- Thủ tục kiểm soát đợc áp dụng trong chu trình bán hàngvà thu tiền :
I.3.4.1Khảo sát chi tiết số d tài khoản phải thu
d. Các chứng từ đợc đánh số trớc
I.3.4.1Khảo sát chi tiết số d tài khoản phải thu
Các nghiệp vụ bán chịu phát sinh có liên quan trực tiếp với rất nhiều tài khoản trong bảng cân đối kế toán cũng nh bảng cân đối tài sản của doanh nghiệp. Do đó việc theo dõi các khoản phải thu khách hàng hay việc lập và xử các khoản dự phòng phải thu khó đòi là điều rất cần thiết. Một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phát sinh phải có sự phê chuẩn và phải đợc hạch toán chính xác. Cụ thể nh tr- ớc khi phê chuẩn của ngời có thẩm quyền trong doanh nghiệp nh : giám đốc, trởng phòng kinh doanh hay những ngời đợc uỷ quyền. Khi thực hiện thử nghiệm tuân thủ với các nghiệp vụ này kiểm toán viên có thể phỏng vấn nhân viên trong doanh nghiệp hay xem xét sự hiện hữu của việc phê chuẩn trên các hoá đơn.
Khi đã tiến hành các thử nghiệm tuân thủ, kiểm toán viên tiến hành các thủ tục phân tích, phơng pháp thờng đợc sử dụng khi tiến hành các thủ tục phân tích với khoản phải thu là đem so sánh tỉ suất giữa các năm và các thủ tục đó đợc thể hiện qua biểu số 2 :
Biểu số 2 : Các thủ tục phân tích tài khoản phải thu khách hàng
Thủ tục phân tích Sai sót có thể xảy ra
1. So sánh doanh thu bán chịu năm nay với năm trớc
2. So sánh số d tài khoản phải thu và tài khoản doanh thu với năm trớc
Tăng hay giảm các khoản phải thu Tăng hay giảm các khoản thu đợc từ khách hàng
Ngoài ra kiểm toán viên cần xem xét những khách hàng có số d lớn hoặc số d kéo dài trong nhiều năm để thực hiện điều tra.
Qua các thủ tục phân tích kiểm toán viên cần kiểm tra chi tiết để thiết kế cuộc khảo sát chi tiết số d cho thích hợp nhằm thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù với tài khoản phải thu. Các mục tiêu đặc thù bao gồm :
- Các khoản phải thu chính xác về mặt kỹ thuật : Các cuộc khảo sát
các cuộc khảo sát các khoản phải thu dựa trên bảng cân đối thử theo thời gian. Đây là bảng liệt kê các số d trong sổ cái các khoản phải thu vào ngày lập bảng cân đối tài sản.
Thông qua việc khảo sát bảng cân đối thử theo thời gian để đảm bảo với kiểm toán viên rằng tổng thể đang đợc khảo sát phù hợp với sổ cái tổng hợp và sổ cái phụ. Kiểm toán viên có thể chọn một số mẫu bao gồm số d tài khoản cá biệt và thực hiện đối chiếu với sổ chi tiết các khoản phải thu để kiểm tra tính đúng đắn và tên khách hàng, số d và thời hạn nợ. Sau đó kiểm toán viên có thể lập ra bảng phân tích công nợ theo từng nhóm tuổi
Bảng 3: Bảng phân tích công nợ ( khoản phải thu ) theo từng nhóm tuổi Tên khách hàng Nợ hiện còn Nợ trung hạn Nợ quá hạn 1 - 30 ngày Nợ quá hạn từ 31 - 60 ngày Nợ quá hạn từ 61 - 90 ngày Nợ quá hạn từ 91 - 120 ngày Nợ quá hạn trên 120 ngày A 30.000 30.000 ... ... ... ... ... B 52.000 ... 12000 ... 40.000 ... ... C 28.000 ... ... 28.000 ... D 51.000 ... 11.000 28.000 ... 12.000 ... E 24.000 ... ... ... ... 24.000 ... F 44.000 ... ... ... ... ... 44.000 G 25.000 ... ... ... ... 15.000 10.000 ∑ cộng 28.400 30.000 33.000 28.000 40.000 69.000 54.000
- Các khoản phải thu là có thật : kiểm toán viên yêu cầu công ty khách
hàng cung cấp bảng kê khách nợ và tiến hành chọn mẫu, gửi th xác nhận. Việc chọn mẫu khách hàng tuỳ thuộc vào :
+ Tính trọng yếu của các khoản phải thu : nếu thực sử các khoản phải thu là trọng yếu theo đánh giá của kiểm toán viên thì cần phải có số lợng mẫu lớn hơn
+ Số lợng khoản phải thu
+ Kết quả của việc tìm hiểu hệ thống kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp khách hàng và việc thực hiện các thủ tục phân tích
+ Kết quả xác nhận của năm trớc
Sau khi tiến hành chọn những khách hàng để thực hiện xác minh các khoản phải thu, kiểm toán viên có thể yêu cầu công ty khách hàng gửi th xác nhận dới sự kiểm soát của kiểm toán viên hoặc do kiểm toán viên tự tiến hành.