Công tác kiểm kê nguyên vật liệu được tiến hành hai lần trong một năm. Do chủng loại vật tư của nhà máy đa dạng, số lượng lớn nên việc tiến hành kiểm kê một cách toàn diện không những kiểm tra về mặt số lượng mà còn kiểm tra về mặt chất lượng của từng loại nguyên vật liệu có trong kho. Mọi biên bản kiểm kê đều được ghi vào “ Biên bản kiểm kê ”. Biên bản này được lập theo từng thứ tự vật liệu, theo từng danh điểm và từng kho bảo quản. Trong đó ghi rõ danh điểm vật tư, tên vật tư đơn vị tính, đơn giá, số lượng tồn kho thức tế, số lượng trên sổ sách, chênh lệch số lượng kém phẩm chất, thành tiền của từng thứ tự vật liệu. Cuối mỗi kỳ kiểm kê, kế toán nguyên vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính.
Ở Nhà máy Cơ Khí Gang Thép định kỳ 6 tháng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách, đồng thời rút ra những kinh nghiệm, bổ sung các biện pháp đêee không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý kho vật tư. Biên bản kiểm kê bao gồm 3 người: 1 thủ kho, 1 thống kê ( nhân viên phòng vật tư ), 1 kế toán ( kế toán nguyên vật liệu ). Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê do phòng vật tư lập. Cuối kỳ kiểm kê biên bản kiểm kê được gửi về phòng kế toán. Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại: Chênh lệch thừa thiếu = Số lượng tồn kho kiểm kê - Số lượng tồn kho sổ sách
Biẻu 47
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
- Thời điểm kiểm kê……giờ…..ngày……tháng……..năm - Ban kiểm kê gồm:
Ông, bà: ...trưởng ban Ông, bà: ...Uỷ viên Ông, bà: ...Uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:
STT Tên nhãn liệu vật tư Mã số Đơn vị tính Đơn giá
Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Thừa Thiếu Tố t Kém phẩm chât Phẩm chất tôt Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
Đơn vị: NHÀ MÁY CƠ KHÍ GANG THÉP Địa chỉ:………..
Mẫu số : 08 – VT
Ban hành theo quyết định số 186 – TC/ CĐKT ngày 14/3/1995 của BTC
Căn cứ vảo biên bản kiểm kê. Hội đồng kiểm kê của nhà máy sẽ đưa ra kết quả sử lý, tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt. Kế toán nguyên vật liệu dựa vào kết quả trên để ghi sổ
+ Thừa phát hiện khi liểm kê
Nợ TK 152 Có TK 3381 + Thiếu phát hiện khi kiểm kê
- Thiếu trong định mức: Nợ TK 642: Trị giá thiếu hụt trong định mức Có TK 152
- Thiếu hụt ngoài định mức: Nợ TK 1388 Có TK 152
Nhận xét: Kết quả kiểm kê cho thấy nhà máy đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa quản lý và hạch toán vật tư nhập kho, xuất dùng, giữa kế toán và thủ kho. Hệ thống kho tàng được bố trí, bảo quản hợp lý an toàn
PHẦN 3
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ GANG THÉP