2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Hình thức tổ chức công tác kế toán là hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Công việc kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh ở các bộ phận trực thuộc, do phòng kế toán ở các bộ phận đó thực hiện rồi định kỳ tổng hợp số liệu rồi gửi về phòng kế toán Công ty để lập báo cáo kế toán. Các bộ phận trực thuộc của Công ty đều có phòng kế toán riêng nhng theo rõi những phần hành kế toán chủ chốt ở bộ phận trực thuộc. Cuối kỳ lập báo cáo tổng hợp gửi về phòng kế toán của Công ty.
Theo biên chế, phòng kế toán Công ty gồm có: 1 kế toán trởng và các nhân viên kế toán.
Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức, thống kê, hoạch toán, điều hành bộ máy kế toán, hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán ở dới bộ phận trực thuộc.
Chức năng quan trọng nhất của kế toán trởng là tham mu cho giám đốc, giúp ban giam đốc đa ra những quyết định đúng đắn trong kinh doanh.
- Nhân viên kế toán tổng hợp: thực hiện công tác kế toán tổng hợp (ghi sổ cái) theo dõi mảng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán.
- Nhân viên kế toán tài sản cố định, nguyên vật liệu, công cụ-dụng cụ: theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu; công cụ-dụng cụ.
- Nhân viên kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: theo dõi việc gửi tiền hoặc rút tiền ở ngân hàng đồng thời kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Nhân viên kế toán thanh toán: theo dõi chi tiết thanh toán với ngời bán, thanh toán lơng, bảo hiểm cho công nhân viên. Đông thời thời tình hình trích lập và sử dụng các quỹ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Nhân viên kế toán thành phẩm và phụ trách vấn đề tiêu thụ thành phẩm: theo rõi thu nhập và tính kết quả.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt của Công ty.
Sơ đồ: Bộ máy kế toán Công ty Da Giày Hà Nội
Mặc dù quy định nhiệm vụ và chức năng của từng phần hành nhng giữa các phần hành lại có các quan hệ chặt chẽ với nhau, thống nhất và cùng hỗ trợ cho nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán của Công ty.
2.1.4.2. Tổ chức công tác kế toán
Công ty Da Giày Hà Nội thực hiện chế độ khuyến khíchế toán theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày1/11/1995 do Bộ Tài Chính ban hành:
Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: nhật ký-chứng từ...
Tài khoản sử dụng: các tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ, NVL, CCDC Kế toán tập hợp CP và tính Z Kế toán thanh toán Kế toán thphẩm và tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán XN thành viên
Báo cáo tài chính đợc lập với đơn vị tính là đồng Việt Nam (VNĐ) và theo quy ớc giá gốc.
Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng
Điều đặc biệt trong công tác kế toán ở Công ty là kế toán quản trị ở đây đang đợc hình thành một cách rõ nét, hỗ trợ một cách đắc lực cho công tác quản lý điều hành với hệ thống báo cáo nội bộ sau:
Chứng từ gốc Bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết
Tên báo cáo Nơi lập
Nơi nhận
Báo cáo ngày
- Báo cáo quỹ tiền mặt PKT BGĐ
- Báo cáo tiêu thụ trong ngày PKD BGĐ, PKH,
- Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm PKD BGĐ, QLK, KTT
Báo cáo định kỳ (10 ngày)
- Báo cáo tình hình tiêu thụ PKD BGĐ
- Báo cáo tình hình công nợ TC PKT BGĐ
Báo cáo tháng
- Kết quả sản xuất và phân tích kết quả sản xuất của từng phân xởng
PKH BGĐ, KTT, QĐPX
- Bảng sử dụng vật t từng PX PKT BGĐ, KTT, QĐPX
- Tình hình thu chi TC PKT BGĐ
- Tình hình cung cấp và bảo quản vật t QLK BGĐ, KTT
Báo cáo quý
- Tiêu thụ sản phẩm chi tiết cho từng chủng loại PKD BGĐ, KTT
- Biểu tính thởng, chiết khấu PKD BGĐ, KTT
2.2.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Da Giày Hà Nội
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình tổ chức quản lý, sử dụng nguyên vật liệu
Da Giày là ngành công nghệ gắn liền với nhu cầu không thể thiếu đợc của tiêu dùng xã hội, là một bộ phận may mặc thời trang. Giá tri giày dép phụ thuộc rất nhiều vào nguyên vật liệu.
Sản phẩm giày có đặc trng là mặt hàng tiêu dùng phải đảm bảo bền đẹp, chắc chắn, tiện lợi trong sinh hoạt lại còn đòi hỏi về chất lợng, kiểu dáng phù hợp với từng lứa tuổi, giới tính, điều kiện tài chính...của khách hàng. Do vậy sản phẩm giày rất đa dạng về chủng loại, kích thớc cũng có nghĩa là nguyên vật liệu để sản xuất giày của Công ty Da Giày Hà Nội cũng phải đa dạng và phong phú mới đáp ứng đợc mọi nhu cầu của ngời tiêu dùng.
ở Việt Nam, cha hình thành các Công ty chuyên cung ứng tổng hợp các nguyên phụ liệu cho ngành da giày, các nguyên vật liệu chính quan trọng có ảnh hởng lớn tới giá thành đôi giày đều do nớc ngoài cung cấp. Việc nguyên phụ liệu phải nhập nhiều, cha có một thị trờng phong phú đa dạng có chất lợng ổn định để cung cấp đồng bộ, ổn định theo yêu cầu của khách hàng, đã tạo bất lợi cho sự tiếp nhận và triển khai sản xuất. Và đơng nhiên Công ty Da Giày cũng không ngoài lề khi nhập ngoại nguyên vật liệu phải chịu thuế nhập khẩu do đó giá nhập thờng cao.
Bên cạnh đó với chủng loại sản phẩm đa dạng đối với vật t dự trữ cũng phải đồng bộ nên nhu cầu vốn dự trữ rất lớn. Mặt khác các nguyên vật liệu nh hoá chất, nớc xử lý, nớc phun đế...có thể cha đa vào sản xuất ngay nên phải bảo quản tốt, chi phí bảo quản cao.
Công tác quản lý nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, để tạo điều kiện cho việc bảo quản, hợp lý và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ nguyên vật liệu hợp lý gần các phân xởng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất.
Hiện nay Công ty tổ chức quy hoạch hệ thống kho tàng một cách rất khoa học: kho nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Ngoài ra còn có
kho hoá chất để chứa hoá chất, nhiên liệu với đội ngũ có chuyên môn và kinh nghiệm đảm bảo tốt các loại hoá chất.
Kho tàng của Công ty đợc xây dựng khang trang, thoáng mát và đợc trang bị phơng tiện cân, đong, đo, đếm, nhân lực đầy đủ giúp cho việc tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý, bảo quản hạch toán chặt chẽ dữ liệu cũng nh đảm bảo đợc chất lợng nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất thông suốt không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu hay vì nguyên vật liệu không đảm bảo chất lợng.
2.2.2. Nguồn nhập nguyên vật liệu
Vì ở nớc ta cha có một thị trờng phong phú và đa dạng để cung cấp đồng bộ nguyên vật liệu cho ngành da giày do đó nguyên vật liệu mà Công ty Da Giày nhập chủ yếu theo hai nguồn: trong nớc và nớc ngoài. Nguồn trong nớc, Công ty nhập các nguyên vật liệu chính nh: vải, da tơi, cao su, chỉ...của các doanh nghiệp trong nớc. Còn các nguyên phụ liệu Công ty chủ yếu phải nhập từ nớc ngoài nh các loại hoá chất (nớc phun đế, nớc xử lý, nớc đông cứng...) và các loại keo, khoá...Ngoài ra có một số nguyên vật liệu Công ty tự gia công chế biến nh da thuộc ...
2.2.3. Phân loại nguyên vật liệu
Với khối lợng vật liệu lớn chủng loại rất phong phú và đa dạng, mỗi loại vật liệu lại có nội dung kinh tế, chức năng, tính năng lý hoá khác nhau, do đó để tiến hành quản lý và hạch toán chính xác công việc không tốn nhiều công sức thì phải phân loại một cách khoa học. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán
nguyên vật liệu có thể theo rõi tình hình biến động của từng thứ, loại nguyên vật liệu do đó có thể cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu một cách hợp lý. Căn cứ vào công dụng Công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành:
Nguyên vật liệu chính: là đối tợng chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở chủ yếu hình thành lên thực thể sản phẩm bao gồm: các loại vải, da, mút, bạt, đế giày...
Nguyên vật liệu phụ:là đối tợng không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng làm tăng chất lợng sản phẩm, giúp hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh gồm các loại chỉ, dây giày, khoá, ôzê, dây viền, guy băng, hạt chống ẩm...
Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng đảm bảo cho máy móc hoạt động nh xăng, dầu máy, dầu nhờn...
Phụ tùng thay thế: là chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa thiết bị nh kìm, chân vịt cho máy may, dao chặt, dao cắt viền
Phế liệu thu hồi: các loại da vụn, mếch, giày hỏng...đợc thu gom bán gây quỹ.
Việc phân loại nguyên vật liệu của Công ty nói chung là phù hợp với vai trò đặc điểm, tác dụng của từng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.
2.2.4. Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu chân thực, đúng đắn. Nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả thu mua, chi phí thu mua từng thứ nguyên vật liệu cũng khác nhau. Nguyên vật liệu là TSLĐ do đó phải đánh giá theo giá thực tế song để thuận lợi cho công tác kế toán, nguyên vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Trên thực tế thì Công ty chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán.
2.2.4.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho
* Nguyên vật liệu mua ngoài từ các nguồn trong nớc:
Đối với nguyên vật liệu đợc cung ứng ngay tại kho thờng là các vật liệu phụ, thì giá nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn cha có thuế GTGT, không bao gồm chi phí thu mua.
Đối với nguyên vật liệu mua xa thì giá thực tế nhập kho là giá mua cha có thuế GTGTcộng với chi phí thực tế liên quan đến nguyên vật liệu thu mua.
* Nguyên vật liệu nhập ngoại:
thực tế tính theo tiền Việt Nam (tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Nhà nớc công bố ngày nhập hàng) kể cả thuế nhập khẩu cộng với chi phí liên quan phát sinh trong quá trình mua nhập.
Đối với nguyên vật liệu nhận gia công theo đơn đặt hàng của nớc ngoài: nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp nên giá nhập kho là giá thực tế nguyên vật liệu bên nớc ngoài giao theo thoả thuận ký kết.
* Đối với nguyên vật liệu luân chuyển nội bộ giữa các xí nghiệp trong Công ty: giá nhập kho là giá trị thực tế xuất kho nguyên vật liệu của các xí nghiệp chuyển sang cuối kỳ sẽ đợc Công ty giảm nợ, bù trừ lẫn nhau.
Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế nhập kho là giá ớc tính có thể sử dụng đợc (giá thị trờng tại thời điểm đó).
2.2.4.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Nguyên vật liệu của Công ty xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, việc bán ra ngoài chỉ có phế liệu thu hồi. Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho đợc áp dụng theo chế độ quy định.
Hiện nay, phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho đợc Công ty áp dụng là phơng pháp nhập trớc xuất trớc. Theo phơng pháp này thì nguyên vật liệu nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất trớc, nghĩa là đợc xuất theo thứ tự thời gian.
Ưu diểm: phơng pháp này giúp Công ty hạch toán thống nhất theo thứ tự thời gian, phù hợp với hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ đồng thời kiểm tra đợc liên tục số lợng từng loaị nguyên vật liệu tồn kho từ đó sử dụng nguyên vật liệu đúng thời hạn, dảm bảo chất lợng tốt, sử dụng tiết kiệm, tránh tình trạng lãng phí ứ đọng vốn.
Nh
ợc điểm : phải tính toán nhiều, dễ nhầm lẫn vì có rất nhiều nguyên vật liệu cũng nh nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thờng xuyên. Mặt khác, nếu giá có xu hớng tăng lên thì giá trị tồn kho cao mà giá trị xuất kho giảm kéo theo giá thành trong kỳ giảm. Ngợc lại, nếu giá nhập có xu hớng giảm thì tồn kho nhỏ giá xuất tăng dẫn đến giá thành tăng, lợi nhuận giảm.
Ví dụ:
Bạt 3419 kaki ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Tồn đầu kỳ M 100 9.383 938.300
Nhập trong kỳ M 70 10.989 769.230
Xuất trong kỳ M 150 100m (9.383) 938.300
50m (10.989) 549.450
2.2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.5.1. Thủ tục nhập-xuất kho nguyên vật liệu
Nhập kho: đối với nguyên vật liệu nhập kho, chứng từ nhập kho là “Phiếu nhập kho” Mẫu 01-VT do phòng kế hoạch lập, phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: 1 liên khách hàng giữ, 1 liên lu phòng kế hoạch, 1 liên sau khi thủ kho tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu nhập kho ghi số lợng thực nhập vào phiếu.
Trong trờng hợp kiểm nhận nếu phát hiện thấy thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lợng thì thủ kho phải báo lại cho phòng kế hoạch biết và báo cho ngời giao nhận lập biên bản xử lý.
Định kỳ thủ kho phải gửi chứng từ lên phòng kế toán Công ty để hạch toán ghi sổ.
Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:
*Kiểm tra chứng từ
*Lập phiếu nhập
Xuất kho: xí nghiệp làm giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (có chữ ký của xí nghiệp). Căn cứ vào hạn mức vật t cho sản xuất phòng kế hoạch lập “Phiếu xuất kho”Mẫu 02-VT gồm 3 liên: trong đó 1 liên lu phòng kế hoạch, một liên xí nghiệp giữ, 1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi chứng từ lên phòng kế toán công ty để hạch toán ghi sổ.
Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:
* Lập phiếu xuất * Xuất kho * Tập hợp
* Ghi số thực xuất * Ghi sổ * Tính giá
VD: Công ty có kế hoạch mua nguyên vật liệu của công ty dệt 19-5 (nguồn mua trong nớc). Khi mua hàng về ta có hoá đơn mua hàng nh sau:
Hóa đơn GTGT Mẫu số 01
Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 4 tháng 12 năm 2001 Đơn vị bán hàng : Công ty dệt 19-5
Địa chỉ : Nguyễn Huy Tởng - TX Số TK: ...
Điện thoại : Mã số: ...
Họ tên ngời mua hàng :
Đơn vị : Công ty Da Giầy HN
Địa chỉ : 409 Nguyễn Tam Trinh-HN Số TK: ...
Hình thức thanh toán : Trả chậm Mã số: ...
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Vải bạt 3419 mộc giặt M 12.000 7.245 86.940.000
Cộng tiền hàng 86.940.000
Thuế GTGT 10% 8.694.000