Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực tiến hành hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL theo sơ đồ chung sau đây:
SƠ ĐỒ 05: Trình tự kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
Kế toán chi tiết NVL là sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho của từng loại NVL. Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực là một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ nhập, xuất NVL diễn ra tương đối nhiều, thường xuyên với chủng loại NVL đa dạng; vì vậy, một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL là phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Điều đó đòi hỏi Công ty phải tiến hành kế toán chi tiết NVL, phải
Phần mềm EFFECT
NKCT 1, 2 ,10 Sổ chi tiết 331 Bảng phân bổ số 2
NKCT 5
Sổ Cái TK 152, 331 NKCT 7 Chứng từ ban đầu
ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư.
Trong công tác kế toán NVL, Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau:
SƠ ĐỒ 06: Quy trình hạch toán chi tiết NVL
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu
Theo phương pháp này, công việc quản lý vật tư được tiến hành song song ở Kho và Phòng Kế toán.
Ở Kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình Nhập kho,
Xuất kho, Tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, chứng từ xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho. Mẫu thẻ kho được thể hiện như sau (Biểu số 01).
BIỂU SỐ 01: THẺ KHO
Đơn vị: Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực Mẫu số: 06 - VT
Địa chỉ: 150 Hà Huy Tập, Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội Ban hành theo quyết định số 1141/TC - CĐKT Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết
Phiếu nhập Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Phiếu xuất Sổ kế toán tổng hợp
ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/03/2008 Tờ số: 01
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép tấm F10x1500x6000mm
Đơn vị tính: kg Mã số: 12A0100000 Ngày, tháng năm Số chứng từ Diễn giải Ký xác nhận của Kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 01/03 Tồn kho đầu tháng 13.675,40 01/03 45a/KCT 01/03 Xuất kho NVL cho xưởng Kết Cấu Thép 10.50 0 3.175,40 08/03 150/03-08 08/03 Nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt 20.46 0 23.635,40
10/03 46a/KCT 10/03 Xuất kho NVL cho xưởng Kết Cấu Thép 10.50 0 13.135,40 20/03 47a/KCT 20/03 Xuất kho NVL cho xưởng Kết Cấu Thép 10.50 0 2.635,40 21/03 151/03- 08 21/03 Nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt 10.90 0 13.535,40 31/03 Tồn kho cuối tháng 13.535,40 Lập ngày 31 tháng 03 năm 2008
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Phòng Kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất và sử dụng
chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập, xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng. Cụ
thể, khi nhập kho kế toán ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, khi xuất kho vật tư thì kế toán chi ghi chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, khi tính ra được đơn giá xuất kho bình quân cho cả tháng thì máy tính sẽ tự động cập nhật giá trị của các vật tư xuất kho trong tháng vào cột giá trị. Để xem xét, kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “Kế toán vật tư” chọn “Sổ chi tiết vật tư” rồi khai báo mã kho, mã vật tư cần xem, máy sẽ chạy chương trình và cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “In ra”.
Ví dụ: Sổ chi tiết của Thép tấm F10x1500x6000mm (Biểu số 02) từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008.
Chú thích:
Giá trị cột “Số lượng tồn” và cột “Tiền tồn” sau mỗi nghiệp vụ phát sinh được tính bằng cách lấy “Tồn đầu + nhập – xuất”. Giá trị cột “Đơn giá tồn” được tính bằng cách lấy “Tiền tồn / Số lượng tồn”, do máy tính tự động tính sau mỗi nghiệp vụ phát sinh. Giá trị ở cột này chỉ đóng vai trò tham chiếu giúp kế toán theo dõi đơn giá vật liệu biến động trong kỳ, không có ý nghĩa hạch toán.
Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ Sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn” ( Biểu số 03) nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn” còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.