Một bộ hồ sơ nhập hàng hoá, vật tư tại Công ty Thương mại Thuốc lá bao gồm:
- Tờ trình lãnh đạo duyệt về nhu cầu nhập kho hàng hoá, vật tư;
- Bảng báo giá được chuyển từ các nhà cung cấp (thông thường là các công ty, nhà máy sản xuất thuốc lá thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam);
- Bản hợp đồng mua bán vật tư, hàng hoá;
- Đơn đặt hàng được phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành lập có sự phê chuẩn của Giám đốc;
- Biên bản giao nhận giữa đơn vị với nhà cung cấp;
- Biên bản nghiệm thu do Ban kiểm tra chất lượng thuộc phòng Kinh doanh thực hiện;
- Hoá đơn GTGT do người bán lập;
- Phiếu nhập kho do Kế toán vật tư lập, có xác nhận của Thủ kho; Để hạch toán phần hành Mua hàng, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
*) Chứng từ nguồn nhập:
- Hoá đơn GTGT do người bán lập (mẫu Biểu 2.1) - Biên bản giao nhận hàng hoá. (mẫu Biểu 2.2)
Thông thường, tại Công ty Thương mại Thuốc lá, hoá đơn GTGT phần hành mua hàng do các Công ty, nhà máy sản xuất thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam xuất. Còn biên bản giao nhận hàng hoá phản ánh chi phí vận chuyển hàng hoá được tính vào chi phí mua hàng trong kỳ thì do đơn vị vận chuyển lập và giao cho Công ty.
*) Chứng từ thực hiện:
- Phiếu nhập kho (mẫu: Biểu 2.3)
- Phiếu trích chi phí vận chuyển tiêu thụ thuốc lá (mẫu: Biểu 2.4)
Sau khi nhận được Hoá đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng hoá từ phía người bán, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và kết xuất ra Phiếu nhập kho theo mẫu Biểu 2.3
Biểu 2.1: Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01-GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG QU/2008B
Liên 2: Giao khách hàng 0041492
Ngày 16 tháng 01 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Cty TNHH 1TV - Thuốc lá Sài Gòn
Địa chỉ: 152 Trần Phú - Quận 5 - HCM
Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 0300602679-1
Họ tên người mua hàng: Trịnh Thanh Thuỷ
Tên đơn vị: Cty Thương mại Thuốc lá
Địa chỉ: 89B Nguyễn Khuyến – Văn Miếu - Đống Đa – Hà Nội
Số tài khoản: 102.010.000.051.062 tại NH Công thương Thanh Xuân
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101216069-003
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1 Vinataba Sài Gòn Bao 109.000 8.283 902.847.000
Trừ chiết khấu bán hàng:
Cộng tiền hàng: 902.847.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 90.284.700
Tổng cộng tiền thanh toán: 993.131.700 Số tiền bằng chữ: Chín trăm chín ba triệu, một trăm ba mốt nghìn bảy trăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Công ty Thương mại Thuốc lá Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QT 04.02.TTMH.F03