a) Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong công ty.
2.2.2.Thực trạng tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ
Xuất phát từ yêu cầu quản lý ngày càng cao, công tác tổ chức hạch toán tại công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội luôn đợc hoàn thiện nhằm đáp ứng những thông tin chính xác nhât, kịp thời nhất cho những nhà quản lý, góp phần tăng doanh thu của công ty.
2.2.2.1. Thủ tục tăng, giảm TSCĐ.
Kế toán TSCĐ cũng nh bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào của công ty cũng dựa trên cơ sở những chứng từ gốc để ghi sổ báo cáo và lập báo cáo kế toán . ở công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội việc tổ chức chứng từ kế toán đã đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp và hợp lệ, giúp các nhà quản lý kiểm tra. Việc quản lý quá trình tăng, giảm TSCĐ đợc thực hiện theo một thủ tục chặt chẽ, khoa học theo dõi thờng xuyên đảm bảo chính xác, thận trọng và đầy đủ.
Để quản lý tốt quá trình tăng, giảm TSCĐ và để ghi sổ kế toán, kế toán căn cứ vào: Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng (GTGT), hoá đơn vận chuyển, các khế ớc vay nợ, kế toán căn cứ vào biên bản bàn giao để ghi tăng, giảm TSCĐ dới đây là thủ tục tăng, giảm TSCĐ ở công ty:
a) Thủ tục tăng TSCĐ :
Trịnh Thị Thuý Hằng Lớp: K40-21.05
Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận trong công ty, căn cứ vào các kế hoạch đầu t trong công ty, công ty tiến hành lên kế hoạch mua sắm hoặc xây mới cho mỗi loại TSCĐ cho mỗi năm. Khi kế hoạch đợc Giám đốc phê duyệt, công ty tiến hành ký kết hợp đồng với những nhà cung cấp, căn cứ hợp đồng kinh tế, kế toán làm thủ tục cho cán bộ vật t đi mua. Trong quá trình mua bán, mọi chi phí phát sinh đều đợc tập hợp theo dõi với đầy đủ số hoá đơn kèm theo. Khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng, quyết toán, thanh toán tiền đồng thời làm thủ tục ghi tăng TSCĐ. Riêng đối với những TSCĐ có giá trị nhỏ thì không cần ký kết hợp đồng mà chỉ cần thanh toán theo hoá đơn của Bộ Tài chính. Thông thờng TSCĐ sau khi đợc mua sắm nhập kho qua bộ phận tiến hành chạy thử, rồi mới xuất kho sang bộ phận sử dụng, sau khi đáp ứng các tiêu chuẩn.
Trích dẫn số liệu:
a) Tăng do mua mới
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ điều hành sản xuất kinh doanh của công ty, sau khi thực hiện những thủ tục ban đầu (theo quy định của công ty và Tổng công ty dệt may Việt Nam), công ty đã ký hợp đồng mua một máy biến tần Simen và BOP của công ty tự động hoá cơ khí Hà Nội với giá mua cha có thuế là
57.251.000, đ thuế suất 5%, công ty đã ký hợp đồng mua máy nh sau:
Hợp đồng mua bán
Căn cứ vào pháp lệnh Nhà nớc ban hành ngày 25/09/1989
Căn cứ vào nghi định số 17/HĐBT của hội đồng bộ trởng ban hành ngày 16/01/1990 qui định chỉ tiêu về việc thực hiện pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ yêu cầu của hai bên.
Hôm nay 10/7/2005, chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty Tự động hoá- Cơ khí Hà Nội (bên bán)
Địa chỉ: Số 2 Lô A- Thanh Nhàn- Hà Nội Điện thoại: 04 5385827. Fax: 04 53805842
Ngân hàng công thơng- Hà Nội - STK: 710A 00065 Đại diện là ông: Trần Trung Thành. Chức vụ: Giám đốc
Bên B: Công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội (bên mua)
Địa chỉ: 93- Lĩnh Nam-Hai Bà Trng- Hà Nội Điện thoại: 04 5290321
Đại diện là ông: Phạm Hoà Bình- Chức vụ: giám đốc công ty Ngân hàng công thơng khu vực II- Hai Bà Trng- Hà Nội STK: 102 020 000 001
Mã số thuế: 0100100985-1
Sau khi bàn bạc thống nhất hai bên cùng nhất trí thoả thuận ký kết hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau:
Điều 1: Bên A đồng ý bán cho bên B, bên B đồng ý mua hàng hoá với các nôi dung sau:
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Máy biến tần Simen, BOP Cái 01 57.251.000 57.251.000 57.251.000 57.251.000 Trịnh Thị Thuý Hằng Lớp: K40-21.05 49
Giá mua máy đã bao gồm thuế nhập khẩu và thuế GTGT 5%, Tổng giá trị hợp đồng: 60.413.550
Viết bằng chữ (Sáu mơi triệu, bốm trăm mời ba triệu, năm trăm năm mơi đồng chẵn)
Phụ kiện kèm theo gồm có: 01 bộ đồ sửa máy, 01 chai dầu , 01 bộ sách h- ớng dẫn sử dụng, sữa chữa và bảo hành (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điều 2: 1. Thời gian thanh toán
Bên mua thanh toán cho bên bán 100% tổng giá trị hợp đồng sau khi ký hợp đồng va sau khi nhận máy
2. Đồng tiền thanh toán:
Bên mua thanh toán cho bên bán bằng đồng tiền Việt Nam, tiền chuyển khoản đợc qui đổi theo giá bán ra đô la Mỹ của ngân hàng Ngoại thơng TW tại thời điểm thanh toán.
Ngời hởng lợi: công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội
Điều 3: Thời gian và địa điểm giao hàng:
1.Thời gian giao hàng: giao ngay sau khi ký hợp đồng
2. Địa điểm giao hàng: Tại công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội
Điều 4: Phơng thức giao và bảo hành: Xếp lắp đặt tại phân xởng sử dụng. Bảo hành 1 năm, nếu có h hỏng bên A chịu trách nhiệm sữa chữa
Điêù 5: Điều kiện khác:
Hai bên cam kết cùng nhau thực hiện đầy đủ những điều kiện đã ghi trong hợp đồng này. Nếu có khó khăn vớng mắc thì phải gặp nhau để cùng bàn bạc trao đổi, giải quyết trên cơ sở các văn bản kèm theo hợp đồng này. Bên nào vi phạm
Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký và đợc lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và có giá trị pháp lý nh nhau.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Trần Trung Thành Phạm Hoà Bình
Sau đó công ty Tự động hoá cơ khí Hà Nội đã gửi hoá đơn GTGT tới công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội để làm cơ sở thanh toán
Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL KC/2005B
Liên 2: Giao khách hàng 0004160 Ngày 20 tháng 7 năm 2005
Đơn vị bán hàng Công ty tự động hoá cơ khí Hà Nội Địa chỉ: Số 2 Lô A- Thanh Nhàn- Hà Nội
Điện thoại: 04 5385827 Fax: 04 53805842
Ngân hàng công thơng- Hà Nội - STK: 710A 00065 Tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Long
Tên đơn vị: Công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội
STK: 102 020 000 001 tại Ngân hàng công thơng khu vực II- Hai Bà Trng- Hà Nội
Hình thức thanh toán tiền mặt Mã số thuế:
STT Tên,hàng hoá ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
Máy biến tần Simen, BOP
Cái 01 57.251.000 57.251.000
Cộng tiền hàng 57.251.000 57.251.000
Thuế suất: 5% tiền thuế GTGT: 3.162.550 Tổng cộng: : 60.413.550,đ Trịnh Thị Thuý Hằng Lớp: K40-21.05 51 0 1 0 0 1 0 0 9 8 0 5 0 1 0
Viết bằng chữ: (Sáu mơi triệu, bốn trăm mời ba nghìn, năm trăm năm mơi đồng chẵn). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
Nguyễn Văn Long Cao Thái Trần Quang Minh (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận háo đơn)
Sau khi mua TSCĐ, nhập kho vào bộ phận kiểm tra, sau khi thử nghiệm thấy hoạt động bình thờng thì mới xuất kho sang bộ phận sử dụng, biên bản giao nhận TSCĐ nh sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ
Chúng tôi gồm:
Đại diện bên giao (A):
Ông: Trần Trung Thành- Chức vụ: Giám đốc công ty Ông: Nguyễn Đức Bắc- Chức vụ: Cán bộ kỹ thuật Đại diện bên nhận (B):
Ông: Nguyễn Đức Thái- Chức vụ: Quản đốc phân xởng cơ điện Ông: Phạm Đức Viêm- Chức vụ: Cán bộ phân xởng cơ điện
Đã cùng nhau kiểm tra, xem xét thiết bị bên giao hàng đã chuyển đến, bàn bạc thống nhất
1. Tên: Máy biến tần Simen 55 KW và BOP 65 SE 6440. OBEOD-OAAD 2. Ký hiệu thiết bị: Simen + BOP
3. Nhãn hiệu: SB 4. Xuất xứ: Nhật Bản 5. Số lợng: 01
6. Nguyên giá: 57.251.000, trong đó giá mua: 56.200.000, đ; chi phí vận chuyển bốc dỡ: 1.051.000, đ.
7. Thiết bị đợc bên A giao cho bên B tại xởng B sau khi chạy thử và thấy hoạt động bình thờng
Đại diện bên giao Đại diện bên nhận
Nguyễn Đức Bắc Phạm Đức Viêm
Sau khi việc giao nhận TSCĐ và hoàn thành việc thanh toán, hai bên ( mua và bán) tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế theo đúng quy định. Tiếp đó, công ty nộp các khoản thuế trớc bạ và các chi phí liên quan khác liên quan đến nghiệp vụ mua máy.
Trịnh Thị Thuý Hằng Lớp: K40-21.05
Trong suốt quá trình mua sắm TSCĐ cho đến khi đa TSCĐ ra sử dụng, ngoài việc tham gia trong quá trình mua sắm TSCĐ, kế toán phải tập hợp đầy đủ các chứng từ có liên quan khác nh: Phiếu thu tiền (do phòng thuế trớc bạ và thuế khác giao cho), báo giá (của công ty bán), tờ khai nguồn gốc TSCĐ, phiếu kiểm tra chất lợng....để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán và quản lý TSCĐ sau này. Trên cơ sở hồ sơ của TSCĐ, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy để ghi tăng TSCĐ theo quyết định của Giám đốc.
b) Tăng do xây dựng cơ bản
Trong tháng 07 năm 2005 công ty có tiến hành xây mới: Xây tờng bảo vệ. Hồ sơ tài liệu bao gồm: Hợp đồng giao khoán trực tiép, bảng tổng hợp dự toán công trình, biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình để đa vào sử dụng, bản quyết toán công trình, hoá đơn GTGT B xuất cho A.
Trích hợp đồng giao khoán trực tiếp xây tờng bảo vệ:
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Hợp đồng giao khoán trực tiếp xây tờng bảo vệ
- Căn cứ pháp lệnh kinh tế ngày: 25/09/1989 của Hội đồng Nhà nớc và NĐ 7/HĐBT 16/10/1990 của Hội đồng Bộ trởng qui định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội
- Căn cứ nhu cầu sử dụng phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của công ty
Đại diện bên nhận khoán:
Ông: Nguyễn Ngọc Quang Địa chỉ: Hai Bà Trng
Chúng tôi thoả thuận ký hợp đồng với các điều khoản sau:
Điều1: Công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội giao B tiến hành xây mới t- ờng bảo vệ. Bên B chịu trách nhiệm thi công, quản lý, cung cấp vật t.. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điều 2: Hạng mục gồm: Bản vẽ thiết kế, dự toán B lập A chấp thuận 11/7/2005.
Điều 3: Đại diện nhận chịu mọi trách nhiệm về tiến độ, an toàn lao động.
Điều 4: Vấn đề phát sinh trong quá trình xây dựng đều phải đợc đem ra bàn bạc công khai.
Điều 5: Giá trị tạm tính A chấp nhận 11.500.000, đ
Điều 6: Phơng thức thanh toán:
Bằng tiền mặt khôi lợng thực tế thi công đợc A-B xác nhận. Sau đó có biên bản nghiệm thu bàn giao công trình theo thủ tục hiện hành.
Điều 7: Hợp đồng đợc chia làm 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản
Đại diện bên A Đại diện bên B