2.1.3.2.1 Phòng tổ chức hành chính:
Quản lý công tác tổ chức cán bộ và công tác chế độ lao động tiền lơng.
−Quản lý hồ sơ toàn bộ cán bộ công nhân viên và quản lý công tác quản trị 2.1.3.2.2 Phòng tài chính kế toán:
−Tham mu cho giám đốc công ty các công tác tài chính theo quy định của pháp luật nhà nớc .
−Xây dựng kế hoạch và định hớng công tác tài chính ngắn hạn của công ty
−Tổng hợp phân tích kết quả hoạt động tài chính của công ty quan hệ với các cơ quan hữu trách ,tìm và sử dụng nguồn vốn .
Phòng TCHC Phòng
KHSC
−Quản lý tài sản của công ty ,thu hồi công nợ ,tính lơng ,tính toán xác định giá thánh sản phẩm.
−Kiểm tra hớng dẫn cán bộ vật t làm đúng thủ tục chứng từ hợp lệ thanh toán.
2.1.3.2.3 Phòng kế hạch sản xuất
−Tham mu và thay mặt giám đốc công ty quản lý ,điều hành toàn diện công tác sản xuất của công ty.
−Xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật t, công tác kỹ thuật, các định mức tiền lơng vật t, xây dựng giá thành kế hoạch sản xuất.
−Lập phơng án cải tạo mở rộng đầu t phát triển sản xuất, chuyển đổi công nghệ, quản lý sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, chất lợng sản phẩm.
−Quản lý kho hàng, kho vật t sản xuất, chuyển đổi công nghệ, kiểm tra đôn đốc các đơn vị sản xuất, điều chỉnh khối nhân lực trong khối sản xuất của công ty. 2.1.3.2.4 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
−Phòng có nhiệm vụ tham mu chỉ đạo công tác kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty phù hợp với luật xuất khẩu của Nhà Nớc .Vận dụng luật xuất nhập khẩu và các văn bản dới luật để áp dụng với loại hàng hoá của công ty.
−Kết hợp với phòng TCHC và phòng KHSX xây dựng giá bán các thành phẩm và đảm bảo hàng hoá giữ đợc uy tín cho công ty.
−Lập kế hoạch và xây dựng chơng trình tham gia các hội thảo quảng cáo hội chợ quốc tế trong và ngoài nớc trình giám đốc công ty duyệt.
2.1.3.2.5Các x ởng sản xuất
−Là đơn vị trực tiếp sản xuất dới sự điều hành của phòng KHSX và các phòng chức năng của công ty, theo chức năng chuyên môn của phòng .
−Xởng tổ chức điều hành trực tiếp công tác sản xuất theo kế hoạch đặt ra, đảm bảo chất lợng, số lợng và đúng định mức vật t.
Nói chung các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ đớc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất, có chức năng tham mu giúp cho ban giám đốc trong quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh đợc giao cho thông suốt và đạt hiệu quả cao. Bên cạnh việc thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch ,chỉ thị , mệnh lệnh của ban giám đốc, các phòng ban và phân xởng còn có nghĩa vụ đề xuất với ban giám đốc những chủ trơng, biện pháp sáng kiến nhằm giải quyết những khó khăn, vớng mắc trong sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cờng công tác quản lý trong công ty.
2.1.4-Đặc điểm tổ chức công tác kế toán .
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và quy mô hoạt động sản xuất của công ty là theo một cấp ,không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng nh trong hoạt động tài chính nên hiện nay bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung.
Tổ chức theo kiểu này làm cho mối quan hệ phụ thuộc của bộ máy trở nên đơn giản. Phòng kế toán của công ty thực hiên tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần kế toán từ khâu nhận ,ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp.Trong đó kế táon trởng là ngời điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không qua khâu trung gian nhận lệnh.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật t tập hợp chi phí , tính giá thành Kế toán thanh toán các khoản phải thu Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán tiêu thụ SP Thủ quỹ, kế toán tiền lơng BHXH
Sơ đồ 09
*Chức năng,nhiệm vụ cụ thể của bộ máy kế toán:
− Kế toán trởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định công việc kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là: Thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của đơn vị thay mặt nhà nớc kiểm tra thực hiện chế độ quy định củ nhà nớc về lĩnh vực kết toán cũng nh lĩnh vực tài chính. Quyền hạn của kế toán trởng luôn gắn liền với trách nhiệm đợc giao vì lợi ích công ty và nhà nớc: phổ biến chủ trơng và chỉ đạo thực hiện chủ trơng về chuyên môn ,có trách nhiệm trong các chứng từ kế toán, yêu cầu các bộ phận chức năng trong bộ máy quản lý của đơn vị cùng hợp tác thực hiện.
− Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán.
− Kế toán vật t tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tình hình biến động (tăng, giảm, thừa thiếu)các loại vật t bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng, công cụ dụng cụ. Đồng thời kế toán có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, từ đó tính giá thành sản phẩm .
− Kế toán tiến mặt, tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ lập và theo dõi tình hình thanh toán, các khhoản chi tạm ứng, các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phải thu khác.
− Kế toán tiêu thụ sản phẩm :có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm ,tình hình tiêu thụ và làm báo cáo theo quy định.
− Kế toán tiền lơng, BHXH: có nhiệm vụ tính và thanh toán các khoản lơng, BHXH hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng cho cán bộ công nhân… viên, phân bố chính sách tiền lơng và thực hiện kế hoạch quỹ lơng. Lập báo cáo về lao động tiền lơng.
*Tóm lại: Các nhân viên kế toán trong công ty mặc dù mỗi ngời đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng song giữa họ vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để bộ máy kế toán của công ty hoạt động có hiệu quả .
Để phù hợp với điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay ,công ty Thơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và tổ chức hạch tóan theo quyết định số 1141/QĐ-TC-CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Đây là hình thức kế toán xây dựng dựa trên nguyên tắc kết hợp ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ hệ thống kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng .
Công ty sử dụng một số sổ sách để phục vụ cho việc hạch toán NLVL, CCDC nh sau:
−Chứng từ ghi sổ .
−Sổ quỹ, sổ chi tiết (nhập ,xuất )
−Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ .
−Sổ cái…
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
−Niên độ kế toán :Từ ngày 01/11/N đến 31/112/N
−Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách kế toán:VNĐ
−Hình thức sổ kế toán :Chứng từ ghi sổ
−Phơng pháp hạch toán chi tiết NLVL,CCDC:Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Vũ Thị Kim Dung K36 A7– – 60 Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ ,thẻ kế
toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi
Ghi chú:
Sơ đồ 10