2. Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
2.2.1. Công tác kế toán
• Công tác tập hợp, luân chuyển và bảo quản chứng từ
Công ty có địa bàn hoạt động rộng khắp trên cả nớc, các công trình của Công ty thờng đặt ở những vùng xa trụ sở chính nên việc thanh toán chứng từ của Đội lên Công ty bị chậm trễ là điều không thể tránh khỏi. Để công tác tập hợp, luân chuyển và bảo quản chứng từ, sổ kế toán, Công ty phải có biện pháp rút ngắn thời gian chứng từ ban đầu trong quá trình luân chuyển.
Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo tăng cờng trách nhiệm của kế toán đội, đội trởng lên. Việc thu thập chứng từ không chỉ do ở phía Công ty mà còn dồn xuống các cơ sở: không có chứng từ hay chứng từ không hợp lệ, thiếu chữ ký các bên liên quan sẽ không đợc hoàn ứng.
Ngoài ra, Công ty nên đa ra những quy định thống nhất trong công tác luân chuyển chứng từ cho các Đội thi công. Đối với những công trình ở gần, việc lập bảng kê và thanh toán tạm ứng có thể đợc thực hiện thờng xuyên hơn, có thể là hàng tuần hay nửa tháng chứ không chỉ là một tháng nh hiện nay. Điều này giúp Công ty có thể đa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có sai sót hay thay đổi bất thờng đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch sản xuất đã đề ra.
Thực hiện tốt công tác ban đầu này góp phần vào hiệu quả của công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí trong doanh nghịêp chứ không chỉ đơn thuần là tập hợp đủ chứng từ để hạch toán chi phí.
• Hình thức sổ sách kế toán
Hình thức Chứng từ ghi sổ khá phù hợp với đặc điểm kinh doanh xây lắp của Công ty: Số lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, yêu cầu quản lý cao, số lợng tài khoản nhiều, việc ghi sổ có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, Tuy nhiên,… hình thức sổ kế toán này cũng đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao vì trong quá trình ghi sổ nếu có xảy ra nhầm lẫn, sai sót thì rất khó đối chiếu, kiểm tra. Trong công tác thực hiện ghi sổ kế toán, Công ty mở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cha đúng với chế độ (Biểu 15). Cách mở sổ nh vậy cha phản ánh bản chất tổng hợp các Chứng từ ghi sổ mà lại là sự liệt kê các nghiệp vụ phát sinh, có các tài khoản đối ứng nh hình thức Nhật ký chung.
Theo em, Công ty nên mở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu mới của Bộ Tài chính:
Đơn vị: Địa chỉ:
Mẫu số S02b DN–
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng BTC)
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm …
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng
A B 1 A B 1
- Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … … - Ngày mở sổ: …
Giám đốc Kế toán trởng
Ngày tháng năm … … …
Ngời ghi sổ
Công ty nên mở các sổ tổng hợp chi phí, giá thành theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
• Công tác nhân sự kế toán
Công ty cần cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên kế toán, đầu t, trang bị thêm cho phòng Tài chính Kế toán hệ thống phơng tiện bảo quản tài liệu thích hợp, giúp cho quá trình giao dịch, luân chuyển, sử dụng và lu trữ tài liệu kế toán đ- ợc đảm bảo an toàn và thuận tiện.
Công ty nên có những chơng trình đào tạo, nâng cao trình độ kế toán cho kế toán viên để có thể phát huy hết u điểm và hạn chế những nhợc điểm của hình thức
ghi sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng là Chứng từ ghi sổ vì hình thức này đòi hỏi kế toán có trình độ chuyên môn cao.
Đối với kế toán đội cũng cần đào tạo để họ ngoài công việc tập hợp chứng từ còn có thể lập các báo cáo quản trị của đội. Nh vậy sẽ giảm bớt công việc cho kế toán Công ty đồng thời các báo cáo quản trị sẽ chính xác và phù hợp với thực tế từng đội.
• áp dụng phần mềm kế toán
Thị trờng đầu t và xây dựng của Công ty đang không ngừng mở rộng và phát triển, Công ty đang có thêm rất nhiều dự án công trình lớn, nhu cầu quản lý của Công ty càng ngày càng tăng cao. Vì vậy, công tác kế toán thủ công hiện nay của Công ty không đáp ứng đợc nhu cầu quản lý. Công ty cần lựa chọn áp dụng phần mềm kế toán máy thích hợp để giảm nhẹ công việc của kế toán viên, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, đồng thời tổ chức huấn luyện cho cán bộ kế toán về việc áp dụng, triển khai kế toán máy đồng bộ. Trên thị trờng hiện nay có rất nhiều loại phần mềm kế toán đã đợc triển khai áp dụng thành công ở các công ty, đem lại hiệu quả công việc cao. Công ty nên lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm của mình.
2.2.2. Công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp
• Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Cơ chế khoán, tạm ứng tiền mua vật t phải đợc quản lý, giám sát chặt chẽ. Cán bộ phụ trách chung của đội hàng quý phải nộp báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu, Biên bản kiểm kê vật t tồn kho cuối kỳ, …
• Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Công ty nên có chính sách khen thởng, kỷ luật hợp lý để khuyến khích lao động làm việc có hiệu quả, ý thức tiết kiệm chi phí sản xuất,…
Kế toán hạch toán khoản tiền ăn ca của công nhân trực tiếp thi công vào chi phí lơng của công nhân trực tiếp sản xuất và ghi nhận vào TK 622 là không đúng với chế độ. Theo em, kế toán nên hạch toán khoản chi phí này vào TK 627.
• Kế toán chi phí sử dụng máy thi công
Phòng kỹ thuật định mức chi phí xăng Dầu cho MTC theo thông số kỹ thuật của từng máy và khối lợng công việc theo kế hoạch. Nếu chênh lệch chi phí xăng dầu thực tế phát sinh quá lớn so với thực tế thì phải tìm hiểu nguyên nhân và xử lý triệt để.
Định kỳ, phòng kỹ thuật cử cán bộ kiểm tra tình trạng máy và bảo dỡng khi cần thiết.
Cũng nh chi phí NCTT, chi phí sử dụng MTC của Công ty cũng bao gồm tiền ăn ca của công nhân điều khiển MTC. Cách hạch toán này của Công ty tuy đơn giản cho kế toán nhng không thể hiện tính chất của khoản mục chi phí này và không đúng với quy định chung. Theo em, kế toán nên hạch toán khoản chi phí này vào TK 627.
• Kế toán chi phí sản xuất chung
Trong lập dự toán, giá thành sản phẩm xây lắp có 4 khoản mục chi phí trực tiếp: chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy xây dựng, trực tiếp phí khác(tính bằng 1,5% Tổng chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí máy thi công) và 1 khoản mục chi phí chung (từ 4,5% đến 6% tổng chi phí trực tiếp) theo Thông t 05/2007/TT - BXD ngày 25/7/2007. Còn trong kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm lại chỉ có 3 khoản mục chi phí trực tiếp: chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy xây dựng và chi phí sản xuất chung là một phần của chi phí chung. Vì vậy, để có thể sử dụng giá thành dự toán để tính ra giá thành hạch toán có độ chính xác cao nhất thì Công ty cần phải quy định rõ những nội dung chi phí chung nào thuộc khoản mục chi phí sản xuất chung. Từ đây, kế toán Công ty có thể dựa vào để lập các dự báo và Báo cáo quản trị có độ tin cậy cao, giúp nhà quản trị Công ty ra quyết định quản lý đúng đắn nhất.
KPCĐ là một khoản chi phí nhỏ trong tổng chi phí sản xuất của Công ty. Để đơn giản, kế toán tính bằng 2% lơng cơ bản là không đúng so với quy định. Tuy số tiền là nhỏ so với CPSX nhng theo em Công ty nên thực hiện theo đúng chế độ là tính KPCĐ bằng 2% lơng thực tế của ngời lao động.
Công ty hạch toán khoản tiền ăn ca của công nhân trực tiếp tham gia thi công vào TK 622 và tiền ăn ca của công nhân điều khiển máy thi công vào TK 623. Nh vậy Công ty đã thực hiện không đúng với chế độ kế toán quy định. Tuy số tiền này không lớn và không làm thay đổi tổng chi phí sản xuất của sản phẩm xây lắp nhng nó sẽ phản ánh không chính xác cơ cấu chi phí NCTT, Chi phí sử dụng MTC, chi phí SXC. Vì vậy, theo em, Công ty nên hạch toán đúng với chế độ: Tiền ăn ca của công nhân sản xuất trực tiếp và công nhân điều khiển MTC vào TK 627.
Với những công trình nhận thi công, Công ty nên đánh giá trớc mức độ rủi ro để lập dự phòng và mua bảo hiểm cho công trình. Khi thiệt hại xảy ra, mức độ thiệt hại sẽ đợc hạn chế do Công ty đã có kế hoạch chuẩn bị trớc đó.
Kế toán nên hạch toán các khoản thiệt hại khi có đủ các chứng từ nh: các Biên bản xác định thiệt hại phá đi làm lại, làm thêm , các Biên bản ngừng thi công… do ma bão, thiếu vật liệu, Các Biên bản phải ghi rõ khối l… ợng thiệt hại, giá trị thiệt hại, các nguyên nhân, ngời chịu trách nhiệm,…
- Phản ánh các khoản thiệt hại phát sinh trong quá trình xây lắp: Nợ TK 1381 – Chi tiết Đội thi công, tên công trình, hạng mục CT Có TK 111,152, 334, 338,…
- Xử lý thiệt hại trong xây lắp: phế liệu thu hồi, các khoản nhà đầu t bồi thờng, trừ lơng công nhân,…
Nợ TK 111, 152, 334,131,… Có TK 1381
• Kế toán giá thành sản phẩm xây lắp
Nh ở phần lý luận chung em đã trình bày về quy trình kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp tất cả thẻ tính giá thành của các sản phẩm hoàn thành, nghiệm thu thanh toán trong kỳ vào Bảng tổng hợp giá thành. Trên cở sở Bảng tổng hợp giá thành công trình hoàn thành, kế toán tổng hợp lập Báo cáo tài chính.
Trong quá trình tìm hiểu công tác kế toán CPSX và tính GTSP xây lắp tại Công ty, em nhận thấy kế toán tổng hợp cha lập Bảng tổng hợp giá thành công trình hoàn thành mà mới chỉ lập Bảng kê khối lợng xây lắp dở dang cuối kỳ và chỉ dừng lại ở Thẻ tính giá thành sản phẩm cho từng công trình. Theo em, Công ty nên lập Bảng tổng hợp giá thành công trình hoàn thành để dễ đối chiếu, kiểm tra và là thông tin tổng hợp cho phân tích hiệu quả của chi phí sản xuất và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của Công ty,…
3. Một số giải pháp tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành và tăng cờng công tác kế toán quản trị
Trong cơ chế thị trờng phát triển nh hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải luôn đảm bảo đồng thời yếu tố chất lợng sản phẩm để giữ uy tín và yếu tố giá thành hợp lý trên cơ cở tính đủ, tính đúng các khoản chi phí phát sinh.
Để đạt đợc mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng phải cố gắng tiết kiệm các yếu tố chi phí sản xuất. Điều này không đồng nghĩa với việc cố gắng giảm thiểu hết mức chi phí sản xuất mà tiết kiệm vẫn phải đảm bảo chất lợng công trình, đảm bảo đúng tiến độ thi công. Đảm bảo đợc hai yếu tố trên là chìa khoá thành công của doanh nghiệp.
Trên cơ sở đặc điểm của Công ty, em xin đa ra một số biện pháp tiết kiệm chi phí sau: