đơn giá khoán 0.604 từ bảng đơn giá khoán tiền lương + Chi phí khác:
- Từ bảng phân bổ lương và bảo hiểm ta có tổng chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong tháng là: 127.185.319 +18.763.393 = 145.948.712
- Từ các bảng tiền lương sản phẩm của các phân xưởng, tính ra được tổng tiền lương sản phẩm của tất cả các sản phẩm hoàn thành trong tháng 03/2006 là: 106.211.284 trong đó của phân xưởng Viên là: 57.595.477.
- Tổng chi phí khác = 145.948.712 – 106.211.284 = 39.737.428 - Chi phí khác được phân bổ cho phân xưởng Viên là:
39.737.428 x 2/3 = 26.491.619
- Theo công thức (10) chi phí khác được phân bổ cho Vitamin B1 06 100v là: 26.491.619 x 4.721.347 / 57.595.477 = 2.171.631
Qua bảng phân bổ, kế toán sử dụng phiếu kế toán để ghi sổ chi tiết TK 622, Nhật ký chung, Sổ cái TK 622 và kết chuyển vào TK 154. Dựa vào bảng tính giá thành ta có chi phí nhân công trực tiếp cho sản phẩm hoàn thành là 143.611.863, cho sản phẩm sơ chế là 2.336.849. Cụ thể được minh họa như sau:
Qua bảng phân bổ tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, BHXH, BHYT, KPCĐ ta ghi được 4 dòng đầu trong sổ chi tiết TK 622, và Nhật ký chung, khi kết chuyển ghi hai dòng còn lại
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ NỘI 170 Đê La Thành – Q.Đống Đa – TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 622 – chi phí nhân công trực tiếp Từ ngày: 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/03 PKT 3 Công ty CPDP HN PBL T3/06 334 127.185.319 31/03 PKT 4 Công ty CPDP HN BHXH T3/2006 3383 14.813.207 31/03 PKT 5 Công ty CPDP HN BHYT T3/06 3384 1.975.093 31/03 PKT 6 Công ty CPDP HN KPCĐ T3/06 3382 1.975.093
31/03 PKT Phân bổ CP tiền lương
622 ->1541 1541 143.611.863
31/03 PKT Phân bổ CP tiền lương
622 ->1549 1549 2.336.849 Tổng phát sinh Nợ: 145.948.712 Tổng phát sinh Nợ: 145.948.712 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày … tháng… năm… KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) NGƯỜI GHI SỔ (Ký, họ tên)
Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết TK 622 và sổ tổng hợp của các tài khoản liên quan lên sổ cái TK 622
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ NỘI 170 Đê La Thành – Q.Đống Đa – TP Hà Nội
SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN
Tài khoản: 622 – chi phí nhân công trực tiếp Từ ngày: 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006
Số dư đầu kỳ: 0
TK đối ứng Tên tài khoản Số phát sinh
Số phát sinh trong kỳ 145.948.712 145.948.712
154 Chi phí SXKD dở dang 145.948.712
1541 Chi phí SXKD dở dang sản phẩm 143.611.863
1549 Chi phí SXKD dở dang sơ chế 2.336.849
334 Phải trả công nhân viên 127.185.319
338 Phải trả, phải nộp khác 18.763.393
3382 Kinh phí công đoàn 1.975.093
3383 Bảo hiểm xã hội 14.813.207
3384 Bảo hiểm y tế 1.978.093 Tổng phát sinh nợ: 145.849.712 Tổng phát sinh có: 145.849.712 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày …tháng…năm… NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên)
3.3 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung