Hiệu quả sử dụng NVL là một vấn đề quan trọng phải quan tâm hàng đầu, vì đây là một nhân tố góp phần làm cho hoạt động kinh doanh được diễn ra một cách có hiệu quả , điều này đặc biệt quan trọng với một công ty sản xuất như Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực. Chính vì vậy vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng NVL là một yếu tố quan trọng. Những kết quả như trên phân tích cho thấy Công ty đã đạt được một số kết quả tốt trong việc sử dụngNVL nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều khía cạnh hạn chế cần được khắc phục.
Việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL có thể được thực hiện trên các khía cạnh sau:
Thứ nhất: Trong khâu thu mua, bảo quản NVL
Công ty phải thực hiện quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, giá cả, quy cách, chủng loại NVL do đặc điểm NVL của Công ty thường xuyên biến động. Công ty cũng phải có kế hoạch thu mua hợp lý phù hợp với kế hoạch sản xuất. Khi nhận hàng
Dự toán tiêu thụ
Dự toán sản xuất
Dự toán chi phí
NVL trực tiếp Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí hoạt động
Dự toán thu tiền mặt
Dự toán chi tiền mặt
về phải thực hiện kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho. Bên cạnh đó, Công ty phải thường xuyên đánh giá tình hình kế hoạch thu mua, đánh giá rủi ro phát sinh trong ký kết hợp đồng mua bán.
Cần tính ra chỉ tiêu phản ánh tình hình cung ứng NVL như sau:
Thứ hai: Trong dự trữ NVL
Công ty phải thường xuyên bổ sung và phải xây dựng định mức dự trữ hợp lý, bao gồm: Định mức tồn kho tối đa và định mức tồn kho tối thiểu cho từng loại NVL chủ yếu, là thành phần chính của sản phẩm. Trong đó đã bao hàm những ảnh hưởng của biến động các nhân tố thị trường và kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất trong tương lai của Công ty.
Với các NVL mua ngoài mà có nhiều nguồn cung cấp hay Công ty có nhà cung cấp tương đối ổn định thì mức độ dự trữ không cần phải nhiều, khi cần dùng đến sẽ mua như vậy sẽ tận dụng được một nguồn vốn trong thời gian ngắn để dùng vào việc khác. Các loại này Công ty chỉ cần dự trữ khoảng bằng 5%-10% giá trị NVL đó được dùng trong kỳ.
Còn đối với các loại NVL mà nguồn cung cấp không được nhiều, nhà cung cấp không ổn định thì để đảm bảo kế hoạch sản xuất Công ty nên dự trữ một lượng vừa đủ để cho quá trình sản xuất sẽ không bị ngừng trệ khi khó khăn trong việc thu mua NVL đó. Ví dụ như Kẽm thỏi nhập từ Nhật Bản…
Thứ ba: Nâng cao hoạt động phân tích hiệu quả sử dụng NVL
Hiện nay ở Công ty cũng đã sử dụng một số phương pháp để phân tích hiệu quả sử dụng NVL. Tuy nhiên, việc phân tích hiệu quả sử dụng NVL ở Công ty chỉ dừng ở so sánh đơn giản để thấy được tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch về cung ứng, sử dụng NVL của toàn Công ty, mà chưa đi vào phân tích từng mặt hàng cụ thể và sử dụng phương pháp so sánh liên hệ hay các phương pháp có độ phức tạp cao hơn để phân tích trong sự so sánh với doanh thu nhằm xác định lãi lỗ của từng loại thành
Tỷ lệ % HTKH cung ứng về khối lượng
NVL =
Số lượng NVL thực tế nhập kho trong tháng Số lượng NVL cần mua theo kế hoạch
phẩm, để từ đó có các chiến lược về sử dụng NVL và cải thiện quy trình công nghệ, tăng cường các biện pháp khuyếch trương những loại sản phẩm thế mạnh để ngày một khẳng định thương hiệu và uy tín riêng cho sản phẩm của Công ty trong bối cảnh cạnh tranh đang liên tục gia tăng như hiện nay. Sự thiếu sót trên là do còn hạn chế về trình độ, về kỹ thuật phân tích của cán bộ, nhân viên. Do đó, Công ty nên áp dụng thêm các phương pháp phân tích khác để có kết quả chính xác và có tính đóng góp lớn hơn. Để có thể hoàn thiện các nhân tố làm giảm hiệu quả quá trình cung cấp, dự trữ, sử dụng NVL, thì trước hết Công ty phải có các biện pháp hữu hiệu để phát hiện và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố này. Để thực hiện được công việc này, bên cạnh những phương pháp phân tích hiệu quả sử dụng NVL đang áp dụng, Công ty nên vận dụng thêm các phương pháp phân tích với nội dung phân tích chi tiết hơn như sau:
− Bên cạnh việc phân tích tình hình cung ứng NVL về mặt khối lượng, Công ty nên bổ sung phân tích tình hình cung ứng NVL về mặt thời gian, vì thời gian là yếu tố quan trọng có mối quan hệ trực tiếp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo đó, tiến hành so sánh khoảng thời gian thực tế cung ứng với thời gian kế hoạch để thấy được tình hình thực hiện thời gian đã tác động đến kế hoạch sản xuất như thế nào và thông qua đó có thể điều chỉnh các kế hoạch thu mua nhằm đảm bảo thời gian cung ứng theo đúng kế hoạch.
− Tính ra tỷ lệ phế liệu thu hồi và tỷ lệ phế liệu không sử dụng lại được. − Công ty nên kết hợp so sánh liên hệ các chỉ tiêu để thấy được việc dự trữ NVL đã hợp lý chưa, đảm bảo tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động chưa. Chẳng hạn, Công ty có thể đánh giá điều này thông qua chỉ tiêu “Số vòng quay của HTK”:
Chỉ tiêu này cho biết trong một kỳ phân tích HTK của Công ty quay được bao nhiêu vòng. Chỉ tiêu này càng cao, chứng tỏ hiệu quả sử dụng HTK cao, đó là nhân tố
Số vòng quay của HTK
Tổng giá vốn hàng bán Số dư HTK bình quân =
góp phần tăng doanh thu, thu nhập và giải quyết các nhu cầu về vốn cho Công ty và ngược lại.
Bảng 02: Phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực:
Đơn vị: 1,000Đ
TT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh 2007/ 2006
Tuyệt đối Tương đối 1 Tổng doanh thu 140.175.070 212.409.380 72.234.310 51,53% 2 Giá vốn hàng bán 126.430.435 180.464.988 54.034.553 42,74% 4 Lợi nhuận trước thuế 4.130.659 6.580.532 2.449.873 59,31% 5 Chi phí NVL 86.440.015 155.071.793 68.631.778 79,40% 6 Tổng doanh thu/Chi phí NVL
1,62 1,37 (0,25) -15,53% 7 thuế/Chi phí NVLLợi nhuận trước
0,05 0,04 (0,01) -11,20% 8 NVL tồn đầu năm 1.200.552 4.418.970 3.218.418 268,08% 9 NVL tồn cuối năm 4.418.970 91.008.867 86.589.897 1959,50% 10 Giá trị BQ NVL tồn kho = [(8) + (9)] /2 2.809.761 47.713.919 44.904.158 1598,15% 11 Hệ số quay vòng của NVL = (2) / (10) 45,00 3,78 (41,21) -91,59% 12 Thời gian một vòng quay
của NVL = 360 / (11) 8,00 95,18 87,18 1089,69%
Nhận xét: Năm 2006 cứ một đồng NVL tạo ra 1,62 đồng doanh thu và 0,05
đồng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Đến năm 2007 thì cứ một đồng NVL tạo ra 1,37 đồng doanh thu và 0,04 đồng lợi nhuận. Như vậy, năm 2007 doanh thu được tạo ra từ một đồng chi phí giảm 0,25 đồng với tốc độ giảm 15,53%. Lợi nhuận được tạo ra từ một đồng NVL năm 2007 giảm so với năm 2006 là 0,01 đồng, tương ứng với tốc độ giảm 11,20%. Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng NVL trong năm 2007 đã có sự giảm sút đáng kể. Công ty cần theo dõi tìm nguyên nhân trực tiếp để có biện pháp giải quyết một cách kịp thời. Hệ số quay vòng của NVL năm 2007 giảm so với năm 2006 là 41,21 vòng, tốc độ giảm là 91,59%. Thời gian một vòng quay của NVL năm 2007 tăng so với năm 2006 là 87,18 ngày, tốc độ tăng là
1089,69%. Trong điều kiện lạm phát ngày càng cao như hiện nay, giá cả NVL biến động theo không ngừng theo xu hướng tăng. Công ty đã thu mua dự trữ NVL quá nhiều. Điều này là có lợi cho việc tiết kiệm chi phí NVL, giảm giá thành sản phẩm nên xét ở một góc độ nào đấy là hợp lý. Tuy nhiên Công ty cũng cần phải xét tới chi phí cơ hội cho việc dự trữ bất thường này.
Thứ nhất đó là tình hình kho bãi, bảo quản và công tác quản lý. Kho của Công ty có diện tích nhất định với thiết kế cũ, lâu đời nên không đủ để lưu giữ một khối lượng NVL lớn như vậy. Điều này kéo theo tình hình bảo quản vật tư không được đảm bảo và công tác quản lý NVL cũng gặp khó khăn.
Thứ hai đó là vốn lưu động của Công ty sẽ bị ứ đọng (thể hiện ở hệ số quay vòng NVL thấp). Với tình hình lạm phát như hiện nay, việc lưu giữ tiền hay gửi ngân hàng, đầu tư chứng khoán là không có lợi, Công ty có thể đầu tư vào NVL. Tuy nhiên ngân sách của Công ty là có hạn, việc đầu tư quá nhiều vào NVL sẽ làm cho những kế hoạch triển vọng khác trong năm của Công ty phải thay đổi hoặc hủy bỏ, điều này có thể đánh mất những cơ hội tốt cho Công ty.
Như vậy, thông qua việc đánh giá các chỉ tiêu trên, Công ty nên cân nhắc kỹ giữa những lợi ích và thiệt hại đem tới khi lưu kho quá nhiều NVL, để từ đấy có những quyết định đúng đắn có lợi nhất cho Công ty.
Thứ tư: Một số phương hướng khác
Bên cạnh những vấn đề trên, để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL thì Công ty cần nâng cao trình độ lao động của người lao động. Công ty có thể mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho công nhân để nâng cao tay nghề, thường xuyên tổ chức các cuộc họp để công nhân có điều kiện trao đổi kinh nghiệm. Đồng thời, tiến hành bình bầu khen thưởng đối với những người có sáng kiến cải tiến trong công việc, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm NVL, giảm sản phẩm hỏng. Công ty cũng phải xây dựng cơ chế kỷ luật, phạt nghiêm minh đối với những trường hợp lãng phí tài sản của Công ty. Tiến hành cử những lao động lành nghề, nhiều kinh nghiệm và có thành tích trong lao động để kèm cặp giúp đỡ những người cso tay nghề còn yếu kém. Những
hoạt động này sẽ góp phần khích lệ tinh thần người lao động, khơi dậy tinh thần thi đua giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.
3.3.2.Xét dưới góc độ kế toán quản trị
Kế toán quản trị chỉ xét trong nội bộ doanh nghiệp, giúp cho ban lãnh đạo có thể ra những quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, trong Công ty tập trung rất nhiều đến kế toán tài chính mà chưa đi sâu chú trọng đến kế toán quản trị.
Như đã phân tích, NVL là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nên những các quyết định liên quan đến NVL có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của Công ty. Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL lại là nhân tố quan tâm đầu tiên của kế toán tài chính và cả kế toán quản trị. Để việc sử dụng NVL được hiệu quả hơn thì Công ty cần phải tập trung phân tích tình hình sử dụng NVL dưới góc độ kế toán quản trị.
Mặc dù là một doanh nghiệp sản xuất có chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất nhưng hiện nay Công ty chỉ lập định mức NVL cho một số ít sản phẩm. Điều này sẽ làm cho việc quản lý NVL không được chặt chẽ. Để khắc phục tình trạng này, Phòng Kế toán nên đề nghị với Phòng quản lý sản xuất xây dựng một hệ thống định mức NVL cho từng sản phẩm. Điều này rất tốt cho việc quản lý NVL và lập kế hoạch sản xuất sản phẩm. Chỉ cần kiểm tra lượng NVL xuất kho sản xuất từng loại sản phẩm với số lượng của từng loại sản phẩm hoàn thành có thể dễ dàng thấy được mức NVL hao hụt khi sản xuất.
Ví dụ:
BIỂU SỐ 17: Lập định mức vật tư chế tạo Kết cấu thép
ĐỊNH MỨC VẬT TƯ CHẾ TẠO KẾT CẤU THÉP
Công trình: Thép đặt sẵn, gối đỡ Thủy điện Sơn La
STT Loại vật tư ĐVT Số lượng Khối lượng (kg) Ghi chú
Vật tư chính 1 Thép tấm CT3d10 m2 162 12.717,00 2 Thép tấm CT3d12 m2 240 22.608,00 3 Thép tròn Φ24 x 9m = 815 cây m 7.335 26.039,30 4 Thép tròn Φ20 x 6m = 6,859 cây m 41.154 101.650,40 5 Thép 160x64x6m = 360 cây m 2.160
Cấp thêm 334 đoạn đầu mẩu thu lại từ trụ Vân Trì = 217m
Vật tư phụ 1 Sơn chổng rỉ kg 450 2 Xi măng Hoàng Thạch kg 800 3 Dây hàn Φ1.6 kg 2.800 4
Que hàn Hải Đăng
N46 kg 400
5 Khí CO2 chai 180
6 Chổi quét Sơn (loại to) cái 35
Ngày 05 tháng 03 năm 2008 P.Tổng Giám Đốc Phòng KT - SX
Hoàng Đức Trung Đào Quốc Tuấn
Bên cạnh việc lập định mức NVL thì cuối kỳ kế toán, việc thường xuyên rà soát, kiểm tra lại hệ thống định mức vật tư cũng là một trong những khâu quan trọng mà kế toán quản trị cũng cần phải thực hiện để hiệu quả sử dụng VNL được nâng cao.
Để biết được tình hình sử dụng NVL của Công ty có hợp lý và đúng đắn hay không thì kế toán quản trị của Công ty cần phải lập được dự toán chi phí NVL trực tiếp cho mỗi kỳ sản xuất kinh doanh (Theo từng quý và cả năm). Do đó cần phải căn
cứ vào nhu cầu sản xuất trong kỳ với lượng và định mức của từng loại NVL cùng với tình hình tồn kho NVL sẽ xác định được NVL cần dùng cho sản xuất và NVL cần mua trong kỳ.
Bảng 03: Bảng dự toán NVL trực tiếp
BẢNG DỰ TOÁN NVL TRỰC TIẾP
Ngày … tháng … năm
STT Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm 1 Số lượng SP cần sản xuất
2
Mức tiêu hao NVL cho một đơn vị SP
3
Khối lượng NVL trực tiếp cần dùng cho sản xuất 4 NVL cần dự trữ cuối kỳ 5 NVL dự trữ đầu kỳ 6 NVL cần mua trong kỳ 7 Định mức giá NVL 8 Tổng chi phí NVL trực tiếp 9
Lượng tiền cần dùng cho mua NVL
Tiền hàng phải thanh toán cho kỳ trước
Tiền hàng phải thanh toán kỳ này
Tổng tiền phải huy động trong kỳ
3.3.Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện
Hiện nay, sự ra đời của Chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20 tháng 03 năm 2006 thay thế cho Chế độ kế toán doanh nghiệp đã ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 đã tạo ra sự thống nhất cho các văn bản pháp luật đã ban hành cũng như giải quyết được những mâu thuẫn hiện nay về quy định giữa Chế độ Tài chính – Kế toán – Thuế trong một số lĩnh vực kế toán cụ thể. Đây chính là nền tảng để quá trình hoàn thiện công tác kế toán được diễn ra một cách triệt để.
Thực trạng kế toán NVL hiện nay tại Công ty cho thấy nguyên nhân của phần lớn những hạn chế trong công tác kế toán nói chung và phần hành kế toán NVL nói riêng là do trình độ kế toán viên chưa đồng đều cũng như những hạn chế về điều kiện vật chất trang thiết bị kỹ thuật. Chính vì vậy để thực hiện tốt những đề xuất trên Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực cần có chính sách tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên Phòng Kế toán. Thông qua đó, từng bước quán triệt các nội dung của Luật Kế toán cũng như những cập nhật đổi mới của Chế độ Tài chính – kế toán để họ có thể nắm được chủ trương, chính sách của Nhà nước, tránh được những sai sót trong quá trình hạch toán. Đặc biệt, khi Công ty chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước với hình thức sở hữu Nhà nước sang hình thức đa sở hữu Công ty cổ phần, với sự chi phối đậm nét của cơ chế thị trường. Công việc kế toán của nhân