Nh phần phân loại TSCĐ ở Công Ty chung ta đã thấy ở Công Ty có rất nhiều loại TSCĐ do đó mà yêu cầu quản lý TSCĐ trong công ty đòi hỏi phải kế toán chi tiết TSCĐ để thông qua đó kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu TSCĐ, tình hình phân bố TSCĐ, số lợng và tình hình chất lợng kỹ thuật của TSCĐ. Tình hình huy động cũng nh tình hình bảo quản TSCĐ ở công ty.
Quá trình mua bán đợc tiến hành nh sau:
Trớc tiên Công Ty lập dự án, kế hoạch sản xuất kinh doanh kế toán chi tiết TSCĐ đợc thực hiện trên các sổ, thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết theo dõi tăng giảm TSCĐ và bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ theo nguồn hình thành.
lên giám đốc phê duyệt. Sau khi xem xét đánh giá về tất cả các chỉ tiêu của Công Ty, mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch và phơng án mua sắm tổ chức quản lý và kế hoạch hoàn trả vốn đầu t, giám đốc Công Ty sẽ phê duyệt. Khi đợc phê duyệt, Công Ty tổ chức mời thầu, chọn thầu chào hàng. Chủ thầu nào đặt giá rẻ nhất mà chất lợng tốt nhất sẽ trúng thầu. Bộ phận mua hàng sẽ lên bảng báo giá gửi lên giám đốc công ty. Nếu đợc chấp nhận thì việc ký kết hợp đồng mua bán mới đợc tiến hành. Công ty phải lập hội đồng để xác định đúng nguyên giá của TSCĐ.
Khi có TSCĐ tăng thì công ty phải lập “biên bản giao nhận TSCĐ” cùng với ngời giao TSCĐ (mẫu 01- TSCĐ- hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp). Bên giao nhận gồm có: giám đốc công ty, phòng kế toán, phòng vật t thiết bị, nhân viên kỹ thuật (do phòng kỹ thuật phân công), tổ bảo vệ. Sau đó bên giao nhận TSCĐ lập một hồ sơ riêng về TSCĐ hồ sơ gồm có:
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan.
Bộ hồ sơ gồm 2 bản:
1 bản do phòng kế toán gửi để ghi sổ theo dõi. 1 bản đợc phòng vật t, thiết bị giữ để quản lý.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có một số TSCĐ đã bị cũ đi, h hỏng hoặc bị lỗi thời do tiến bộ khoa học kỹ thuật, không phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh những TSCĐ mà Công Ty không cần dùng cho nên Công Ty phải tiến hành thanh lý hoặc nhợng bán các TS đó.
Việc tiến hành nhợng bán, thanh lý TSCĐ chỉ đợc tiến hành sau khi đợc quyết định thanh lý nhợng bán cuả Giám đốc Công ty. Ngời nào đặt giá cao nhất trong số những ngời tham gia đấu giá thì TSCĐ sẽ thuộc về ngời đó.
Ban thanh lý gồm có: + Giám đốc công ty. + Phòng kế toán
+ Phòng vật t thiết bị. + Nhân viên kỹ thuật. + Tổ bảo vệ.
Trờng hợp nhợng bán thì phải có biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng mua bán, phải lập hội đồng xác định giá, thông báo công khai...
Sau đó cùng nhau tiến hành đánh giá TSCĐ theo hiện trạng. - Giá trị còn lại của TSCĐ
- Giá trị thu hồi.
- Chi phí thanh lý (nhợng bán). ...
Trình tự ghi sổ chi tiết tại phòng kế toán:
*Thẻ TSCĐ: căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Các tài liệu kỹ thuật có liên quan.
* Sổ chi tiết theo dõi tăng giảm TSCĐ: Đợc mở theo qúy cho từng loại TSCĐ.
*Sổ TSCĐ: Đợc mở theo qúy cho toàn bộ TSCĐ trong công ty: căn cứ để ghi sổ chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ.
Bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại theo nguồn hình thành.
Bảng đợc lập theo quý để đáp ứng cho yêu cầu nắm bắt thông tin là cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm kê định về TSCĐ lập kế hoạch đầu t cho TSCĐ
2.2.4.2.Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ:
+Tài khoản sử dụng
Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ tăng trong kì do mua sắm, xây dựng nhận điều chuyển, thừa trong kiểm kê
Bên Có: Nguyên giá TSCĐ hữu hình giảm do thanh lý, nhợng bán điều
chuyển, thiếu trong kiểm kê, đánh giá giảm
D Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có trong công ty
* TK 214 “ Hao mòn TSCĐ hữu hình”
Bên Nợ: Giá trị hao mòn giảm do thanh lý, nhợng bán điều chuyển, đánh
giá giảm TSCĐ, phát hiện thiếu trong kiểm kê
Bên Có: Giá trị hao mòn tăng do trích khấu hao TSCĐ, đánh giá tăng TSCĐ, phát hiện TSCĐ thừa trong kiểm kê.
* Ngoài ra còn một số tài khoản khác đợc sử dụng nh : TK 241, TK 411 ,TK 111, TK 112, TK 627, TK 811, TK 642, TK 331, TK 414...
+Phơng pháp kế toán:
2.2.4.2.1 Kế toán tăng TSCĐ * TSCĐ tăng do mua sắm :
Với các TSCĐ có giá trị nhỏ dới 100 trđ thì giám đốc có quyền xét duyệt mua, còn đối với TSCĐ có giá trị lớn hơn thì phải trình lên tổng công ty. Các chứng từ có liên quan đến việc mua sắm TSCĐ gồm: công văn xin mua, duyệt mua, hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, biên bản bàn giao TSCĐ…
Sau khi nhận đợc bộ hồ sơ gồm các chứng từ kế toán tiến hành việc hạch toán TSCĐ đánh số hiệu, mở sổ chi tiết phù hợp. Đồng thời với việc ghi Nợ TK 211, kế toán ghi Có các TK 111, TK112, TK331, TK341
Cụ thể: Ngày 12/12/2007 Công Ty mua một ôtô con với giá cha thuế là 637.348.500, thuế GTGT 5%, tiền hàng đã thanh toán.
Công ty cổ phần ford thăng long Số :78/FORD/TSM
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
độc lập – tự do – hạnh phúc
Hợp đồng kinh tế
*Căn cứ vào Luật Thơng mại NớcCộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. *Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT ngày 25/9/1989 của Hội Đồng Nhà Nớc. *Căn cứ vào Nghị định 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của HĐBT quy định chi tiết về thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
*Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, chúng tôi gồm:
BÊN A(BÊN MUA):công ty cổ phần xây dựng số 1 - vinaconex Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng việt nam
Địa chỉ: nhà D9, phờng Thanh Xuân Bắc, Thanh Xuân, Hà Nội. Tel: 04.8543813
Tài khoản tiền Việt : 21510000000032
Mã số thuế: 0100101479
Đại diện: Ông Nguyễn Khánh Toàn Chức vụ: Giám đốc
Bên b(bên bán):công ty cổ phần ford thăng long
Địa chỉ: 105 Láng hạ, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04.5896231
Tài khoản tiền Việt :15660-630-0
Tại: Ngân hàng đầu t và phát triển, khu vực Đống Đa Mã số thuế: 0300520578-1
Đại diện: Ông Ngô Mê Giang Chức vụ: Phó giám đốc
Sau khi bàn bạc, hai bên thống nhất ký Hợp đồng kinh tế theo các điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung công việc:
Bên A đồng ý mua của Bên B 01 ôtô FORD với đơn giá nh sau: STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
ĐVT Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền
1 Xe ôtô con 4 chỗ Cái 1 637.348.500 637.348.500
Cộng tiền hàng: 637.348.500
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 63.734.850
Tổng cộng tiền thanh toán 701.083.350
(Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm lẻ một triệu, không trăm tám ba ngàn, ba trăm năm mơi đồng chẵn)
Điều 2:Trách nhiệm các bên.
Bên A: - Cùng với bên B làm ngiệm thu sản phẩm khi bàn giao - Thanh toán tiền đầy đủ cho bên B khi giao hàng
Bên B: - Chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến tại công ty cổ phần xây dựng số 1 - vinaconex .
Điều 3: Giá cả và phơng thức thanh toán.
- Giá cho toàn bộ nội dung mua hàng là 701.083.350 (Bảy trăm lẻ một triệu không trăm tám ba ngàn ba trăm năm mơi đồng chẵn)
- Thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt
Điều 4: Điều khoản chung:
- hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản đã ký trong hợp đồng. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có khó khăn trở ngại gì, hai bên phải kịp thời thông báo cho nhau bằng văn bản để cùng nhau giải quyết.
- Bên nào vi phạm hợp đồng gây thiệt hại cho nhau, phải bồi thờng vật chất theo chính sách và pháp luật hiện hành của nhà nớc.
- Hợp đồng bị vi phạm không tự giải quyết đợc, hai bên sẽ báo cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày đã ký và đợc lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị nh nhau.
đại diện bên a
(ký tên, đóng dấu)
đại diện bên b
Hoá đơn gtgt
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 12 tháng 12 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần FORD thăng long Địa chỉ: 105 láng hạ đống đa hà nội Số tài khoản: Điện thoại 5896231 MST:0100774222-1 Họ tên ngời mua hàng:
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1
Địa chỉ: D9-TXB-TX-Hà nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: MST: 01 001 00547 9 – 1 STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
ĐVT Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền
1 Xe ôtô con 4 chỗ Cái 1 637.348.500 637.348.500
Cộng tiền hàng: 637.348.500
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 63.734.850
Tổng cộng tiền thanh toán 701.083.350
Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm lẻ một triệu, không trăm tám ba ngàn, ba trăm năm mơi đồng chẵn./. Ngời mua hàng (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, đóng dấu)
Căn cứ vào hợp đồng mua bán TSCĐ, hoá đơn GTGT ngày 12/12/2007 về mua ôtô FORD, công ty lập biên bản giao nhận TSCĐ nh sau:
Đơn vị: công ty cổ phần xây dựng số 1 - vinaconex
Địa chỉ: nhà D9, phờng Thanh Xuân Bắc, Thanh Xuân, Hà Nội.
Biên bản giao nhận TSCĐ
Ngày 12/12/2007
Căn cứ vào quyết định số ngày 12/12/2007 của Công Ty Cổ Phần Xây Dựng số 1 - vinaconex về việc bàn giao TSCĐ.
Ban giao nhận gồm có:
Ông : Nguyễn Trọng Hải, chức vụ: Trởng phòng kinh doanh-đại diện bên giao
Ông : Trần Quang Dũng, chức vụ: Cán bộ kỹ thuật-đại diện bên nhận Bà : Nguyễn Thị Lan, chức vụ: Phó giám đốc đại diện
Địa điểm giao nhận tại công ty cổ phần xây dựng số 1 - vinaconex, xác nhận việc giao nhận TSCĐ nh sau: S T T Tên, mã,ký hiệu, Số hiệu TSCĐ Nớc sản suất Năm sản xuất Năm đa vào Công suất (diện Nguyên giá Giá mua Cớc vận chuyển Chi phí chạy thử NG TSCĐ 1 ôtô 4 chỗ, biển số 29L4- 3443 21140603 Nhật Bản 2004 2007 637.348.500 637.348.500 10
Đại diện bên giao (ký, họ tên) Ngời nhận (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, đóng dấu)
Nhận đợc bộ chứng từ nói trên, kế toán tiến hành hạch toán. Trớc tiên, kế toán nhập các số liệu có liên quan đến TSCĐ vào máy ở mục “Tăng tài sản” trong phần hành TSCĐ, sau đó lập thẻ TSCĐ để lu đến khi đợc theo dõi thành từng loại, từng nhóm trên sổ TSCĐ.
Nhập tài sản mới 2007
Tài khoản: 2114 – Phơng tiện vận tải truyền dẫn Loại: 211406 : xe ôtô con 4 chỗ
Nhóm: 21140603 - Xe ôtô Số hiệu: 35739 – 04
Tên: Xe ôtô 4 chỗ biển 29 L4 – 3443 Năng lực:
Ngày sản xuất: 2004 Năm sử dụng: 2007
Ghi chú: Tháng: Nớc sản xuất: Nhật bản Quản lý: Công ty
Tình trạng: Bình thờng Sử dụng:
Tổng số Ngân sách Tự bổ sung Nguồn khác Tín dụng
Nguyên giá 637.348.500 637.348.500
Hao mòn 0 0
Giá trị còn lại
KH tháng 12 3.426.604,8 3.426.604,8
Khấu hao trung bình mỗi tháng = 637.348.500 x 10%
12 = 5.311.237,5
Khấu hao trích cho tháng 12 = 5.311.237,5 x 20
31 = 3.426.604,8
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1- vinaconex.
Thẻ TSCĐ
Số 92
Ngày 12/12/2007 lập thẻ
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 01ngày 12/12/2006 Tên, mã hiệu TSCĐ :Xe ôtô 4 chỗ biển 29 L4 – 3443 Nớc sản xuất: Nhật Bản
Năm sản xuất : 2004 Bộ phận quản lý: Phòng kinh doanh. Năm sử dụng: 2007 Công suất thiết kế
Số hiệu chứng từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn
Ngày
tháng Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị hao mòn Giá trị cộng dồn 01 12/12/1999 Xe ôtô 4 chỗ biển 29 L4 – 3443 637.348.500 Dụng cụ kèm theo: stt đvt Số lợng Thành tiền Ngày 12 tháng 12 năm 2007 Kế toán trởng (đã ký)
Sau đó kế toán lập một bảng kê hạch toán: Công ty xây dựng số 1
-Vinaconex
Phòng tài vụ
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_______________________
Hà nội, ngày 12 tháng 12 năm 2007
Bảng kê hạch toán
Số: TS.06
Căn cứ Nội dung Tài khoản Số tiền Ghi
chú Ngày Nợ Có 12/12/07 Hạch toán tăng TSCĐ xe ôtô Ford 211 133 111 637.348.500 63.734.850 701.083.350 Kế toán trởng (ký, họ tên)
Bảng kê hạch toán đợc đính kèm cùng bộ hồ sơ kế toán tài sản cố định để l- u. Đồng thời, bảng kê hoạch toán cũng là căn cứ để kể toán nhập số liệu vào chứng từ trên máy. Căn cứ vào số liệu đã nhập, máy sẽ tự động kết chuyển vào các sổ sách có liên quan nh sổ nhật kí chung , sổ cái TK 211, TK 133
* Tài sản cố định tăng do nhận điều chuyển
Tài sản điều chuyển thờng là máy móc thi công đã qua sử dụng của các đơn vị khác trong cùng Tổng Công ty. Do các đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ tài chính nên đơn vị điều chuyển và đơn vị nhận điều chuyển thoả thuận để xác định mức giá hợp lý. Xét về bản chất, đây là hoạt động mua bán theo quyết định
của Tổng Công ty nên đợc hạch toán tơng tự nh trờng hợp TSCĐ tăng do mua sắm.
Với nghiệp vụ nhận điều chuyển tài sản, công ty thờng sử dụng các chứng từ: Quyết định của Tổng công ty về việc điều chuyển tài sản, biên bản chuyển giao TSCĐ giữa công ty với các đơn vị điều chuyển tài sản, biên bản giao nhận TSCĐ giữa công ty với bộ phận sử dụng trực thuộc công ty.
2.2.4.2.2.Hạch toán giảm tài sản cố định
Căn cứ vào kết quả kiểm kê, phòng kế toán xác định những tài sản đã hết thời hạn khấu hao, lạc hậu hoặc h hỏng để lên kế toán thanh lý, nhợng bán. Do TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp nên việc thanh lý, nhợng bán phải theo trình tự:
+Tổ kiểm kê và bộ phận sử dụng TSCĐ đề nghị thanh toán
+ Căn cứ vào chức năng, thẩm quyền của mình, Giám đốc Công ty hoặc Tổng giám đốc Tổng Công ty ra quyết định thanh lý, nhợng bán TSCĐ
+ Công ty lập Hội đồng thanh lý, nhợng bán và tiến hành công việc
Các chứng từ có liên quan biên bản đề nghị xin thanh lý tài sản, biên bản đề nghị thanh lý tài sản, quyết định của giám đốc, biên bản nhợng bán tài sản...
Tài khoản sử dụng gồm TK 211, TK 214, TK 811 ngoài ra, quá trình thanh lý có phát sinh các khoản thu hồi hoặc chi phí thì đợc tập hợp trên TK 111,152,811...
Cụ thể: Biên bản thanh lý TSCĐ số 03 ngày 30 tháng 12 năm 2007, Công Ty thanh lý một nhà nghỉ Núi Cốc có nguyên giá 1.510.256.700đ, giá trị hao mòn luỹ kế tính đến ngày 31/12/2007 là 241.641.072đ, số tiền thu đợc là 953.690.900.(cha có VAT)
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý TSCĐ số 03, hoá đơn GTGT ngày 30 tháng 12 năm 2007 kế toán ghi:
Nợ TK 214: 241.641.072 Nợ TK 811: 1.268.615.628
Có TK 211: 1.510.256.700 Bút toán 2: Phản ánh thu nhập do thanh lý.
Nợ TK 111: 1.049.059.990 Có TK 711: 953.690.900 Có TK 333: 95.369.090
Cả hai bút toán đều đợc thực hiện trên bảng kê hạch toán và sổ nhật ký chung. + Việc thanh lý nhà nghỉ Núi Cốc không phát sinh thêm chi phí thanh lý nên kế toán không phản ánh bút toán này.