Vật liệu là đối tợng không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ vật liệu phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác nhau nh lợng vật liệu tiêu dùng bình quân, tình hình tài chính của doanh nghiệp, thuộc tính tự nhiên của vật liệu.
Để phân tích tình hình dự trữ vật liệu của doanh nghiệp, cần phải so sánh lợng vật liệu đang dự trữ theo từng vật liệu theo định mức đề ra. Nếu dự trữ quá cao sản xuất gây ứ đọng vốn, nếu dự trữ không đủ thì sẽ không đảm bảo đợc cho quá trình sản xuất đợc diễn ra một cách liên tục.
Do đó mục tiêu dự trữ vật liệu ở doanh nghiệp phải luôn luôn hài hoà vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc diễn ra thờng xuyên đều đặn, vừa đảm bảo tiết kiệm vốn
Để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu có đảm bảo cho sản xuất hay không ta có thể tính hệ số đảm bảo nh sau:
Số lợng vật liệu dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo =
Hệ số này tính cho từng loại vật liệu. Lấy số liệu quý 1 ở kho vật liệu chính nh sau:
Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổng tồn đầu và nhập Xuất trong kỳ Hệ số đảm bảo Sợi PP300 xanh kg 100 15.000 15.100 15.100 1
Vải giả da đen m 20 9.800 9.820 9.500 1,0337
Vải PVC m 20 20.800 20.820 15.000 1.388
Nhìn chung hệ số đảm bảo H >1cho thấy vật liệu ở kho công ty đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất của đơn vị khi cần thiết.
3.Phân tích tình hình sử dụng vật liệu
Sử dụng tiết kiệm vật liệu là mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích và đánh giá tình hình hình sử dụng vật liệu vào sản xuất phải đợc tiến hành một cách thờng xuyên, định kỳ trên các mặt khối lợng, định mức để sản xuất ra một sản phẩm. Từ đó có thể sử dụng các chỉ tiêu phân tích để xem xét:
% hoàn thành KH Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế
sử dụng vật liệu = x 100 ( Có liên quan đến Tổng mức vật x Tổng giá trị sản lợng TT quan hệ sản xuất ) liệu sử dụng KH Giá trị tổng sản lợng K Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng Chênh lệch = vật liệu sử - vật liệu sử x lợng TT
( Số tuyệt đối) dụng thực tế dụng KH Giá trị tổng SLKH Chỉ tiêu này phản ánh mức sử dụng vật liệu của công ty tiết kiệm hay lãng phí.( Số liệu lấy từ phân xởng may)
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế So sánh
Tỷ lệ % Chênh lệch Chi phí vật t cho 1.760.175.200 1.760.175.200 100 0
sản phẩm túi xách Tổng giá trị sản l- ợng 2.450.750.000 2.478.175.000 101,119 20.675.000 1.760.175.200 Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch = = 98.89 % 2.478.175.000 1.760175.200 x 2.450.750.000 2.478.175.00 Chênh lệch =1.760.175.20 - 1.760.175.20 x =-19.697.155 2.450.750.00
Từ kết quả trên cho thấy: Tổng chi phí thực tế phát sinh đúng bằng với kế hoạch , đạt tỷ lệ 100% nh vậy việc chi phí này đã hoàn thành kế hoạch sử dụng vật t. Tuy nhiên giá trị tổng sản lợng hoàn thành vợt kế hoạch là 20.675.000 đồng chẵn làm cho Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu đạt
98, 89 % hay việc sử dụng nguyên vật liệu của phân xởng này trong quý 1 năm 2003 đã tiết kiệm đợc cho công ty 19.697.155 đồng
• Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm:
Chỉ tiêu này phản ánh mức tiêu hao cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm là bao nhiêu . Chỉ tiêu này càng thấp chứng tỏ doanh nghiệp càng tiết kiệm đợc nguyên vật liệu .
Theo số liệu của phân xởng dệt về việc sản xuất 1m dây quai nh sau: Tên vật
t
đvt Định mức Đơn giá TT Chênh
lệch KH TT KH TT KH TT Sợi PP900 kg 0,35 0,3235 13045 13045 4.565,75 4.174,4 -391,35 Cộng 4565,75 4.174,4 -391,35
Rõ ràng định mức tiêu hao nguyên vật liệu thay đổi làm cho chi phí nguyên vật liệu thay đổi . Chi phí thực tế giảm so với kế hoạch là 391,35 đồng / m sản phẩm . Mặc dù mức chi phí này nhìn vào giảm không nhiều, tuy nhiên đối với doanh
nghiệp trong tháng 1 vừa qua đã sản xuất đợc 30.000 m dây quai. Nh vậy là doanh nghiệp đã tiết kiệm đợc 11.740.500 đồng cho công ty đó là thành tích đáng kể. Ngoài ra khi phân tích còn kết hợp với chỉ tiêu hệ số quay kho chỉ tiêu này phản ánh cho toàn bộ vật liệu cũng nh từng loại vật liệu .Chỉ tiêu này càng lớn thì càng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vật liệu càng ít và ngợc lại
Giá trị vật liệu sử dụng trong kỳ Hệ số quay vòng kho vật liệu =
Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ
Đối với công ty Phơng Nam chỉ làm theo đơn đặt hàng do đó khi có hợp đồng thì công ty mới nhập vật liệu theo yêu cầu sản xuất. Chính vì vậy lợng tồn kho cuối kỳ rất ít, vì vậy khả năng dự trữ hạn chế. Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng vật của công ty ít .
5.2.Những biên pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu ở công ty Phơng
Nam
Để đảm bảo và phát huy kết quả trong kinh doanh, công ty Phơng Nam đã có nhiều cố gắng để đạt đợc hiệu quả sử dụng tối đa vật liệu , từ việc xây dựng định mức sản xuất cho đến quá trình thu mua nhập kho dự trữ và đa vào sử dụng. Song để nâng cao hiệu quả hơn thế nữa cần có nhiều giải pháp kết hợp nhằm làm giảm chi phí và tăng số vòng quay của vật liệu.
Cụ thể là :
Trong khâu thu mua :
Một điều kiện quan trọng nhằm nâng cao chất lợng sản phảm, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc phải cung ứng một cách đầy đủ vật liệu về số lợng , kịp thời về thời gian, đúng quy cách phẩm chất. Muốn vậy, Công ty phải tổ chức quá trình thu mua một cách hợp lý hơn nhằm tìm đợc nhà cung cấp mới tốt nhất cũng nh giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp thờng xuyên.
Đồng thời cán bộ thu mua của công ty cần linh hoạt, năng động hơn nữa, có thêm nhiều sáng kiến trong công tác thu mua, nắm bắt đợc giá cả thị trờng hàng ngày, hàng giờ để luôn tìm đợc nguồn nguyên vật liệu rẻ, hoặc là dự báo đợc các biện pháp ứng phó kịp thời tránh không để cho công ty rơi vào tình trạng khan hiếm vật liệu làm gián đoạn quá trình sản xuất, ảnh hởng đến hiệu qủa kinh doanh của công ty.
Ngoài ra công ty còn cần phải nghiên cứu, lựa chọn phơng thức thu mua, thanh toán, bảo quản, bốc xếp với chi phí thấp nhất. Hiện nay, Công ty ngoài việc thu mua trong nớc còn nhập từ nớc ngoài các loại vải da nhằm sản xuất các mặt hàng cao cấp. Nguồn nguyên vật liệu này chủ yếu nhập từ Hàn Quốc. Đây kà nguyên nhân làm tăng giá vật liệu nhập kho. Chính vì vậy đối với những vật liệu có thể thay thế từ nguồn nhập ngoài bằng nguồn trong nớc, công ty cũng nên tìm hiểu rõ điều đó sẽ làm giảm chi phí về nguyên vật liệu, đồng thời góp phần kích cầu trong nớc, thúc đây các ngành khác cùng phát triển.
Trong khâu dự trữ và bảo quản :
Một yêu cầu quan trọng khác hiện nay là công ty cần phải xác định mức dự trữ phù hợp . công ty phải kiểm soát khối lợng lu kho để giảm tối đa lợng vốn cần đầu t vào đây, kèm theo các chi phí bảo quản. Đồng thời phải quan tâm đến việc đảm bảo mức tồn kho cụ thể đối với từng chủng loại vật liệu để đáp ứng nhu cầu chung của toàn công ty.
Mức dự trữ tối thiểu tối đa cần thiết vào thời điểm đặt hàng, số lợng hàng cần đặt sao cho kinh tế nhất dựa vào sự kết hợp của các yếu tố.
-Cần xem xét thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng một loại vật liệu cho đến khi nó đợc giao hàng và sẵn sàng phục vụ sản xuất.
- Cần quan tâm đến các loại chi phí khác: chi phí lu kho, lãi suất đầu t, chi phí do hàng hoá bị h hỏng ….
- Cần phải cân nhắc cả chi phí mua hàng với chi phí chuyên trở cần phải thấp hơn khi mua số lợng lớn.
Nh vậy để tiết kiệm đợc chi phí thu, mua chi phí dự trữ và có thể cung cấp kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thì đòi hỏi công ty phải xác định đợc lợng đặt vật liệu tối u và tiến độ nhập vật liệu phù hợp. Tuy nhiên cần chú ý khi xác định lợng đặt vật liệu tối u thì cần lu ý đến yếu tố biến động của giá cả thị trờng, yếu tố rủi ro của nguồn hàng, của quá trình vận chuyển nhất là đối với vật liệu nhập có nguồn gốc từ hàng nhập khẩu.
Về công tác lu kho, bảo quản vật liệu còn bao gồm việc sắp xếp các chủng loại vật liệu khác nhau để có thể tìm thấy nhanh chóng và xuất ra cung cấp cho các bộ phận sử dụng khi cần. Do đó công ty cần sắp xếp các loại vật liệu một cách hợp lý, đảm bảo mức độ an toàn cho từng loại vật liệu .Đối với những vật liệu có yêu cầu bảo quản đặc biệt phải tuân thủ theo yêu cầu và hớng dẫn của nhà sản xuất hoặc t vấn chuyên môn. Đối với các sản phẩm có quy định thời gian sử dụng phải đợc theo dõi để loại bỏ khi quá hạn sử dụng hoặc không đảm bảo chất lợng, Một phần sẽ tránh đựơc h hỏng mặt khác sẽ dễ dàng cho việc kiểm soát, kiểm kê vật liệu. Hiện nay công ty đã tổ chức kiểm kê kho 1 năm một lần đồng thời đánh giá lại toàn bộ vật liệu tồn kho để xác định đợc vật liệu bị h hỏng kém chất lợng và do đó phát hiện đợc nhiều trờng hợp mất mất h hỏng vật liệu. Công tác đối chiếu số liệu giữ kế toán, thủ kho và đơn vị sử dụng đợc tiến hành thờng xuyên. Đây là thành tích của công ty.Tuy nhiên, đối với các trờng hợp mất mát vật liệu, công ty cũng cần có các biện pháp sử lý chặt chẽ, quy trách nhiệm vật chất cho cá nhân có liên quan từ đó sẽ tăng cờng đợc công tác kiểm soát ở các kho tàng, giảm thiểu hao hụt định mức. Đối với các vật liệu ứ đọng nằm trong kho công ty cần phải tiến hành thanh lý ngay nhằm thu hồi vốn và giải phóng cho kho tàng
Trong khâu sử dụng:
Chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Các chi phí nguyên vật liệu phải đợc quản lý chặt chẽ dựa trên hai vấn đề:- Định mức tiêu hao.
Trong những năm qua, công ty đã bớc đầu xây dựng và thực hiện hiệu quả hệ thống định mức. Tuy nhiên do nguyên vật liệu đa dạng nhiều chủng loại nên việc áp dụng định mức chung cho tất cả là hoàn toàn khó khăn.
Với ý nghĩa việc xác định mức tiêu hao không chỉ làm cơ sở cho việc tính toán, phân tích tình hình cung cấp, dự trữ vật liệu mà còn động viên cán bộ công nhân viên trong công ty cố gắng thực hiện công việc đợc giao cao hơn định mức. Chính vì vậy công ty phải thờng xuyên theo dõi, kiểm tra phân tích những biến động giữa thực hiện và định mức , từ đó tìm ra nguyên nhân xử lý để không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức, tránh trờng hợp vật liệu mua vào kém chất lợng khi dùng cho quá trình sản xuất thì lợng phế liệu và sản phẩm hỏng có xu hớng tăng lên và kết quả là số lợng vật liệu đợc dùng sẽ nhiều hơn. Bên cạnh đó công ty có hình thức khen thởng, biểu dơng kịp thời việc sử dụng vật liệu tiết kiệm của công nhân cũng nh tiến hành kỷ luật sản xuất đối với những công nhân vi phạm chế độ lao động, thiếu tinh thần trách nhiệm làm thất thoát vật liệu ….
Công ty cần tạo ra môi trờng sản xuất sáng tạo, tạo điều kiện cho công nhân sản xuất luôn hăng say tìm kiếm những biện pháp mới, cải tiên quá trình sản xuất nhằm đạt hiệu quả cao hơn. Muốn vậy cần phải tạo ra sự khích lệ phù hợp với mỗi cá nhân và tạo sự phối hợp trao đổi qua lại giữa các công nhân trong bộ phận sản xuất nhằm phát huy đợc sức mạnh chung.
Bên cạnh đó công ty cần chú trọng hơn nữa trong công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ chuyên môn, công nhân lành nghề tạo cho họ cơ hội, điều kiện tham gia học tập, nghiên cứu tiếp cận với những tri thức khoa học tiến bộ mới để phát huy hết khả năng, trí lực tiềm tàng của họ. Đối với lực lợng lao động trẻ hàng năm công ty tuyển dụng thêm, và tổ chức những lớp đào tạo, bồi dỡng thêm tại công ty do những cán bộ công nhân thợ bậc cao có kinh nghiệm lâu năm trong nghề đứng ra giảng dạy …
Một biện pháp quan trọng khác là công ty cần phân tích nghiên cứu các sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm cũ dựa trên những kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật trong việc thiết kế và phát triển sản phẩm. Việc nghiên cứu này cho phép
tạo ra những sản phẩm với việc sử dụng vật liệu thay thế có giá cả thấp hơn hoặc sử dụng ít đi nhng chất lợng sản phẩm vẫn đợc đảm bảo
Muốn đào tạo cán bộ công nhân, đổi mới thiết bị công nghệ, mỗi công ty phải có khả năng nhất định về tài chính. Đó chính là nỗi lo không chỉ của công ty Ph- ơng Nam mà còn là nỗi lo cuả các doanh nghiệp Việt Nam khác. Tuy là doanh nghiệp nhà nớc nhng nguồn vốn công ty Phơng Nam nhận đợc từ ngân sách nhà n- ớc là rất hạn chế so với nhu cầu vốn thực tế công ty sử dụng vào sản xuất kinh doanh. Vì vậy công ty thờng xuyên phải huy động vố từ các nguồn khác. Để giải quyết vấn đề này, theo em, một mặt công ty nên nỗ lực sử dụng tiết kiệm vốn mặt khác công ty có thể huy động vốn bằng con đờng khác .
Chơng II
Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Phơng Nam