Tập hợp
chứng từ Khai báo các thông tin Nhập số liệu Máy tính sử lý dữ liệu
2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu.
Công ty cổ phần In Hàng không sản xuất sản phẩm vừa theo chỉ tiêu kế hoạch, vừa theo đơn đặt hàng nên sản phẩm rất đa dạng. Sản phẩm in gồm nhiều loại nh sách báo, tạp chí, chứng từ ... gắn liền và tuỳ thuộc vào yêu cầu hàng hoá của ngời sử dụng. Hơn nữa, sản phẩm thuộc ngành in, bên cạnh yêu cầu về chất lợng giấy tốt, mực tốt còn phải đáp ứng yêu cầu thẩm mỹ.
Chính vì vậy, nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm có rất nhiều loại bao gồm: Các loại giấy, các loại mực in,các loại kẽm, hồ, keo dán, băng dính, dầu mỡ...
Nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là do Công ty tự khai thác trên thị tr- ờng trong và ngoài nớc mua theo giá thoả thuận. Do đó,Công ty có thể quan hệ với nhiều nhà cung cấp vật t trên thị trờng và lựa chọn các đối tợng phù hợp, chẳng hạn: Tổng Công ty giấy Việt Nam, Công ty giấy bãi bằng, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, nhập khẩu trực tiếp từ các nớc trong khu vực Đông nam á, các nớc Châu âu . . .
Do đặc điểm của Công ty là sản xuất nhiều loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm sử dụng mỗi loại NVL khác nhau. Vì thế NVL của Công ty thờng nhập một lần và sử dụng trong thời gian dài.
Mỗi loại NVL do tính chất lý hoá học riêng, chịu ảnh hởng của khí hậu môi trờng bên ngoài nên việc bảo quản dự trữ kho của Công ty phải đợc sắp xếp một cách khoa học, hợp lý. Mỗi loại NVL phải đợc bảo quản ở từng kho riêng là tuỳ theo đặc tính của chúng, gồm các kho sau:
Kho đựng giấy Kho màng Kho kẽm Kho đựng mực Kho vật t khác
Hệ thống kho tàng của công ty đợc quản lý chặt chẽ. Do đạc điểm của NVL chủ yếu là giấy - đây là vật liệu dễ bị ẩm, bị cháy nên kho đợc bảo quản khô ráo và có các thiết bị phòng cháy nh bình cứu hoả.
2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty:
Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần In Hàng không đợc chia ra thành các loaị nh sau:
- Nguyên vật liệu chính gồm các loại:
+ Giấy: Công ty sử dụng trên 50 loại giấy có nhiều khổ và kích cỡ khác nhau nh Giấy Tân Mai 70g/m khổ (84x123), giấy các bon, giấy couchét, đề can,...
+ Các loại màng PE, OPP…
+ Mực in có nhiều loại, màu khác nhau nh: mực Mỹ, mực in Plexso
+ Kẽm có nhiều loại, khổ, cỡ khác nhau nh kẽm tái sinh ( 52X40), Kẽm Nhật (61x72) ...
- Vật liệu phụ gồm: Gôm, băng dính 2 mặt, bột hồ, dây kim tuyến...
- Nhiên liệu của Công ty gồm :Than đá để nung, xăng để rửa máy và để cho xe chạy...
Phế liệu: Giấy lề, giấy in hỏng, lõi của lô giấy...
Tuy nhiên để phục vụ cho việc hạch toán vật liệu, kế toán phân vật liệu thành:
Mực các loại. Giấy các loại. Kẽm các loại. Màng các loại. Vật t khác. Việc phân loại vật liệu đợc đăng ký quản lý trên máy vi tính, tổ chức theo từng kho.
Ngoài việc phân loại cơ bản trên, để quản lý tốt hơn với điều kiện cụ thể của mình, công ty còn lập “sổ danh điểm vật liệu”. Nội dung đợc trích dẫn trong bảng sau:
Mã số Tên vật liệu ĐTV Ghi chú Mã số Tên vật liệu ĐTV Ghi chú
1521 NVL chính Kg 1522 NVL phụ Tấm
1521-01 Giấy BB-K84 Kg 1522-01 Kẽm Bánh
1521-02 Giấy BB-K82 Kg 1522-02 Xà phòng chính Hộp
1521-03 Giấy BB-K60 Kg 1522-03 Xà phòng kem Cuộn
1521-04 Giấy TQ Kg 1522-04 Dây đay Lọ
1521-05 Giấy Đài Loan Kg 1522-05 Hồ dán Cuộn
1521-06 Giấy Việt Trì Kg 1522-06 Băng dính Kg
1521-07 Giấy B.Kính Kg 1522-07 Keo dán Kg
1521-08 Giấy Pơ Luya Kg 1522-08 Chữ Chì Kg
1521-09 Giấy cac bon Kg 1522-09 Cát màu Kg
1521-10 Giấy concubo Kg 1522-10 Màng PE Kg
1521-11 Giấy cukhet Kg 1522-11 Túi PE Kg
1521-12 Giấy đuplêch Kg 1522-12 Hộp các tông Hộp
1521-13 Giấy Giả Kim Kg ………
1521-14 Giấy Giả Ngân Kg 1523 Nhiên liệu Lít
1521-15 Giấy Đức Kg 1523-01 Xăng Lít
1521-16 Giấy bản Kg 1523-02 Dầu Luyn Lít
…… 1523-03 Dầu Hoả Lít
1521-20 Bìa Trúc Bạch Kg 1523-04 Dầu Diezen Lít
1521-21 Bìa TQ Kg ………
1521-22 Bìa Z72 Kg 1524 Phụ tùng thay thế
1521-23 Mực xanh TQ Kg 1524-01 Bu lông Cái
1521-24 Mực Nhật Kg 1524-02 Dây cu roa Cái
1521-25 Mực Mỹ Kg 1524-03 Vòng bi Vòng
………