- Hỡnh thức sổ kế toỏn:
3.1.2 Những hạn chế trong kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực
thụng tin viễn thụng điện lực
Bờn cạnh những ưu điểm trong kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực cũn cú một số hạn chế như sau:
3.1.2.1 Về cụng tỏc quản lý hàng tồn kho:
Một là, Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực hiện đang sử dụng phần
mềm kế toỏn với chương trỡnh kế toỏn và chương trỡnh vật tư để hỗ trợ cho cụng việc của kế toỏn cũng như cụng tỏc quản lý vật tư, hàng hoỏ. Tuy nhiờn 2 chương trỡnh này vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện; một số tớnh năng khụng sử dụng được như: theo dừi vật tư, hàng hoỏ cấp phỏt và tồn tại từng đơn vị phụ thuộc, chương trỡnh chưa hỗ trợ nhập cỏc phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý…
Ngoài ra do đặc thự chương trỡnh quản lý tài chớnh - kế toỏn FMIS Application được xõy dựng cho tất cả cỏc đơn vị trong ngành điện với cơ sở là hoạt động kinh doanh điện năng và hoạt động kinh doanh khỏc, trong đú viễn thụng được coi là hoạt động kinh doanh khỏc. Do vậy chương trỡnh chưa bao quỏt được hết cỏc nghiệp vụ đặc thự của hoạt động kinh doanh viễn thụng. Cụ thể: chưa cú phõn hệ viễn thụng riờng trong chương trỡnh kế toỏn và chương trỡnh vật tư; cỏc bỏo cỏo hàng tồn kho của một số loại vật tư, hàng hoỏ chưa cú chỉ tiờu về thời hạn sử dụng (vớ dụ: cỏc loại Kớt và Thẻ nạp tiền).
Thờm vào đú, trường hợp hàng về nhưng hoỏ đơn chưa về, theo quy định kế toỏn phải hạch toỏn theo giỏ tạm tớnh sau đú khi hoỏ đơn về kế toỏn điều chỉnh theo giỏ thực tế. Song do chương trỡnh vật tư chưa hỗ trợ tớnh năng điều chỉnh giỏ nhập, xuất nờn kế toỏn phải thực hiện cỏc bỳt toỏn này trờn chương trỡnh kế toỏn. Điều này sẽ gõy ra chờnh lệch về mặt giỏ trị giữa số liệu
trờn chương trỡnh vật tư và chương trỡnh kế toỏn. Hiện nay cụng ty đó khắc phục tỡnh trạng này bằng cỏch bộ phận kế toỏn vật tư khụng thực hiện cỏc bỳt toỏn điều chỉnh trờn chương trỡnh kế toỏn mà điều chỉnh trờn chương trỡnh vật tư thụng qua việc nhập cỏc phiếu nhập ảo (nếu giỏ trị tạm tớnh nhỏ hơn giỏ trị thực tế) hoặc phiếu xuất ảo (nếu giỏ tạm tớnh lớn hơn giỏ thực tế).
Hai là, Cụng tỏc đối chiếu vật tư hiện chưa được kịp thời, một số loại vật tư nhỏ lẻ khụng được đối chiếu một cỏch thường xuyờn làm mất đi tớnh chất kịp thời và ý nghĩa của việc đối chiếu.
Ba là, đối với cụng tỏc kiểm kờ hàng tồn kho cuối kỳ:
Tại phũng vật tư, trước khi đối chiếu về số lượng hàng tồn kho với kế toỏn, phũng vật tư của cụng ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu với cỏc trung tõm, cỏc đại lý. Tuy nhiờn cụng tỏc đối chiếu này được tiến hành chưa được thường xuyờn, liờn tục với một số trung tõm và đại lý trong cỏc kỳ. Điều này dẫn đến số liệu của vật tư khi đem đối chiếu với kế toỏn đụi khi cũn sai sút.
Tại kho, đột xuất và định kỳ cuối năm cụng ty tiến hành kiểm kờ lượng hàng tồn kho nhưng chỉ kiểm tra được về mặt số lượng chưa cú sự kiểm định về chất lượng của hàng cũn trong kho.
Bốn là, hiện tại, một số cỏn bộ vật tư của cụng ty cũn chưa thành thạo nghiệp vụ dẫn đến thụng tin về hàng tồn kho đụi khi cũn chưa thực chớnh xỏc, kịp thời làm cho sự phối hợp giữa bộ phận vật tư với cỏc bộ phận khỏc trong cụng tỏc quản lý, theo dừi vật tư gặp khú khăn.
Bờn cạnh đú, số lượng nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch về vật tư cũn thiếu dẫn đến cụng tỏc kiểm tra, đối chiếu định kỳ về hàng tồn kho giữa phũng kế toỏn với cỏc đại lý, cỏc trung tõm… chưa thực đầy đủ và đều đặn.
Mặt khỏc, do kinh doanh trờn địa bàn trải rộng, việc bỏn hàng được thực hiện chủ yếu qua cỏc đại lý (cỏc đại lý điện lực và cỏc tổng đại lý ngoài ngành điện, đại lý phổ thụng), sự phối hợp giữa cỏc đại lý điện lực trong ngành chưa nhịp nhàng, thủ tục hành chớnh tại cỏc đại lý điện lực cũn khỏ rườm rà,
việc liờn lạc chủ yếu qua điện thoại, cụng văn nờn cụng tỏc kiểm kờ, đối chiếu hàng hoỏ xuất, nhập, tồn kho tại cỏc đại lý gặp nhiều khú khăn và thường bị chậm hơn so với yờu cầu đề ra.
3.1.2.2 Về kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho:
Một là: Về tổ chức hạch toỏn ban đầu
Cỏc phiếu nhập xuất thẳng (nhập, xuất khụng qua kho) tại cụng ty chưa được lập kịp thời, thường bị muộn hơn với thực tế nhập xuất khoảng 2-3 ngày, cỏ biệt cú trường hợp chậm gần 2 tuần khiến cho thụng tin do cả kế toỏn và vật tư cung cấp đều thiếu tớnh chớnh xỏc và khụng kịp thời (ngày nhập, xuất bị muộn hơn so với ngày thực tế nghiệp vụ diễn ra).
Ở cụng ty cỏc chứng từ sau khi lập xong đều được luõn chuyển theo một quy trỡnh thống nhất. Tuy nhiờn thời gian luõn chuyển chứng từ ở một số khõu cũn chưa thực phự hợp đú là:
Định kỳ 10 ngày một lần thủ kho đến đối chiếu số lượng hàng nhập, xuất và lượng tồn kho với phũng vật tư, sau đú nhận lại 2 liờn phiếu nhập, xuất kho. Với thực tế này ở cụng ty sẽ dẫn đến việc khụng kịp thời điều chỉnh cỏc sai lệch giữa thủ kho và phũng vật tư.
Định kỳ 15 ngày một lần kế toỏn mới xuống kho để nhận cỏc chứng từ từ thủ kho về để hạch toỏn. Điều này làm cho việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ phỏt sinh vào cỏc sổ sỏch kế toỏn bị chậm chễ.
Hai là: Về sử dụng tài khoản và trỡnh tự hạch toỏn:
Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực là một đơn vị cú chỉ tiờu về hàng tồn kho rất lớn với nhiều chủng loại vật tư, hàng hoỏ. Chớnh vỡ vậy cụng ty đó tổ chức theo dừi và quản lý hàng tồn kho theo cấp đối tượng từ cỏc chủng loại vật tư, hàng hoỏ đến cỏc kho. Tuy nhiờn với việc theo dừi chi tiết này, cụng ty phải theo dừi, quản lý một số lượng đối tượng lớn ngay từ cấp đầu tiờn.
Hiện nay, để theo dừi về hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực vẫn chưa sử dụng một số tài khoản trong nhúm tài khoản hàng tồn kho theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 do Bộ tài chớnh ban hành. Cụ thể:
- Cụng ty khụng trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho nờn cũng khụng sử dụng tài khoản 159.
Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực cũng là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực viễn thụng, giỏ trị hàng húa tồn kho của cụng ty rất lớn. Tuy nhiờn qua quan sỏt tỡnh hỡnh thực tế tại cụng ty, em nhận thấy cụng ty khụng trớch lập cỏc khoản dự phũng giảm giỏ cho hàng hoỏ tồn kho. Điều này một mặt khụng phự hợp với nguyờn tắc thận trọng của kế toỏn, mặt khỏc khụng phản ỏnh đỳng giỏ trị về hàng tồn kho trờn khoản mục hàng tồn kho tại bảng cõn đối kế toỏn (mẫu số B01-DN, mó số 140).
- Bờn cạnh đú, cụng ty cũng khụng sử dụng tài khoản 1562 – “Chi phớ thu mua hàng hoỏ”. Toàn bộ chi phớ thu mua hàng hoỏ được cộng vào giỏ mua và hạch toỏn trờn tài khoản 1561- “Giỏ mua hàng hoỏ”. Việc khụng tỏch bạch giữa giỏ mua với chi phớ thu mua hàng hoỏ và hạch toỏn chung trờn tài khoản 1561 một mặt khụng phự hợp với quy định của chế độ kế toỏn về sử dụng tài khoản, mặt khỏc dễ gõy nhầm lẫn giữa cỏc nội dung chi phớ và làm cho cụng ty gặp nhiều khú khăn trong nỗ lực nhằm giảm cỏc chi phớ của quỏ trỡnh thu mua.
Ba là: về tổ chức hạch toỏn linh phụ kiện phục vụ bảo hành.
Phũng vật tư và kế toỏn hoàn toàn khụng theo dừi thờm quỏ trỡnh xuất linh kiện phục vụ bảo hành cho khỏch hàng tại bộ phận bảo hành mà giao việc quản lý linh kiện phục vụ bảo hành cho tổ bảo hành.
Vớ dụ: ngày 20/3/2007, phũng vật tư xuất 20 anten mỏy điện thoại U100 cho bộ phận bảo hành.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn ỏp giỏ theo phương phỏp Nhập trước xuất trước và định khoản:
Nợ TK 13881- “Phải thu khỏc - Tiền Việt Nam” chi tiết bộ phận bảo hành Cú TK 1561 – Chi tiết theo chủng loại anten và theo kho
Sau đú, định kỳ sau từ 3-5 ngày, bộ phận bảo hành lập bảng kờ đổi linh kiện cho khỏch hàng và gửi về phũng TCKT (hạch toỏn) và phũng vật tư để xin cấp mới. Căn cứ vào Bảng kờ đổi bảo hành đớnh kốm cỏc Phiếu yờu cầu đổi linh kiện bảo hành cú chữ ký khỏch hàng, kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 6415 – “ chi phớ quản lý - chi phớ bảo hành” Cú TK 13881- chi tiết bộ phận bảo hành
Như vậy, trong điều kiện bộ phận bảo hành ớt được hướng dẫn, đào tạo về kế toỏn và thống kờ, cụ thể là về cỏch thức ghi chộp, theo dừi linh phụ kiện nhập, xuất, tồn thỡ việc xuất linh kiện thiết bị đầu cuối cho bộ phận bảo hành dễ dẫn tới nguy cơ thất thoỏt linh kiện do cụng tỏc theo dừi, ghi chộp và thống kờ linh kiện tại cỏc tổ bảo hành rất lỏng lẻo. Thờm vào đú, khi tới thời điểm khoỏ sổ lập bỏo cỏo kế toỏn, phũng vật tư và phũng kế toỏn đều khụng kiểm kờ số lượng linh phụ kiện bảo hành cũn tồn tại cỏc bộ phận bảo hành mà chỉ treo trờn TK 1388. Điều này dẫn tới số hàng hoỏ tồn tại thời điểm lập bỏo cỏo kế toỏn khụng được phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc.
Bốn là: Về tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn:
Một số nội dung trờn sổ kế toỏn của cụng ty cũn chưa phự hợp với mẫu sổ thống nhất của Bộ tài chớnh quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 như: Sổ nhật ký chung, sổ cỏi, sổ chi tiết tài khoản, thẻ kho… Cụ thể:
Với mẫu sổ tổng hợp:
Mẫu sổ Nhật ký chung: khụng cú cột “Ngày thỏng ghi sổ” nờn khụng theo dừi được việc ghi chộp của kế toỏn cú thường xuyờn hay khụng. Mẫu sổ Nhật ký chung này cũn khụng cú mục ký duyệt của Giỏm đốc do đú làm giảm hiệu lực về quản lý trong việc thực hiện cụng tỏc ghi sổ.
Mẫu Sổ cỏi: tồn tại một số hạn chế như: khụng cú cột “ngày, thỏng ghi sổ”; khụng cú mục ký duyệt của giỏm đốc giống Sổ nhật ký chung. Ngoài ra nội dung của Sổ cỏi cụng ty đang sử dụng cũn thiếu mục “Cộng luỹ kế từ đầu quý”, đõy là một căn cứ lập Bảng cõn đối số phỏt sinh và bỏo cỏo tài
chớnh do vậy việc thiếu chỉ tiờu này sẽ làm cho thời gian lập Bảng cõn đối số phỏt sinh và bỏo cỏo tài chớnh kộo dài hơn và làm tăng cụng việc cho người lập Bảng và Bỏo cỏo đú.
Với mẫu Sổ chi tiết tài khoản
Mẫu Sổ chi tiết tài khoản: tại cụng ty sử dụng so với quyết định số 15 ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ tài chớnh cũn thiếu khỏ nhiều nội dung. Do đú khụng phản ỏnh được hết thụng tin về chi tiết tài khoản. Cụ thể: Biểu mẫu sổ của cụng ty khụng đề cập đến nội dung “Tờn kho” và “tờn sản phẩm, hàng hoỏ”. Mặc dự trong chương trỡnh kế toỏn của cụng ty cú theo dừi chi tiết cỏc đối tượng này nhưng khi in ra sổ lại khụng cú, điều này gõy khú khăn cho cỏc người kiểm tra hay người sử dụng thụng tin trờn sổ. Theo quy định của QĐ15/2006/QĐ-BTC thỡ Sổ chi tiết tài khoản (Sản phẩm, hàng hoỏ) tại cụng ty sử dụng cũn thiếu cột “Đơn giỏ” và cột “Số lượng” của chỉ tiờu Nhập, Xuất, Tồn. Việc phản ỏnh thiếu chỉ tiờu trờn Sổ chi tiết tài khoản như trờn làm giảm đi tỏc dụng của loại sổ này. Đặc biệt đối với cụng tỏc quản trị hàng tồn kho nếu sử dụng thụng tin trờn sổ sẽ gặp khú khăn trong việc đỏnh giỏ tỡnh hỡnh cũng như đưa ra giải phỏp cho từng loại hàng hoỏ, vật tư. Sổ này cũng thiếu mục ký duyệt của Giỏm đốc.
Mẫu thẻ kho: Cụng ty vẫn đang sử dụng Thẻ kho (là từng tờ Thẻ kho rời) do đú khi ghi chộp trờn từng Thẻ kho cần phải cú nội dung về “Tờ số …”. Bờn cạnh đú cũn cú hiện tượng, ngày lập phiếu nhập hay xuất kho khụng trựng với ngày thủ kho nhập, xuất kho nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ do đú mẫu thẻ kho của cụng ty mới đang chỉ cú cột ngày, thỏng của chứng từ là chưa đầy đủ dẫn đến đụi khi thủ kho sẽ phản ỏnh thời gian nhập, xuất thực tế khụng chớnh xỏc.