- Hỡnh thức sổ kế toỏn:
2.2.3.3.2 Phương phỏp kế toỏn:
a. Phương phỏp kế toỏn hàng hoỏ (156)
Kế toỏn tăng hàng hoỏ tồn kho:
Tăng do mua ngoài: Bao gồm nhập khẩu và mua trong nước. - Với hàng hoỏ mua trong nước, ghi:
Nợ TK 1561 - chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho (giỏ mua chưa cú thuế GTGT)
Nợ TK 1331 - Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào) Cú cỏc TK 111, 112, 141, 331,… (Tổng giỏ thanh toỏn)
- Với hàng mua từ nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 1561 - chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho (Giỏ mua + Chi phớ nhập khẩu)
Cú TK 111, 112, 331,…
Cú TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Đồng thời phản ỏnh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngõn sỏch Nhà nước, ghi:
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ
- Nếu phỏt hiện nhập thừa hàng hoỏ so với hợp đồng kinh tế đó ký, kế toỏn căn cứ vào nguyờn nhõn đó được xỏc định để xử lý và hạch toỏn:
• Nếu do nhầm lẫn, quờn ghi sổ, … thỡ điều chỉnh lại sổ kế toỏn bằng cỏch ghi thờm bỳt toỏn sau:
Nợ TK 1561 - Hàng hoỏ (Phần giỏ trị hàng thừa)
Nợ TK 1331 - Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ (Nếu cú) Cú TK 111, 112, 331
• Nếu hàng hoỏ thừa là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khỏc thỡ hàng hoỏ thừa ghi Nợ TK 002 - vật tư, hàng hoỏ nhận giữ hộ, nhận gia cụng. Sau đú khi trả lại hàng hoỏ cho đơn vị khỏc ghi Cú TK 002.
• Nếu hàng hoỏ thừa do người bỏn gửi thừa, đang chờ xử lý, ghi: Nợ TK 1561 - Hàng hoỏ
Cú TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc (3381)
• Khi cú quyết định xử lý hàng hoỏ thừa của cấp cú thẩm quyền: cụng ty chấp nhận mua số hàng thừa, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc (3381)
Nợ TK 1331 - Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ (Nếu cú) Cú TK 331 - Phải trả cho người bỏn
Tăng do nhập thu hồi hàng hoỏ:
- Đối với những thiết bị đầu cuối thu hồi trong tỡnh trạng vẫn sử dụng được và kế toỏn chưa phõn bổ hết giỏ trị thiết bị đầu cuối đú vào chi phớ trong kỳ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 1561: chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho (Giỏ trị cũn lại chưa Cú TK 242- chi tiết theo đối tượng
- Đối với những thiết bị đầu cuối (TBĐC) đó phõn bổ hết phần giỏ trị cần phõn bổ, phần giỏ trị cũn lại kế toỏn hạch toỏn như sau:
Nợ TK 1561: chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho (Giỏ trị giữ lại khụng Cú TK 242- chi tiết theo đối tượng
Nợ TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho.
Cú TK 1363888: chi tiết đơn vị nội bộ - chi tiết nội dung khoản phải thu. Căn cứ vào hoỏ đơn vận chuyển, phiếu chi, giấy bỏo nợ của ngõn ngõn hàng kế toỏn hạch toỏn cỏc chi phớ của quỏ trỡnh điều chuyển nội bộ:
Nợ TK 64278- “Chi phớ QLDN- Chi phớ dịch vụ mua ngoài- Dịch vụ khỏc” Nợ TK 13312- “Thuế GTGT được khấu trừ - dịch vụ viễn thụng”
Cú TK1111, 1121, 331:
Kế toỏn giảm hàng hoỏ tồn kho: Xuất kho hàng hoỏ gửi bỏn đại lý:
Nợ TK 157- chi tiết theo đại lý.
Cú TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho. Xuất kho hàng hoỏ điều chuyển nội bộ:
Nợ TK 1363888- chi tiết đơn vị nội bộ - chi tiết nội dung khoản phải thu. Cú TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho.
Xuất kho hàng hoỏ cho thử nghiệm hoặc trang bị mỏy nghiệp vụ cho cỏc phũng ban: Căn cứ vào phiếu xuất kho và tờ trỡnh liờn quan kế toỏn định khoản:
Nợ TK 242 - chi tiết theo phũng ban - cỏc nhõn (nếu cú) (đối với cỏc thiết bị xuất cú giỏ trị lớn)
Nợ TK 6272233 – “Chi phớ sản xuất chung-Dịch vụ CDMA- Dụng cụ sản xuất” (đối với cỏc thiết bị cú giỏ trị nhỏ, khụng cần phõn bổ) Cú TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho.
Xuất kho hàng hoỏ (xuất mỏy) cho cụng tỏc Giao dịch tặng mỏy để dựng thử nghiệm đối với cỏc cỏ nhõn, tổ chức trong và ngoài ngành: căn cứ vào phiếu xuất kho, tờ trỡnh hoặc phiếu giao nhiệm vụ, hồ sơ khỏch hàng được tặng, kế toỏn ghi:
Nợ TK 62722398- “Chi phớ sản xuất chung khỏc- dịch vụ CDMA- cỏc chi phớ khỏc”
Cú TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho. Xuất kho hàng húa (xuất mỏy) bảo hành cho khỏch hàng:
Cú TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho Xuất kho hàng húa cho hội nghị, triển lóm,...kế toỏn ghi: Nợ TK 641,642,....(chi tiết tài khoản theo nghiệp vụ)
Cú TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho
Giảm hàng tồn kho do phỏt hiện số lượng hàng hoỏ theo kiểm kờ thực tế ớt hơn so với số lượng trờn sổ sỏch, kế toỏn căn cứ vào quyết định xử lý của cấp cú thẩm quyền theo từng nguyờn nhõn gõy ra để xử lý và hạch toỏn:
- Phản ỏnh giỏ trị hàng thiếu chưa xỏc định được nguyờn nhõn xử lý. ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý) Cú TK 156 - Hàng hoỏ
- Khi cú quyết định xử lý của cấp cú thẩm quyền, căn cứ vào Biờn bản họp Hội đồng kiểm kờ và Quyết định xử lý hàng hoỏ thiếu khi kiểm kờ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 111, 112, … (Nếu cỏ nhõn gõy ra thiếu hàng bồi thường bằng tiền) Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (Nếu cỏ nhõn gõy ra phải trừ vào lương) Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388) (Phải thu tiền bồi thường của ngưũi phạm lỗi)
Cú TK 138 - Phải thu khỏc (1381)
b. Phương phỏp kế toỏn hàng mua đang đi đường (151)
Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực khụng theo dừi mua đang đi đường. Với những hàng mua cuối thỏng cú chứng từ mua hàng về trước, hàng mua chưa về; hay hàng mua đó về kho nhưng hồ sơ liờn quan của hàng mua đú chưa về, kế toỏn khụng hạch toỏn. Chỉ khi đầy đủ cỏc hồ sơ liờn quan và hàng mua kế toỏn hạch toỏn tương tự như trường hợp hàng mua thụng thường.
c. Phương phỏp kế toỏn hàng gửi bỏn đại lý (157):
- Nghiệp vụ xuất kho hàng gửi đại lý:
Nợ TK 157 - Chi tiết theo từng đại lý:
Cú TK 1561- Chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho - Nghiệp vụ nhập lại hàng từ đại lý:
Nợ TK 1561 - Chi tiết theo chủng loại hàng hoỏ và theo kho Cú TK 157 - Chi tiết theo từng đại lý
- Nghiệp vụ điều chuyển hàng giữa cỏc đại lý:
Nợ TK 157 – Chi tiết theo đại lý nhận điều chuyển hàng về Cú TK 157 - Chi tiết đại lý điều chuyển hàng đi
- Nghiệp vụ ghi nhận giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ của đại lý (ghi nhận theo quý)
Nợ TK 63238 - Giỏ vốn hàng bỏn - Thiết bị CDMA
Nợ TK 6322233 - Giỏ vốn thẻ nạp tiền điện thoại (thẻ cào) Cú TK 157 - Chi tiết đại lý
d. Kế toỏn dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho:
Ở Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực chưa thực hiện trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
2.2.3.4 Cụng tỏc kế toỏn hàng tồn kho cuối kỳ ở Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực:
Kiểm kờ, đối chiếu hàng hoỏ và xử lý chờnh lệch:
- Để đảm bảo độ chớnh xỏc về số liệu hàng tồn kho giữa sổ sỏch với thực tế, cuối kỳ kế toỏn phải tiến hành cụng tỏc kiểm kờ, đối chiếu hàng húa với phũng vật tư. Kết quả của việc kiểm kờ, đối chiếu hàng hoỏ sẽ là căn cứ xỏc định trỏch nhiệm trong việc bảo quản, xử lý hàng hoỏ thừa, thiếu và ghi sổ kế toỏn phần chờnh lệch (nếu cú).
- Nếu kết quả của việc kiểm kờ cho thấy số lượng hàng húa cũn lại trong sổ kế toỏn nhiều hơn số lượng hàng mà vật tư bỏo sẽ được coi là thiếu hàng và kế toỏn xử lý như sau:
Nợ TK 1381: Ghi giảm giỏ trị hàng thiếu. Cú TK 1561: Ghi giảm giỏ trị hàng thiếu.
- Nếu kết quả của việc kiểm kờ cho thấy số lượng hàng húa cũn lại trong sổ kế toỏn ớt hơn số lượng hàng mà vật tư bỏo sẽ được coi là thừa hàng và kế toỏn sẽ xử lý:
Nợ TK 1561: Ghi tăng giỏ trị hàng hoỏ thừa Cú TK 3381: Ghi tăng giỏ trị hàng hoỏ thừa
Căn cứ vào tổng giỏ trị (thành tiền) của cột xuất bỏn trờn bảng Nhập xuất tồn, kế toỏn ghi nhận giỏ vốn của hàng húa tiờu thụ trong kỳ (hàng bỏn) của từng đại lý:
Nợ TK 63238 – “Giỏ vốn hàng bỏn - Thiết bị CDMA”
(Ghi tăng giỏ vốn hàng gửi bỏn tiờu thụ trong kỳ Cú TK 157: Ghi giảm giỏ trị hàng gửi bỏn trong kỳ của đại lý
2.2.3.5 Sổ sỏch kế toỏn hàng tồn kho ở Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực:
Tại cụng ty ỏp dụng hỡnh thức sổ nhật ký chung cú ứng dụng phần mềm kế toỏn. Sau khi hoàn tất cỏc thao tỏc nhập phiếu và hạch toỏn, phõn hệ chương trỡnh vật tư sẽ tự động chuyển cỏc thụng tin và bỳt toỏn hạch toỏn về phõn hệ chương trỡnh kế toỏn và tự động thực hiện cỏc bỳt toỏn vào sổ và cỏc bỳt toỏn chuyển sổ của cỏc tài khoản liờn quan. Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn hàng tồn kho được thể hiện :
Sơ đồ : Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn hàng tồn kho theo hỡnh thức Nhật ký chung tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực
Sổ kế toỏn chi tiết Chứng từ gốc
(Phiếu nhập, xuất kho ...)
Sồ nhật ký chung
Sổ cỏi cỏc tài khoản
156, 157 hợp chi tiếtBảng tổng
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng, hoặc cuối kỳ
Sổ nhật ký chung:
- Nội dung: Là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo đồng thời phản ỏnh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toỏn) để phục vụ việc ghi Sổ Cỏi. Số liệu ghi trờn sổ Nhật ký chung được dựng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cỏi.
Sổ cỏi tài khoản:
- Nội dung: Là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo tài khoản kế toỏn. Số liệu ghi trờn Sổ Cỏi dựng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trờn sổ kế toỏn chi tiết và dựng để lập bảng cõn đối số phỏt sinh và Bỏo cỏo Tài chớnh.
Thẻ kho:
- Nội dung: Được dựng để theo dừi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng chủng loại hàng hoỏ ở từng kho. Làm căn cứ xỏc định số lượng tồn kho dự trữ hàng hoỏ và xỏc định trỏch nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi thẻ kho dựng cho một thứ hàng hoỏ cựng nhón hiệu, quy cỏch, đơn vị tớnh, mó số hàng hoỏ. Sau khi dựng xong thẻ kho phải đúng thành quyển và cú chữ ký của giỏm đốc.
Sổ chi tiết tài khoản:
- Nội dung: Được dựng để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cả về số lượng và giỏ trị của một loại hàng hoỏ diễn ra hàng ngày, sổ này là cơ sở để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.
Phần 3