2.3.1.1. Đặc điểm về quản lý quỹ tiền mặt tại công ty:
Công ty quy định tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định, chủ yếu là để chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của công ty. Phòng kế toán của công ty có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại công ty và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt.
Báo cáo kiến tập
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết tài khoản 111- tiền mặt và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt sổ này được viết bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn.
Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân ngay,đồng thời tiến hành điều chỉnh xử lý. Thường là do lỗi ghi chép của kế toán và thủ quỹ do đó chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung..
2.3.1.2.Kế toán quỹ tiền mặt: *Tổ chức chứng từ:
- Phiếu thu (MS 01 – TT):
Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu, giấy đề nghị nộp tiền (hoặc các văn bản, quyết định… có giá trị tương đương). Khi có nghiệp vụ thu tiền xảy ra trên cơ sở lệnh thu, Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ, làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu “Đã thu tiền”. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.Quy trình luân chuyển phiếu thu được tóm tắt theo như sau:
Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.03: Quy trình luân chuyển phiếu thu:
- Phiếu chi: (MS 02- TT)
Khi chi tiền từ quỹ tập trung của đơn vị phải có lệnh chi (Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng…) có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng. Trên cơ sở đó kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để hạch toán, ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình :
Sơ đồ 2.04: Quy trình luân chuyển phiếu chi:
*Tài khoản sử dụng :
Tài khoản chính được sử dụng là tài khoản 111 “Tiền mặt”. tài khoản này có số dư bên nợ, trong kỳ khi có nghiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt kế toán tiền mặt ghi vào bên nợ TK 111, giảm tiền mặt ghi vào bên có. `
Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 112, 131, 133, 152, 153, 211, 241, 311, 331, 411, 511, 711... Đề nghị chi tiền GĐ,KT trưởng: Ký phiếu chi KT tiền mặt: Viết phiếu chi
KT tiền mặt: Ghi sổ và Kẹp chứng từ Thủ quỹ: Xuất quỹ Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền Kế toán tiền mặt: lập phiếu thu GĐ, Kế toán trưởng: Ký phiếu thu KT tiền mặt: Ghi sổ KT tiền mặt: Lưu trữ
Thủ quỹ: Thu tiền
Giám đốc: Duyệt chi
Báo cáo kiến tập * Quy trình hạch toán tổng hợp tiền mặt;
Sơ đồ 2.05: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Phiếu thu, Phiếu chi...
Bảng kê 1 Nhật ký chứng từ số1
Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
TK111 Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Báo cáo kiến tập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 2.06: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp thu chi tiền mặt
Tk 112 Tk 111 Tk 151,152,153,156
Rút TGNH nhập quỹ Mua vật tư, hàng hoá
Tk 511,512 Tk 112
Thu tiền bán hàng Nộp tiền mặt vào NH Tk 515 Tk 331 Thu từ HĐ tài chính Trả nợ hoặc ứng trước
tiền cho người bán
TK 711 Tk 133
Thu khác Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Tk 131 TK 211,213,217,241
Khách hàng trả nợ Mua TSCĐ, BĐS hoặc hoặc ứng trước thanh toán CPXDCB
Tk 411,441 Tk 311,315,333,334,338
Nhận vốn CSH Trả nợ vay ,nợ NN,CNV và các khoản nợ khác
Tk 333(1 ) Tk 411,441
Thu VAT cho NN khi Trả vốn CSH bán HH,cung cấp DV
Báo cáo kiến tập