Việc kiểm kê kho NVL nhằm mục đích xác định lượng tồn kho của từng danh điểm vật tư trên thực tế tại thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất cho Công ty. Nhờ công tác kiểm kê, Công ty có thể đôn đốc tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý hao hụt, hư hỏng, ứ đọng vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó, đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán NVL tại Công ty.
Do đặc điểm NVL của Công ty có loại rất cồng kềnh (như các loại sắt, thép), có loại rất khó bảo quản như hóa chất, giá trị của NVL lại chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (70%). Vì vậy, để đạt mục tiêu hạ thấp chi phí NVL đòi hỏi Công ty phải tổ chức tốt công tác quản lý NVL nói chung, tổ chức công tác quản lý kho vật tư nói riêng. Ở Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực tổ chức kiểm kê NVL một lần vào cuối năm để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách, đồng thời rút kinh nghiệm, bổ sung các biện pháp để không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý kho vật tư. Công việc kiểm kê do kế toán vật tư, thủ kho cùng một số cán bộ có liên quan lập thành Ban kiểm nghiệm vật tư. Cuối năm, Ban kiểm nghiệm vật tư thực hiện kiểm kê đối với tất cả các kho. Phương pháp kiểm kê là cân, đo, đếm số lượng vật tư còn trong kho vào thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê đều được ghi vào “ Biên bản kiểm kê” (Biểu số 15). Biên bản kiểm kê được gửi lên Phòng Kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch của từng loại (Nếu có).
Chênh lệch thừa,
thiếu =
Số lượng tồn kho kiểm kê -
Số lượng tồn kho sổ sách
Việc số liệu kiểm kê trên thực tế có sự chênh lệch với số liệu ghi trên sổ sách có thể do nhiều nguyên nhân: Do hao hụt tự nhiên trong bảo quản, do các hành vi tham ô, gian lận, do nhầm lẫn… Việc hạch toán kiểm kê phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
−Phản ánh kịp thời chính xác kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trong thời gian chờ quyết định xử lý.
−Phân tích nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, tài sản và đề xuất biện pháp xử lý cho Ban lãnh đạo.
−Ghi nhận kết quả xử lý của Ban lãnh đạo khi có quyết định xử lý.
Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 1381:Giá trị NVL thiếu chờ xử lý
Có TK 152: Giá trị thực tế của NVL thiếu
Khi có Biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334 …: Phần được bồi thường Nợ TK 632 : Phần thiệt hại mà Công ty phải gánh chịu Có TK 1381: Giá trị NVL thiếu đã được xử lý
Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa NVL so với sổ sách, kế toán phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị cá nhân khác.
Nếu NVL thừa xác định là của Công ty: Nợ TK 152: Giá trị NVL thừa
Có TK 711: Giá trị NVL thừa
Nếu NVL thừa xác định là phải trả đơn vị khác thì kế toán ghi đơn: Nợ TK 002: Giá trị NVL thừa
Nếu Công ty quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hóa đơn bổ sung cho Công ty. Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá trị NVL thừa Có TK 338: Phải trả khác
Thực tế ở Công ty, số lượng kiểm kê thường khớp với sổ sách kế toán. Điều này chứng tỏ Công ty đã làm tốt công tác quản lý NVL, do vậy các nghiệp vụ trên ít khi xẩy ra.
PHẦN III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu