- Hỡnh thức sổ kế toỏn:
3.1.1 Ưu điểm của kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực:
3.1.1 Ưu điểm của kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực: viễn thụng điện lực:
3.1.1.1 Về cụng tỏc quản lý hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực:
Một là, Cụng tỏc quản lý hàng tồn kho được Cụng ty thụng tin viễn
thụng điện lực thực hiện khỏ chặt chẽ và khoa học từ khõu thu mua đến khõu bảo quản, sử dụng.
Hai là, Cụng ty hiện đang theo dừi, quản lý hàng tồn kho với sự hỗ trợ của chương trỡnh quản lý tài chớnh - kế toỏn FMISAPPLICATION theo hỡnh thức sổ nhật ký chung.
Chương trỡnh quản lý tài chớnh - kế toỏn FMISAPPLICATION giỳp giảm nhẹ được khối lượng lớn cụng việc cho kế toỏn, đặc biệt là cụng việc kế toỏn cuối kỳ.
Ba là, Cụng tỏc quản lý cỏc nghiệp vụ hàng tồn kho được theo dừi đồng thời ở cả phũng vật tư và phũng kế toỏn.
Việc theo dừi đồng thời tại 2 phũng trờn sẽ hạn chế được tối đa cỏc sai sút phỏt sinh trong quỏ trỡnh nhập, xuất kho và làm tăng tớnh giỏm sỏt nội bộ trong hoạt động của cụng ty.
Bốn là, Cụng tỏc kiểm kờ vật tư, hàng hoỏ (được thực hiện đột xuất và định kỳ) tại cụng ty được thực hiện khỏ đều đặn, tuõn thủ cỏc quy định của Nhà nước và của Tập đoàn điện lực Việt Nam. Việc kiểm kờ giỳp cụng ty phỏt hiện cỏc vật tư hư hỏng, mất mỏt, xỏc định và điều chỉnh chờnh lệch giữa sổ sỏch và thực tế (nếu cú), qua đú củng cố và đưa cụng tỏc quản lý hàng tồn kho đi vào nền nếp.
Năm là, Nhõn viờn trong bộ mỏy kế toỏn của cụng ty phần lớn đều cú trỡnh độ đại học, am hiểu về lĩnh vực viễn thụng nờn xử lý cỏc nghiệp vụ phỏt sinh của cụng ty rất linh hoạt và phự hợp khụng những với quy định chung của Bộ tài chớnh mà cũn phự hợp với cả quy định mang tớnh đặc thự của ngành điện.
Sỏu là, cụng ty cũn xõy dụng hệ thống danh điểm vật tư đối với từng
loại vật tư, hàng hoỏ để thuận tiện cho quỏ trỡnh quản lý và cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn.
3.1.1.2 Về kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại cụng ty:
Một là: Về tổ chức hạch toỏn ban đầu
Mọi nghiệp vụ nhập xuất đều được cụng ty lập chứng từ một cỏch đầy đủ. Vớ dụ: nghiệp vụ nhập kho được cụng ty lập cỏc chứng từ sau:
- Chứng từ mệnh lệnh: Giấy đề nghị nhập kho vật tư được giỏm đốc duyệt đớnh kốm biờn bản giao nhận hàng hoỏ.
- Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho đớnh kốm bảng kờ chi tiết hàng nhập. Việc phõn loại và đỏnh số thứ tự chứng từ cũng được thực hiện theo quy tắc thống nhất trong Tập đoàn.
Quy trỡnh luõn chuyển cỏc bộ chứng từ được thực hiện rất chặt chẽ, thuận tiện cho cụng tỏc nhập, xuất kho nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ.
Hai là: Về sử dụng tài khoản
Với lĩnh vực kinh doanh đặc thự, Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực đó và đang ỏp dụng hệ thống tài khoản của ngành điện do Bộ tài chớnh phờ duyệt. Trong đú việc sử dụng hệ thống tài khoản riờng về hàng tồn kho giỳp cho cụng tỏc kế toỏn, kiểm tra, kiểm soỏt về nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ của cụng ty được cụ thể và chớnh xỏc hơn đỏp ứng được yờu cầu quản lý, theo dừi chỉ tiờu hàng tồn kho. Vớ dụ với tài khoản 154 -“Chi phớ sản xuất, kinh doanh dở dang” cụng ty mở thờm cỏc tài khoản cấp 2 để theo dừi chi tiết hơn: TK 1541 -Sản xuất kinh doanh điện; TK 1542 -Viễn thụng và cụng nghệ thụng tin; TK 1543 -Sản xuất khỏc; TK 1544 -Dịch vụ. Ngoài ra
cụng ty cũn mở thờm cả tài khoản cấp 3,4… để theo dừi theo yờu cầu quản lý về từng loại hàng tồn kho của cụng ty.
Ba là: Về trỡnh tự và phương phỏp hạch toỏn
Kế toỏn hàng tồn kho của cụng ty được ỏp dụng theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, kế toỏn chi tiết hàng tồn kho sử dụng phương phỏp thẻ song song và phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho tại cụng ty là Nhập trước xuất trước được ỏp dụng thống nhất trong cỏc kỳ hạch toỏn, giỳp phản ỏnh thường xuyờn tỡnh hỡnh nhập, xuất vật tư, hàng hoỏ. Đồng thời cung cấp thụng tin về hàng tồn kho một cỏch kịp thời tạo điều kiện cho việc kiểm soỏt được chi phớ, trỏnh ứ đọng vốn.
Bốn là: Về tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn:
Với sổ nhật ký chung đang sử dụng tại cụng ty (biểu mẫu 2.12-phần 2), so với biểu mẫu sổ Nhật ký chung (mó số S03a-DN) ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, cỏc cột “Đó ghi sổ cỏi” và cột “Số thứ tự dũng ” đó được cụng ty lược bỏ, đồng thời cụng ty cũng khụng theo dừi nội dung “Sổ này cú … trang, đỏnh số từ trang số 01 đến trang…” bởi cỏc nội dung này chỉ cú ý nghĩa đối với cụng tỏc kế toỏn thủ cụng. Cũn đối với cụng tỏc kế toỏn được thực hiện trờn phần mềm kế toỏn thỡ việc cụng ty khụng theo dừi cỏc nội dung này là hoàn toàn phự hợp. Bờn cạnh đú, mẫu sổ nhật ký chung của cụng ty cú cột số thứ tự để theo dừi số lượng cỏc bỳt toỏn đơn được cập nhật vào chương trỡnh (đối với cỏc bỳt toỏn kộp được chương trỡnh tự động chuyển về dạng bỳt toỏn đơn rồi mới cập nhật).
Với Sổ chi tiết tài khoản đang sử dụng tại cụng ty (Biểu mẫu 2.15 – phần 2), nội dung sổ cú theo dừi cột “Họ và tờn” của người đứng tờn trờn chứng từ. Việc theo dừi này rất phự hợp với đặc điểm kinh doanh của cụng ty là cỏc nghiệp vụ kinh tế thường phỏt sinh với giỏ trị lớn nờn theo dừi chi tiết người trực tiếp tiến hành nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh sẽ giỳp nhà quản lý xỏc định trỏch nhiệm, nguyờn nhõn một cỏch nhanh chúng mỗi khi xảy ra bất thường của cỏc nghiệp vụ kinh tế đú.
Với mẫu Sổ cỏi cụng ty đang dựng so với mẫu quy định của Bộ tài chớnh, cũng được lược bỏ đi một số cột giống sổ Nhật ký chung do cụng tỏc kế toỏn đó được hỗ trợ với tớnh năng tự động chuyển sổ của chương trỡnh phần mềm kế toỏn tại cụng ty.