Phải thu nội bộ
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu nội bộ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu nội bộ của ban quản lý dự án với doanh nghiệp hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp, Ban quản lý dự án cấp trên với các ban quản lý dự án trực thuộc, phụ thuộc khác có cùng 1 ban quản lý dự án cấp trên về các khoản đã chi hộ, trả hộ, thu hộ, các khoản mà đơn vị cấp dới có nghĩa vụ nộp lên cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dới.
Hạch toán tài khoản này
Cần tôn trọng một số quy định sau
1. Phạm vi và nội dung phản ánh vào TK 136 "phải thu nội bộ" phản ánh các quan hệ thanh toán nội bộ về các khoản phải thu giữa ban quản lý dự án với doanh nghiệp hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp, hoặc giữa ban quản lý dự án cấp trên và cấp dới, giữa các ban quản lý dự án cấp dới với nhau. Trong đó, cấp trên là B an quản lý dự án trung ơng, ban quản lý dự án khu vực, ban quản lý dự án chuyên ngành, các đơn vị cấp dới là các ban quản lý dự án thành viên trực thuộc hoặc phụ thuộc ban quản lý dự án cấp trên và có tổ chức công tác kế toán riêng.
2. Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào TK 136, bao gồm: a. ở ban quản lý dự án cấp trên
- Vốn quỹ hoặc kinh phí đã cấp cha thu hồi hoặc cha đợc quyết toán: - Các khoản nhờ cấp dới thu hộ:
- Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp dới: - Các khoản phải thu vãng lai bộ khác.
b. ở ban quản lý dự án cấp dới (phụ thuộc hoặc trực thuộc)
- Các khoản đợc cấp trên cấp (trừ vốn đầu t xây dựng) nhng cha nhận đợc.
- Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp trên và đơn vị nội bộ khác: - các khoản phải thu vãng lai nội bộ khác.
4. Tài khoản 136 phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị có quan hệ và theo dõi riêng từng khoản phải thu. Từng đơn vị cần có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong niên độ kế toán.
5. Cuối kỳ kế toán phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số d tài khoản 136 "phải thu nội bộ" tài khản 336 phải trả nội bộ với các đơn vị có quan hệ theo từng nội dung thanh toán. Tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản của từng đơn vị có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 tài khoản 136 và 336 (theo chi tiết từng đối tợng và nội dung thanh toán).
Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
Kết cấu và nội dung phản ánh Của tài khoản 136 - phải thu nội bộ
Bên nợ
- Số vốn đầu t đã cấp cho đơn vị cấp dới (bao gồm vốn cấp trực tiếp và cấp bằng các phơng thức khác):
- Số vốn tạm ứng để thực hiện khối lợng đầu t, hoạt động quản lý dự án:
- Các khoản đã chi hộ đơn vị khác:
- Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, các khoản đơn vị cấp dới phải nộp:
- Số tiền đơn vị cấp dới phải thu về, các khoản cấp trên phải cấp xuống.
Bên có:
- Nhận bàn giao tài sản đầu t hoàn thành đa vào sử dụng của ban quản lý dự án cấp dới trực thuộc:
- Thu hồi vốn đầu t đã cấp cho đơn vị cấp dới: - Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ.
- Bù trừ phải thu với phải trả nội bộ của cùng một đối tợng
Số d bên nợ:
- Số còn phải thu ở các đơn vị nội bộ:
- Số còn phải thu về khoản ứng trớc để thực hiện khối lợng đầu t Tài khoản 136 -Phải thu nội bộ có 2 tài khoản cấp 2:
TK 1361 - Phải thu nội bộ về vốn đầu t, tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên để phản ánh số vốn đầu t hiện có ở các đơn vị trực thuộc do cấp trên cấp trực tiếp hoặc hình thành bằng các phơng thức khác.
TK 1368- Phải thu nội bộ khác: Phản ánh các khoản phải thu nội bộ khác giữa Ban quản lý dự án với doanh nghiệp hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp: Giữa ban quản lý dự án cấp trên với cấp dới; giữa các ban quản lý dự án trực thuộc có cùng 1 ban quản lý dự án cấp trên.
Phơng pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu
I. Hạch toán ở ban quản lý dự án cấp dới
1. Khi chi hộ, trả hộ cho ban quản lý dự án cấp trên và các đơn vị nội bộ khác, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368) Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
2. Khi đợc ban quản lý dự án cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ khác thanh toán về các khoản phải thu nội bộ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 152… Có TK 136 - phải thu nội (1368)
3. Bù trừ các khoản phải thu nội bộ và các khoản phải trả nội bộ ghi: Nợ TK 336 - phải trả nội bộ
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
II. Hạch toán ở ban quản lý dự án cấp trên:
1. Khi ban quản lý dự án cấp trên cấp hoặc giao vốn đầu t cho đơn vị cấp dới bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kho bạc, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361 - Phải thu nội bộ về vốn đầu t) Có TK 111 tiền mặt
Có TK 112 tiền gửi ngân hàng kho bạc
2. Khi ban quản lý dự án cấp trên cấp vốn đầu t cho đơn vị cấp dới bằng vật t hoặc tiền vay ngắn hạn, tiền vay dài hạn để thực hiện dự án đầu t, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361) phải thu nội bộ về vốn đầu t Có TK 152 - nguyên liệu, vật liệu
Có TK 311 - vay ngắn hạn Có TK 341 - vay dài hạn
3. Trờng hợp ban quản lý dự án cấp trên cấp vốn đầu t cho đơn vị trực thuộc bằng tài sản cố định để sử dụng cho hoạt động của ban quản lý dự án, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361) (giá trị còn lại) Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn) Có TK 211 - TSCĐ hữu hình ( nguyên giá)
4. Trờng hợp các đơn vị cấp dới nhận vốn đầu t trực tiếp từ ngân sách Nhà nớc theo sự uỷ quyền của đơn vị cấp trên. Khi đơn vị cấp dới thực nhận vốn đầu t, đơn vị cấp trên ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361) Có TK 441 - nguồn vốn đầu t
5. Khi đơn vị cấp dới nhận vốn đầu t do đợc viện trợ không hoàn lại bằng tiền hoặc bằng hàng hoá, căn cứ vào báo cáo của đơn vị cấp dới, đơn vị cấp trên ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361) Có TK 441 - nguồn vốn đầu t
6. Trờng hợp đơn vị cấp dới phải hoàn lại vốn đầu t cho đơn vị cấp trên, khi nhận đợc tiền do đơn vị cấp dới nộp lên, ghi:
Nợ TK 111 - tiền mặt.
Có TK 136 - phải thu nội bộ (1361)
7. Căn cứ vào báo cáo của đơn vị cấp dới về số vốn đầu t cấp dới đã nộp hoàn trả ngân sách, theo sự uỷ quyền của cấp trên, ghi:
Nợ TK 441 - nguồn vốn đầu t Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1361)
8. Khi công trình hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng và báo cáo quyết toán vốn đầu t ban quản lý dự án cấp dới đã đợc phê duyệt, đơn vị cấp trên ghi:
Nợ TK 441 - nguồn vốn đầu t Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1361)
9. Khi nhận đợc các khoản phải nộp lên của cấp dới về các khoản thu nhập hoạt động khác, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 136 - phải thu nội bộ (1368)
10. Khi chi hộ, trả hộ các khoản nợ của đơn vị cấp dới, ghi; Nợ TK 136 phải thu nội bộ (1368)
Có các TK 111, 112
11. Khi thực nhận đợc tiền của đơn vị cấp dới chuyển trả về các khoản đã chi hộ trả hộ ghi:
Nợ TK 111 - tiền mặt
Nợ TK 112 - tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 136 - phải thu nội bộ ( 1368)
12. Bù trừ các khoản phải thu nội bộ và phải trả nội bộ của cùng một đối tợng, ghi:
Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
13. Khi ban quản lý dự án kết chuyển số thuế GTGT đầu vào khi mua hàng hoá, dịch vụ để thực hiện dự án đầu t cho bên sản xuất kinh doanh để khấu trừ, căn cứ vào bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào xác định số thuế đầu vào đợc khấu trừ,ghi:
Nợ TK 136- Phải thu nội bộ (1368) Có TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Tài khoản 138 Phải thu khác
Tài khoản này dùng đểp hản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu ngoài các nội dung đã phản ánh ở các TK 131, TK 133 và TK 136
Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau:
1. Giá trị tài sản phát hiện thiếu cha xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý
2. Các khoản phải thu về cho thuê TSCĐ, thu dịch vụ t vấn (nếu có): 3. Các khoản phải thu về bồi thờng vật chất và do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra nh mất mát, h hỏng vật t, tiền vốn. đã đợc xử lý bắt bồi thờng.
4. Các khoản phải thu khác: Thu các khoản thu nộp phạt.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 - phải thu khác
Bên nợ:
- Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết
- Số tiền ký quỹ vào Ngân hàng để mở L/C
- Các khoản phải thu về cho thuê TSCĐ, thu dịch vụ t vấn (nếu có). - Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu cha xác định rõ nguyên nhân còn chờ xử lý,
- Các khoản nợ phải thu khác.
Bên có:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
- Số tiền ký quỹ vào Ngân hàng để mở L/C đã đợc ban quản lý dự án chấp nhận trả tiền cho ngân hàng mởL/C
- Số tiền đã thu đợc thuộc các khoản nợ phải thu khác.
Số d bên nợ:
Các khoản nợ khác còn phải thu:
Tài khoản này có thể có số d bên có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trờng hợp cá biệt, và trong chi tiết của từng đối tợng cụ thể)
Tài khoản 138 - Phải thu khác, có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý phản ánh giá trị tài sản thiếu cha xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý
Về nguyên tắc trong mọi trờng hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và ngời phạm lỗi.
Trờng hợp tài sản thiếu đã xác định đợc nguyên nhân và đã có biên bản xử lý thì ghi ngay vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 1381.
Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trờng hợp cha xác định đợc nguyên nhân về thiếu, mất mát, h hỏng tài sản của đơn vị phải chờ xử lý.
Tài khoản 1388 - Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131.
Phơng pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu
1. Trờng hợp TSCĐ của Ban quản lý dự án phát hiện thiếu, cha xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
- Ghi giảm TSCĐ phát hiện thiếu:
Nợ TK 466 - nguồn vốn đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) Nợ TK 214 - Hao mồn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Đồng thời ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán chi tiết TSCĐ. - Giá trị còn lại của TSCĐ phát hiện thiếu, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (giá trị còn lại) Có TK 721 - Thu nhập hoạt động khác
2. Trờng hợp vật t, thiết bị, công cụ, dụng cụ, và tiền mặt tồn quỹ… phát hiện thiếu khi kiểm kê, cha xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) Có các TK 111, 152, 153, 155
3. Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi vào các tài khoản liên quan.
Nợ TK 642 - Chi phí ban quản lý dự án
Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên (khấu trừ vào lơng) Nợ TK 821 - Chi phí hoạt động khác
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388 - phần bắt bồi thờng) Có TK 138 - Phải thu khác (1381)
4. Trờng hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định đợc nguyên nhân và ngời chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc ngời chịu trách nhiệm bồi thờng, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388 số phải bồi thờng) hoặc Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên (khấu trừ vào lơng) Có các TK 111, 152, 155.
5. Khi xuất hiện để ký quỹ vào ngân hàng mở L/C, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388 - số tiền ký quỹ) Có các TK 111, 112, 341, 441.
6. Khi nhận đợc giấy đòi hỏi tiền của ngân hàng mở L/C cùng với các chứng từ liên quan và thanh toán tiền cho Ngân hàng hoặc làm thủ tục vay (đối với trờng hợp ký quỹ không đủ) số tiền còn thiếu Ngân hàng, ghi:
Nợ TK 152 - nguyên liệu, vật liệu
Trờng hợp hàng về cùng thời điểm thanh toán)
Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi trên đờng (hàng cha về)
Nợ TK 331 - Phải trả cho ngời bán (cha nhận đợc hoá đơn mua hàng) Có TK 138 - Phải thu khác (số tiền đã ký quỹ)
Có các TK 111, 112, 341, 441.
7. Trờng hợp cho thuê TSCĐ (nếu có) khi gi nhận doanh thu cho thuê TSCĐ cha thu đợc tiền, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) tổng tiền phải thanh toán Có TK 721 - Thu nhập hoạt động khác (giá cha có thuế GTGT) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331 - nếu có) 8. Khi thực thu đợc tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi: Nợ TK 111 - tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 138 - Phải thu khác (1388)
Nhóm tài khoản 14 Các khoản ứng trớc
Nhóm tài khoản này dùng để phản ánh các khoản ứng trớc và tình hình thanh toán thu hồi và kết chuyển các khoản ứng trớc vì các mục đích khác nhau của các đơn vị chủ đầu t. Về thực chất các khoản ứng trớc này cũng là các khoản phải thu nhng có những mục đích riêng, cần có sự quản lý và xử lý không hoàn toàn nh các khoản nợ phải thu.