6. Nội dung nghiờn cứu
I.3.5 Tổ chức bộ mỏy kế toỏn HTK
Vai trũ của tài chớnh DN và bộ mỏy kế toỏn trong mỗi cụng ty là rất quan trọng, nú tồn tại và tũn theo quy luật khỏch quan,bộ mỏy kế toỏn sẽ điều hành tồn bộ hoạt đụng tài chớnh DN nhưng bờn cạnh đú tài chớnh DN và bộ mỏy kế toỏn cũn bị chi phối bởi cỏc mục tiờu và phương hướng kinh doanh của DN. Theo cỏc chuyờn gia tài chớnh thỡ bộ mỏy kế toỏn cú tỏc dụng huy động khai thỏc nguồn tài chớnh nhằm đảm bảo yờu cầu kinh doanh, tổ chức sử dụng vốn cú hiệu quả nhất của DN . Bộ mỏy kế toỏn sẽ xỏc định đỳng nhu cầu cần huy động vốn, lựa chọn nguồn tài trợ, lựa chọn phương tức đũn bẩy kinh doanh để huy động vốn, để nguồn vốn bảo tồn và phỏt triển, nõng cao thu nhập của DN . Bởi vỡ thụng tin kế toỏn là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra cỏc chiến lược và quyết định kinh doanh do đú nếu thụng tin kế toỏn sai lệch sẽ dẫn đến cỏc quyết định của nhà quản trị khụng phự hợp, DN cú thể rơi vào tỡnh trạng khú khăn. Do vậy, một bộ mỏy kế toỏn mạnh, sổ sỏch kế toỏn rừ ràng, phõn tớch thấu đỏo sẽ giỳp cho người điều hành đưa ra cỏc quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Mặt khỏc sổ sỏch rừ ràng thỡ việc quyết toỏn về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giỳp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tựy theo quy mụ và lĩnh vực hoạt động, phũng kế toỏn cú thể chia ra làm cỏc bộ phận như: kế toỏn cụng nợ và thanh toỏn, kế toỏn nguyờn liệu vật tư, kế toỏn giỏ thành,kế toỏn kho, kế toỏn tổng hợp, kế toỏn quản trị...
Bộ mỏy kế toỏn HTK giỳp ghi nhận, xử lý và cung cấp cỏc thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc về sự biến động, tỡnh hỡnh sử dụng hàng hoỏ, vật tư, sản phẩm của DN , đồng thời chi tiết theo từng chủng loại, nhúm vật tư, hàng hoỏ,… làm cơ sở cho việc quản lý dự trữ, nhập xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ tồn kho. Vai trũ kớch thớch và điều tiết hoạt động kinh doanh là vai trũ quan trọng nhất của Kế toỏn HTK và bộ mỏy kế toỏn vỡ nú thực hiện được mục tiờu cụng cụ quản lý kinh doanh. Bộ mỏy kế toỏn HTK được tổ chức khoa học hợp lý sẽ giỳp hệ thống thụng tin kế toỏn HTK đỏp ứng được cỏc yờu cầu quản lý của DN trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thụng tin và đảm bảo an tồn cho HTK.
Trải qua nhiều vụ bờ bối tài chớnh lớn giờ đõy cỏc DN trờn thế giới đĩ chỳ trong hơn bộ mỏy kế toỏn của DN . Điều này cũng là hợp lý bởi nếu cứ tiếp tục “xem thường bộ mỏy kế toỏn như trước đõy” thỡ chắc hẳn sẽ khụng trỏnh khỏi những vụ bờ bối tài chớnh tương tự sẽ xảy ra.
Việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn HTK chớnh là một phần trong việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn núi chung. Tuỳ theo từng mụ hỡnh bộ mỏy kế toỏn(Bộ mỏy kế toỏn phõn tỏn, tập trung, hay hỗn hợp) mà tổ chức bộ mỏy kế toỏn HTK sao cho phự hợp nhất.
Việc tổ chức lao động kế toỏn trong bộ mỏy cũng rất quan trọng. Vấn đề này bao gồm:
+ Xõy dựng đội ngũ lao động kế toỏn về HTK( tiết kiệm, cú chuyờn mụn, đạo đức, cú chất lượng).
+ Phõn cụng lao động kế toỏn HTK trong bộ mỏy phự hợp (phõn cụng rừ ràng, cụ thể,cú bảng mụ tả cụng việc và quản lý chặt chẽ, bất kiờm nhiệm, bất vị thõn, hữu hiệu và hiệu quả...).
+ Tạo lập mối quan hệ giữa cỏc lao động kế toỏn HTK với nhau, KT HTK với cỏc lao động kế toỏn khỏc trong bộ mỏy bao gồm : quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ
quan hệ tỏc nghiệp và quan hệ ghi chộp, cung cấp số liệu, đối chiếu kiểm tra số liệu, kỹ năng làm việc nhúm...
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn HTK cũn phải đảm bảo tớnh kiểm soỏt cao, tũn thủ quy chế trong và ngồi DN .
I.3.6.Tổ chức hạch toỏn HTK :
Tổ chức hạch toỏn HTK là thiết kế khối lượng cụng tỏc hạch toỏn trờn hệ thống cỏc loại chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và bỏo cỏo kế toỏn nhập- xuất- tồn cho cỏc loại vật tư, sản phẩm hàng hoỏ tăng giảm trong kỳ kế toỏn. Hạch toỏn HTK bao gồm hạch toỏn chi tiết và hạch toỏn tổng hợp:
+ Hạch toỏn chi tiết HTK : DN cú thể ỏp dụng một trong ba phương phỏp sau: - Phương phỏp thẻ song song.
- Phương phỏp sổ đối chiếu lũn chuyển. - Phương phỏp sổ số dư.
+ Hạch toỏn tổng hợp HTK : Để hạch toỏn HTK kế toỏn cú thể ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn hoặc phương phỏp kiểm kờ định kỳ. Việc ỏp dụng phương phỏp nào tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của DN vào yờu cầu quản lý và trỡnh độ nghiệp vụ của kế toỏn viờn cũng như quy định của chế độ kế toỏn hiện hành. - Phương phỏp kờ khai thường xuyờn: Là phương phỏp theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động của HTK một cỏch thường xuyờn liờn tục trờn cỏc tài khoản phản ỏnh từng loại HTK .
- Phương phỏp kiểm kờ định kỳ: là phương phỏp khụng theo dừi một cỏch thường xuyờn liờn tục về tỡnh hỡnh biến động của vật tư, hàng hoỏ trờn cỏc tài khoản phản từng loại HTK mà chỉ phản ỏnh giỏ trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trờn cơ sở kiểm kờ cuối kỳ, xỏc định lượng tồn thực tế và lượng xuất thực tế.