gửi hàng húa nhanh bằng đường hàng khụng.
+ Đối với tuyến Hà Nội-Đà Nẵng: khỏch hàng sẽ nhận được sau 36 đến 48 giờ. + Đối với tuyến Hà Nội – TP Hồ Chớ Minh: khỏch hàng sẽ nhận được sau 48 đến 60 giờ.
- DV phỏt trong ngày (PTN): Đối với khỏch hàng cú nhu cầu gửi gấp hàng hoỏ, tài liệu từ Hà Nội đi TP. Hồ Chớ Minh và ngược lại, Hà Nội – Phố Nối – Hải Dương – Hải
= Khối lượng (kg)
Phũng và ngược lại với yờu cầu người nhận sẽ nhận được trong ngày, thời gian cụ thể như sau: Hàng hoỏ, tài liệu gửi trước 10h30 hàng sẽ được phỏt sau 18h00 cựng ngày.
Mức cước: Ngoài cước chớnh cộng thờm (+) phụ phớ PTN (đó bao gồm VAT). - DV phỏt hẹn giờ (PHG): Đối với khỏch hàng muốn tài liệu hàng húa đến tay người nhận theo đỳng thời gian mà khỏch hàng đang yờu cầu, khỏch hàng gửi trong khoảng thời gian từ trước 9h ngày hụm nay thỡ người nhận sẽ nhận được trong khoảng thời gian mà khỏch hàng yờu cầu được phục vụ.
- DV gia tăng khỏc: bao gồm cỏc dịch vụ Bảo hiểm hàng húa, Bỏo phỏt, Phỏt chi tiết nội dung bưu gửi, Phỏt tận tay người nhận.
- DV Dịch vụ CPN quốc tế chuyờn tuyến giỏ rẻ (Best Asia-Best EURO): Đối với khỏch hàng muốn gửi tài liệu, hàng húa... đi 14 nước chõu Á - 15 nước Chõu Âu và United States of America (USA)
- DV Dịch vụ CPN quốc tế: Đối với khỏch hàng muốn gửi tài liệu, hàng húa đi quốc tế... , khỏch hàng gửi trong khoảng thời gian từ 8h đến 16h30 ngày hụm nay thỡ người nhận sẽ nhận được từ 02->05 ngày sau tựy theo Quốc gia.
1.1.2. Đặc điểm doanh thu của Cụng ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc
Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giỏ trị cỏc lợi ớch kinh tế mà đơn vị thu được trong kỳ kế toỏn, phỏt sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thụng thường của đơn vị, gúp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Đặc điểm doanh thu của Cụng ty là khụng thể biết ngay được doanh thu thỏng này mà đầu thỏng sau mới cú thể tổng hợp được thụng qua cỏc tài liệu về doanh số từ cỏc TTGD và bỏo cỏo của phũng Kế hoạch nghiệp vụ. Doanh thu CPN của Cụng ty bao gồm hai loại: Doanh thu theo sản lượng và Doanh thu theo húa đơn. Doanh thu theo sản lượng là số thực tế Cụng ty đó cung cấp cho khỏch hàng (căn cứ là cỏc Phiếu gửi Dịch vụ chuyển phỏt). Doanh thu theo húa đơn là doanh thu được ghi nhận theo doanh số xuất trờn húa đơn GTGT. Thụng thường Doanh thu trờn húa đơn bằng (hoặc nhỏ hơn) Doanh thu sản lượng.
Ngoài doanh thu chủ yếu từ cung cấp dịch vụ CPN, tại Cụng ty cũn phỏt sinh doanh thu hoạt động tài chớnh. Đõy là khoản doanh thu chiếm tỷ trọng khụng lớn. Bao gồm một số khoản chủ yếu như: lói tiền gửi ngõn hàng thuộc vốn kinh doanh, lói tiền cho vay cỏ nhõn; thu về chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi phỏt sinh trong kỳ, chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi do đỏnh giỏ lại cuối kỳ,... Cỏc khoản thu nhập khỏc tại Cụng ty ớt phỏt sinh, chủ yếu từ thanh lý, nhượng bỏn cỏc phương tiện vận tải như ụ tụ,...
1.1.3. Đặc điểm chi phớ của Cụng ty CP CN Hợp Nhất Miền Bắc
Chi phớ kinh doanh của Cụng ty cũng giống như cỏc đơn vị kinh doanh DV CPN khỏc, đú là khụng thể tập hợp chi phớ tớnh cho một đơn vị sản phẩm mà được tớnh cho tổng doanh số mà cụng ty cung cấp. Việc kinh doanh dịch vụ núi chung và CPN núi riờng thường khụng cú sản phẩm dở dang, sản phẩm là dịch vụ, khụng mang hỡnh thỏi vật chất cụ thể như hàng húa thụng dụng khỏc, quỏ trỡnh sản xuất ra sản phẩm đồng thời là quỏ trỡnh tiờu thụ, nghĩa là cỏc dịch vụ được thực hiện trực tiếp với khỏch hàng. Do đặc điểm khụng vật chất nờn Cụng ty khụng cần đến những nguyờn liệu chớnh mà chỉ cần sử dụng cỏc nguyờn liệu phụ chiếm tỷ trọng hao phớ nhỏ hơn rất nhiều so với hao phớ lao động sống. Thu nhập chủ yếu là số chờnh lệch giữa tiền thu của KH và số chi phớ đó thực hiện cho hoạt động kinh doanh CPN. Cụng ty chỉ tớnh được giỏ thành thực tế của khối lượng DV đó thực hiện, tức là khối lượng DV đó được coi là tiờu thụ, chứ khụng tớnh được giỏ thành của DV đang thực hiện. Kỳ tớnh giỏ thành DV là hàng thỏng.
Chi phớ kinh doanh của Cụng ty được chia làm hai loại chớnh: Chi phớ trực tiếp và chi phớ quản lý chung. Phự hợp với đặc điểm hoạt động DV, giỏ thành thực tế của khối lượng DV đó tiờu thụ chỉ bao gồm số chi phớ trực tiếp tớnh cho khối lượng DV đú, cũn cỏc chi phớ quản lý DN là những khoản chi phớ cú liờn quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả Cụng ty (chủ yếu là khu vực hành chớnh, khối phũng ban ) chứ khụng tỏch riờng ra cho bất kỳ một loại hoạt động nào.
Cỏc chi phớ trực tiếp là những chi phớ được tập hợp từ cỏc TTGD, TTKT1, bao gồm:
- Cỏc chi phớ chiếm tỷ trọng nhỏ như Chi phớ Nguyờn vật liệu; Thuờ văn phũng; Tiếp khỏch; Văn phũng phẩm; Vệ sinh; Cụng tỏc phớ; Điện nước sinh hoạt, nước uống; Tiếp khỏch; Văn phũng phẩm; Vệ sinh; Cụng tỏc phớ; Điện nước sinh hoạt, nước uống; Điện thoại; Xăng xe nhõn viờn; Xăng dầu ụ tụ; BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN,...; Chi phớ phõn bổ CCDC; Khấu hao TSCĐ; Sửa chữa CCDC, TSCĐ; ...
- Cỏc chi phớ chiếm tỷ trọng lớn như Chi phớ lương nhõn viờn; Chi phớ gửi cỏc hóng chuyển phỏt trong nước và quốc tế ( vận chuyển hàng khụng, EMS, Citilink...); ...
Chi phớ tài chớnh của Cụng ty chủ yếu phỏt sinh từ chi phớ về lói tiền vay phải trả cỏc tổ chức tớn dụng, cỏc khoản vay cỏ nhõn để sử dụng cho mục đớch phục vụ nhu cầu vốn lưu động của Cụng ty hay đầu tư tài sản cố định mang tớnh dài hạn; lỗ do chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi phỏt sinh trong kỳ và chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi do đỏnh giỏ lại ngoại tệ cuối kỳ;... Chi phớ khỏc phỏt sinh từ cỏc khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế; chậm nộp BHXH; chậm nộp Tờ khai thuế GTGT; chậm nộp lói hoặc gốc ngõn hàng; phạt vi phạm giao thụng của Tổ xe và một số khoản tiền phạt khỏc; giỏ trị cũn lại của
TSCĐ khi nhượng bỏn, thanh lý, ...
1.2. TỔ CHỨC QUẢN Lí DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CễNG TY CP CPN HỢP NHẤT MIỀN BẮC
1.2.1. Tổ chức quản lý doanh thu của Cụng ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc
• Nguyờn tắc quản lý chung:
Đa số KH của Cụng ty là những khỏch hàng thường xuyờn nờn việc cung cấp DV cho KH diễn ra thường xuyờn và liờn tục trong một thời gian dài. Chớnh vỡ vậy Cụng ty khụng thể xuất húa đơn cho mỗi lần cung cấp DV, điều đú sẽ làm cụng tỏc quản lý cũng như kế toỏn của hai bờn bị trựng lặp và gặp nhiều khú khăn trong việc đối chiếu. Vỡ vậy, sản lượng, doanh số phỏt sinh trong thỏng được theo dừi, rà soỏt thường xuyờn bởi phũng Kế hoạch nghiệp vụ (Quản trị chất lượng) của Cụng ty thụng qua việc quản lý ở cỏc TTGD bằng phần mềm nhập Bill. Đầu thỏng sau, phối hợp đối chiếu cựng phũng Tài chớnh-Kế toỏn để xỏc định doanh thu cung cấp dịch vụ trong thỏng từ cỏc chứng từ mà TTGD gửi lờn.
1.2.1.1. Quy trỡnh quản lý doanh thu tại cỏc TTGD
Khi KH đến TTGD yờu cầu được cung cấp DV sẽ được nhõn viờn đưa cho Bill (hay Phiếu gửi Dịch vụ chuyển phỏt) để điền thụng tin. Cỏc thụng tin chớnh trờn Bill bao gồm: thụng tin về Người gửi và Người nhận (tờn, địa chỉ, mó số thuế); khối lượng chớnh; khối lượng quy đổi; giỏ cước; ngày giờ KH gửi; ngày giờ bưu tỏ nhận; ngày giờ bưu tỏ phỏt; ngày giờ người được gửi nhận và phần dành cho trường hợp khụng gửi được.
Hàng ngày, kế toỏn TTGD cựng cỏc bưu tỏ tiến hành nhập Bill vào phần mềm. Kế toỏn TTGD chịu trỏch nhiệm cập nhật số liệu doanh thu hàng ngày vào phần mềm nhập Bill, đối chiếu hàng ngày với phũng Kế hoạch nghiệp vụ của Cụng ty về doanh thu của đơn vị, nếu cú sai lệch phải xử lý ngay trong ngày. Đầu thỏng sau, kế toỏn và bưu tỏ TTGD thực hiện việc chốt DT theo cỏc bước sau:
• Quy trỡnh chốt DT: Người thực hiện: Kế toỏn, bưu tỏ
Bước 1: Nhận Bill từ nhõn viờn kế toỏn để đối chiếu sản lượng, khối lượng, mó KH theo ngày.
Bước 2: Rà soỏt KH và in Bảng kờ nợ chi tiết theo KH để đối chiếu với KH lượng dịch vụ sử dụng trong thỏng. dịch vụ sử dụng trong thỏng.
Bước 3: Chuyển Bảng kờ nợ chi tiết theo KH qua bưu tỏ gửi đến KH đối chiếu và ký xỏc nhận cụng nợ phỏt sinh trong thỏng (cú khiếu nại thỡ kiểm tra và chỉnh sửa, ...).
Phỏt bảng kờ, yờu cầu KH xỏc nhận và gửi về TTGD sau 03 ngày.
Bước 4: Chỉnh sửa (nếu cú), chốt DT với Cụng ty trước ngày 07 hàng thỏng.
Để thực hiện chốt DT, kế toỏn TTGD nộp cho Phũng Tài chớnh-kế toỏn của Cụng ty bộ chứng từ bao gồm: Danh sỏch đề nghị xuất húa đơn, Bảng kờ nợ chi tiết theo KH để Kế toỏn doanh thu cập nhật, đối chiếu với cỏc tài liệu cú liờn quan và viết húa đơn GTGT cho KH, chuyển cho KH thụng qua TTGD, và tiến hành ghi nhận doanh thu. Đồng thời kế toỏn TTGD thực hiện chốt cụng nợ với Kế toỏn cụng nợ.
Cỏc TTGD cú nhiệm vụ gửi húa đơn GTGT cho KH và yờu cầu KH thanh toỏn. Bờn cạnh đú, kế toỏn tại cỏc TTGD kết hợp nhõn viờn giao nhận đụn đốc KH chuyển Bờn cạnh đú, kế toỏn tại cỏc TTGD kết hợp nhõn viờn giao nhận đụn đốc KH chuyển khoản để đảm bảo tỷ lệ thu hồi cụng nợ.
1.2.1.2. Quy trỡnh quản lý doanh thu tại Cụng ty
Định kỳ hàng thỏng, kế toỏn doanh thu chịu trỏch nhiệm kiểm tra việc nhập doanh thu tại cỏc TTGD, kết hợp cựng phũng Kế hoạch nghiệp vụ chịu trỏch nhiệm quản lý giỏ, lập biờn bản truy thu giỏ cước tớnh sai. Theo dừi, kiểm tra tỡnh hỡnh sử dụng húa đơn tại cỏc đơn vị, cỏc TTGD; theo dừi số lượng húa đơn, in và đăng ký sử dụng húa đơn, phõn bổ húa đơn.
Bộ hồ sơ DT CPN cỏc TTGD gửi về phũng Tài chớnh-kế toỏn Cụng ty trước ngày 05 thỏng kế tiếp bao gồm:
- Bỏo cỏo doanh số.
- Bỏo cỏo doanh số thực hiện. - Bỏo cỏo doanh thu theo KH.
- Bỏo cỏo tổng hợp doanh thu theo ngày.
- Bỏo cỏo cụng nợ phõn tuyến theo cơ cấu doanh thu.
Đồng thời, trước ngày 07 hàng thỏng, kế toỏn TTGD nộp cho Phũng Tài chớnh-kế toỏn của Cụng ty cỏc chứng từ bao gồm: Danh sỏch đề nghị xuất húa đơn, Bảng kờ nợ chi tiết theo KH để Kế toỏn doanh thu cập nhật, đối chiếu với Bỏo cỏo cụng nợ phõn tuyến theo cơ cấu doanh thu (Sổ ngang) từ phũng Kế hoạch nghiệp vụ gửi lờn, rồi mới tiến hành viết húa đơn GTGT cho KH, ghi nhận và tổng hợp doanh thu thỏng.
Ngày 05 hàng thỏng, kế toỏn doanh thu tiến hành búc doanh thu theo loại hỡnh dịch vụ, tập hợp thành Bỏo cỏo Doanh thu theo cơ cấu từng loại hỡnh dịch vụ (cú đối soỏt với phũng Kế hoạch nghiệp vụ) để nộp cho Ban giỏm đốc.
Đối với doanh thu hoạt động tài chớnh, kế toỏn thanh toỏn chịu trỏch nhiệm theo dừi và tớnh toỏn cỏc khoản lói từ cỏc khoản cho vay cỏ nhõn, viết Phiếu thu, cập nhật cỏc bỏo Cú tiền gửi ngõn hàng về cỏc khoản lói trờn tài khoản tiền gửi, nhập vào phần mềm
kế toỏn, phản ỏnh đầy đủ doanh thu. Hàng thỏng, bỏo cỏo tỡnh hỡnh doanh thu tài chớnh lờn Kế toỏn trưởng.
1.2.2. Tổ chức quản lý chi phớ của Cụng ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc
1.2.2.1. Quy trỡnh quản lý chi phớ tại cỏc TTGD
Trước ngày 05 hàng thỏng, TTGD tập hợp cỏc chứng từ liờn quan đến cỏc khoản chi phớ phỏt sinh tại trung tõm để nộp về Phũng Tài chớnh-kế toỏn của Cụng ty chờ duyệt. Bộ chứng từ bao gồm: