3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nguyên vật liệu
Trong cơ chế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt, mục tiêu các doanh nghiệp hoạt động đều hớng tới tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt đợc mục đích này đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và công ty Da Giày Hà Nội nói riêng phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức, kỹ thuật, quản lý. Song trên thực tế biện pháp cơ bản đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Đây luôn là vấn đề xuyên suốt hoạt động kinh doanh thể hiện chất lợng công tác quản lý kinh tế.
Nguyên tắc cơ bản của hạch toán kinh doanh là lấy thu bù chi và đảm bảo kinh doanh có lãi. Một trong những yếu tố nhằm đạt lãi suất cao là tính đúng, tính đủ, tránh lãng phí, mất mát nguyên vật liệu khi thu mua, bảo quản và sử dụng từ đó nhằm làm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lợng của sản phẩm. Vì thế, việc nghiên cứu cải tiến hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu. Riêng đối với công ty Da giày Hà Nội, vấn đề này cũng đợc ban lãnh đạo công ty chú trọng.
3.2. Nhận xét, đánh giá công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Da giày Hà Nội
3.2.1. Những u điểm
Qua thời gian thực tập tại công ty, mạnh dạn với tiếp cận với công việc thực tế của kế toán nguyên vật liệu em thấy có một số u điểm sau mà công ty cần giữ và cố gắng phát huy:
Về bộ máy kế toán: bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng chuyên môn của tong ngời. Ngoài những cán bộ có trình độ đại học, một số cán bộ còn lại đã đợc đào tạo bồi dỡng nghiệp vụ quản lý kinh tế theo trình độ đại học. Nhìn chung, việc vận dụng chế độ kế toán mới ở công ty tơng đối nhanh.
Trong bộ máy kế toán của công ty Da Giày Hà Nội thì vai trò của kế toán nguyên vật liệu cũng góp phần quan trọng. Bởi lẽ mục tiêu chính của các doanh nghiệp là lợi nhuận nên muốn đạt đợc lợi nhuận cao thì phải tìm cách giảm chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, tạo điều kiện cho khâu tiêu thụ tốt. Công tác kế toán nguyên vật liệu về cơ bản đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành với hệ thống sổ sách kế toán tơng đối đầy đủ, chi tiết, rõ ràng.
Về phơng pháp ghi sổ thanh toán với ngời bán: công ty sử dụng sổ chi tiết công nợ để theo dõi tình hình thu mua nguyên vật và công nợ với ngời bán. Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên kế toán nguyên vật liệu theo dõi riêng trên một trang sổ khi cần có thể cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời.
Do nhận thức rõ đợc sự ảnh hởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm nên công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến sử dụng:
Về khâu thu mua: Với đội ngũ cán bộ tơng đối linh hoạt am hiểu về chất lợng và thị trờng giá cả nên việc thu mua nguyên vật liệu tơng đối ổn định, nguồn mua chủ yếu là những cơ sở tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ.
Đây là cơ sở để góp phần giảm chi phí sản xuất đồng thời công ty thờng xuyên ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với những đơn vị có mặt hàng tốt chất lợng sản phẩm cao, luôn dảm bảo đúng, đủ kịp thời chủng loại nguyên vật liệu mà công ty yêu cầu.
Về khâu dự trữ bảo quản: Hệ thống kho mà công ty tổ chức rất hợp lý, phù hợp với cách phân loại mà công ty áp dụng.
Việc phân chia hệ thống kho nh vậy giúp cho quá trình thu mua, dự trữ bảo quản, sử dụng dễ dàng, thuận tiện trong quá trình quản lý hạch toán của kế toán. Từ đó giúp ban lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình nhập nguyên vật liệu đợc kịp thời chính xác.
Bên cạnh đó việc dự trữ nguyên vật liệu cũng rất khoa học. Do thị trờng cung cấp tự do nên vốn dự trữ nguyên vật liệu trong công ty không lớn nhng đảm bảo định mức nguyên vật liệu và mức tối thiểu phục cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ, không gây lãng phí vốn và giải phóng đợc một số vốn lu động đáng kể do bớt số nguyên vật liệu dự trữ tồn kho không cần thiết.
Về khâu sử dụng nguyên vật liệu : Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu các xí nghiệp đều đợc phòng kế toán vật t kiểm tra, xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất. Nh vậy, công ty đã quản lý vật t đa vào sản xuất một cách chặt chẽ tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Bên cạnh những cố gắng của từng cán bộ từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng nguyên vật liệu rất tiết kiệm giúp giảm chi phí đồng thời không làm giảm chất lợng sản phẩm, ngoài ra công ty còn có biện pháp xử phạt khen chê thích đáng đối với bộ phận sử dụng nhằm khuyến khích các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu đúng theo quy định, sẽ giúp công ty sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn.
3.2.2. Những vấn đề còn tồn tại
còn một số hạn chế cần đợc khắc phục để phù hợp với nguyên tắc kế toán, đặc điểm quy trình sản xuất của công ty.
Về việc phân loại nguyên vật liệu: để sản xuất sản phẩm giày, công ty phải sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu với khối lợng, chủng loại lớn, với công dụng tính năng lý hoá khác nhau. Công ty cha xây dựng đợc sổ danh điểm nguyên vật liệu thống nhất trong toàn công ty nên gây ra rất nhiều khó khăn cho kế toán ngyên vật liệu trong việc theo dõi sự biến động của nó. Chẳng hạn nh đối với phụ tùng thay thế các chi tiết máy móc thiết bị (kim máy may, chân vịt..) rất nhiều nhng vì không xây dựng sổ danh điểm nên mất nhiều thời gian đi tìm tên nguyên vật liệu.
Công ty hiện đang sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phơng pháp này chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, tình hình nhập - xuất không diễn ra th- ờng xuyên, trình độ quản lý của kế toán không cao. Còn tại công ty Da giày Hà Nội, việc nhập - xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục, chủng loại nguyên vật liệu phong phú, quy mô hoạt động lớn, thêm vào đó trình độ nghiệp vụ kế toán và quản lý cao nên việc áp dụng ghi thẻ song song là cha thích hợp.
Về hình thức sổ kế toán: công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chứng từ”, hình thức sổ này đợc áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất nhng số lợng sổ sách còn cồng kềnh, kế toán nguyên vật liệu phải cập nhật hoá đơn, chứng từ rất thủ công , cha phù hợp với việc sử dụng kết hợp kế toán trên máy vi tính.
3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Da giày Hà Nội
Thứ 1: Việc sử dụng hệ thống kế toán
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức “Nhật ký chứng từ”, đây là hình thức đợc áp dụng tơng đối phổ biến ở các doanh nghiệp. Hình thức này có u điểm cung cấp thông tin kịp thời so với hình thức “Chứng từ ghi sổ”, nhng do
kết hợp nhiều mặt nên kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá trong công tác kế toán. Vì thế công ty cần tận dụng xử lý công tác kế toán trên máy vi tính, cần đầu t trang thiết bi máy vi tính và cài đặt chế độ kế toán máy hiện hành để phù hợp với yêu cầu thực tế, làm giảm bớt số lợng sổ sách, giúp công tác hạch toán nhanh hơn và chính xác hơn.
Công ty nên chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Trong giai đoạn hiện nay, khoa học đã có nhiều thành tựu đáng kể, đợc ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý kinh tế, phòng kế toán của công ty nói riêng và các phòng ban nói chung cũng nên mạng hoá để tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác và có thể đem lại lợi ích kinh tế.
Đặc điểm của hình thức kế toán “Nhật ký chung” là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi sổ cái.
Hệ thống sổ gồm: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết mở theo yêu cầu quản lý của công ty.
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hựp lệ, lập định khoản, ghi nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái.
Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời ghi sổ kế toán chi tiết. Trờng hợp sử dụng sổ kế toán đặc biệt cũng căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ ghi vào nhật ký đặc biệt, cuối tháng từ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái.
Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản.
Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cáI và bảng tổng hợp chi tiết.
Tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán.
Ưu điểm: công việc ghi chép đơn giản, kết cấu sổ đơn giản thuận tiện cho việc áp dụng kế toán trên máy vi tính.
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung“ ”
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra
: Ghi cuối tháng
Thứ 2: Việc lập sổ danh điểm vật t
Với rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, với số lợng sản phẩm sản xuất ra càng ngày càng lớn, vấn đề đặt ra là phải giải quyết nh thế nào cho khoa học. Để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu đợc chặt chẽ, thống nhất đối chiếu kiểm tra đợc dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc hiện đại hoá công tác kế toán nguyên vật liệu, công ty lập sổ điểm nguyên vật liệu. Tên các nguyên vật liệu đợc mã hoá đảm bảo tính thống nhất trong việc lập trình cũng nh trong sử dụng máy vi tính. Việc mã hoá nguyên vật liệu là gắn cho mỗi thứ nguyên vật liệu một mã số. Để dễ dàng nhận biết và cách mã hoá
Chứng từ gốc
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ, thẻ chi tiết
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
danh điểm nguyên vật liệu phổ biến là kết hợp giữa số hiệu tài khoản và việc phân chia cho mỗi loại đợc đánh số liên tục theo quy ớc của loại đó giữa các nhóm. Sổ danh điểm nguyên vật liệu đợc mở thống nhất trong phạm vi toàn công ty nhằm đảm bảo cho các bộ phận toàn công ty phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý nguyên vật liệu.
Công ty có thể xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu theo mẫu:
Sổ danh đIểm nguyên vật liệu
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất của NVL ĐVT Ghi chú Nhóm NVL Mã NVL chính 1521 15211.0101 Bạt các loạI M
15211.0102 Càlicốt ( phin các loại) M
15211.0103 Vải các loại khác M 15211.0104 Nilon các loại M 15212.01 Oxít kg 15212.02 Cao su kg 15212.03 Hoá chất khác kg ... ... NVL phụ 1522 1522.01 Đế các loạI đôi 1522.02 Tẩy mút các loại tấm
1522.04 Bìa cactông các loại tấm
1522.05 Mếch độn tẩy M ... ... Nhiên liệu 1523 1523.01 Xăng lít 1523.02 Dầu máy lít ... ... Phụ tùng thay thế
1524 1524.01 Kim máy may cái
1524.03 Dây curoa cái
... ...
Thứ 3: Việc thay đổi phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Do kế toán ở đây sử dụng phơng pháp thẻ song song nên việc ghi chép hạch toán giữa thủ kho và kế toán là trùng lắp nhiều về chỉ tiêu và số lợng, không cần thiết và tốn nhiều thời gian công sức. Hơn nữa tại công ty luôn diễn ra nghiệp vụ nhập - xuất nguyên vật liệu thờng xuyên, đội ngũ kế toán có năng lực trình độ nên việc sử dụng phơng pháp hạch toán song song là không phù hợp với điều kiện hiện nay của công ty.
Để khắc phục nhợc điểm của phơng pháp ghi thẻ song song theo em có thể thay thế bằng phơng pháp sổ số d. Tuy để thay đổi phơng pháp hạch toán chi tiết là khó khăn đối với công ty nhng phơng pháp này rất phù hợp với quy mô của công ty Da giày Hà Nội. Nó có u đIểm là tránh ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt đợc khối lợng ghi chép, công việc đợc tiến hành đều trong tháng. Cụ thể đợc minh hoạ nh sau:
Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho nh cũ nhng không cần tính ngay số tồn kho, cuối tháng ghi vào thẻ kho. Sau khi sử dụng chứng từ để ghi thẻ, thủ kho sắp xếp phân loại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ chuyển cho phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho ghi số tồn kho của tổng loại nguyên vật liệu từ kho vào sổ số d theo chỉ tiêu số lợng. Sau đó chuyển sổ số d cho kế toán nguyên vật liệu theo dõi chỉ tiêu giá trị.
Tại phòng kế toán: Định kỳ từ 4-6 ngày kế toán phải xuống kho nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kế toán làm thủ tục giao nhận chứng từ.
Căn cứ vào chứng từ nhận đợc trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu nhập xuất và giá trị thực tế, cuối tháng lấy số liệu ở phiếu giao nhận nhập xuất ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu giá trị.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng
Sơ đồ: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d
Ví dụ:
Phiếu giao nhận chứng từ nhập nguyên vật liệu STT Tên NVL Phiếu nhập Số lợng Đơn giá Thành tiền
Số Ngày 1 Vải bạt 3*3 đỏ 241 15/12 29.735 6.100 181.383.500 2 Vải bạt 10 mộc 238 12/12 13.855 5.900 81.744.500 3 Độn Latex 5030 297 22/12 7.885 3.200 25.232.000 4 Chỉ se 4 mộc 243 27/12 21.750 407 97.531.336 5 Khoá trang trí 292 28/12 18.000 8.910 160.654.000 6 Vải bạt 3*3 đỏ 252 29/12 23.473 6.100 143.185.300
Ngời nhận ký Ngời giao ký
Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Sổ số dư
Phiếu giao nhận chứng từ xuất nguyên vật liệu STT Tên NVL Phiếu xuất Số lợng Đơn giá Thành tiền
Số Ngày 1 Vải bạt 3*3 đỏ 438 15/12 4.450 6.100 27.145.000 2 Vải bạt 10 mộc 458 14/12 21.870 5.900 129.033.000 3 Độn Latex 5030 428 24/12 262 3.200 838.400 4 Mút Latex 3 ly 442 25/12 1.075 9.380 10.083.500 5 Vải bạt 3*3 đỏ 443 28/12 957 6.100 5.837.700 Bảng kê lũy kế nhập NVL - t12 Tên NVL Từ 1- 10 Từ 10- 20 Từ 20- 30 Cộng Vải bạt 3*3 đỏ 181.383.500 143.185.300 324.568.800 Vải bạt 10 mộc 81.744.500 81.744.500 Độn Latex 5030 25.232.000 25.232.000 Chỉ se 4 mộc 97.531.336 97.531.000 Khóa trang trí 160.654.000 130.654.000
Bảng kê lũy kế Xuất NVL - t12
Tên NVL Từ 1- 10 Từ 10- 20 Từ 20- 30 Cộng
Vải bạt 3*3 đỏ 32.982.700 32.982.700
Vải bạt 10 mộc 129.033.000 129.033.000
Độn Latex 5030 838.400 838.400