3. Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lí của cơng ty cổ phần vật t nơng nghiệp Pháp Vân:
3.2 Đặc điểm tổ chức quản lí:
Từ chức năng , nhiệm vụ, đặc điểm qui trỡnh hoạt động kinh doanh của cụng ty cũng như nhu cầu thực tiễn của thị trường cú nhiều biến động và sự cạnh tranh. Đũi hỏi cụng ty phải cú bộ mỏy tổ chức kinh doanh phự hợp, đảm bảo tham mưu cho lĩnh đạo cụng ty trờn cỏc mặt cụng tỏc, quản lý cỏn bộ, lao động, tỡnh hỡnh tài sản…của cụng ty, từ đú đưa ra cỏc quyết định kinh doanh đỳng đắn, đảm bảo sự bỡnh ổn và phỏt triển cho cụng ty.
Cụng ty cổ phần vật tư nụng nghiệp Phỏp Võn là cụng ty cú số lượng nhõn viờn khụng nhiều nờn bộ mỏy lĩnh đạo gọn nhẹ, đơn giản, đơn giản nhưng làm việc cú hiệu quả, tiết kiệm chi phớ cho cụng ty.
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty đĩ cú sự thay đổi kể từ khi cụng ty được cổ phần hoỏ và bao gồm cú:
- Hội đồng quản trị - Ban giỏm đốc
- Cỏc phũng ban khỏc của cụng ty - Cỏc cửa hàng và trạm trực thuộc
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty được khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của cụng ty. Hội đồng quản trị cú tồn quyền nhõn danh cụng ty để quyết định mọi vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của cụng ty.
- Ban Giỏm đốc gồm 1 Giỏm đốc và 1 phú giỏm đốc
+ Giỏm đốc điều hành kiờm chủ tịch hội đồng quản trị do hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu trỏch nhiệm trước HĐQT trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của cụng ty với tư cỏch là thủ trưởng đơn vị.
+ Giỏm đốc là người đứng đầu bộ mỏy điều hành , chịu trỏch nhiệm về kết quả kinh doanh của cụng ty, là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của cụng ty trước phỏp luật.
+ Giỏm đốc cú quyền quyết định tổ chức bộ mỏy điều hành và mọi vấn đề hàng ngày của cụng ty ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của HĐQT và đại hội cổ đụng đĩ được ấn định trong điều lệ cụng ty.
+ Phú giỏm đốc là người giỳp việc cho giỏm đốc, giỳp giỏm đốc điều hành một số lĩnh vực cụng tỏc của cụng ty như phụ trỏch lao động, tiền lương, khen
Ban giám đốc Phịng tổ chức Hành chính tốn-tài chínhPhịng kế Phịng kế hoạch Và kinh doanh Trạm kinh doanh Tổng hợp , cửa hàng
thưởng, kỉ luật, làm tham mưu cho giỏm đốc về đầu tư kinh doanh và sẽ điều hành mọi cụng việc của cụng ty khi giỏm đốc đi vắng.
- Phũng tổ chức hành chớnh : cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh nhõn sự tồn cụng ty, làm tham mưu cho giỏm đốc trong khõu tổ chức cỏn bộ , lao động, và thực hiện cỏc chớnh sỏch, chế độ với người lao động…làm cụng tỏc hành chớnh soạn thảo văn bản, cụng văn, lưu trữ. Phũng tổ chức hành chớnh thực hiện việc xõy dựng kế hoạch quản lý cụng tỏc tổ chức,lao động, tiền lương, định mức lao động, bảo hiểm xĩ hội, xõy dựng qui chế của cụng ty, quản lý cụng tỏc đào tạo, nõng bậc lương cho cụng nhõn viờn, theo dừi kớ kết hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ cỏn bộ cụng nhõn viờn, giải quyết thủ tục tuyển dụng, thụi việc và quản lý cụng tỏc thi đua khen thưởng, kỷ luật.
- Phũng kế hoạch kinh doanh: Cú nhiệm vụ thu thập thụng tin tài liệu, phõn tớch tỡnh hỡnh thực tế của cụng ty với nhu cầu hàng hoỏ trờn thị trường, xem xột cỏc phương ỏn kinh doanh cú tớnh khả thi rồi lập kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh. Phũng kế hoạch kinh doanh cũn cú nhiệm vụ tham mưu cho giỏm đốc trong việc mua bỏn, trực tiếp lập và theo dừi cỏc hợp đồng mua bỏn, xỏc định giỏ bỏn, điều tiết vận chuyển hàng hoỏ một cỏch hợp lý.
- Phũng kế toỏn tài chớnh: tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn, thống kờ tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty. Phũng kế toỏn tài chớnh cú nhiệm vụ quản lý nguồn vốn, lập kế hoạch chi tiờu tài chớnh, quản lý chi tiờu theo chế độ của nhà nước, làm tham mưu cho giỏm đốc trong việc quản lý tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty. Theo định kỳ, hàng quớ, hàng năm kế toỏn phải thực hiện quyết toỏn gửi cỏc bỏo cỏo tài chớnh lờn cơ quan cấp trờn và nộp cỏc khoản ngõn sỏch cho nhà nước theo qui định, đồng thời phải kiểm tra tỡnh hỡnh tài chớnh ở cỏc đơn vị trực thuộc.
- Tại cỏc trạm và cửa hàng: Cỏc trạm kinh doanh, cỏc cửa hàng (được coi là đơn vị trực thuộc cụng ty) hoạt động theo chế độ hạch toỏn phụ thuộc và được coi là khỏch hàng quan hệ với cụng ty trờn cơ sở bỡnh đẳng, cộng tỏc
II. Tình hình về cơng tác hạch tốn kế tốn tại cơng ty cổ phần vật t nơng nghiệp Pháp Vân:
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn:
* Kế toỏn trưởng ( kiờm trưởng phũng tài chớnh kế toỏn) :
Là người do chủ tịch hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật theo đề nghị của giỏm đốc. Kế toỏn trưởng phải chịu trỏch nhiệm trước hội đồng quản trị cụng ty và phỏp luật về tổ chức nhiệm vụ của mỡnh. Chức năng nhiệm vụ của kế toỏn trưởng :
• Phụ trỏch phũng thực hiện cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn, quản lý vốn, tài sản, thu chi cỏc quĩ theo đỳng chế độ nhà nước qui định.
• Tổng hợp bỏo cỏo tài chớnh, thụng tin kịp thời giỳp giỏm đốc nắm nhanh cỏc hoạt động tài chớnh của cụng ty, bỏo cỏo gửi lờn cỏc cơ quan cấp trờn đỳng thời hạn.
• Kết hợp cựng phũng kế hoạch kinh doanh giỳp giỏm đốc tham khảo trong việc mua bỏn hàng hoỏ, làm thủ tục thanh lý cỏc hợp đồng mua hàng. • Cựng tổ cụng nợ giải quyết cỏc tồn tại về cụng nợ cũ.
• Theo dừi hoạt động tài chớnh ở cỏc trạm
* Kế toỏn tiền mặt (kiờm kế toỏn tiền lương và cỏc khoản phải trả khỏc)
• Viết phiếu thu-chi tiền mặt : TK111 • Tập hợp chi phớ : TK642
• Theo dừi phải thu, phải trả : TK338 • Theo dừi tiền lương : TK334
• Theo dừi cỏc khoản thu chi cho cỏc trạm, cửa hàng. • Cuối thỏng lập bỏo cỏo chi phớ trỡnh giỏm đốc.
* Kế toỏn hàng hoỏ.
• Theo dừi mua hàng : TK331, TK156 .
• Theo dừi cụng nợ, hàng hoỏ, cuối thỏng bỏo cỏo chi tiết tổng nợ khỏch hàng, trỡnh giỏm đốc.
• Lưu trữ hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua bỏn, biờn bản làm việc, mua hàng của trạm.
• Tập hợp doanh thu bỏn hàng : TK511
• Theo dừi việc thu nộp ngõn sỏch : TK333, TK133
• Tổng hợp mua vào, bỏn ra theo từng lụ hàng- Bỏo cỏo Giỏm đốc , bỏo cỏo thống kờ.
* Kế toỏn ngõn hàng ( Kiờm kế toỏn tài sản cố định)
• Theo dừi tiền gửi ngõn hàng : TK112
• Theo dừi tiền vay ngõn hàng : TK311, cuối thỏng bỏo cỏo tỡnh hỡnh vay, trả, số dư tiền vay- trỡnh Giỏm đốc.
• Theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm tài sản cố định: TK211 • Trớch khấu hao cơ bản : TK214
• Tập hợp cỏc khoản doanh thu hoạt động tài chớnh, chi phớ hoạt động tài chớnh : TK515, TK635, TK711, TK811.
• Bỏo cỏo thống kờ định kỳ.
* Thủ quĩ:
• Thu chi hàng ngày theo đỳng chứng từ gốc lĩnh đạo cụng ty duyệt . • Cuối ngày cập nhật thu chi- rỳt số dư tồn quĩ .
• Niờm phong kột, khoỏ cửa cẩn thận khi ra về.
• Khi cần thiết cỏc điểm bỏo nộp tiền ngồi giờ phải trực tiếp đỏp ứng đầy đủ.
* Kế tốn các trạm:
Các trạm khơng tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trớ nhõn viờn là người trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khỏch. Cuối thỏng gửi bỏo cỏo bỏn hàng lờn cho phũng kế toỏn cụng ty để tập hợp số liệu.
Như vậy, hỡnh thức kế toỏn tõp trung rất phự hợp với cụng ty vỡ nú đảm bảo
chỉ đạo tập trung thống nhất, trực tiếp của kế toỏn trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lĩnh đạo cụng ty với tồn bộ hoạt động kinh doanh cũng như cụng tỏc kế toỏn của cụng ty.
Sơ đồ 7: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
2. Tổ chức vận dụng chế độ kế tốn:
Chế độ kế tốn cơng ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của BTC cĩ sửa đổi bổ sung cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Niên độ kế tốn của cơng ty từ ngày 1/1 đến 31/12 - Kỳ kế tốn: quí
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế tốn VNĐ, nguyên tắc chuyển đổi các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do ngân hàng nhà nớc Việt Nam cơng bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Chứng từ ban đầu:
Thủ qũy Kế tốn trởng
(Kiêm trởng phịng)
Kế tốn tiền mặt, tiền lơng và các khoản phải
trả khác
Kế tốn hàng
hố Kế tốn ngân hàng, TSCĐ
Cơng ty sử dụng các chứng từ theo đúng qui định của chế độ. Bao gồm các chứng từ liên quan đến 5 chỉ tiêu sau:
• Lao động tiền lơng. • Tiền tệ. • Hàng tồn kho. • Bán hàng. • Tài sản cố định. - Hệ thống tài khoản: + Loại 1: TK111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 156. + Loại 2: TK211, 214. + Loại 3: TK311, 333, 334, 338. + Loại 4: TK 411, 413, 414, 421, 431. + Loại 5: TK511, 515, 521, 531, 532. + Loại 6: TK632, 635, 642. + Loại 7: TK711. + Loại 8: TK811. + Loại 9: TK911.
Các tài khoản ngồi bảng: 004, 007, 009. - Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Hiện nay, cơng ty áp dụng hình thức Nhật kí- Chứng từ. Bao gồm các sổ sau: + Sổ kế tốn tổng hợp bao gồm 2 sổ:
Sổ Nhật kí- Chứng từ và các bảng kê, bảng phân bổ. Sổ cái.
Sổ Nhật kí – Chứng từ cĩ các sổ: NK-CT số1, 2, 4, 5, 6,7, 8, 9 Bảng kê bao gồm: Bảng kê số 1, 2, 6, 8, 11
Bảng phân bổ gồm: Bảng phân bổ số 3, 1
+ Sổ kế tốn chi tiết: Đợc mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần ghi chép chi tiết nhằm cung cấp thơng tin kế tốn cụ thể phục vụ yêu cầu quản lí kinh tế tài chính nội bộ cơng ty. Chẳng hạn: Sổ chi tiết mua hàng, Sổ chi tiết
thanh tốn với ngời bán, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết thanh tốn với khách hàng, Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ của cơng ty cổ phần vật t nơng nghiệp Pháp Vân
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu số liệu
- Báo cáo tài chính tại cơng ty:
Cơng ty nộp báo cáo cho cấp trên theo quí, BCTC của cơng ty gồm 4 loại: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt đơng kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính
- Phơng pháp kế tốn tài sản cố định:
+ Nguyên giá TSCĐ đánh giá theo giá thực tế Chứng từ gốc
Bảng kê Bảng phân bổ
Nhật kí- Chứng từ Sổ kế tốn
chi tiết Báo cáo quĩ hàng ngày
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối kế tốn và các Báo cáo kế tốn khác
+ Phơng pháp khấu hao áp dụng: Khấu hao theo đờng thẳng
- Phơng pháp kế tốn hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá theo giá thực nhập
+ Phơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho: Phơng pháp kiểm kê thờng xuyên
+ Phơng pháp xác định trị giá vốn hàng xuất kho theo giá thự tế đích danh III. Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Cơng ty cổ phần vật t nơng nghiệp