BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ 08/02/
2.2.3 Trình tự hạch toán:
Theo đúng quy trình luân chuyển chứng từ đã được trình bày như ở phần trên, Hoá đơn GTGT cuối cùng sẽ được chuyển tới phòng Tài chính - Kế toán của Công ty để tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Kế toán sẽ tiến hành nhập các thông tin cần thiết vào máy theo yêu cầu của phần mềm máy tính.
Kế toán Mua hàng sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán lập để tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo trình tự. Ví dụ như đối với nghiệp vụ nhập mua hàng vào ngày 02 tháng 02 năm 2009 kể trên, kế toán vào “Kế toán Hàng tồn kho”, chọn “Nhập mua ngoài hàng hoá”, nhấn “Mới” và tiến hành nhập theo yêu cầu của phần mềm (xem Biểu 2.7- Màn hình nhập liệu Nhập mua ngoài hàng hoá- Hoá đơn 0041492)
Sau khi nhập kho hàng hoá và tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính như trình bày ở trên, phần mềm kế toán tự động sẽ tổng hợp thông tin vào các sổ sách, báo cáo liên quan. Những thông tin liên quan tới mã hàng hoá, số lượng hàng hoá, mẫu mã,... sẽ được tự động tổng hợp vào sổ Chi tiết Tài khoản, đối với nghiệp vụ vừa kể trên, phần mềm sẽ tự động tổng hợp vào sổ Chi tiết nhập hàng hoá- mặt hàng thuốc lá Vinataba (xem mẫu Biểu 2.8); sổ Chi tiết Tài khoản 1561, 1562- Chi tiết cho mặt hàng Vinataba Sài Gòn (xem mẫu Biểu 2.9, 2.10); đối với phần định khoản kế toán, sau khi đã định khoản, phần mềm máy tính tự động tổng hợp lên sổ Cái TK 156 (xem mẫu Biểu 2.11); Bảng cân đối Tài khoản, và với những hàng hoá chịu thuế GTGT, sau khi định khoản, phần mềm sẽ tự động vào tờ khai Thuế Giá trị gia tăng phần Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào với số thuế tương ứng.